從檔案管理制度淺談當代人事檔案信息化的管理

張曉華

摘? 要：隨著社會經濟的快速發展，市場競爭日趨激烈。企業之間的競爭歸根結底是人才的競爭。加強企業人才管理體系建設是企業健康持續發展的重要保障。人事檔案管理是人事管理的中心環節和最重要的環節。它提供了各種能力的可靠信息，反映了能力的綜合性，對人才選拔和培養具有重要意義。

關鍵詞：檔案管理;人事;信息管理;措施

1企業干部管理信息化建設的意義

1.1推進人事管理現代化

在強大的信息時代，只有不斷挖掘信息資源，將其價值應用于企業人事檔案管理，加強人事檔案的計算機化建設，將低劣的工作轉化為靈活的流程，才能極大地提高企業人事檔案管理的效率，實現人事檔案管理的現代化，推動企業按照現代潮流發展。

1.2促進企業人事檔案共享

在信息共享的新時代，人事檔案管理領域的信息流管理已成為一種趨勢，它將克服傳統人事檔案“紙面”管理在收集、處理和分析方面的不足，確保快速、全面、準確地獲取全面、多樣的人力資源信息，能力、個人發展、績效等方面，共享人事檔案，提高檔案利用效率，有效促進資源共享進程。

1.3方便獲取個人數據

一般來說，傳統的檔案檢索需要很長的時間，但是個人檔案的管理可以保證快速、準確地獲取各種檔案。數字和電子處理極大地促進了文件的檢索，無論通過計算機集成可以簡化多么復雜的數據，訪問個人文件中包含的數據也很方便。

2新時期員工信息檔案管理存在的問題

2.1無知和缺乏關注

目前，一些企業對干部管理重視不夠。在建設和發展過程中，許多企業注重國內業務發展和科技創新，而人才在企業建設和發展中的作用還沒有形成正確的思維定勢。企業用于人事檔案管理的人力、物力、財力資源不多，導致企業內部人事管理不完善。由于對思想認識不足，檔案管理的發展受到限制，對企業未來的發展產生了極其不利的影響。因此，企業要想成功實施員工信息檔案管理，就必須改變和更新觀念。

2.2數據庫系統不完善，信息安全建設滯后

據了解，在信息化環境下，企業人事檔案管理系統逐漸衍生出一系列問題。由于數據庫系統建設不完善，企業搭建的檔案信息管理平臺存在較大的安全風險和漏洞。例如，在不完善的檔案管理系統運行過程中，人事信息記錄錯誤、混亂，甚至重要人事信息的丟失時有發生。由于人事檔案數據庫建設不系統、不完整，檔案信息管理效率低下。同時，由于錯誤記錄或混亂，一些人事信息被扭曲，這也不利于企業實現人事信息資源共享。

2.3缺乏高素質、全面的管理人才

目前，在人事管理領域，檔案信息化建設效率低下的問題主要在于缺乏高素質、全面的人事管理人才。目前，我們還沒有意識到信息管理平臺在檔案建設中的重要作用，因此沒有重視信息管理平臺在傳統檔案管理中的作用。同時，在專業技能和素養方面，管理者缺乏信息技術專業技能，信息管理平臺的建設和實施能力相對較弱，導致企業現代人事檔案管理系統建設存在明顯障礙。

3人事檔案管理信息化建設策略

3.1管理與信息化的結合

企業改革后，該單位人員不斷增加。這一現象也給人事檔案的管理帶來了很大的麻煩。文件的排序、歸納和重新查詢增加了一定的工作量。此時，如果繼續采用原有的人力資源管理方法，很不利于優秀人才的發掘。可以采用信息處理方法來增加信息量。利用大數據時代的信息處理速度，可以對檔案進行信息管理，可以錄入和保存本單位的人事檔案，也便于后續審核。將文件信息輸入計算機還可以減少對原件的讀取，這也有利于原件的保存和保護。審核人員在查閱人事檔案時，也可以通過計算機直接查閱人事檔案。這種快速的信息管理方式優化了企業人力資源管理，提高了企業人力資源的管理效率，使企業的人才得到合理配置，進而優化了管理機制。

3.2健全管理機制，完善人事檔案

隨著新鮮血液的流入，人才管理機制應充分發揮其作用。企業應更加重視管理部門，制定明確的人事管理規定，在會議上重新強調規定的要求，加強各部門與管理部門的聯系，要求各部門積極配合管理部門的工作，積極提交本部門成員的人事檔案，力求準確、真實。管理部門在整理、收集檔案時，應積極對檔案進行審核，積極發現問題，及時與有關部門溝通解決問題，努力提高人事檔案管理水平。

3.3加強人事檔案管理信息軟件的研發

為了推動人事檔案管理逐步向信息化方向發展，必須建立信息化操作平臺，否則任何事情都無異于空談。在這方面，無論是人事檔案管理人員還是政務研究人員，在實際工作中都要致力于人事檔案管理信息軟件的開發，基于目前使用的各種操作系統進行更新和升級，建立相對科學完善的檔案信息數據管理系統，以滿足當代社會對政府人員檔案管理的要求。當然，人事檔案管理數據庫的建立除了具備管理、維護、新增、刪除、查詢、修改等基本功能外，還需要實現與其他政府資源的溝通與共享，為上級領導選拔人才提供真實可靠的人事信息。

3.4做好安全人員檔案管理工作

企業人事檔案是各種人力資源在企業發展中的集中體現。信息管理需要使用計算機技術，數據信息通過網絡傳輸。網絡具有一定的開放性，存在嚴重的安全風險。如果企業人事檔案信息泄露，將影響企業的發展。在信息時代的背景下，信息泄漏已經成為企業發展的一個非常重要的威脅。因此，在企業人事檔案信息管理過程中，也需要做好安全管理工作，有效防止人事檔案管理中的安全漏洞。積極應用數據加密技術、防火墻技術、檢測攻擊、數據恢復技術等多種計算機安全防護技術，使企業人員檔案信息得到有效保存。

3.5加大資金投入保證人事檔案信息化建設

對于人事檔案管理信息化建設，在實際管理過程中，要確保人事檔案管理信息化建設的資金投入。人事管理人員需要充分考慮相關資源的配置是否合理，盡可能節省人事檔案管理信息化建設的費用，確保人事檔案管理信息化系統建設的科學性和有效性。同時，加大投入，提高檔案管理人員的基本素質、執行能力和技術裝備操作水平，備份相關人員檔案信息，設置數據信息和設備數據庫的使用權限，多方位保障人員信息檔案的安全。

4結束語

總之，企業只有不斷加強人事檔案管理信息化建設，才能使人事檔案管理更加科學、規范、高效，為企業人才管理和資源優化配置提供重要的檔案數據，促進企業健康可持續發展。

參考文獻：

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