高校智能財務系統應用初探

周舒 河南大學

引言

智能財務時代下，高校財務管理的智能化轉型成為高校關注的焦點。基于大數據、人工智能、移動互聯網、云計算、區塊鏈等新技術的快速發展，為高校智能財務的建設提供了技術支持和實現的可能性。

智能財務系統的應用是高校財務智能化轉型的有益嘗試和探索。如何借助智能化的系統工具，通過更多的線上和人工智能協助方式，進一步優化財務業務流程，解決現有報銷模式下存在的“報銷繁”難題，提高財務工作效率和服務質量，成為高校財務優化改革的方向。本文結合H大學推行智能財務系統的具體實踐與應用，分析了智能財務系統在高校順利落地的實施路徑和保障，并對高校后續推進財務信息化建設提出建議。

一、H高校智能財務系統的實施背景與動因

H大學財務報銷模式早期一直采用傳統線下報銷模式，即報賬人員直接到財務部門排隊取號等候辦理的報銷模式。為解決該模式下排隊等候時間長等問題，學校財務部門于2018年6月開始全面推行網上預約無等候報賬系統，實行24小時全天候開放預約、無需排隊等候的財務報銷模式，有效緩解了教職工“排隊長”“報銷難”的問題，提升了學校財務服務水平。但現有的網上預約報銷模式無法解決當下存在的“報銷繁”難題，如教職工普遍反映的填制報銷單工作量大且易出現錯誤、為審批多次往返簽字等問題，逐漸成為學校教職工財務報銷的痛點。

H高校從2020年開始著手推行智能財務系統，旨在通過財務智能化手段，借助人工智能等現代化技術，精確、高效、自動地完成財務業務辦理，進一步提升財務服務效能，解決學校現有財務報銷模式存在的難題：

（一）網上預約程序繁瑣、工作量大

學校現有財務報銷模式采用網上預約無等候系統，整個財務報銷流程如下：對于要報銷的經濟業務，教職工通過網上預約系統線上填報報銷單，線下完成審批簽字后，再將預約報銷單和發票等報銷材料遞交到財務部門（或投遞至投遞機），由財務人員進行審核報銷。

整個報銷流程最復雜、最繁瑣的環節是網上預約填報環節，教職工需要根據經濟業務內容分類整理、粘貼票據，并進行票據分類加總、計算，然后按照會計科目預約填報，發票轉賬信息需要手工錄入或前期進行維護。有電子票據的，還需要在系統中逐張進行查重認證，以規避重復報銷，這個過程不僅要求有簡單的會計知識，還在無形中增加了教職工預約報銷的工作量。到財務審核環節，經常出現電子發票漏認證、差旅費補助金額或者會計科目預約錯誤而實際報銷內容無項目預算等問題，導致教職工重新返工、重新預約。對于大多數不具備財務知識的教職工來說，整個財務報銷程序復雜繁瑣且工作量大。

（二）線下審簽手續繁瑣

學校現有的財務報銷模式為“線上預約 + 線下審批 + 線下投遞”的報銷模式。網上預約報賬系統雖然在線上進行預約填報，但報銷單的簽字審批仍是由報銷人在線下完成，教職工完成網上預約后，根據不同經費的審批要求，將打印好的紙質報銷單及報銷材料找相關經費審批人和責任單位簽字蓋章，這種線下面對面的審批模式，繁瑣且耗時長、效率低下。

一方面，對于報銷人來說，不同的項目經費、業務類型財務審批要求不同，對于一些復雜、金額較大的經濟業務，還需要相關職能部門多部門、多層級聯簽，報銷人不熟悉審簽流程的話，會經常發生漏簽重簽的情況，為審批多次往返簽字。另外，若碰上審批人開會或者外出出差的情況，審簽往往受阻，報銷進度緩慢。另一方面，對于審批人來說，線下面對面的審簽經常打斷自己的正常工作，碰到忙碌的時候，審批人更是難以仔細審核報銷單據的合規性和合理性，審簽難免流于形式。

如何簡化財務報銷程序，減少教職工預約填報工作量和線下審簽往返奔波，有效解決教職工“報銷繁”的難題，提升師生財務報銷體驗，成為學校財務優化改革的方向。基于此，學校財務部門加快推進智能財務系統建設，進一步提升財務信息化水平，旨在構建契合學校自身發展需要的智能財務報銷模式。

二、智能財務系統報銷模式及系統實施優勢

（一）智能財務系統報銷模式

智能財務系統是一個支持手機端和電腦端雙平臺登錄，通過手機拍照或電子票據上傳，系統能夠自動智能識別票據、智能填報、報銷單全流程線上審批的智能化報銷平臺。

借助于人工智能等現代化技術，智能財務系統的報銷流程精簡、高效，具體報銷流程如下：①報銷人通過手機端或電腦端登錄財務一門式智能服務平臺，手機拍照或上傳票據，系統智能識別票據、智能填報、生成報銷預約單。②提交報銷單后，系統通過預設的審批流程推送給下一環節的審批人，審批人會收到系統平臺的短信提示，審批人登錄電腦端或者手機端可以實時查看報銷事項和報銷明細，對報銷單進行審批。若同意報銷申請，則自動流轉至下一層級審批人；若審批人拒絕報銷申請，填明拒絕原因，則報銷申請退回至報銷人節點。③全部審批流程完成后，報銷人可以打印報銷單，將報銷單與票據及附件投遞至投遞箱或遞交到財務部門，完成報銷流程。

（二）智能財務系統實施優勢

相較于網上預約報賬模式，智能財務系統具有智能識別票據、智能填報報銷單，支持線上審批等功能，實現了報銷服務的全流程數字化管理，有以下幾點優勢：

1.支持雙平臺報銷

智能財務系統支持手機端和電腦端雙平臺運行，雙平臺上信息與數據實現同步共享。相較于網上預約報賬系統，智能財務系統凸顯優勢在于支持手機端報銷，不再局限于校園網，報銷人可以隨時隨地通過手機拍照上傳票據進行報銷業務申請，審批人可隨時隨地進行在線審批，具有時效性強、靈活、操作方便等優勢。

2.網上簽批

智能報銷系統實行網上簽批，全部審批流程在線上流轉。對于跨區域多校區的學校財務管理模式，網上簽批更是提供了巨大的便利性。網上簽批省去了紙質材料的線下傳遞，實現了經辦人、驗收人、項目負責人、所在院系、職能部門等多個環節的審批均在線上流轉，網上簽批還支持附件上傳、審批進度查詢、審批意見反饋等多種功能，手機終端的便攜性，更是提高了業務審批的效率，切實實現了“讓數據多跑路，師生少跑腿”的財務服務目標，提升師生報銷體驗。

3.系統智能識別、智能填報

報銷人對票據拍照或上傳后，系統基于大數據的票據池能夠自動進行智能識別，實現對票據全票面信息的獲得。例如系統可智能識別車票的乘坐人、車次、乘坐日期時間、出差地點、金額等信息；還能智能識別票據類型、開票日期、開票抬頭、對方單位、開票金額等信息。

票據智能識別后，系統會根據識別的票據信息和系統內置的票據內容與會計科目的勾稽關系，自動匹配會計科目。根據獲取的票據信息自動進行轉賬信息的回填，實現報銷單據的自動智能填報，省去人工分類匯總報銷項、加總計算金額等過程，大大減少師生預約的工作量。

4.查驗預警

報銷人在智能預約填報時，系統會根據報銷業務類型提示報銷人提供輔助證據，報銷人按照系統預設的程序補充相應說明或上傳附件即可。如：報銷人預約差旅費報銷業務，若出現差旅行程不完整或者缺少住宿費發票的情形，系統會自動按照預先設置好的流程提示報銷人上傳情況說明等輔助材料。

智能財務系統對于票據還能夠進行智能化預警審核，系統與國家稅務發票查驗平臺相關聯，票據拍照或上傳后，系統能夠自動進行增值稅發票真偽查詢驗證和電子發票的重復報銷認證，自動提示預警。過期票、發票抬頭錯誤的票據系統會自動查驗警示。一方面，能夠提醒報銷人員注意，減少退單率；另一方面，系統的智能化審核能夠減少財務人員的工作量，提高財務工作效率。

5.檔案電子化存儲

完成報銷后，系統能夠自動將上傳的電子票據和附件與相關憑證進行關聯，形成電子檔案。全面實現檔案資料電子化存儲后，教職工可通過智能報銷系統查詢報銷歷史記錄及調取相應的票據、附件圖片，無須再到財務部門或檔案館進行現場查詢，方便教職工進行項目結題和審計。

三、H高校智能財務系統的實施路徑

智能財務系統從初步設想到最終落地實施，得益于學校領導和全校多部門的支持和通力合作，經過系統服務器升級、業務流程和財務簽批流程梳理、搭建系統測試環境不斷測試和完善，到制作操作指南、進行業務培訓等一系列實施步驟，保障學校智能財務系統的順利推行。

（一）系統調研，升級軟硬件設施

H高校財務部門在初步設想推行智能財務系統前期，派相關財務人員到系統軟件開發公司及目前已實施智能財務系統的幾所高水平院校進行實地調研走訪交流，深入了解系統操作模式、實施步驟及實施難點。同時，對于學校內部，財務部門通過現場座談交流和發放調查問卷的方式，廣泛征詢本校二級單位、職能部門、審批人、各類報銷人員的系統需求及建議，在取得內部共識和外部充分調研的基礎上，結合學校實際，制定出系統總體實施方案。財務部門根據方案，初期先與軟件公司對接，完成系統軟硬件升級，配置虛擬服務器，擴充圖片存儲服務器存儲容量等前期系統實施基礎工作。

（二）系統初始化，梳理業務流程

智能財務系統作為信息化工具，將原本線下復雜分類和計算的報銷環節轉化為信息化終端的自動輸出，系統智能化功能的實現依賴于系統內嵌的各項規則和標準的初始化設置。基于大數據票據池，大量測試不同類型的票據，對不能識別的票據類型，與軟件公司反復溝通，對系統進行修改設計，來實現系統的智能識別功能。如針對其他省份不常見的一些票據，如定額發票，新增系統功能，允許手工補錄信息，來實現報銷的便利性。根據財務規則設置發票內容與會計科目的匹配對應關系，來實現系統的智能填報及會計憑證的智能處理。

同時，以推行智能財務系統為契機，財務部門針對不同報銷業務類型，日常報銷業務、差旅業務、借款業務、酬金業務、資產業務，對各項業務流程進行再梳理，結合學校具體報銷規定，優化業務流程，定制適合本校的業務流程模板，盡可能簡化和優化系統操作流程。以常見的差旅費業務為例，報銷涉及車費、住宿費和差旅城市間交通補貼及伙食補貼等，由于不同省份、不同高校對差旅費報銷的具體執行規定有差異，在智能財務系統初始化設置時，需要定制適合學校自身情況的差旅業務模板。在系統后臺依據差旅報銷規定設置計算公式和邏輯判斷，來實現系統的自動計算差旅補助、自動控制住宿費限額標準等智能化功能。

（三）設置線上審批流程

智能財務系統實現了報銷單的全過程線上流轉審批。線上審批流程需要在系統后臺進行預設，依據業務類型和經費類別來設置相應的審批流程。

財務部門通過梳理不同業務類型和不同類別項目經費的財務審批要求，梳理出幾類通用審批流程。同時，基于校院兩級財務管理體制，考慮到部分學院經費審批的慣例，允許學院根據自身審批需求進行個性化定制，以滿足特殊審批需求。

另外，在預設審批流程時，由于整個審批環節鏈條長、涉及人員廣，可能涉及項目負責人、單位“財務一支筆”、歸口管理部門以及其他有關審批人，因此，在預設審批流程時，應將內控機制內嵌于流程來規范不同層級、不同部門審批人的權限、程序、責任范圍等，規避財務風險。審批推送時間設置也是系統需要注意的環節，教職工在非工作時間提交報銷單，審批人可以設置審批任務平臺、短信提示的時間段，避免在非工作時間頻繁接到提醒，造成不好的用戶體驗。

四、H高校智能財務系統的實施保障

（一）發揮領導在智能財務系統建設中的引領作用

智能財務系統的推行，重造了業務流程，改變了學校現行財務報銷模式。任何新的模式推行都需要自上而下的引領，要充分發揮領導在智能財務系統中的引領作用，形成校內部門之間緊密配合、協同一致，從人力、物力、財力上保障系統的順利落地。推行智能財務系統，要站在整個學校層面上去重新架構業務流程，尤其是網上簽批的應用，在實施中需要各部門負責人從舊的線下簽批模式改成新的線上簽批模式，積極推動新系統的實施，才能帶領全校師生更快更好地接受智能財務系統，體驗到變革帶來的便利。

（二）完善內部控制

智能財務系統的實施是對高校經濟業務的流程再造，財務部門需要對適用于舊財務報銷模式下的內部控制流程進行重新梳理。在新的智能報銷模式下，首先，需要按照新的業務流程模式，確定可能存在的風險點，進行風險評估，并針對每個風險點逐個制定風險應對措施。此外，智能財務系統并不是簡單地將現行業務搬到線上操作，其中的控制活動也會相應地變化。財務部門應當在風險評估的基礎上，針對具體業務和事項進行進一步的分析控制，如新的工作節點中是否存在不相容崗位分離管理、分級授權審批控制等。最后，在智能財務系統上線運行后的會計年度進行內部控制自查，并引入第三方機構，對學校的內部控制進行客觀的評價，保證新的模式下內部控制的有效性。

（三）智能報銷模式和現行報銷模式并行

為保障智能財務系統對現有報銷模式的順利銜接，財務部門在推行智能財務系統初期，可實行智能報銷模式和現行報銷模式并行的方式。穩步推進，先挑選5-6個具有代表性的院系進行試點，邊試邊完善，派遣財務專人對接試點單位，建立微信咨詢群、開設財務專線咨詢電話，及時處理、反饋試行階段發現的各類問題，并及時與軟件系統工程師有針對性地修改、完善系統。待系統逐步穩定完善后，再在全校范圍內全面推行。

待智能財務系統正式在全校推行后，財務部門也要留足過渡期，允許智能報銷模式和現行網上預約報銷模式并行，柜臺設置人工窗口，專門處理傳統報銷單據，妥善處理好新舊系統銜接轉換中出現的報賬問題，并逐步引導師生采用新系統報銷，使師生體驗到智能報銷系統的便利性。同時，在過渡期內，盡量簡化報銷流程，對于線下簽批過的報銷單，無須報銷人重復簽批。

（四）加強宣傳、培訓與溝通

為平穩有序推動智能財務系統啟用，財務部門制作了精簡的宣傳視頻，展現出智能財務系統的便捷；并印制《智能財務報銷系統操作指南》和《智能財務報銷常見問題解答》，為教職工實務操作智能財務系統提供詳細指引；同時，通過網站、微信公眾號、業務培訓、現場面對面演示等形式加強宣傳推廣。在現場宣講推廣的過程中，關注教職工的不同需求與意見，積極思考采納，進一步完善系統功能，最終實現電子票據、校內轉賬、酬金申報等業務由財務代為打印，無須投遞。

五、對推行智能財務系統的建議及思考

（一）構建高校內部大數據一體化平臺

高校智能財務系統的推行，是高校信息化建設的重要內容。結合目前高校信息化建設的實際情況來看，普遍存在校內不同部門使用各不相同的業務信息系統的情況，形成“信息孤島”。高校在推進信息化建設的進程中，要從全校的高度進行頂層建設，統籌規劃，整合高校內部各業務大數據平臺的一體化建設，打通信息壁壘，創新數據在校內的共享方式，實現服務事項跨系統聯動辦理、跨部門協同處理機制，逐步推進智能財務系統與學校科研管理系統、人事系統、合同系統、資產管理系統等其他業務系統數據和流程的對接，以實現真正的高校“一門式”智能服務平臺。

（二）大力引進和培養復合型人才

隨著大數據、人工智能等新技術的發展，對高校財務人員提出了新的挑戰和更高的要求，智能財務時代下的復合型人才，不僅要具備專業的會計知識，還應具備計算機應用能力，以應對高校財務信息化的高速發展。因此，高校財務部門要著力打造復合型人才隊伍，大力引進和培養復合型人才，一方面，可增設崗位，積極引進既懂財務又熟悉計算機技術的高端復合型人才從事財務信息化工作；另一方面，可通過加強與財務系統軟件公司的溝通交流，多組織系統培訓，加強對部門財務人員的信息化技能培訓。財務人員自身也要主動轉變職能角色，要從傳統的大量重復性勞動中解脫出來，著力提高自身決策分析能力和信息化技術應用能力，努力成為高端復合型人才，助力高校財務事業持續發展。

結語

高校智能財務系統的推行，有效推動了高校財務管理向智能化、數字化轉型。智能財務系統具備的智能識別、智能填報、全過程線上審批、雙平臺運行等優勢，進一步優化了高校財務報銷流程，有效緩解了財務“報銷繁”難題，提升了師生財務報銷體驗，進一步提高了學校財務信息化水平。

智能財務系統的應用，改變了學校現行財務報銷模式，高校在推行智能財務系統時，要充分發揮領導在智能財務系統建設中的引領作用。同時，加強對新系統的宣傳和培訓，重點做好新舊系統的過渡銜接，以保障新系統的順利上線。