協同化助力醫用耗材物流管理

劉玉平，吳佳樂，劉濤，吳宏文，敖居明

南昌大學第一附屬醫院醫學裝備處 （江西南昌 330006）

2020年伊始，新型冠狀病毒肺炎疫情全球性暴發。面對疫情全球大流行的重大挑戰，我國率先實現了疫情控制、復工復產、經濟增長由負轉正的目標。在此次疫情阻擊戰中，醫院發揮著重大作用[1]，然而，物資匱乏問題不同程度地影響了醫務工作者工作的開展。因此，在常態化的疫情防控下，不斷對醫院的物流管理進行優化非常必要。

醫院作為物資急需單位，在社會物資供應鏈中處于末端位置。醫院物流是指在醫療服務、教育教學、科研創新、預防保健、康養等管理環節中，所需物資按需求量從供應點向需求點配送與管理的過程，幾乎涉及醫院日常業務的所有條鏈，在現代醫院的管理中發揮著戰略性支柱作用[2]。醫用耗材是指用于診斷、治療、保健、康復等的消耗性器件設備，具有品種品牌繁多，應用廣泛，與醫療質量、醫療安全等關系密切以及物流管控難度較大等特點[3-7]。本文就采用協同化的管控思路助力醫用耗材物流管理工作展開探討。

1 醫用耗材物流管理中的常見問題

1.1 采購申請低效且無法追溯

隨著醫用耗材在醫療費用支出中所占比重逐年升高，如何適應國家政策、規范和改進醫用耗材采購模式，不斷提高采購效率、降低醫療成本，以及如何以信息化管理角度為切入點，利用信息化系統收集科室使用需求，進行信息化、動態化監控，成了全體醫務工作者必須認真探討和思考的問題。

目前，針對部分地區縣級醫院的醫用耗材物流管理，科室采購計劃的申請以及庫房的匯總工作仍采用手工方式，導致各科室提供的采購計劃單樣式不一，給庫房匯總工作帶來極大的不便，且大多數為重復性工作，嚴重影響了科室采購申請的效率。采購計劃單缺少相應的系統進行存儲，采購計劃便無從查起，亦無法進行追溯。

1.2 賬實不符、賬賬不符

在醫用耗材物流管理中，建立臺賬管理體系是不可或缺的組成部分。醫用耗材的短缺或積壓均需要通過臺賬得以體現，然而，在臺賬管理過程中，經常出現賬目不相符的情況，繼而易引發一系列問題，而醫用耗材管理賬目清晰、統一則可確保醫務工作者有序工作，有效降低醫療成本，減少醫患矛盾。

另外，各科室的二級庫經常出現賬目不統一的情況，如賬目庫存與實際庫存不相符；對耗材的分類不清晰且無實用性，亦常導致科室臺賬與財務臺賬不相符。

1.3 高值耗材過程管理存在風險

醫院的高值耗材具有品種繁多、更迭速度快等特點，且高值耗材品牌往往由患者自主選擇，其規格、型號、數量均取決于患者的病情需要，醫院往往不具備自主選擇權，亦無法預計一定時期內高值耗材品牌、數量、規格、型號的消耗。目前，部分醫院為減少高值耗材資金占用，將其采購流程區別于其他耗材，即先由醫師根據患者病情需要提出治療方案中需使用的高值耗材，然后患者根據經濟能力對耗材進行選擇，確定后由臨床科室直接向供應商采購，供應商送貨，科室使用后至裝備處補辦手續，形成一次性辦理入、出庫的先使用、后確認的專購模式。這些因素均給高值耗材的過程管理帶來挑戰。若在高值耗材過程管理中無法做到實時追蹤定位，亦或是在過程管理中無法利用掃碼的形式實現全流程高效管理，均會給醫用耗材管理工作帶來一定的風險。

1.4 耗材準入及供應商、廠商資質監管不便

在醫用耗材準入管理中，大多數醫院的準入是由科室根據中標目錄提出申請，上級管理部門與院領導批準即可入院使用。此外，同類耗材在中標目錄中可以有不同的廠商與品牌選擇，通常在具體選擇時由臨床主任、護士長的使用習慣等決定，存在較大的主觀性。總之，實際醫用耗材管理中尚缺乏具體、量化的醫用耗材準入方案以及保障其高效運行的協同體系。

除了醫用耗材準入管理問題，在對供應商、廠商資質的監管方面也極為不便，難以做到對耗材資質的高效管理，例如，供應商、廠商相關資質材料基本為紙質，一般需要配備專人對其進行核準，而傳統的管理方式常無法進行及時有效的監管。

1.5 信息化協同效率低

隨著醫院規模的不斷擴大及信息化協同程度的逐漸提高，科室間如何協同發展，從而提高醫療衛生機構服務水平，成了醫務工作者面臨的新問題。

當前，在開展物料驗收、出入庫、領料等工作時仍易產生混亂，且各科室領料時多通過電話進行信息傳遞，易導致信息傳遞不準確、效率低。此外，供應商的物資訂單何時完成、發票金額與訂單金額是否一致、供應商的付款工作進展等均需人為核準，效率低，且存在差錯風險。因此，各科室間、科室與供應商間的信息化協同效率均有待提高。

2 協同化助力醫用耗材物流管理

2.1 醫院內、外部高效協同管理

通過對醫院內部需求與外部供應進行互通連接，實現醫院內外的協同化管理（圖1）。（1）在醫院內部管理方面，通過建立醫院內部管理系統，對醫院內部的采購需求申請、財務結算進行管理；（2）在外部供應商管理方面，通過醫院系統平臺與供應商實現連接，對供應商資質、證件等進行核驗并進行供應商資質的準入條件核查，核查通過后開始接收訂單與發貨，亦同步解決了供應商、廠商資質監管不便等問題?？傊?，通過對醫院內、外部的醫用耗材物流高效協同管理，有助于物流管理工作的規范化、精益化，且實現了對物流、信息流、資金流的一體化管控，建立了醫院內部需求驅動、外部供應高效協同的管理模式，使耗材實時配送，極大地提升了醫用耗材物流管理的工作效率。

圖1 醫院內、外部協同管理模塊

2.2 搭建協同化的采購物流管控體系

基于醫用耗材物流管理中采購業務功能框架搭建協同化的采購物流管控體系（圖2），即由各臨床科室經辦人進行需求填報，經本科室科主任與護士長審核后，提交至庫房管理員進行需求匯總；庫房管理員匯總生成采購計劃后，與庫房采購計劃一并提交至醫學裝備處，經領導審核后形成庫房訂單與代銷備貨單（臨床科室所提需求）；兩項訂單形成后通知供應商進行送貨，貨物抵達醫院后，若屬于代銷備貨單（臨床科室所提需求）內容，則由倉庫驗貨、驗證后再送至臨床科室使用，若屬于庫房訂單內容，則由各臨床科室直接領用至各科室二級庫中備用或使用?？傊?，通過搭建協同化的醫用耗材采購物流管控體系，有助于需求申請、庫房匯總、需求審核等各環節協同工作，避免了大量的重復性工作，極大地提升了采購申請效率，且通過信息化、流程化管理，亦有助于醫用耗材采購計劃追溯體系的建立。

圖2 協同化的采購物流管控體系

2.3 協同化解決賬實不符、賬賬不符問題

為臨床科室（手術室、介入室、供應室等）建立二級庫管理體系，通過出入庫掃碼的形式將所有耗材動態實時錄入系統，此外，將二級庫內所有耗材在出庫消耗使用時即時錄入系統，做到實耗實銷；且二級庫管理系統與醫用耗材物流管理體系相互連接，實現了協同一體化管控，解決了賬目庫存與實際庫存不相符的問題。

基于醫院內、外部互通連接的背景，在醫用耗材物流管理體系中，將醫院內部財務系統與外部供應商平臺相互連接進行協同管控，財務通過入庫單對耗材的價格等信息進行核查，做到數據雙向稽查、憑證一體化，由此解決了科室臺賬與財務臺賬不相符的問題。

2.4 建立協同化的高值耗材全流程追溯管理模式

基于醫院內、外部互通連接的背景，引入條碼技術管理（圖3），即在供應商資質證件審核通過后，錄入高值耗材消耗明細；與收費系統協同一物一碼進行掃碼計費，計費完成后可打印此含有患者信息的條碼；一級倉庫再掃碼生成入、出庫單，由此便可跟蹤患者信息進行追溯管理；最后由財務會計依據供應商提供的發票，申請付款，并經院長審批簽字后由財務付款?？傊?，通過掃條碼的形式建立協同化的高值耗材全流程追溯管理模式，可對數據進行深度挖掘，并實現高值耗材的全流程追溯管理，規避了醫用耗材物流管理的潛在風險。

圖3 協同化的高值耗材全流程追溯管理模式

3 小結

當前，我國多數醫院仍存在因醫院內、外部溝通不暢誘發問題的情況，傳統的醫用耗材管理方式因常需大量重復手工性工作而出現賬目不統一的情況，以及常因高值耗材的特殊性難以真正做到全流程追溯管理。在此背景下，本文采用了協同化的管理思路，通過對醫用耗材的物流、信息流、資金流實施一體化管控，搭建協同化的采購物流管控體系，建立二級庫管理體系并進行協同一體化管控，并結合掃碼建立協同化的全流程追溯管理模式，實現了醫用耗材物流管理工作的高效化、精益化，提升效率的同時亦有助于采購計劃追溯體系的建立，且解決了賬實不符和賬賬不符問題，規避了管理上的潛在風險。