新形勢下檔案管理工作的難點及解決辦法

康建軍

在檔案管理工作中，難點是阻礙、問題，但難點又能映射出方法、指南、原則和準繩。我們要重視完善檔案管理的運行模式，去蕪存菁，從多個方面構建檔案管理模式的完整性、科學性和合理性。

新形勢下檔案管理工作的難點

其一，制度上的難點。在檔案管理工作中，有的單位因為人少，沒有單獨的檔案管理部門，甚至也沒有檔案室和專職的檔案管理人員，所以單位的檔案管理工作沒有對應的、完善的管理制度。其以“人治”為主，隨意性大，模糊性大，缺乏整體框架，檔案管理的流程也極不準確。缺乏管理制度實質上反映了單位對檔案管理工作不重視，在思想上認識不足，在行動上投入極少，檔案管理整體成效不佳等問題。有的單位根據工作所需，制定了一整套檔案管理制度，但制度的作用并沒有得到有效體現，檔案管理工作的開展未遵循制度條例，工作人員制度意識和專業素養不強，導致管理制度形同虛設。此外，有的單位在制定檔案管理制度時沒有結合單位的實際情況，制度內容與現實情況有一定的出入，以至于無法推動檔案管理工作有序開展。

其二，環境上的難點。環境方面與管理制度方面的難點有相似之處，即投入不足，導致檔案管理工作的開展捉襟見肘。新形勢下，檔案管理工作的開展不是簡單的分類、存儲和借閱。檔案資料的輸入需要經過多重環節，如識別、歸檔、整理等，這些基礎工作需要匹配多樣性的設備、設施，如裝訂機、掃描儀、打印機等。當然，這些設備可以快速引進、安裝，且操作較易上手。新形勢下，檔案管理工作的重心逐漸朝信息化、數字化方向發展，在加強紙質檔案管理的同時，也隨之開展了信息化檔案管理。信息化檔案管理工作需要信息化檔案處理系統，其包含多個子系統，專業性較強。引入該管理系統，僅僅是為信息化檔案管理構建了框架，而內容的填充，系統的高效運行，則對管理人員的操作技能與信息素養提出了更高的要求和標準。

其三，利用上的難點。新形勢下，在做好日常檔案管理工作，需要積極開發和利用檔案資料，使檔案室在一定程度上轉變為資料室、數據庫，或者圖書館，充分發揮出檔案資料的價值。然而，由于檔案管理的開發利用起步晚，經驗少，不少單位還停留在重藏輕用的階段，對檔案資料的開發利用鮮有涉及。另外，檔案資料的開發利用并非一日之功，前期需要做大量的準備工作，越是有價值的檔案資料，在開發利用時就越需要多方面的技術支持，這顯然也增加了檔案開發的難度。在這樣的情況下，單位即便愿意開發利用檔案資料，也會變得心有余而力不足。

關于新形勢下檔案管理工作中難點的解決辦法

管理制度

制度是工作系統在長期的運行過程中遵循“趨利避害”的原則，逐漸形成的具有高度約束性、指導性的規則、條例。新形勢下，解決檔案管理工作中的難點，需要循其根本，從管理制度的建立、健全入手，切實發揮出管理制度的功能效用，推動檔案管理工作向規范化、現代化方向發展。

關于制度的完善，立足點分別是我國檔案管理的要求、單位發展及單位檔案管理的目標。三者雖然角度各異，彼此之間存在一定的懸殊，但相輔相成，互為一體，因此可以在綜合分析后統一為單位檔案管理目標。有了目標，相應地才會有圍繞目標設置的管理制度。以目標為鏡子，映射到管理制度中，其中不正確的地方加以刪除，不合理的地方加以改進，不完整的地方加以彌補。確保檔案管理制度與工作目標相一致，并一一對應起來；確保檔案管理制度不存在相互沖突之處，強化制度的覆蓋面和實效性。值得一提的是，檔案管理制度不是越繁多、越細致就越好。絮絮叨叨、長篇大論的管理制度，不僅不利于工作開展，還會從不同層面“限制”工作人員，長期來看，弊大于利。

大道至簡。檔案管理制度的內容在精不在多，以時間為軸，可從輸入、存儲、輸出三個節點加以展開。

關于檔案輸入。收集→識別→歸檔→整理匯集→接收（合格）→裝訂→存檔→存放。在接收一環，如果不合格，退回整理后，可以再次接收。總之，無論什么情況，不合格的檔案資料，或者是信息不全，或者是內容有誤，或者是形式不符，都不能將就。如果僅僅是對應檔案資料的輸入表，一目了然，非常輕松，然而，越簡單的事情，其背后的構成邏輯越不簡單。以歸檔為例，歸檔一環本身就對應了一整套“立卷歸檔制度”，包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔手續、歸檔要求等。立卷歸檔制度作為單位檔案管理制度的一個分支，目的是從源頭處把控檔案資料的完整性、原始性。

隨著社會的發展，單位歸檔的資料如文件、聲像、光盤、實物材料等，需要專人負責檢驗、審核，并進行分類。在歸檔的過程中，要注意以下幾點：一是資料以原件為主，實在找不到原件，以具有同等地位的具備法律效用、憑證作用的復印件替代。二是資料完整，能夠反映出某一工作或某一事項的全部內容，簽字、蓋章處不能遺漏，內容要有理有據，排列有序。三是資料，如紙質資料，要具有耐持久性，可以長期保存。四是資料規格統一，當然，這一點不是硬性要求，要具體情況具體分析，具有一定的靈活性。檔案存儲和輸出涉及檔案管理工作開展中硬件環境的搭建和檔案資源的開發利用，將在后文細述。

基礎設施

工欲善其事，必先利其器。解決檔案管理工作中存在的難點，應重視物質環境的搭建，加大資金投入，引進相關設備，完善基礎設施，為檔案管理工作的健康長遠發展提供助力。

首先是檔案室的建設，不可否認，一些單位沒有獨立的檔案室，只有辦公室內的檔案柜。起初還可以做到分類存放，然而隨著工作的開展，檔案資料越來越多，積案盈箱，檔案資料混雜在一起，既沒有間隔劃分，也沒有性質區別，最后的結果只能是混亂不堪：新進的檔案資料沒有地方存放，以往的檔案資料無法翻閱，檔案管理工作流于形式。因此，需單獨建立檔案室，若條件極為有限，也應將某一辦公室一分為二，將檔案室獨立出來。檔案室內各類資料均處其間，故而要做好基本的防火、防潮、防盜、防蟲等工作；要時時打掃衛生，去污、消毒；還要配備煙霧報警器、滅火器、清潔用品等輔助性設備。有的檔案室內通風透光性能較差，為了保障檔案資料不失真，延長存放時間，需引進恒溫恒濕機，以控制室內的溫度在14℃至24℃，上下溫差不宜超過2℃；濕度要控制在45%至60%，上下濕度差不宜超過5%。每天早上9點和下午5點，要記錄檔案室內的溫濕度。每天下班后，檔案室內要切斷電源，關好門窗，將日常用品放回原位。非管理人員不得隨意進出檔案室，如需查找資料，應當在獲得領導同意后登記信息，然后才能進入檔案室。查閱資料要小心謹慎，輕拿輕放，避免資料磕碰破損，造成難以挽回的損失。

其次是信息化建設。信息時代，檔案管理要加強信息化建設，而信息化建設的根本一方面在于人才，另一方面在于設備。檔案室應根據檔案信息化建設的標準，引進相關設備、用品，一般來說，物質設備的安裝調試比較簡單，軟件設備相對復雜一些。軟件設備的核心是信息化檔案管理系統，也叫數字檔案處理系統，一般來說，它包括檔案管理、數據處理、檔案生產、檔案利用、檔案展示、安全保障等子系統。子系統中的檔案管理包括證件管理、業務檔案、人事檔案、電子文件等；子系統中的數據處理包括元數據、分類、標準、OCR、索引等內容；子系統中的檔案生產包括OA、圖像、網頁采集等；子系統中的檔案利用包括知識管理、資料分享、全文檢索、檔案大數據等；子系統中的檔案展示包括圖譜、圖像識別等；子系統中的安全保障包括電子文件保全、電子鑒章、數字水印、數據脫敏、檔案追溯、隱私數據保護等。在功能上，信息化建設要做到兼容并蓄，比如圖片的多樣性格式，如BMP格式、JPEG格式、GIF格式、PSD格式、PNG格式、TIFF格式、TGA格式、EPS格式等，可以統一管理，自由轉換。又如文檔的格式，如TXT格式、RTF格式、DOX格式、XLS格式、PPT格式、WPD格式、PDF格式等，也要做到統一管理。在檢索上，一是要放寬檢索的條件，無論是字段組合，還是條碼檢索，都可以靈活地進行檢索；二是檢索內容需要與檔案室內檔案資料的編號逐一對應起來，當然，除編號外，盒號、印章、封面、卷內目錄、備考表等也要實現無縫銜接。

開發利用

新形勢下，檔案管理工作需更新理念，創新思路，與時俱進，藏用并舉。解決事業檔案管理中的難點，開發和利用是關鍵。因此，需要轉變重藏輕用的思想觀念，要挖掘、發揮檔案資料的隱藏價值，在擴大檔案管理工作產出效益的同時讓單位更好地服務于社會，服務于人民群眾。檔案資料的開發利用，是一項集復雜性與專業性于一體的工作，需要統籌兼顧，整體布局。

其一，在指導思想層面，可以從以下幾點切入。一方面，全面為檔案用戶服務。單位屬性不同，檔案資料的內容也就不同，但整體而言，單位的檔案資料向內可以服務于廣大工作人員，向外可以服務于廣大人民群眾。因此，對檔案資料的開發利用可以進行雙向宣傳，以滿足工作人員所需，為其提供必要的、及時的、有效的檔案資料，幫助工作人員豐富自我，提高自我；同時，還可以開放檔案，為人民服務，加強檔案與群眾的聯系、互動，讓檔案創造出更大的社會效益、經濟效益。另一方面，準確地為檔案用戶提供服務。長期以來，檔案資料之所以沒有得到充分的開發利用，與眾多因素有關，其中，資料過多過雜，讓人望而生畏就是影響因素之一。如果在檢索檔案資料時準確性不夠，乃至于漫無目的地翻找，不僅容易導致檔案卷宗錯位，還無法保障檢索效率，造成徒勞無功。因此，對檔案資料的開發，要提高服務的準確性，管理人員要熟悉檔案的大致存儲位置，做到胸中有數，并能通過信息管理系統準確鎖定用戶所需的檔案資料，提高檔案管理在時間維度與空間維度的管理能力。

其二，在工作方面的開發利用。之所以需要高標準、嚴要求地開展檔案資料管理工作，不厭其煩地搜集、整理、分類、保存檔案資料，就是因為其價值巨大。新形勢下應該進一步挖掘檔案資料，并以此為突破口，幫助單位提高工作效率。檔案資料開發利用對單位的促進作用體現在很多方面，如通過梳理檔案資料，檔案管理人員可以從中汲取大量關鍵信息，在將其進行優化、歸類后，數據信息可以幫助領導在進行決策時找到更多支撐點，讓決策更為精準、確切。單位的日常工作中有一些常規性工作，對此，可以從檔案資料中尋找規律，以借鑒的方式優化工作，讓日常工作減少漏洞，提升效率。創新是二十一世紀的時代主題，是永不褪色的鮮艷旗幟。單位的長遠發展需要源源不斷地融入創新元素，弘揚、鼓勵、支持創新精神。創新不會憑空而來，也不會無中生有；創新的本質是量變而至質變，博觀約取，厚積薄發。因此，工作中的創新不必事事求新，日日求新，刻意求新；回過頭來認真研究檔案資料，總結方法，積累經驗，自然可以做到推陳出新。

其三，成立技術部門。如果單位人手較少而檔案資料過多，對檔案資料的開發利用可以與檔案公司開展合作，由單位和公司挑選出工作者，組成檔案開發利用的技術小組，專門負責這一工作。檔案資料開發利用本質上是對檔案資料的統籌、組織和協調，涉及檔案資料的收集、整理、檢查、統計、借閱等多個環節。

檔案管理中出現的不少難點歸根結底是人為因素所致。管理人員較少，由臨時聘請的人員擔任檔案管理員，或者是由其他崗位的工作人員兼任檔案管理員，抑或其專業技能或工作重心不在檔案管理崗位，且缺乏完善的管理制度覆蓋，使得檔案管理問題較多，工作人員也很難克服工作中出現的難點。因此，當前在開展檔案管理工作時應當樹立長遠的管理目標，制訂檔案人才培養的長期計劃，一步步提高管理人員的專業素養。在管理工作中，要將管理成效與管理人員的績效考核對應起來，落實責任負責制，激發工作人員的自主性、創造性，提升管理人員的崗位忠誠度。

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