新時代干部人事檔案整理工作的思考

唐明瑤 李莉

“干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。”[1]“干部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作。”[2]

根據習近平新時代中國特色社會主義思想和檔案工作新特點、新要求，本文提出干部人事檔案簡化整理的思考，以供有關部門和人員在修訂和使用《干部檔案整理工作細則》時參考、批評和指正。

一、簡化分類，按照“年度-事由”排序

根據《干部檔案整理工作細則》《干部人事檔案工作條例》等規章標準，每位干部的人事檔案材料一般分為如下十個大類：履歷類，自傳和思想類，考核鑒定類，學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類，政審、審計和審核類，黨、團類，表彰獎勵類，違規違紀違法處理處分類，工資、任免、出國和會議代表類，其他可供組織參考的材料。

干部人事文件材料的分類，無論對于專職，還是兼職干部人事檔案管理人員而言都是一件非常困難的工作。比如：學生登記表，如果是就讀期間填寫的，反映本人經歷的歸入第一類;而報考中學、大學時填寫并與成績單、畢業生登記表共同構成一整套材料的放第四類。再比如：有鑒定的干部履歷鑒定書（表）或履歷表、簡歷表等，如果以履歷為主的放第一類，以鑒定為主的放第三類。又比如：離任審計報告或干部離任審計考核材料一般放第三類，但在審計中發現有經濟或其他問題的，則放第八類。最后比如：因私出國形成的審查材料放第五類，因公出國政審材料則放第九類;蓋有公章的干部愛人情況登記表放第五類，未蓋公章的放第十類。

本人在具體工作中碰到過這樣一件事情：指導員工整理某市金融單位干部人事檔案時，按照前述規章標準將職工聘用合同歸入第九個大類的“任免材料”，并完成著錄等工作。之后，對方拿出一份其上級部門的“職工檔案歸類表”，我方在溝通失敗后，按照該表將每個職工的聘用合同書將錯就錯地移入前述第十個類別中。省級金融系統的干部人事檔案管理部門尚且制作出這種歸類明顯錯誤的表格，更別說其他部門、單位和人員了——可見干部人事檔案分類是非常困難的工作。

面對成千上萬卷（份）檔案，使用手工方法查尋時，為利于根據來源、內容、形式等特征快速找到所需文件，整理時確實有必要不斷地分門別類。但面對每個干部少則半盒，多則一兩盒，一般就幾十或上百份的人事檔案，細分為10個大類的必要性值得商榷。在采用計算機文件級管理，尤其是很多單位還將干部人事檔案數字化以產生電子版本的當下，我們不但可以依據目錄、關鍵詞，還可以從全文的角度檢索到所需檔案，因此每個人的干部人事檔案細分為10個大類的現實性也值得思考。

鑒于干部人事檔案劃分為十個大類難度太大，而且必要性和現實性又日漸式微，本文建議在整理干部人事檔案時不再區分為十個大類。具體做法為：整理干部人事檔案時，只需將每個人的所有干部人事文件材料按照形成年度分開并排列先后，而同一年度內的文件材料則可結合事由排列順序;然后把現行卷盒背脊標簽上所著錄的“編號”，以及每份文件在盒內排列的順序號都標注于該份文件首頁右上角，以此來完成干部人事檔案的分類與排序工作。

二、取消案卷，以件為單位整理

現行干部人事檔案一般以每個干部的所有人事文件材料為單位，裝訂成卷。中共中央組織部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字[2012]28號）規定：“A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。”[3]該文件還規定：干部人事檔案“卷盒設3個裝訂立柱，裝訂立柱中心距左邊內沿15mm，下裝訂立柱距卷盒底邊54mm，中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱（從裝訂立柱中心算起）83mm，裝訂立柱直徑為4mm。”[4]

裝訂干部人事檔案時，通常使用專用打孔機。在使用打孔機前，一般需要多次旋動其上的微調螺絲來改變打孔機卡子的位置，以保證裝訂完畢的干部人事檔案之孔距、邊距等符合上述要求。精確到毫米的尺寸，帶給廣大干部人事檔案管理人員的挑戰是巨大的。

干部人事檔案與其他門類檔案相較有一個非常大的特點：動態性。該特點決定了每個干部的人事檔案將與其主人的調動、離職、退休、死亡等“共進退”，也即“檔隨人走”;該特點還會形成在干部本人諸如工資調整、職位變動等時，需要將他的已經裝訂好的檔案案卷拆開，以便在同類檔案后插入新產生的工資、職位等人事變動工作文件的情形。工作調動、人事文件增補等是常態性的，它們帶給每位干部人事檔案管理人員的就是不斷地拆裝案卷。這種拆裝于干部人事檔案工作人員是一種長期，且可以說是幾乎無效的勞動，而對干部人事檔案文件本身則是一種永遠的傷害。

基于以案卷為單位整理干部人事檔案在裝訂上的難度、無效，尤其危害性，本文建議取消案卷，以件為單位整理干部人事檔案。具體做法為：參照國家檔案局《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015），在干部人事檔案整理工作的組件、修整、裝訂、編號、編頁、編目等環節中都以件為單位進行。

三、結語

簡化分類，按照“年度-事由”排序有利于避免由于分類錯誤而不能快速找到檔案，有利于隨時準確統計每位干部職工的人事檔案數量，有利于干部人事檔案整理人員從繁雜瑣碎的分類中解放出來，進而做好檢索利用工作，還有利于干部人事檔案與現行文書和科技檔案在分類、排序方法上的協調統一。

取消案卷，以件為單位整理干部人事檔案有利于減輕干部人事檔案工作人員壓力，有利于減少對檔案文件的傷害，有利于以件為單位利用而加強保密工作，還有利于干部人事檔案與現行文書和科技檔案在組件、裝訂等方法上的協調統一。

在習近平新時代，我們應該簡化分類、取消案卷，使廣大干部人事檔案工作人員從一些無效，甚至是有害的工作中解放出來，集中精力多角度、多途徑提供利用，想方設法使干部人事檔案最大限度延長壽命和發揮價值。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳.《干部人事檔案工作條例》第二條.2018年.

[2]中共中央組織部.《干部檔案整理工作細則》第二條.1991年.

[3]中共中央組織部.《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字[2012]28號）第一個大點.2012年.

[4]中共中央組織部.《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字[2012]28號）第二個大點.2012年.