研究所數字檔案室建設的探索

馬 嶺

（中國科學院上海微系統與信息技術研究所，上海 200050）

研究所檔案記錄了研究所的歷史沿革，在研究所發展中發揮越來越重要的作用，是研究所寶貴的財富之一。隨著社會的發展，信息技術在各領域被廣泛應用，檔案工作涉及的領域更廣闊、內容更豐富、需求更多樣。2014 年9 月，中國科學院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》指出：“數字檔案館（室）建設包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，由檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。根據國家《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》，遵循‘資源為先、標準規范、整體推進、確保安全’的原則，統籌規劃全院數字檔案館（室）建設，將數字檔案館（室）建設納入本級信息化建設規劃，與院、所信息化建設統一部署、同步實施。”在新時代的背景之下，傳統檔案管理顯然已經無法適應社會發展的需要，從傳統檔案室向數字檔案室進行過渡是必然選擇。同時，數字檔案室建設工作不是一蹴而就，而是一項長期的、需要系統規劃才能更好開展數字檔案室的建設。

1 數字檔案室建設的必要性

從傳統紙質檔案管理過渡到數字檔案室的建設工作，將推進數字檔案室的建立作為研究所檔案管理工作的重要目標，推進電子文件歸檔，檔案數字轉型，提升研究所檔案管理水平，有利于檔案資源開發和利用服務。

1.1 研究所檔案工作發展的內在要求

研究所檔案室作為服務科研、支持創新的支撐部門，需要實現與現代化技術的結合，數字檔案室承擔研究所檔案的收集、整理、保管與利用，是研究所信息化建設的重要組成部分，可更好地為研究所檔案管理工作做出新貢獻。

一方面，研究所室藏檔案主要包括文書檔案、科研課題檔案、儀器設備檔案、基本建設檔案、聲像檔案、會計檔案、著名人物檔案、人事檔案和研究生檔案等門類眾多的檔案，此外綜合檔案室每年還要接收大量的包括電子文件在內的文件資料，這些電子文件目前無法及時歸檔，部分已歸檔的電子文件，基本沒有利用。

另一方面，檔案利用的需求也發生了轉變，現在更多的利用者是基于文件內容的關鍵詞來查找檔案，然而部分專題檔案信息可能未在標題中體現且年度跨越較大，這對檔案管理工作提出了非常大的挑戰。此時，及時更新檔案管理技術，對檔案進行數字化管理，積極進行數字檔案室建設，才能適應當前檔案查詢工作快速、精準的查找需求。

1.2 電子文件前端控制的必要途徑

在互聯網飛速發展的背景之下，社會的發展節奏都在發生著巨大的變化。研究所檔案室為更好地實現服務的職能，與研究所發展相匹配，需要實現檔案的電子化管理。電子檔案的法律效力和單套制管理在《檔案法》當中予以了非常明確的體現，《檔案法》中明確提出了電子檔案應當“來源可靠、程序規范、要素合規”。由此可見，不是所有的電子文件都能稱為檔案，只有符合以上十二個字的要求，電子檔案與傳統載體檔案才具有同等法律效力，能夠以電子形式作為憑證使用，這是研究所開展數字檔案室建設尤其是電子文件歸檔和電子檔案管理需要對照的核心要求。

數字檔案室承擔了各項電子文件前端最重要的各項要求與指標，積極進行數字檔案室的建設工作，可以非常有效地實現前端控制和全程管理，電子文件的前端控制，是以文件生命周期為基礎，把電子文件從形成到銷毀或者永久保存看作一個完整過程，在這個過程中，文件形成就屬于前端，要求把電子文件的控制措施提前到文件生命過程的最前端。前端控制同時可以保障電子文件的“四性”，即真實性、完整性、可用性和安全性。

1.3 實現電子文件有效管理

電子文件是以電子設備來傳遞和維護的，實現檔案的電子管理是檔案管理工作的重要環節。電子文件的管理涉及到電子文件的檔案管理部門、形成部門及部門兼職檔案員，首先，檔案管理部門應會同業務部門共同參與研究所電子文件歸檔與電子檔案管理辦法的制定，明確相關業務部門和人員的職責。其次，研究所各部門應將電子文件歸檔與電子檔案管理工作納入本部門相關制度規范，并確保電子文件齊全完整、來源可靠、未被非法篡改且關聯關系持久有效。最后，各部門兼職檔案員是電子文件的收集者，通過檔案管理系統，完成文件的預立卷和檔案目錄的著錄工作，保證電子文件的有效管理。

電子文件可以采取邏輯歸檔或物理歸檔的方式，邏輯歸檔可以實時歸檔，是指不改變原存儲方式和位置將電子文件的管理權限向檔案部門移交，物理歸檔包括在線歸檔和離線歸檔，是指將電子文件存儲到脫機載體上向檔案部門移交，從而實現了不同來源的電子文件的集中歸檔。

2 數字檔案室建設的內容

數字檔案室建設要依據國家檔案局《企業數字檔案館（室）建設指南》（檔辦發〔2017〕2 號）標準，在中國科學院檔案館的指導下落實數字檔案室建設，建設內容包括建設框架構建、數字檔案資源建設、保障體系建設三個方面來展開。

2.1 建設框架構建

為促進檔案管理工作的更好開展，國家檔案局制定了與檔案信息化工作相關的標準規范共60 余個，這些標準規范是進行數字檔案室建設工作有效的開展的前提與保障。不論是基礎設施的建設、系統的建設以及數字資源都需要在遵循規范標準的原則，以保障建設的科學性和規范性。

數字檔案建設進行過程中，基礎設施的建設是首要條件，要有相應的機房、網絡設施和硬件設備，如硬件應配備相應的服務器、計算機、掃描儀等。同時需要具備操作系統，數據庫等技術軟件，該系統軟件必須功能齊全，具有檔案收集、整理、鑒定、統計、檢索和借閱等工作的信息化，便于電子檔案的存儲和利用。此外還需要建設多個理想的接口，同研究所其他各類管理系統如辦公自動化管理系統、財務管理系統等相互兼容。利用計算機網絡和數據庫技術優勢，提升檔案管理效率。

2.2 數字檔案資源建設

數字檔案資源建設是數字檔案室建設的重要內容。研究所檔案資源包括文書、科技、名人、聲像（照片、音頻和視頻）等各類檔案，是研究所的重要的數字資源，他的價值發揮通過內容挖掘和深度揭示來體現。

2.2.1 檔案目錄數據庫

檔案目錄數據庫是數字檔案資源建設的基礎，包含研究所案卷級目錄和文件級目錄數據庫。同時，文件級電子目錄是掛接電子文件和全文數據庫的構建前提條件。檔案目錄在著錄過程中應仔細核查和校對，確保著錄的質量，保證目錄信息與檔案信息的統一性，保證檔案資源查全率和查準率。

2.2.2 存量檔案數字化和增量檔案電子化

存量檔案數字化和增量檔案電子化是數字檔案資源建設的主要方式，存量檔案數字化是指對研究所室藏的紙質檔案通過掃描方式轉化為數字資源。存量檔案數字化不僅提高檔案檢索效率，而且更有效地保護了檔案實體。增量檔案電子化是針對現階段形成的檔案，在移交紙質文件的同時需要提供電子版文件歸檔。在檔案資源建設過程中，要優先考慮對重要的保管期限為永久的檔案以及利用率較高的檔案優先數字化，如專利、各類獎項等檔案應首先數字化，實現自動化檢索，提升檔案管理水平，有利于實現檔案資源共享。

2.2.3 文件格式

文件格式與所保存電子文件能夠進行長期的可讀、可分析，是保障數字檔案資源真實性以及完整性的重要指標，業務部門歸檔時對電子文件進行了統一的格式轉換，以統一的標準提高利用。目前常見的文件格式主要有板式文件PDF、OFD；照片文件JPG、TIF；數據庫文件XLS、XML；音視頻文件MAV、MP3、MP4 等，將需要掛接的電子全文進行上傳，系統進行匹配把電子文件與條目數據進行掛接，通過電子全文數據OCR 識別，可實現電子檔案的檢索和利用。

2.2.4 元數據

所謂元數據指的是對所保存文件背景、內容以及結構等方面的具體數據，是目前常用的保障電子文件真實性與完整性最有效的手段之一。如科技檔案以“卷”為單位整理，案卷層級元數據是描述每一卷檔案的內容、背景及其結構等信息；文件層級元數據，描述卷內每一件檔案的內容、背景及其結構等信息。元數據配置，應適應檔案雙套制和單套制兼容管理模式。案卷級檔號、文件級檔號均為檔案的唯一代碼，檔案號成為查詢文件、構建文件之間邏輯關系的紐帶，不論電子檔案身在何處，均能夠憑借檔案號將其找到，并通過參見號來明確其與其他檔案之間的關聯關系。

目前電子檔案的歸檔范圍以及保管期限，均在沿襲傳統檔案的管理方式，如科技文件材料歸檔時應當根據科研項目的性質、規模、創新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期（30 年、10 年）。元數據對于數字檔案建設的意義重大，研究所業務部門應歸檔電子文件元數據應與電子文件一并收集、歸檔。此外，根據實際的業務需求可以對元數據進行修改和完善，提升電子文件的規范性管理，便于檔案的利用分析。

圖1 文件格式轉換

2.3 保障體系建設

任何工作的順利開展均離不開相關的安全保障工作，數字檔案室的建設同樣如此。數字檔案室的保障體系建設必須要從安全保密、經費、人員等全方位給予保障，才能保障數字檔案室建成以后順利運行。研究所在推進檔案管理系統的前提下，首先要保證檔案工作信息和系統安全，安全保密是檔案工作的底線。完善的安全系統是應用系統成功實現的保障，系統安全保障體系包括網絡安全、系統安全、數據庫安全、信息安全、設備安全、信息介質安全和計算機病毒防治等各個方面。綜合檔案室根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管，集中存放涉密載體的庫房納入保密要害部位管理，確保檔案實體安全和信息安全。

數字檔案室建設是一個長期的工程，研究所需要投入大量的經費，保障研究所數字檔案室建設順利開展。保障體系的建設需有理有據、循序漸進，充分保障其計劃性及步驟性，實現經費投入的最優化。此外也可以通過申請上海市、中國科學院相關的檔案管理課題來增加經費，如申請檔案信息化建設方面的專項課題，保障數字檔案室建設的深入開展。

以檔案管理人員的素質要求為例，在開展數字檔案室建設過程中檔案人員的知識結構和溝通協調能力較為關鍵。首先檔案人員要熟悉掌握研究所各類檔案業務流程，檔案的分類及檔案號的釋義等，協助信息科技公司實現研究所檔案管理系統各個模塊的搭建。其次要加強對相關業務知識的學習，特別是計算機網絡知識，以便更好地推進數字檔案室建設。最后要加強與研究所內部的溝通協調，在檔案管理系統的測試階段，需要不同角色參與，如兼職檔案員著錄，部門負責人進行審核測試等，這就需要檔案人員與相關部門做好溝通工作，保證數字檔案室建設順利推進。

3 結論

科學技術的發展和檔案管理的需求，迫切需要檔案數字轉型，數字檔案室建設是一個漫長的過程，需要根據研究所的實際情況不斷升級完善檔案管理系統，和其他業務系統相互銜接，保證核心檔案數據資源的留存，便于檔案的利用開發，研究所檔案工作管理以數字檔案室建設為抓手，提升檔案管理現代化水平，實現研究所檔案數字資源的現代化管理。