淺析事業單位檔案管理工作規范化建設的有效措施

謝翠賢

摘? 要：黨員檔案、黨建檔案對于事業單位的基層黨務工作而言，有著重要的信息依據與歷史記錄價值。所以，做好相關管理建設尤為重要。基于此，文章圍繞受重視程度不足、執行力有待提升以及管理模式相對落后三個方面，分析了現階段影響事業單位檔案管理工作規范化建設有效性的主要因素。其后，從做好宣傳工作、完善配套制度、優化管理模式三個角度入手，提出了事業單位檔案管理工作規范化建設的有效提升措施。

關鍵詞：事業單位;黨員檔案;檔案管理;規范化建設

引言：檔案管理是事業單位管理體系的重要組成部分，其落實質量對事業單位的運行與發展產生著極大影響。若檔案管理不完善、不規范、不先進，將導致檔案資料的保存與利用質量大打折扣。在此基礎上，黨員檔案與黨建檔案橫跨基層黨建、檔案管理與人事管理三個領域，其在事業單位中的價值作用不言而喻。所以，有必要立足實際、著眼發展，嘗試探索出提升事業單位檔案管理規范性與實效性的可行路徑。

一、事業單位檔案管理工作規范化建設有效性的影響因素

第一，檔案管理受重視程度不足。從目前來看，檔案資料的重要性并未在事業單位內部得到充足重視。例如，部分單位及黨組織存在認知上的片面性，僅將黨員檔案、黨建檔案視為“歷史記錄”，既疏于對檔案管理的把控，也極少進行檔案的調用與更新。這樣一來，檔案資料的管理效果勢必處于較低水平，其資源價值也幾近喪失。再如，很多事業單位并未圍繞檔案管理營造出良好的文化氛圍，進而導致大部分人員沒有意識到檔案的價值。這樣一來，其在提交檔案信息、使用檔案資料時，很難樹立認真嚴謹的實踐態度，進而導致檔案內容錯漏、破損丟失的風險大大增加[1]。

第二，檔案管理執行力有待提升。現階段，事業單位的檔案管理工作普遍存在執行力不足的粗放化、形式化問題。例如，在進行黨員個人資料、黨建活動信息的采集、歸檔工作時，部分檔案管理人員處在被動、低效的狀態當中，僅僅是簡單地完成記錄、裝訂、編號等環節，并未對檔案信息的真實性、完整性進行考量，致使檔案難以真實、精細地對客觀現實形成反映。

第三，檔案管理模式存在落后性。當下仍有很多事業單位在檔案管理方面沿用傳統的人工化、實體化工作模式，這一方面會將檔案管理的效率限制在較低水平內，且無法為單位管理與黨組織建設提供高品質的資料服務。另一方面，也難以保證檔案資料的安全性和耐久性，且會涉及較大的存檔空間需求與管理設施成本。

二、事業單位檔案管理工作規范化建設有效性的提升措施

（一）做好宣傳工作，實現認知糾偏

檔案資料是事業單位中重要的信息載體，其對事業單位的運行狀態、管理動態具有精細化、客觀化的反映作用，同時也是事業單位回溯歷史、總結經驗、謀劃發展的主要依據。除此之外，檔案與事業單位內部的事務、黨務、政務等各項日常工作也存在著密切關聯。所以，事業單位應積極做好文化宣傳與氛圍營造工作，實現內部人員自上而下的認知糾偏，為提高檔案信息的采集、管理與利用質量夯實基礎。例如，可定期組織開展專題學習活動，引導領導干部、基層黨員、檔案管理人員等全體人員切實了解檔案在人事調動、規劃決策、事故追溯、成果展示、黨會記錄等多方面的積極價值，從而激發其參與檔案管理規范化建設與檔案資料高效化利用的主動性與責任感[2]。

（二）完善配套制度，強化管理效果

通過建立健全配套制度，能對管理工作起到規范約束與執行保障的作用，進而解決傳統管理工作中粗放化、形式化的消極問題。首先，應建立規范化的檔案信息采集制度，設立明確、精細的檔案內容標準。例如，在編制黨員檔案時，應采集的檔案信息及資料應包括黨員的申請書、志愿書、培訓證明、政審證明、選票證明、學習記錄、會議記錄、思想匯報等。再如，黨員在提交電子版資料時，應在事業單位內部實現資料類型、文件格式、內容結構的統一。這樣一來，既便于檔案的規范化管理，也能夠保證檔案的完整性;其次，應建立規范化的檔案信息審核制度。在完成黨員、黨建等活動檔案的初步采集之后，檔案管理人員需要對檔案信息的真實性、完整性、規范性進行審核，并采取合理有效的審核手段。例如，在審核黨員干部的出生日期時，可對比政審材料、學歷證件、身份證件、戶籍證件等多種材料，以達到證實目的。在此基礎上，還可根據黨員干部的出生日期，推斷其入黨時間、工作時間是否合格或屬實。審核過程中，若發現檔案信息存在錯誤或欠缺的情況，需要及時進行調查與上報;最后，應建立規范化的檔案管理考核制度。為了從根本上強化檔案管理的執行力，需要以檔案管理人員為對象建立考核體系，在明確具體考核指標的基礎上，將考核結果與薪資福利、崗位調度相掛鉤。具體的考核指標如有用信息收集數量、檔案錯漏發生次數、檔案分析報告撰寫數量、檔案保存合格率等。

（三）完善資源條件，優化管理模式

在信息化的新時代下，事業單位還應適當加大資金資源投入力度，以促成檔案管理模式的優化轉型，走上以大數據、互聯網為動力源的發展“快車道。”具體實踐中，一方面應建立線上化、云端化的檔案數據庫，要求事業單位內部人員在收集、提交檔案信息及資料時以電子文件為主。與此同時，運用掃描錄入與數據傳輸技術，實現已有檔案資料由紙張、光盤、錄像帶等傳統載體向信息化載體的遷移。這樣一來，能避免光、水、火、蟲等因素對實體檔案造成侵襲影響，或防止檔案載體在長期的自然保存中出現褪色、變質、墨跡淡化等問題。除此之外，也能有效地簡化檔案保存條件，降低檔案管理對空間、設施等方面的需求。另一方面，應建立集成化的檔案信息管理平臺，并將黨務、事務、政務、財務等各部門的終端設備納入到平臺架構之中。由此，便可實現檔案信息從上傳采集、歸檔編制到調取利用的實時化、快捷化、規范化變革，為檔案價值的最大化發揮與最優化管理提供有力支持。

結論：綜上所述，做好檔案管理工作的規范化建設，是事業單位與基層黨組織在新時代下的運行之需、發展之要。在具體實踐中，需要著重解決好認知、執行及資源三個方面的支持問題，以實現管理氛圍、管理模式與管理效果的綜合優化，為檔案信息的完善采集、安全保存與高效利用夯實基礎。

參考文獻：

[1]莘雪梅.探討新形勢下基層黨建檔案管理工作中存在的問題及對策[J].檔案天地，2021（12）：58-59+64.

[2]馬奕.基層黨建工作中加強檔案管理的重要性與對策研究[J].決策探索（中），2021（11）：31-32.