數字技術在中學檔案管理中的應用探索

文/王衛國

概述

檔案是國家財富、人類記憶的重要載體。一個國家、民族保存的檔案年代是否久遠、數量是否浩瀚，是這個國家、民族文明程度的重要標志之一。中學檔案包括行政管理、人事、黨群、財務、設備、基建、科教等內容。數字化是21世紀主要特征，融入了計算機技術、網絡技術，以及數字技術，中學檔案管理更加簡便，效率更高，查找更精準，使中學檔案在中學教育教學及行政管理中發揮的作用和地位越發突顯。

滕州市第一中學創建于1913年。目前，共有167個教學班，在校學生8700人，在編教師804人，其中，高級教師162人。始終秉承“敢為人先、追求卓越”的優良傳統，探索形成“敬業、愛生、務實、高效”嚴謹教風，以及“勤奮、持恒、科學、上進”扎實學風，累計為社會培養出8萬余名優秀畢業生，先后榮獲全國先進教育傳統項目學校、山東省教學示范校、山東省中小學素質教育工作先進單位等榮譽。近年來，隨著滕州市第一中學教育事業的飛速發展，教務、教學、學生檔案數量呈現出大幅增長態勢，數字網絡技術應用，提升了中學檔案現代化管理水平，發揮出中學檔案在高中教育、教學、管理中的應有價值。

1 檔案管理數字技術應用

數字技術（Digital Technology），是一項與電子計算機相伴相生的科學技術，是借助一定設備，將圖、文、聲、像等轉化為電子計算機可識別的二進制數字“0”和“1”，并進行運算、加工、存儲、傳送、傳播和還原的技術。數字技術又叫數碼技術、計算機數字技術，其主要特點是抗干擾能力強、精度高、數字信號存儲時間長、保密性好、一般均采用二進制、通用性強等。檔案管理中常用到的數字技術包括：

圖1 應用大數據技術開發數字檔案資源的理想狀態

1.1 縮微影像技術

縮微影像技術是將光線照在整理、編排后的原始文件，利用光學攝影將銀鹽膠片等感光膠片形成潛影，經顯影加工形成黑白影像原件，再將其縮微圖像拷貝制成縮微品，最后，運用顯示、檢索和復印還原達到妥善保管的一種技術方法。縮微影像技術保持了原件的本來面貌，運用于中學檔案管理中，能夠實現傳統紙質等載體檔案的信息化存儲；但縮微影像技術在檔案信息的檢索、查詢和閱讀等方面效果不佳。

1.2 數字影像技術

數字影像技術是指利用數字相機進行拍攝，或者用掃描儀對照片、文件等進行掃描而獲得的電子數據，再利用計算機技術生成數字影像，將中學檔案文字、圖表、聲像等不同信息資源按照標準格式進行數字化，具有精度極高分辨率，將數字化信息存儲于專門設備，可將中學檔案電子數據顯示或打印并長期存儲于磁盤、光盤等載體介質。數字影像文件經計算機互聯網、局域網傳輸，可實現異地閱讀，具有廣闊應用前景。

1.3 信息網絡技術

局域網、互聯網技術在檔案管理中的應用，提升了中學檔案管理效率。其中，局域網技術的應用能夠實現中學檔案在各學科、部門之間的溝通交流，實現內部教職員工對檔案信息資源的共享。尤其是對于不宜公開的內部中學檔案信息，局域網能夠滿足教育教學管理需要。互聯網則是針對不特定用戶的檔案需求，將館藏著的中學檔案信息實現跨區域、跨時域應用，可滿足不同群體“足不出戶”檢索、查詢利用的要求。

1.4 數據庫技術

在中學檔案數字化管理中，根據館藏的不同檔案信息類型，創建若干不同檔案數據庫，結合互聯網、局域網技術，以及操作系統和硬件平臺，創建中學檔案數據庫管理系統。利用檔案數據庫管理系統，中學檔案用戶可根據其需要，從Web網頁上獲取其所需的檔案信息。利用IP，并建立IP之間的信息互聯互通，構建區域網SAN，再利用SAN中交換機多路接入局域網LAN，形成附網存儲NAS。數據庫可擴展性，能夠滿足中學檔案后期實時增長的現實需要。

2 數字技術應用檔案管理特點

中學檔案中保存和記錄著教育、教學、學生等資料和數據，是教育教學的重要依據。中學檔案管理是一項系統性工程，負責對日常教學管理過程中產生的具有保存價值的檔案資料進行收集、整理和利用等，更好服務教育教學工作，促進中學教育事業可持續發展的現實需要。互聯網、大數據、云計算，以及信息技術的應用，深刻地改變了檔案管理的模式和方法，促進了檔案管理水平的提升，滿足了新時代中學教育教學管理的現實需要。數字檔案管理具有以下特征：

2.1 信息存儲數字化

傳統中學檔案管理常采用紙質載體存儲檔案信息。紙質載體存儲中學檔案信息，工作量大，存儲信息量少，工作效率低，且極易在后期的頻繁利用中造成紙質檔案損毀，縮短紙質檔案壽命。數字技術的應用使中學檔案存儲呈現系統化、智能化和數字化。目前，中學檔案主要存儲方式為電子檔案，存儲方式更加地靈活、自主、多元，且存儲量大。便于后期查詢利用，也利于紙質檔案保護。

2.2 信息資源多元化

數字技術應用條件下，中學檔案可借助計算機信息共享平臺，教務處、辦公室、財務科、教研組等各個部門利用信息共享平臺，可及時將部門或學科檔案信息上傳至檔案管理平臺。且各部門或科室在數字檔案管理平臺中查詢、下載所需中學檔案資料，能夠滿足不同群體的不同檔案需求。中學檔案來源多元化，也深深地影響著中學檔案管理模式，其多元化管理現實需求，也迫切需要借助計算機信息技術應用，不斷健全和完善檔案管理數字化平臺，滿足信息共享及交流。

2.3 信息處理高效性

隨著中學教育事業的改革、發展和進步，中學檔案信息管理的范圍更加廣泛，管理的內容更加多樣，既需要各部門之間的積極配合，也需要實時滿足教師、班主任、教研組長、校領導等不同群體的檔案需求。數字技術、互聯網技術，以及信息技術的應用，極大地提升了新時代中學檔案管理效率，也使檔案查詢、檢索、利用效率更高。數字檔案極大地提高了檔案信息處理的效率。

3 數字檔案在高中檔案管理中價值分析

數字化時代，要切實做好數字檔案信息化、系統化、網絡化。尤其是在中學檔案在教育事業發展中的價值和作用越發受到重視的大背景下，加強中學檔案資源信息管理顯得迫切而緊要。從中學檔案的現實價值層面分析，中學檔案信息資源管理更能凸顯其在中學教育改革中的價值發揮，能夠記載教育教學改革的同時，也有利于在總結改革經驗基礎上，推動中學教育事業改革不斷向縱深發展。

3.1 數字化處理為中學檔案規范化、技術化管理開辟新路徑

數字時代，中學檔案管理的形態和內容更加豐富多樣，包括了音頻視頻、圖形圖像、文檔信息、電子信息等，利用數字技術，可進一步推動中學檔案管理規范化。例如，中學檔案中的大量圖片檔案，利用縮微影像技術和數字影像技術，對照片、視頻音頻資料進行校色、修正，并對視音頻檔案資料進行模擬信號轉化，實現不同中學檔案類型、檔案內容的規范化、技術化處理，統一標準和格式，利于后期的查詢利用，也減少紙質文檔、圖片因潮濕霉化或氧化而無法識別和讀取，延長檔案使用壽命。

3.2 數字化整理為中學檔案無損化、學術化交流提供新渠道

從傳統視角分析，中學檔案歷經了一代又一代教育工作者的辛勤付出，飽含了無數個日日夜夜教育工作者的辛勤汗水，可以從這些檔案中挖掘出老一輩教育工作者的先進教育教學管理經驗。隨著教育教學改革的深入，中學檔案的內容、承載方式均發生了巨大變化，信息時代，從豐富繁雜的中學檔案的辨識、分類、整理角度出發，數字技術的應用成為必要途徑。信息網絡技術、數據庫技術、數字影像技術的應用，能夠為中學檔案資源積蓄更為豐富的檔案資源，為中學教育教學和學術交流提供優質檔案信息資源，使中學先進教學經驗不斷得到傳承和推廣，發揮中學檔案管理應用現實價值。

3.3 數字化管理為中學檔案價值化、功能化展示提供新動力

傳統模式下，囿于檔案載體形態、利用環境，中學檔案功能得不到有效發揮，檔案“沉睡”現象較為普遍，“死檔“成為常態。數字背景下，中學檔案無論其載體形態，還是檔案利用方式，均可在信息網絡技術驅動下發生深刻的變革，推動著中學檔案價值功能得到有效發揮。例如，云計算、大數據等技術應用，為數字檔案資源規模效益的發揮提供技術支持。互聯網信息技術應用，強化中學教育教學與檔案管理部門之間的信息流通，中學檔案管理部門的服務功能得以彰顯，滿足不同受眾群體檔案利用需求。也推動中學檔案管理部門自身變革，數字技術應用強化了檔案信息分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量中學檔案信息產品，檔案價值得以深度挖掘，“死檔案”變為“活信息”，“檔案庫”變為“思想庫”，為中學教育教學和行政管理決策提供參考。

4 檔案管理中數字技術應用法則

圖2 基于數據流的檔案數據處理模式

數字技術應用于中學檔案，需要利用數字技術捕獲中學檔案數據信息，并依據中學檔案管理相關標準、規范、法則對其進行分析、鑒別，實時動態存儲、定期分析，然后將其存儲于設計好的數字檔案資源庫。后期，需要進行定期分析，剔除冗余、不合格檔案數據信息。總之，加強中學數字檔案建設，是一項系統性工程，需要堅持全局謀劃、模式統一、分級創建和安全保密原則，做好中學檔案數字技術應用、數字信息處置和檔案信息資源整理，遵循數字化規律、技術要求及工作法則，持續推動中學檔案數字化水平不斷提升。

4.1 基礎支撐：突出數字技術應用

根據《檔案館工作通則》 《數字檔案館建設指南》的相關規定，檔案館應立足自身實際，研究和改進館藏檔案保護技術，不斷延長檔案壽命。數字時代，數字技術儼然成為中學檔案收集、整理、編研和利用的重要基礎性技術支撐，也要求中學檔案管理部門及其工作者掌握必備的崗位技能。立足數字技術應用能力的培植，強化數字技術應用技能運用。首先，要在思想上充分認識到數字技術的極端重要性，以及數字技術在中學檔案管理中的復雜性、系統性，強化自身學習的主動性、積極性，不斷創新和應用中學檔案管理新理念、新技術、新方法，推動中學檔案管理從傳統向現代數字化管理轉變。其次，強化平臺應用。不斷完善中學檔案數字化應用平臺功能，統一檔案管理平臺中的電子文檔格式、形式，使數據庫更加規范、標準和統一。再次，提升辨識質效。將先進的數字技術應用于中學檔案原始信息的甄別、攝錄，實時傳輸中學檔案數據信息至數據庫或平臺，實現中學檔案數字信息的標準化、規范化共享。

4.2 常態需求：強化檔案數字整理

數字信息時代，中學檔案管理在信息精準性、個性化需求方面要求更高，這就要求滿足常態化信息需求，做精做細信息維度。首先，要明確中學檔案數字信息常規化整理標準和要求，提升中學檔案數字信息便捷、高效檢索、利用。其次，落實中學檔案整理中的數字標準和要求，中學檔案數字化整理分類應與傳統整理分類一致，在格式上保持高度統一。并將中學檔案信息資源進行無害化壓縮處理，利用數字加密技術，保障檔案信息安全。再次，做好中學檔案信息備份，確保中學檔案信息及時完整收錄，長期保存，滿足隨時可用。

4.3 工作規程：重視數字資源開發

《檔案館工作通則》 《數字檔案館建設指南》，中學檔案管理部門要注重加強中學檔案資料的征集、編研，擴充數字檔案資源，重視中學檔案數字資源開發和利用。首先是“守護”好已有館藏檔案資源，將傳統的紙質檔案資料進行數字化掃描，及時上傳至檔案數據庫，不斷擴充館藏檔案資源庫。其次是“創研”檔案資源產品。加強館藏中學檔案資源編研，根據中學教育教學的現實需要，豐富編研產品，提升中學檔案資源價值。再次是“利用”要有度有則。數字化背景下中學檔案管理的模式和方法都發生了深刻變革，要建立健全中學數字檔案資源查詢、利用、使用各項規章制度，滿足不同群體的信息需求。