淺談內(nèi)控制度在科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用
——以某研究院為例

李 林，李亞鑫

(1.內(nèi)蒙古科學(xué)技術(shù)研究院;2.內(nèi)蒙古自治區(qū)科學(xué)技術(shù)合作與交流中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

隨著國家對(duì)科技創(chuàng)新工作的重視，作為科技創(chuàng)新主體單位的科研院所承擔(dān)的項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)大幅增加，激發(fā)了科研人員的創(chuàng)新熱情，高質(zhì)高效的研發(fā)成果層出不窮。由此，科研工作中潛在的風(fēng)險(xiǎn)日益顯現(xiàn)，學(xué)術(shù)不端甚至經(jīng)濟(jì)犯罪等現(xiàn)象也屢屢出現(xiàn)，滯后的科研項(xiàng)目組織模式和管理方式，導(dǎo)致了一定的負(fù)面影響。為了對(duì)科研制度制定、科研項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目監(jiān)管、項(xiàng)目合作方式、科研經(jīng)費(fèi)使用、科研設(shè)備購置、科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化等方面進(jìn)行高水平管理，形成新穎活力的科技管理和運(yùn)行機(jī)制，探索新的內(nèi)控制度在科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用具有很強(qiáng)的實(shí)踐意義與發(fā)展意義。

1 前期科研管理中存在的問題

科研院所科研項(xiàng)目，一般包括縱向項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目以及院級(jí)項(xiàng)目。縱向項(xiàng)目是國家、部(委)、地方各級(jí)政府部門批準(zhǔn)的立項(xiàng)研究項(xiàng)目；橫向項(xiàng)目是指各類企事業(yè)單位和個(gè)人委托研究與合作研究的科研項(xiàng)目，政府批準(zhǔn)的國外及港澳臺(tái)基金和非基金類資助的科研項(xiàng)目，國內(nèi)各民間基金資助的科研項(xiàng)目等；院級(jí)項(xiàng)目是由某研究院批準(zhǔn)設(shè)立的科研項(xiàng)目。這些科研項(xiàng)目由于受到外部科研環(huán)境、院所院情、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目參加人員等主客觀因素的影響，從而存在管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和難點(diǎn)。以某研究院為例，前期其科研管理工作中存在的問題包括以下幾點(diǎn)。

1.1 內(nèi)控制度不健全，執(zhí)行主動(dòng)性弱

前期研究院雖已經(jīng)構(gòu)建了內(nèi)部控制程序式機(jī)制，但內(nèi)控體系建設(shè)只流于形式，在內(nèi)控執(zhí)行、評(píng)價(jià)、監(jiān)督等方面沒有貫徹落實(shí)，趨于表面化。在具體科研工作執(zhí)行中存在缺乏足夠關(guān)注、缺乏內(nèi)控認(rèn)識(shí)、內(nèi)控體系制定相對(duì)滯后、內(nèi)控力度掌握不到位等問題。

1.2 內(nèi)控組織不合理，風(fēng)險(xiǎn)防控不周密

科研項(xiàng)目過程管理的實(shí)施，涉及相關(guān)制度、程序、崗位等多個(gè)環(huán)節(jié)，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是真實(shí)存在的。研究院基礎(chǔ)研究和應(yīng)用研究等不同類型科研項(xiàng)目的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范明確，但參與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理與執(zhí)行中，各部門內(nèi)控職責(zé)并不明確，內(nèi)控實(shí)際執(zhí)行并未真正做到制衡機(jī)制。在科研項(xiàng)目運(yùn)用中暴露出管理的一些漏洞及隱患，包括制度風(fēng)險(xiǎn)、道德風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、廉政風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)等。

1.3 內(nèi)控制度易脫節(jié)，風(fēng)險(xiǎn)管理不精準(zhǔn)

研究院的科研管理人員有限，在每個(gè)科研項(xiàng)目的管理上不能兼顧，這種不健全的管理辦法很難精準(zhǔn)化地對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行管理。并且研究院項(xiàng)目一般為應(yīng)用型項(xiàng)目，周期較長,大部分在兩年以上。研發(fā)項(xiàng)目常為科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目，需要多個(gè)單位和部門協(xié)同合作才能完成既定目標(biāo)，而科研管理涉及其他企事業(yè)單位、人力資源、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理、紀(jì)檢等多個(gè)部門，這些部門互動(dòng)不足，對(duì)落實(shí)執(zhí)行相關(guān)制度和科研項(xiàng)目的具體管理產(chǎn)生了一定的脫離。

1.4 內(nèi)控制度不完整，監(jiān)督體制不完善

研究院沒有形成完善的科研管理監(jiān)督體系，各職能部門責(zé)任不明確，缺少制衡機(jī)制，監(jiān)督制度不完善，檢查監(jiān)督力度不足。監(jiān)督和管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，在一定意義上讓科研人員放松了警惕。內(nèi)控制度的完整性缺乏，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)失去控制，財(cái)政資金出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，項(xiàng)目資金支配不合理，少數(shù)阻礙了科研項(xiàng)目正常開展。

2 內(nèi)控制度在科研項(xiàng)目管理中應(yīng)用的新舉措及新成效

2.1 實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的科研項(xiàng)目內(nèi)控責(zé)任制度

組建各職能部門領(lǐng)導(dǎo)小組，優(yōu)化科研管理的內(nèi)部環(huán)境，建立研究院、院屬各科研部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人三級(jí)責(zé)任制，遵循職責(zé)清晰、程序規(guī)范、監(jiān)督有力的原則，以激發(fā)科研人員的積極性、創(chuàng)造性為核心，以構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、高效、誠信的科研管理體系為宗旨，持續(xù)優(yōu)化科技資源配置。通過協(xié)同的內(nèi)控管理制度，使單位領(lǐng)導(dǎo)與關(guān)鍵人員樹立起強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，科研工作與黨風(fēng)廉政建設(shè)密切結(jié)合。圖1為某研究院“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的科研項(xiàng)目內(nèi)控責(zé)任制度圖。

圖1 某研究院“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的科研項(xiàng)目內(nèi)控責(zé)任制度

圖2 某研究院科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收內(nèi)控財(cái)務(wù)制度

2.2 完善科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收內(nèi)控財(cái)務(wù)制度

研究院針對(duì)目前科研項(xiàng)目實(shí)施面臨的問題，從科研資金的預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收3個(gè)方面制定項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度。圖2為其科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收內(nèi)控財(cái)務(wù)制度圖。

2.3 探索新型績效管理內(nèi)控制度

研究院探索橫向科研項(xiàng)目及科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的績效管理機(jī)制，完善橫向科研項(xiàng)目及科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的激勵(lì)機(jī)制。各業(yè)務(wù)部門利用研究院先進(jìn)的工藝、先進(jìn)的檢測設(shè)備、交叉學(xué)科融容等優(yōu)勢，培養(yǎng)出一支業(yè)務(wù)素質(zhì)優(yōu)良、技術(shù)過硬的應(yīng)用型科學(xué)研究隊(duì)伍。其把項(xiàng)目資金使用的好壞、收益的多少與成果技術(shù)轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化服務(wù)質(zhì)量的高低作為評(píng)價(jià)各科研部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的技術(shù)水平。這些新的績效管理內(nèi)控機(jī)制促進(jìn)了橫向科研項(xiàng)目及科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范化，堅(jiān)持正面引導(dǎo)，營造了誠實(shí)守信、風(fēng)清氣正的科研環(huán)境，激發(fā)了科研人員的研究熱情，研究院的科技成果及技術(shù)轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化能力得到質(zhì)的飛躍。

3 加強(qiáng)內(nèi)控制度在科研項(xiàng)目管理中應(yīng)用的建議

3.1 重視內(nèi)控思想

單位自上而下繼續(xù)提高內(nèi)部控制思想與責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的管理原則。①領(lǐng)導(dǎo)思想高度重視并承擔(dān)主要責(zé)任，在內(nèi)部控制制度的不斷完善和優(yōu)化下，全面推進(jìn)科研管理內(nèi)部控制工作，適當(dāng)授予科研管理部門一定的管理權(quán)限，業(yè)務(wù)工作中享有自主權(quán)。②科研管理及財(cái)務(wù)等相關(guān)部門強(qiáng)化思想觀念，切實(shí)履行好工作責(zé)任，提高服務(wù)意識(shí)及能力，各科研部門間相互配合，聯(lián)動(dòng)防范風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)拒腐防變思想。③科研人員要認(rèn)真對(duì)待，身為科研項(xiàng)目實(shí)施和資金的直接負(fù)責(zé)人，要樹立科學(xué)的原則和底線，樹立科學(xué)的信用和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，遠(yuǎn)離科學(xué)紅線。

3.2 規(guī)范內(nèi)控制度

依據(jù)國家、部委、自治區(qū)制定的相關(guān)科研政策，根據(jù)研究院的工作實(shí)踐，在財(cái)務(wù)部門和科研部門牽頭下，通過各部門協(xié)調(diào)、配合、專業(yè)咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)協(xié)助，經(jīng)過初稿、修改、再審、再改、測試、審批等多個(gè)環(huán)節(jié)，最終經(jīng)單位黨組會(huì)審議批準(zhǔn)后，正式發(fā)布實(shí)施。后期適時(shí)地進(jìn)行補(bǔ)充、修訂、完善，保證科研活動(dòng)及科研管理等內(nèi)控制度的及時(shí)和有效性。科研部門還應(yīng)承擔(dān)起政策顧問的職責(zé)，對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行細(xì)致的解釋和解答，使其成為內(nèi)控制度的核心內(nèi)容和思想。科研管理人員嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理辦法，科學(xué)地對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行管理，確保科研計(jì)劃的順利進(jìn)行。

3.3 強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控

由科研部門與財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)，強(qiáng)化危機(jī)意識(shí)與預(yù)防能力，對(duì)各個(gè)部門的整體運(yùn)作過程進(jìn)行細(xì)致的分析，并繪制出一張?jiān)敱M的內(nèi)部控制流程圖，以確定風(fēng)險(xiǎn)所在。通過組織實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，對(duì)危險(xiǎn)因素進(jìn)行剖析，制訂相應(yīng)的對(duì)策，以健全內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制體系，將現(xiàn)有的內(nèi)控制度系統(tǒng)化，并實(shí)現(xiàn)閉環(huán)。這樣就可以保證制度執(zhí)行的全覆蓋，堅(jiān)決抵制灰色地帶。

3.4 精細(xì)崗責(zé)分配

崗位設(shè)置、崗位職責(zé)的確定保證了職責(zé)的明確清晰、不互相推諉，建立了多個(gè)部門齊抓共管、形成合力的內(nèi)部治理格局。重視提高科研管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和工作的整體質(zhì)量，系統(tǒng)地開展全面的崗位綜合技能培訓(xùn)與科學(xué)研究管理技能培訓(xùn)。各部門要有效聯(lián)動(dòng)、相互制衡、認(rèn)真梳理各工作流程，并編制《內(nèi)部控制手冊(cè)》和《科研管理手冊(cè)》。從事科研管理的人員要快速掌握相關(guān)制度，熟練掌握業(yè)務(wù)流程，對(duì)科研人員進(jìn)行熱情的引導(dǎo)和協(xié)助。對(duì)科研工作者主動(dòng)適時(shí)地開展必要的系統(tǒng)訓(xùn)練和操作程序的訓(xùn)練，使其明確有關(guān)規(guī)定和辦事程序。同時(shí)，還要進(jìn)行各種形式的警告和教育活動(dòng)，謹(jǐn)慎嚴(yán)守學(xué)術(shù)與紀(jì)律底線與紅線。

3.5 完善信息系統(tǒng)

加快建立科研管理信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)高效共享，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目全過程信息化管理與痕跡化管理。相關(guān)科研管理人員應(yīng)合理縮短各類科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析時(shí)間，進(jìn)而減少科研人員科研經(jīng)費(fèi)報(bào)賬的審批時(shí)長。各部門間可共享數(shù)據(jù)、各取所需、無縫對(duì)接，使科研人員更加快捷地了解各項(xiàng)管理制度，明確科研項(xiàng)目進(jìn)展情況與經(jīng)費(fèi)開支情況。信息系統(tǒng)要合理設(shè)置權(quán)限，保證信息的真實(shí)性，并保障審計(jì)的權(quán)威，以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的即時(shí)交互監(jiān)控，達(dá)到對(duì)下級(jí)部門的監(jiān)控和對(duì)同一層級(jí)各部門的監(jiān)控。科學(xué)、合理、有效地內(nèi)部控制，能有效地提升各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效能，減少失誤，并實(shí)現(xiàn)管理前移，對(duì)管理過程時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行精準(zhǔn)的控制。

3.6 常態(tài)監(jiān)督機(jī)制

單位紀(jì)檢部門帶頭，強(qiáng)化監(jiān)督，建立健全、高效的內(nèi)部控制和管理制度，打破內(nèi)部封閉、內(nèi)部運(yùn)作的弊端，杜絕監(jiān)管死角。管理工作采取三位一體的方式，即日常督查和專項(xiàng)檢查結(jié)合，定期檢查和臨時(shí)抽查結(jié)合，科研管理相關(guān)部門定期自查和交叉檢查結(jié)合。通過監(jiān)督檢查、定期總結(jié)、自我評(píng)價(jià)、不斷修訂內(nèi)控管理制度與管理流程，不斷完善容錯(cuò)糾錯(cuò)機(jī)制。

4 結(jié)論

筆者分析了某研究院科研項(xiàng)目管理中存在的問題，并在科研項(xiàng)目管理中引入內(nèi)控制度對(duì)科研項(xiàng)目全生命周期進(jìn)行管理；探索了在研究院科研項(xiàng)目管理中應(yīng)用內(nèi)控制度的新舉措與新成效，促使科研項(xiàng)目能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)、預(yù)算與質(zhì)量范圍內(nèi)高效地完成科研任務(wù)；提出了加強(qiáng)內(nèi)控制度在科研項(xiàng)目管理中應(yīng)用的建議，將內(nèi)控制度及流程實(shí)現(xiàn)固化并達(dá)到常態(tài)化，從而使“人治管理”向“法治管理、科學(xué)化管理”過渡，為提升科研項(xiàng)目管理效益、推動(dòng)科技創(chuàng)新向高質(zhì)量發(fā)展、科研成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化向更深層次應(yīng)用方向發(fā)展提供一些參考。