中小型企業(yè)OA軟件系統(tǒng)建設(shè)及其開發(fā)利用措施研究

摘 要：OA軟件系統(tǒng)作為一種信息化技術(shù)手段，對現(xiàn)代辦公具有重要作用。文章主要研究了中小型企業(yè)OA軟件系統(tǒng)建設(shè)的應(yīng)用價(jià)值，經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，OA軟件系統(tǒng)可以輔助員工進(jìn)行數(shù)據(jù)的規(guī)范填寫，有效控制企業(yè)運(yùn)行成本的非必要消耗。基于此，提出了中小型企業(yè)OA軟件系統(tǒng)開發(fā)利用措施，以期為企業(yè)管理提供參考。

關(guān)鍵詞：中小型企業(yè);辦公自動化;建設(shè);開發(fā)利用

引言

OA軟件系統(tǒng)即辦公室自動化軟件系統(tǒng)，是基于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和PC機(jī)設(shè)備而形成的一種新的辦公方式。OA軟件系統(tǒng)可以代替辦公室職員完成一些重復(fù)性業(yè)務(wù)活動，能夠?qū)崿F(xiàn)最大限度地提高工作效率，同時(shí)還能保障工作質(zhì)量。

一、中小型企業(yè)OA軟件系統(tǒng)建設(shè)的應(yīng)用價(jià)值

（一）減輕工作人員負(fù)擔(dān)

中小型企業(yè)職員基于OA軟件系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的規(guī)范填寫，可以保障數(shù)據(jù)信息的便捷化查詢。OA軟件系統(tǒng)中，企業(yè)經(jīng)營活動相關(guān)的電子表單可以按照關(guān)鍵字進(jìn)行自動化檢索。并且OA軟件系統(tǒng)針對錯(cuò)誤填寫或者漏寫的表單信息，會向用戶提示操作失誤[1]。除此之外，OA軟件系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)永久性保存，減低工作人員的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)。

（二）降低企業(yè)運(yùn)行成本

中小型企業(yè)使用OA軟件系統(tǒng)后可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，從辦公材料消耗、人工成本等方面縮減運(yùn)行成本。OA軟件系統(tǒng)會推動中小型企業(yè)電子化辦公建設(shè)，所有的文件審批和打印、發(fā)放都可以在線上完成。文件檔案只需要經(jīng)過掃描上傳就能通過OA軟件系統(tǒng)進(jìn)行線上閱覽和流轉(zhuǎn)下發(fā)。OA系統(tǒng)不僅操作簡便還能減少打印費(fèi)用，有效控制企業(yè)運(yùn)行成本的非必要消耗。

（三）提升內(nèi)部工作效率

OA 軟件系統(tǒng)輔助下的業(yè)務(wù)流程審批方式更為簡單，并且在線上審批過程中，辦公室職員可以在申請節(jié)點(diǎn)完成規(guī)范填寫，減少咨詢和查詢流程。OA軟件系統(tǒng)的流程圖查閱板塊還支持在任意節(jié)點(diǎn)上顯示，很大程度上縮減了工作人員詳細(xì)觀察審批路徑所需的時(shí)間。同時(shí)，基于OA系統(tǒng)的線上審批不需要申請人將紙質(zhì)表單送往院區(qū)，審批活動不受時(shí)間和空間的限制，進(jìn)一步提高了辦公室工作效率。

二、中小型企業(yè)OA軟件系統(tǒng)開發(fā)利用措施

（一）模式選擇

中小型企業(yè)開發(fā)OA軟件系統(tǒng)時(shí)需要滿足以下幾個(gè)需求：第一，OA軟件系統(tǒng)要選擇具有一定移植能力的，不會對企業(yè)固有的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和系統(tǒng)產(chǎn)生影響，或者需要企業(yè)硬軟件進(jìn)行大范圍改造[2]。第二，技術(shù)人員要根據(jù)OA軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)其專用的應(yīng)用服務(wù)器，以及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，對OA軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理和日常辦公事務(wù)處理進(jìn)行優(yōu)化。第三，企業(yè)要構(gòu)建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，防止企業(yè)內(nèi)外交流出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定等情況。同時(shí)，企業(yè)要配置開放性基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，避免網(wǎng)絡(luò)信號分流影響OA 軟件系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境。第四，OA軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)要滿足市面上多數(shù)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的要求，并且能夠符合中小型企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的需要，為業(yè)務(wù)對接創(chuàng)造有利條件。第五，OA軟件系統(tǒng)的操作界面設(shè)計(jì)要簡單明了，兼顧便利性、美學(xué)性和實(shí)用性，從而降低OA系統(tǒng)內(nèi)部推廣應(yīng)用的難度。

（二）軟件設(shè)計(jì)

根據(jù)中小型企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點(diǎn)，建議將OA 軟件系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系設(shè)計(jì)成三層結(jié)構(gòu)：數(shù)據(jù)儲存層、業(yè)務(wù)層和WEB表示層。其中，在數(shù)據(jù)存儲層選用Mysql 數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上增添Model層，以此提高數(shù)據(jù)庫技術(shù)和對象技術(shù)之間的適配性。針對OA軟件系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)上，企業(yè)可以結(jié)合自身日常經(jīng)營管理的實(shí)際需求進(jìn)行配置。例如，企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍配置前后臺管理模塊，針對OA軟件系統(tǒng)的操作、演示好后臺管理進(jìn)行專項(xiàng)管理，增強(qiáng)企業(yè)管理流程的安全性。另外，企業(yè)還可以向基于OA軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)的公告系統(tǒng)融入論壇系統(tǒng)，支持用戶在該系統(tǒng)中瀏覽各類主題活動，為員工、合作對象和目標(biāo)客戶群體提供深入了解企業(yè)相關(guān)信息的機(jī)會。

（三）權(quán)限管理

中小型企業(yè)基于OA軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)用戶身份并設(shè)置相關(guān)權(quán)限，通常需要與企業(yè)的管理架構(gòu)相適配，對用戶的訪問權(quán)限、執(zhí)行權(quán)限及功能權(quán)限進(jìn)行劃分。所以企業(yè)要基于OA軟件系統(tǒng)的用戶身份的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，按照用戶的工作范圍、崗位特點(diǎn)和工作權(quán)限調(diào)整其使用OA 軟件系統(tǒng)的權(quán)限。例如，OA軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理權(quán)限一般包括：數(shù)據(jù)和檔案錄入、數(shù)據(jù)瀏覽與下載、數(shù)據(jù)修改與刪除等權(quán)限。企業(yè)基層員工賬號的OA軟件系統(tǒng)使用權(quán)限一般在固定范圍，管理層則擁有數(shù)據(jù)下載、OA軟件系統(tǒng)管理等多項(xiàng)權(quán)限。因此，企業(yè)要進(jìn)一步完善OA軟件系統(tǒng)的用戶權(quán)限設(shè)置板塊，對管理層同等職位的用戶，要求對用戶權(quán)限修改時(shí)需要獲得兩個(gè)以上的同級管理人員或高層管理人員的許可。

結(jié)語

綜上所述，OA軟件系統(tǒng)可以發(fā)揮提升管理效能和協(xié)作辦公能力的作用，有利于提高企業(yè)員工辦公的工作效率。因此，中小型企業(yè)要結(jié)合自身發(fā)展設(shè)計(jì)和構(gòu)建OA 軟件系統(tǒng)，進(jìn)而推動企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營生產(chǎn)的信息化建設(shè)，不斷提高企業(yè)管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]周積，吳豐銘，楊小劍，朱建平. 一體化協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的架構(gòu)分析[J]. 電子技術(shù)，2022，51（01）：128-129.

[2]張振. 淺談中小企業(yè)中OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用思考[J]. 數(shù)據(jù)，2021，（11）：65-67.

作者簡介：劉曉東，男，1968年1月21日;江西宜春;漢;大專;信息技術(shù)技術(shù)開發(fā)。方向：企業(yè)管理類軟件開發(fā)運(yùn)維。