企業檔案管理存在的問題及對策

賀璇

摘要：企業在多年發展的過程中，主要重視開發、投資等工作，對檔案管理相關工作的還不夠重視，導致檔案管理工作不僅沒有得到更好的完善，甚至還阻礙了企業的發展。如何指導企業管理好、利用好檔案信息資料，充分顯現企業檔案的價值，是企業檔案管理工作中需要解決的問題。基于此，本文對企業檔案管理存在的問題進行闡述，并且重點討論企業檔案管理的對策。

關鍵詞：企業;檔案管理;對策

隨著時代的發展與技術變革的加快，企業的檔案管理工作也就變得特別重要，因為企業檔案是公司全部信息的主要載體，其不僅可以留住企業在過去經營過程中的印跡，還可以幫助企業在今天的才力、人力、物力上的發展。但是由于企業經營項目較多，導致檔案管理工作流程復雜、工作內容增多，再加上其余因素使企業的檔案管理工作中存在許多問題，嚴重影響了企業的發展和進步，因此需要查找問題的關鍵點，計劃一系列解決方案。

1.企業檔案管理存在的問題

第一，企業檔案管理制度不健全。目前，大多企業都缺少健全的檔案管理制度，首先，企業的檔案管理部門在接收檔案資料過程中，由于缺乏完善的管理過程，使得企業遺漏了些許檔案，也有歸檔記錄不齊全的情況。其次，企業也沒有健全檔案使用的全過程，部分檔案在入檔案庫后并沒有體現其使用價值，導致企業檔案管理工作的作用沒有被充分發揮。第二，檔案管理人員專業性不強。當今，不少企業的檔案管理部門，都缺少專業能力強的檔案管理人員，其還在沿用傳統的管理方式，影響了企業檔案管理工作發展。第三，檔案管理認識和能力不足。首先，由于企業不夠關注檔案管理工作，導致相關檔案管理人員工作態度不端正，其認為這個崗位沒有其他部門重要，無論怎樣工作也是徒勞的。其次，相關管理工作人員缺乏創新性，上級安排做什么工作就做什么工作。在上述觀念下，導致檔案室成為了“養老院”，其中大多數工作人員是企業內部的轉崗人員，由于綜合素質不高，因此不具有專業管理能力。

2.企業檔案管理的對策

2.1完善企業檔案管理制度建立

首先，企業需要確定崗位職責，建立完整的內部責任管理體系，成立專門的檔案管理部門，選拔專業人才開展檔案管理工作。其次，計劃詳盡的檔案管理工作方案，明確檔案管理工作目的，了解各部門在企業中“擔當的角色”，以便于企業檔案管理工作進展順利。最后，規范企業檔案管理工作流程，嚴格按照檔案內容執行工作，可以實行嚴謹的問責制度，一旦掌握違反規定的證據，及時處理犯錯人員或者移交給法律部門，從而提升企業檔案管理工作的總體效率。

2.2注重管理人員綜合素質的提高，增強其專業性

在企業開展檔案管理工作過程中，要注重“以人為本”，管理人員綜合能力的強弱影響著企業發展的好壞，需要重點關注提高企業檔案管理人員的專業能力方面，使其可以良好的進行工作，以此來不斷提升企業檔案管理工作水平。由于我公司是投資公司，屬于國有控股公司，其業務范圍較廣，其員工數量特別多，因此，許多檔案管理職員認為自己并不受企業重視，所以在開展檔案管理工作中過程中呈現出懈怠的狀態，相關上級人員需要對檔案管理人員進行思想教育工作，使其檔案管理人員更加努力的工作，進而提升檔案管理工作效率。除此之外，企業需要定期進行培訓活動，培訓檔案管理工作的理論知識以及培養員工專業能力，對于表現良好的檔案管理人員進行一定的金額獎勵，小施懲戒犯錯的員工。隨著企業檔案管理人員自身素質的不斷加強，其專業性也會越來越強，檔案管理人員可以利用其掌握的相關管理知識，用來高質量、高效率的完成相關檔案管理工作，促使檔案管理工作水平更上一層樓。

2.3加強檔案管理意識

首先，企業領導應該提高對本企業的檔案管理工作的關注度，不僅要讓檔案管理員工了解到此工作的重要性，還要讓員工從本質上認識到此工作可以為企業做出的決策提供有利條件。其次，讓相關工作人員積極努力學習檔案管理知識，了解并掌握管理工作全過程，嚴格把控各種管理環節，比如接收檔案、整理和分類檔案、入庫和上架檔案等，同時把檔案中的信息錄入計算機，使其存檔;企業可以與其他相關企業合作，互相交流管理工作的經驗，取長補短，與此同時，企業可以通過招聘的方式，擴招檔案管理人員，選拔專業管理知識過關和業務能力強的人才，以此來不斷提升檔案管理工作的水平。最后，加強對檔案管理人員的教育培養，使檔案管理人員不斷擴寬視野，由于檔案管理工作方法不斷更新，因此檔案管理人員需要隨時掌握管理工作的新方法、新動態，以此來提高自身學習能力，努力鉆研管理工作知識，提高自身綜合素質，實現檔案管理工作的單一型向復合型轉化的有效措施。

2.4檔案管理應與企業的信息化管理相結合

傳統的檔案管理工作的弊端和漏洞比較多，比如工作效率不高、丟失率較高、安全性差、員工保密意識差等，因此需要變革傳統的檔案管理工作的形式，實行信息化管理，不斷引進新型信息技術并且使用，使其檔案管理工作流程更加規范和便捷，增加其技術含量和優勢，為企業有效進行檔案管理工作提供大量技術支持，進而實現檔案管理工作信息化水平持續提高的目標，因此，檔案管理工作應結合企業的信息化管理。

結束語

總而言之，在當今社會下，由于企業發展過程中所出現的問題愈來愈多，所以要著重關注企業檔案管理工作并且要不斷創新檔案管理工作方式。但是在對企業內部進行檔案管理工作時，還存在許多問題，對此要提出一系列企業檔案管理新舉措，健全企業檔案管理制度的建立，增加對檔案管理人員的了解，加強檔案管理人員的專業水平，將檔案管理工作與企業的信息化管理連接起來，以進一步提升企業檔案管理的工作效率和水平。

參考文獻：

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