工程資料在過程收集中可追溯性管理的探討

李加雄 羅重芬 馬年 周丹 羅媛

摘要：工程建設是一項周期時間長，施工交叉多，人員流動大的管理活動。在建設工程施工過程中，工程施工資料是建設工程項目建設活動的真實記錄，需由專人負責收集整理，在收集過程中不斷完善，確保及時同步、時間邏輯合理、資料完整規范、內容真實有效，并建立完整有效的臺賬，最終體現工程技術、材料設備、管理活動等文字資料在邏輯上具有可追溯性。可追溯性管理是確保工程資料完整性收集的關鍵[1]，其表現形式反映在過程管理和控制活動中所形成的有組織的文件和資料中，為過程驗收、竣工交付、施工索賠和結算、質量信譽評價等各項工作提供了有力的基礎資料保障工作。

[作者簡介]李加雄（1971—），男，本科，高級工程師，研究方向為施工技術與施工設備。

在工程施工過程中容易出現各種邏輯順序不符的情況，如簽字日期，材料生產與進場時間，材料進場與檢測時間，檢測與使用時間，相互相關記錄時間等出現矛盾，為確保工程資料真實、規范、完整、齊全，工程資料在收集過程中，全面推動和加強可追溯性管理工作，滿足質量控制和管理工作需要。

1 造成不可追溯的部分原因

1.1 思想意識不高

思想意識不高主要體現在責任心不強、考慮問題不全面、缺乏憂患意識、缺乏主觀能動性等，很容易造成對工程資料管理工作的認知思相高度不夠，對這份工作沒有積極向上的良好心理狀態，不能一心做好工程資料管理工作。

1.2 技術資料

技術方案編制不齊全且編制進度滯后，以及未及時報審。

圖紙會審簽字不全、蓋章不全。

設計變更下發后未及時進行交底。技術交底編制不齊全、不及時以及簽字人員未按手印，最容易出現在專業分包單位。

隱蔽資料繪制不規范、隱蔽部位缺項、隱蔽圖繪制顯示不齊全，如隱蔽圖未反映出措施鋼筋。

技術資料附圖名稱標注不正確，本應標注為“××點位平面布置圖”，而標注為為“××基礎平面布置圖”。

已明確設計變更但未收到建設單位及時下發的設計變更資料。

1.3 質量保證資料

材料已進場使用但未進行報審，以及廠家提供的資料不完善;材料進場報審無邏輯性、無追溯性、監理未簽字，且出現用圓珠筆填寫;材料進場數量與報審數量、規格不吻合，廠家資料不齊或為復印件，無合格證、合格證不齊、合格證內容不全;材料進場第三方檢驗記錄不全;鋼筋強屈比、超屈比數據與廠家報告不吻合。

規范及合同要求復檢的材料未按要求進行復檢;構件廠家提供資料不齊全，出現須提供二維碼標識但沒有提供，須該駐廠監造但無駐廠監造資料，現場施工應實體檢驗的未檢驗，沒有形成隱蔽資料。

隱蔽檢驗記錄未按時間分開，隱蔽圖紙字體太小，看不清楚;檢驗批資料滯后、缺項以及無原始檢查記錄表格，缺乏支撐資料，監理、施工驗收意見筆跡一致。

材料報審資料未及時進行匯總。

1.4 試驗檢驗資料

試驗檢驗資料未及時進行匯總、評定，分類整理;見證取樣單未及時完善，或見證編號、日期等不齊全。

商品混凝土開盤資料無合格證、氯離子、堿含量計算書等;同條件溫度記錄就同一天溫度記錄不一致，同條件累計溫度超出現行規范要求的600 ℃±40 ℃偏差范圍;混凝土同條件試件評定未按規范要求除以系數0.88后進行評定;混凝土同條件試件評定、匯總，組數不吻合;同條件試件未按現行規范要求留置于相應部位;商品混凝土施工記錄試件取樣時間先于到達現場時間;砂漿及混凝土試件檢測抗壓強度過高。

材料報審日期與材料形式檢驗報告無邏輯性。材料進場時間安排緊湊，導致某些檢測周期長的材料檢測合格時間與實際施工邏輯性不吻合，因規范規定要求材料進場檢測合格后方可投入使用。致使時間節點往后推移，與實際就存在偏差。

1.5 管理資料

五方責任主體資料收集不齊全，分供方資料收集不及時、不完善;分供方資質報審內容不齊、資質報審中證書過期、證書模糊且部分管理人員無身份證明文件、無分包單位管理制度;資料收集人員對分供方等合同不熟悉，導致資料形成權責劃分不清晰。

方案報審日期在前，內容日期在后。發文薄上有簽收技術變更，而工長施工日志上未記錄;無施工日志、用鉛筆寫，且亂劃亂寫，編寫不連續、簽字、內容等不完善。

政府職能部門簽發的整改通知單未收集完善;質量和安全整改通知混放，整改通知不及時回復;監理通知單、項目通知單未及時回復造成資料無法閉合。

原始資料形成數量未達到合同約定及相關管理方的要求。分部分項資料匯總未按現行規范要求執行。各管控單位簽字時間先后順序不相符，資料簽字日期不閉合，用鉛筆和圓珠筆做資料;資料簽字不齊，日期未完善等;需蓋鮮章的資料，鮮章不清晰，須蓋單位鮮章而蓋項目章。資料未按施工進度進行;工序交接資料缺失;工作聯系函斷號（有1、3、5，無2、4、6）;計量器具、檢測設備檢驗檢測不全，未報審，未建立管理臺賬。

2 管理原則

2.1 工程施工資料應遵循“及時、準確、真實、規范、完整、齊全”的原則[2]

（1）及時：填寫及時、簽字及時、整理及時、歸檔及時。

（2）準確：符合相關規范標準的要求、內容準確無誤。

（3）真實：與實際相符、不弄虛作假、真實有效、可信。

（4）規范：填寫規范、保管規范。

（5）完整：資料填寫要完整、系統、并符合相關規范及合同要求。

（6）齊全：資料填寫內容齊全、簽字齊全、蓋章齊全、日期齊全。

2.2 及時參與原則

施工單位文件資料的收集、管理工作貫穿于整個建設工程活動的全過程，資料員應經常深入工程施工現場[3]，了解施工動態，及時準確地掌握工程施工管理過程中的全部信息，并應該參加有關工程的技術、質量、安全、協調等各方面的會議[4]，便于施工資料的及時收集、整理和核對。

2.3 保持同步原則

為保證文件資料的準確性和時效性，資料的收集工作必須與施工過程的每一道工序同步進行[4]。

2.4 認真把關原則

在項目經理、技術負責人的指導下，資料員應對企業內部、相關單位之間往來的文件資料都應認真核查、校對[3]，發現問題，嚴格控制工程文件資料的完成質量。

3 管理依據

根據GB 50300-2013《建筑工程施工質量驗收統一標準》、GB/50328-2014（2019版）《建設工程文件歸檔規范》及地方規定等標準、規范、政策文件的要求執行，合同約定。

4 收集與管理

4.1 歸口管理

（1）所有資料收集及發放統一歸項目技術資料部門管理。

（2）各項目部內資料管理必須對所有分供方工程資料（含竣工圖）收集行為進行過程管理監督。

（3）工程竣工前分供方須配合項目部竣工資料（竣工圖）移交給相關單位。

4.2 基礎信息收集

根據每一項目工程的基本信息情況詳細填寫項目的《工程基本信息表》，每一個分供方單位進場都須及時補充填報。在相關人員簽字確認后存檔。分供方單位進場時：

（1）及時填寫《工程分供方基本信息表》，須相關人員簽字確認后交公司相應管理部門。

（2）分供方資料員必須到項目部技術資料管理部門接受技術資料管理交底，由技術資料員將交底內容及時存檔。

4.3 過程收集

（1）項目部項目經理辦公室、技術資料辦公室、各主要辦公室內均應張貼工程項目從開工到竣工階段的各階段總平面布置圖、總進度計劃圖、資源供應計劃表、驗收節點時間計劃表[5]。須職能部門監督驗收合格后才能進行下道工序的在表內注明，同時做好各方報審報驗手續的存檔工作。

（2）政府職能部門、公司職能部門、其他檢查機構在過程檢查提出的整改通知，須定人、定時、有記錄的方式逐一回復。整改回復單由相關責任人簽字后存檔。

（3）所有資料必須根據現場施工進度及時、準確的完成后交項目部技術資料管理部門，不得有補資料的現象。

（4）項目部技術資料管理部門對分供方檢查資料完整、合格后，分供方再將資料分專業及類別及時歸檔到項目部技術資料管理部門。

（5）每周末，將本周施工過程中所有簽字完善的資料按一個文件一個PDF格式掃描存檔。

（6）竣工圖圖紙版面清晰、不能脫粉、內容齊全，需修改的地方應修改完整。竣工圖章內容應填寫清晰完整、簽字齊全[6]。

（7）收集的資料、圖紙等，及時整理分類、編寫目錄。在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度[6]。

（8）對所有單位和班組收發的涉及到本項目的文件資料進行分類收集、使用和保管。

（9）施工過程中的影像資料按規定拍攝、收集和歸檔，以及收集檔案館拍攝的影像資料。

（10）施工日志按月收集，須檢查內容完善性及簽字齊全。

（11）技術交底須附交底時所有參加人員照片，且照片人數須與參與人數相符。

（12）只要涉及到須移交檔案館的竣工資料（含竣工圖），需甲方提供的須及時到甲方收集，如甲方不提供，須有與甲方溝通記錄。

（13）規范或管理文件未明確，但與管理過程有關的各類資料，亦應分類歸檔，并在檔案盒上作好標識。

4.4 臺賬管理

（1）項目部所有工作內容（特別是材料）均需建立完整臺賬，收發文簿內容須填寫完整。各種臺賬應經當事人、資料主管、技術負責人、項目經理簽字后存檔。

（2）工程項目的設計圖紙、設計變更、圖紙會審、技術規范、設計優化圖、驗收標準、規范以及其它的檢驗和試驗規程等技術類文件，均需建立完整的往來臺賬。

（3）各種材料建立完整的進出臺賬。材料進場臺賬記錄無遺漏，以備材料復試核對，避免漏送檢，此臺賬應經項目經理、技術負責人以及內業主管簽字后存檔。

（4）政府監督部門、建設工程參建各方往來的文、函、會議紀要（記錄）工程技術文件、圖紙會審、圖紙等資料收發并分別歸檔和建立臺賬，在檔案盒上作好標識。

（5）所有往來函件臺賬必須要有重點標注法規規定的回復時間（如簽證、技術變更、會議紀錄、報告、聯系函等）。

（6）所有材料及試件（包括安裝）須按規范要求進行檢測檢驗復試做好檢驗試驗臺帳，并與材料進出臺賬、《驗收節點時間計劃表》等資料在時間對應上符合邏輯。

（7）分發工程資料（工程技術文件、發文、圖紙、資料），及時建立簽收記錄臺賬，原件應連同分發清單存檔。

5 結束語

工程施工資料收集管理服務于建設項目施工全過程，是工程項目施工管理工作的重要組成部分[7]，也是施工技術人員在施工實踐過程中形成的智力成果，工程資料質量的高低將對項目施工全過程控制起關鍵性作用，同時也體現了工程項目管理水平。只有保證了資料的及時性、真實性、完整性及可追溯性，并在過程中不斷地進行完善，才能不斷提高工程資料管理水平和質量[8]，才能防止工程資料的流失和竣（完）工資料的實時收集、整理、移交提供了有力保障。

參考文獻

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