職業院校檔案館（室）在人才培養工作中的運用研究

魯亞男 丘毅清

當前職業院校檔案信息化發展保障機制得到進一步完善，檔案信息化建設進一步融入學校的信息化、智慧化校園建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更加廣泛，信息化與檔案工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到有效提升。信息服務作為職業院校檔案館（室）的重要職能，是信息化條件下職業教育與崗位訓練的重要保障，在推進職業教育轉型升級發展中具有不可替代的作用。有效發揮檔案館（室）信息服務在職業院校人才培養工作中的作用，必須在強化信息服務意識、創新信息服務模式、完善信息服務配套建設等方面發現新問題，研究切實可行的解決措施。

一、適應信息化、數字化時代檔案館（室）職能拓展需要，提升信息服務意識

（一）科學確立檔案館（室）的職能定位

以職業教育擴招、職業教育支撐人才強國的需求為牽引，科學確立檔案館（室）信息服務的職能定位。職業院校檔案館（室）不僅是學校信息化建設的重要陣地、推動學校信息資源數字化建設的核心力量，也應滿足學校人才培養、行政機關高效運轉的迫切需要，并為其提供信息服務。

國家職業教育“雙高”評定加大了檔案館（室）服務能力指標的權重，在更新信息服務內容、豐富信息服務內涵、提升信息服務能力等方面提出了新的要求。因此，在職業院校檔案館（室）的轉型發展中，必須適應信息時代檔案工作職能轉變的需要，把握機遇，積極實現從教學、行政輔助機構到成為育人主體機構的轉變，不僅提供優良的信息環境與豐富的信息資源，還應提供更加主動與便捷的深層次信息服務。與此同時，還要不斷拓寬視野、主動作為，為其他院校、用人企業及公眾提供必要的信息資源。

（二）強化檔案館（室）的信息服務意識

適應職業院校檔案館（室）信息服務職能拓展需要，不斷強化信息服務意識。

一是主動服務意識。在深刻把握職業教育鮮明的崗位指向性、對象的多元性、需求的多樣性等特點的基礎上，充分適應職業教育教學倡導的實踐性學習、自主性學習以及專題式教學、案例教學等教學方法的需要，實現信息服務對象由以教研人員為主向教師、學生兼顧轉變，服務內容由傳統的信息資源整合與傳遞為主向信息和知識產品的加工、開發與運用為主轉變，服務方式由被動提供服務向主動推送服務轉變，并將服務延伸至其他院校、公眾，甚至是用人企業。

二是成果共享意識。最大限度地實現信息共享，發揮支持校園多樣化學習與支持行政機關高效運轉的雙重職能，是新形勢下職業教育對職業院校檔案館（室）信息服務的客觀要求。為此，職業院校檔案館（室）必須著眼提高信息服務的質量效益，充分利用現有信息服務平臺，在完善信息資源建設的同時，建立信息共享協作機制，并有效發揮檔案館（室）在信息資源共享中的橋梁和紐帶作用，通過收集、加工、整合等方式，促成教師與學生之間、行政人員與教輔人員之間、不同院校之間，甚至院校與企業之間的成果共享。

三是集智攻關意識。高質量的檔案信息服務靠檔案館（室）一家之力是不夠的，很多情況下需要多方協作，依靠集體的智慧集智攻關。職業院校檔案館（室）有責任協調各方資源，整合集體智慧，面向教學、行管信息需求，尤其是針對人才培養、機關決策、歷史傳承等與檔案工作密切相關的重點難點問題，提供優質信息咨詢服務。

二、適應職業教育工匠人才培養需要，主動創新信息服務模式

職業教育的崗位指向性、知識需求多樣性、學習方式自主性、技能實用性等特點非常鮮明。然而，當前職業院校檔案館（室）的信息服務在內容體系設置、服務精細程度等方面還無法滿足新時期職業教育的需求。因此，要充分發揮檔案信息服務在支撐職業教育工匠人才培養工作中的推動作用，職業院校檔案館（室）必須建立、完善一套與之相適應的信息服務模式。

（一）完善檔案信息服務的內容、深度、層級

鑒于檔案承載歷史痕跡記錄的特殊屬性，職業院校檔案館（室）可能一時無法自由地利用新興技術面向公眾全面開展信息綜合服務，但是可以在完善信息服務的內容、深度、層級上下功夫、做文章。在充分調研論證教學、行管人員需求的基礎上，按照職業院校教育向崗位聚焦、向企業靠攏的要求，不斷拓展培育職業色彩濃厚、貼合工作崗位需求、內容形式多樣的信息服務項目，完善以職業教育為中心的檔案信息服務內容體系。

一是跟蹤教輔人員教學、科研工作需要，定期或不定期編撰并推送相關主題的教育檔案資料。

二是了解學生學習、就業需要，及時匯編畢業生就業情況統計資料。

三是圍繞行政機關決策、運轉需要，及時編撰與輸送所需的公文資料。

四是根據畢業生及企業需求，提供多領域、多學科、多類型的綜合性檔案咨詢服務。

（二）改進信息服務方法

檔案信息服務的核心競爭力體現為提供給用戶憑借自身能力找不到或者找不全的史料，通過對各種載體、不同類型信息的篩選、梳理、整合與深度開發，及時、全面、高效地揭示相關領域的研究動態與創新成果。隨著檔案信息技術的發展普及，檔案服務對象獲取資源的渠道不斷拓展。因此，必須發揮職業院校檔案館（室）信息資源權威性、系統性等優勢，著眼培養對象、服務對象的多樣化需求，在目標定位上實現從提供信息向解決問題轉變，將信息資源的有用性、易用性、文化性等作為改進信息服務的基本要求，將分散獨立的信息單元經過深層加工、融合、提煉、升華，轉化為濃縮型、價值型的信息服務產品，最大程度滿足用戶的檔案信息需求。同時，盡可能降低服務或產品使用中的認知負荷，努力提升服務的層次和效果，做出針對性強、影響力大的檔案史料信息產品，如單位定期發行的《百年幼師，涅槃重生》系列學校辦學育人成果匯編集。

（三）拓展信息服務范圍

近年來，地方公共檔案館（室）和一批數字型檔案館（室）已開始了信息延伸服務方面的探索，目的是為更廣泛的社會群體提供服務。隨著國家“十三五”期間對檔案工作發揮育人功能的正確方向指引及充分的資源投入，職業院校檔案館（室）信息服務的重要性日益受到關注，并開始在人才培養工作中發揮積極作用，但大多以本校的信息用戶作為服務對象，信息服務范圍受到很大限制。隨著檔案信息化建設的不斷發展與職業教育改革的不斷深入，職業院校檔案館（室）信息服務的范圍延伸是大勢所趨。為此，一方面，要著眼不同層次與不同類別的信息需求，夯實拓寬信息服務范圍的資源基礎。在完善本校檔案信息資源建設的同時，要加強對外聯系，努力實現資源共享，建立長期有效的資源與服務共享機制。另一方面，通過調研，主動了解企業、社會用人需求，充分發揮信息獲取、整合、提煉、傳遞的功能，努力探索一條鮮活實用的檔案信息服務常態化道路，主動輸送畢業生信息資源，拓展畢業生的服務范圍，宣傳服務理念，通過專題數據庫開發、編輯畢業生就業數據等手段，為更廣泛的檔案服務對象提供信息、史料和智力支持。

三、著眼提升檔案信息服務質量，推動信息化建設再上新臺階

目前，職業院校檔案館（室）的共享協作水平、人才隊伍建設與地方相比仍有差距，因此，提高職業院校檔案館（室）信息服務質量與效益，需要同步開展制度、條件及人才隊伍建設。

（一）建立信息服務協作機制

全國頗具影響力的研究型檔案館——國家檔案館與駐京高校、部委機關合作就是一個成功的范例。國家檔案館憑借一流的信息服務團隊，為政府、高校和企業提供具有重要價值的信息決策支持。學習借鑒他們的經驗做法，建立職業院校檔案館（室）信息服務協作機制，一方面，需要加強院校內部的協作。以職業教育需要為重點的信息服務越來越依賴于相關專業，特別是工匠專業知識的支撐，因此，職業院校檔案館（室）必須積極與教學管理部門、學科系及地方企業建立長期的合作關系，實現檔案館（室）與院校各部門在專業知識結構和資源體系上的互補，與企業經常分享畢業生、在校生的培養史料，進而提供真正符合用戶需要、用戶滿意、專業性強的信息服務產品。另一方面，需要加強與院校外部的合作，建立更加廣泛的信息服務合作關系。

（二）加強檔案信息服務平臺建設

隨著職業院校檔案館（室）信息化、智能化建設的全面推進，檔案信息服務平臺建設持續良性發展。“十四五”全國檔案事業發展規劃要求：“機關、團體、企業事業單位和其他組織將檔案信息化納入本單位信息化發展規劃，保障檔案信息化建設依法依規開展。”職業院校檔案館（室）應在此基礎上，全面建立網絡安全與信息化工作組織協調機制，切實加強檔案信息化工作指導、推進和監督力度。推進檔案館構建系統完備、高效實用、安全可靠的檔案信息化基礎設施，提升檔案信息化能力。進一步可加強專用局域網絡建設及設施設備配備，實施檔案信息化強基工程，在學校的檔案信息化基礎性關鍵性領域開展專項建設，推動檔案信息化固本強基邁上新臺階。

（三）加強檔案信息服務人才隊伍建設

目前，職業院校檔案館（室）基本上隸屬辦公室管理，屬行政機關的附屬機構。近年來，隨著檔案工作重要性的不斷提升，以及國家針對職業院校“雙高”評價對檔案工作的剛性要求，不少單位陸續引進了一批檔案學、情報學方面的專業人員，現已成為部分職業院校檔案館（室）的中堅力量，初步具備了開展更高層次檔案信息服務的智力條件。不過，客觀地講，其整體服務質量、效益與職業教育深層次需求還有一定的差距。其中一個重要的制約因素是職業院校檔案館（室）的信息服務人才隊伍建設步伐與信息服務需求提升不相適應。因此，必須從多方面提升檔案信息服務人才隊伍建設水平。

一是遷移普及隱性知識。當前，職業院校檔案館（室）信息服務大多局限于公文傳遞、專題檢索、資料匯編等方面，雖然該部分服務需要檔案學、情報學領域的專業知識作為支撐，但基本屬于操作層面的工作，易于掌握。因此，有必要將該部分信息服務所需的知識、技能與實現流程進行隱性知識的顯性化處理，并通過檔案館（室）內業務學習，在本單位范圍普及推廣，將由館員掌握的知識技能傳授、擴散給其他辦公人員，努力實現淺層信息服務全館參與、深層信息服務專人承擔的人力資源優化配置。

二是鼓勵用戶自主學習。積極將自研、引進新型檔案管理系統、智能化檔案管理平臺作為解放信息服務人力資源的重要抓手。針對簡單、重復性強的檔案信息咨詢，通過構建智能服務平臺，由需求方在網絡交互環境中自助解決;另一方面，通過在線或離線等形式的檔案培訓，從信息意識、信息知識、信息技能等方面提高檔案服務對象的信息獲取和利用能力;通過建立虛擬學習交流空間，方便檔案服務對象實時參與感興趣的學習討論，營造多方資源共享、知識交流、智慧碰撞的信息環境。

三是全力打造精英隊伍。適應信息服務發展新變化，加大對職業院校檔案館（室）信息服務專職人員的培養力度，優化職稱評選、聘任機制，促使其努力掌握檔案學科前沿知識以及檔案信息化建設領域的相關知識，研究探索具有職業院校檔案館（室）信息服務特色的新途徑、新方法、新手段，提供更深層次、更高質量的檔案信息服務項目，從而逐步形成一支檔案專業知識精深，并具有相關學科專業知識素養的檔案信息服務人才隊伍。

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責任編輯 陳春陽