試析信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

溫妍

摘 要：目前，人們的生活越來越離不開大數據，合理運用互聯網所帶來的便利，在行政事業單位檔案管理中運用顯得尤為重要。行政事業單位檔案記錄著國家政治經濟建設的重要信息，對國家發展具有決定性影響。因此，迫切需要加強行政事業單位檔案管理的信息化和科學化改造。如何提高檔案管理水平，實現檔案管理的科學性，確保檔案管理高效、有序、協調運行，成為亟待解決的問題。在此背景下，本文介紹了行政事業單位檔案管理的現狀，提出了有效、科學的檔案管理建議，以支持行政事業單位檔案管理的科學化。

關鍵詞：行政事業單位;信息化;檔案管理;科學化

近年來，我國社會經濟發展迅速，人們已經進入信息時代，這對各行各業的發展既是機遇也是挑戰。行政事業單位的檔案管理非常復雜，具有行政性、服務性和管理性特點。在信息化背景下，檔案管理科學化是行政事業單位改革和發展的重要保障，是國家現代化建設的需要。然而，由于受傳統管理方式和管理理念的影響，行政事業單位的檔案管理仍然存在困難。從行政事業單位檔案管理的現狀來看，信息資源已成為各方面重要的戰略資源。在實際的檔案管理過程中，負責人對其重視不夠，對檔案管理工作缺乏科學管理。我們必須意識到，雖然文件管理看起來非常簡單，但實際上需要應用各種先進技術，為確保檔案管理的有效性，切實提高本單位的整體管理水平，有關人員應認真研究和分析檔案管理的科學化，確保檔案管理高效有序順利地開展。

一、信息化環境中事業單位檔案管理科學化的重要意義

1.推動事業單位改革深化

我國積極推進事業單位改革，政務公開、財政公開、事業單位人員公開已成為新時代的要求。要想更好地公開這些內容，必須通過系統、科學、民主的檔案管理制度來實施。社會各界都可以通過查閱這些機構的檔案，全面了解其歷史發展，可以起有效的監督作用，也可以選擇優秀的機構進行合作，實現共同發展。

2.促進事業單位高效、有序、協調運行

檔案管理的內容很好地反映了事業單位的發展歷史，記錄了本單位以往的工作。單位負責人和決策者可以從檔案管理工作中全面、科學地了解本單位的基本情況，并在此基礎上調整和制定本單位的發展戰略。部門負責人和決策者還可以通過查閱檔案找到優秀人才，有效提高人員選拔效率。檔案管理對于本單位員工來說，他們的個人成長都記錄在檔案中，員工可以結合檔案進行分析，充分了解自己過去的工作，及時調整目標，進行自我提升。

3.促進社會健康可持續發展

隨著網絡信息技術和媒體設備的日益發展，人們的生活發生了巨大變化，檔案管理正朝著系統化、網絡化、標準化方向發展。相關人員要積極研究和關注社會科技發展的新趨勢，積極創新，逐步提高檔案管理的科學化水平。

二、信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化發展作用

管理機構要結合國內實際，合理制定檔案信息化管理方案，適應國家發展，確保檔案管理有序發展。然而，行政事業單位檔案信息化管理中還存在許多問題，管理者必須詳細分析問題產生的原因，并對存在的問題及時采取相應措施。行政事業單位的檔案管理具有以下特點：一是管理;二是服務;三是政治性。如今，行政機構發展迅速。如何提高檔案管理水平，科學性地提高檔案管理的有效性，已成為行政事業單位急需解決的重要課題。行政機關科學管理檔案的重要性體現在以下幾點：第一，檔案科學化管理是國家發展的必然要求;第二，檔案科學化管理是行政機關發展的關鍵保障;第三，檔案科學化管理是行政機關改革的保障。

三、行政事業單位檔案管理的現狀

新中國成立初期，檔案都是紙質的，需要人工查找和整理，需要大量人力、時間以及留出專門的空間進行囤積，可以滿足早期的工作需要，但隨著社會經濟發展，檔案也呈現多樣化。傳統的紙質檔案靠手工分揀，已不能滿足需要，因此逐步實現了自動化辦公、無紙化辦公和網上辦公，并逐步發展成為信息化辦公。現在，隨著信息爆炸時代的到來，信息辦公開始了檔案管理工作，檔案管理軟件也應運而生。由檔案信息生成的電子文件占用的空間很小，數字搜索引擎直接到達目的地。檔案的轉移和調取只需幾秒鐘，既快捷又方便。

1.檔案管理不重視，相關制度不夠完善

目前，我國大多數行政事業單位缺乏系統的管理制度。究其原因，是對檔案管理重視不夠，對檔案管理投入時間和精力不足。目前，我國大部分檔案管理工作在實施時缺乏深度和廣度，監督部門處于松懈狀態，沒有對相關事務進行現場管理。因此，檔案管理制度本質上是以一種形式存在的，沒有發揮實際作用。一些高管和員工認為檔案管理的政治影響不明顯，因此認為它是一項不重要的行政內容。從長遠來看，檔案管理被忽視了。

2.檔案管理技術水平落后

隨著信息技術的發展，越來越多的技術和設備被用于檔案管理。然而，由于我國行政機關對檔案管理的重視程度太低，相應檔案管理部門的資金投入低，許多部門還沒有引進新技術和設備。檔案管理所需的許多工具和電子設備長期以來遠遠落后于當今信息社會的管理，即使引進了新設備，許多單位在文件管理方面做得還不夠，許多新設備的利用率也很低。因此，導致檔案管理工作中斷，盲目性、隨意性嚴重，檔案管理目標不明確，手段不夠科學有效。

四、行政事業單位檔案管理存在的問題

1.管理制度不完善

隨著行政機關的不斷改革，雖然大多數行政機關都建立了檔案管理制度，但由于在實際工作過程中缺乏重視，檔案管理制度難以發揮有效作用，在實施和監測方面仍然存在許多問題。有些部門負責人認為檔案管理工作是后勤工作內容之一，只是對檔案記錄和存儲。同時，一些行政事業單位的檔案管理人員對檔案管理的重要性認識不足，致使現行管理體制存在諸多弊端，檔案管理工作流于形式。

2.必須增加資金投入

隨著科學技術不斷發展，許多先進的管理設備和技術被應用檔案管理中，但行政事業單位在檔案管理科學架構上投入的資源較少，沒有及時更新和配置新的檔案管理設施，導致檔案管理現代化水平未能有效提高。部分檔案管理設備簡單，管理人員仍采用紙質檔案管理模式，不適應現代計算機管理以及網絡和電子檔案管理技術的應用。65BC64D1-6AC5-4892-A4B2-7B759E6CC883

3.對檔案管理重視不夠

目前，我國行政事業單位檔案管理信息化的整體水平較低，與發達國家相差甚遠，這主要是由于行政事業單位對檔案管理缺乏了解，在具體工作過程中缺乏的因素和內容多種多樣，使得整個管理層面難以滿足實際需求。

4.計算機化程度低

檔案管理網絡化是信息時代的發展要求。一些行政機關沒有建立專門的檔案管理體系，檔案管理信息化水平較低。雖然一些管理機構采用了適當的管理系統，但沒有熟悉計算機技術的人員進行管理，影響了文件管理效率。

5.管理人員素質有待提高

行政事業單位檔案管理是一項復雜的系統性工作，對檔案管理人員的綜合素質和專業素質提出了很高要求。在計算機科學背景下，檔案管理科學化對管理人才提出了更高要求。然而，許多行政機構的檔案管理部門缺乏計算機科學和信息技術領域的高素質人才。同時，相關人員的培訓不足，導致檔案管理團隊整體素質較低。

6.檔案管理創新意識不足

檔案管理雖然有比較嚴格的管理制度，但在實踐中，在創新意識和信息建設兩方面都存在許多不足。特別是在檔案管理本身，檔案管理不能明確每個職能人員的職責，使管理更加復雜，必須提高檔案管理工作效率以及優化檔案管理創新意識。目前，檔案管理者在信息建設創新方面的意識或技能普遍存在不足。

五、信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化發展路徑

1.領導思維應全面創新

在行政事業單位檔案管理信息化過程中，要不斷強化相關管理者的信息化思想，同時要高度重視檔案的信息化管理。組織領導只有具有超前的思想意識，正確認識科學檔案管理的重要性，才能實現檔案的信息化管理，為其提供充足的人力、物力和財力。管理者的思維意識一旦落后，就無法適應信息技術的發展趨勢，制約檔案管理的信息化發展。在這種情況下，行政機關的組織領導必須積極創新思想，認識信息管理的現實重要性。以檔案信息化管理為出發點，將檔案信息化建設內容納入工作計劃，嚴格檢查行政事業單位檔案信息化建設情況，協調解決存在的矛盾。

2.全面培訓專業人員，明確職責

行政事業單位要積極樹立檔案信息化人才觀。培養專業的人才是檔案信息化、科學化的重要條件之一。因此，我們應該高度重視檔案隊伍建設，提高管理人員的整體素質。同時，要加強實踐創新，把檔案管理與信息知識有效結合起來，不斷提高自主創新意識。此外，還要培養檔案管理人員的責任感，注重定量評價的作用。將檔案工作納入目標管理考核，確定各業務部門兼職檔案人員，并組織專業負責人，加強審核。在此基礎上，在檔案信息管理過程中，特別是在檢查、開箱等多個環節，也要有相應的人員負責，確保檢查及時、糾錯及時，進一步提高檔案完整性，使檔案管理的數據內容更加完整、規范。因此，單位應該定期組織培訓、網絡學習等活動，并與其他單位進行溝通，以獲得更豐富的檔案知識，提高工作能力，為行政事業單位檔案管理科學化、規范化發展提供有力保障。

3.加快檔案管理的硬件建設

首先，事業單位要更加重視檔案管理，積極推廣和引進先進科學的檔案管理設備和工具，并積極組織相關檔案管理人員開展學習培訓，確保檔案管理人員掌握新技術，充分利用新設備，更好地推進檔案管理科學化。其次，不斷完善檔案管理硬件設施，做好設備的定期清潔和維護工作，定期檢查設備，避免檔案丟失。因此，行政機關必須加大檔案管理硬件設施的資金投入，完善檔案管理部門所需的硬件設施建設，充分發揮電子存儲和計算機應用的現代優勢，使檔案工作更加有序、方便、高效，促進事業單位檔案管理科學化、信息化發展。

4.加快檔案管理數字化建設

在計算機科學的背景下，行政事業單位應在短時間內實施檔案管理數字化建設，完成紙質檔案的數字化處理，以圖像存儲數據詳細記錄檔案信息。通過掃描功能，可以將檔案上傳互聯網，并進行電子注冊，確保檔案管理的科學化和數字化。數字檔案系統的運行可以為檔案的數字化管理提供強有力的保障，需要對傳輸的文件進行有效分類和排序，并在掃描儀處理后將其包含在系統中。在此基礎上，管理部門和個人可以查閱數字電子檔案，可以登錄電子檔案管理系統，使用關鍵字檢索和打印原始檔案。與手工檢索相比，檔案數字化可以顯著提高檔案工作效率，提供優質服務。同時，要充分保護檔案安全，充分發揮檔案自身的價值和作用。

5.執行數字功能和信息服務

在檔案數字化過程中，要踐行以人為本的實踐理念，確保公眾對檔案信息查詢的實際需求得到滿足。檔案在維護人民群眾利益和社會穩定中發揮著重要作用。推進行政事業單位檔案數字化管理，實現資源共享和遠程訪問，全面收集相關資料，豐富檔案，實時更新檔案狀況，真實反映檔案價值。

6.加強檔案管理的安全意識

要加強檔案管理安全的重要因素和重要性的培訓，培養員工的責任心，避免因信息泄露或檔案管理不善而造成損失，通過宣傳教育提高員工對檔案的興趣，為員工提供更強的精神動力，提高工作效率和質量，使檔案工作更加愉快。一方面，在管理機制中增設科學的績效考核機制，對員工采取必要的獎懲措施，加強管理，提高管理效率。另一方面，要加強檔案分類跟蹤不同類型文件的匯總方式，切實做好檔案管理工作。

六、結語

行政事業單位檔案管理的質量直接影響國家檔案管理的質量。在信息化環境下，行政事業單位的檔案管理科學化至關重要，要保證檔案管理的正常運行，有效提高工作效率和工作質量，降低勞動成本，達到事半功倍的效果。在計算機科學的背景下，對行政事業單位檔案管理的科學化研究，將為今后行政事業單位檔案管理的改革提供有力的參考。綜上所述，在互聯網大數據時代，我國行政事業單位檔案管理的現狀令人擔憂，工作中還存在許多不足之處。面對這種情況，各級機構必須認識到檔案管理科學化的重要性，充分利用現代信息管理技術，結合本單位的實際發展，不斷完善管理體系，加強人才培養，創新科學管理方法，切實落實到各崗位，進一步提高檔案管理科學化水平，為行政事業單位持續健康發展奠定堅實基礎。

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（作者單位：柳州市行政審批服務中心）65BC64D1-6AC5-4892-A4B2-7B759E6CC883