國內高校固定資產內部控制體系建設情況研究

肖沙 張璐 王丹

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?在教育體制深入改革的背景下，隨著國家對高校固定資產管理的要求逐步提高，大部分高校固定資產內部控制風險管理體系已經初步建立。但在當前，高校固定資產管理中仍然存在許多缺陷，如未建立全面的、可持續(xù)完善的固定資產內部控制風險管理體系、資產日常管理未嚴格按照內控管理體系實施，導致內控機制流于表面等。為了保證高校固定資產安全、確保資金規(guī)范使用、預防腐敗等，建立健全持續(xù)完善的固定資產內部控制制度體系顯得尤為重要。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?高校固定資產;內部控制;體系;建設

[中圖分類號] ?G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號] ?2096-0603（2022）25-0121-03

一、高校固定資產內部控制體系建設的背景與要求

從國家政治經濟大環(huán)境來看，我國大力發(fā)展的社會主義市場經濟充滿了挑戰(zhàn)與競爭，高校作為特殊的社會組成部分，在快速發(fā)展的社會背景下，要及時適應經濟和社會環(huán)境的變化發(fā)展，在競爭中脫穎而出，關鍵就在于必須強化自身組織管理，建立完善高校內部控制體系則是其重要方法和手段。

從高校內部資產管理水平提升的需求來看，高校資產經過多年的發(fā)展，其構成體系逐步復雜，資產管理的難度逐步增加。通過實施固定資產內部控制制度，從單位層面和業(yè)務層面綜合了解學校內控制度建設及執(zhí)行情況，形成的學校內控缺陷與建議報告，有利于優(yōu)化管理體制的同時，促進高校資產管理活動的合規(guī)化、標準化、科學化與信息化。

《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》（教財廳〔2016〕2號）中指出，高校內部控制的目標主要包括：保證學校經濟活動合法合規(guī)、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高資源配置和使用效益。

二、J大學固定資產內部控制體系建設情況

（一）J大學資產管理部門總體情況

J大學資產與實驗室管理處是學校事業(yè)資產的綜合管理部門，它圍繞學校發(fā)展戰(zhàn)略，按照資產的運行特點和規(guī)律，為學校教學、科研提供物力資源服務。主要負責學校的儀器設備管理及房產資源調配。近五年來，J大學固定資產逐年增長。2016年開始J大學的固定資產的價值呈現逐年遞增的趨勢。

（二）J大學資產全生命周期內控制度體系建設過程

1.機構設置。《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》中對高校資產管理內部控制的組織架構做了明確的規(guī)定，要求高校黨委要發(fā)揮學校內部控制建設中的領導作用。這一規(guī)定要求資產管理部門要通過構建合理的組織架構，實現權力制衡，建立服務型的資產行政管理體系，去除高校內部存在的行政化現象。目前，J大學資產管理部門探索構建了以校院兩級管理為主體，內部審計與外部監(jiān)督相結合的多部門聯動的資產內控管理組織模式。

2.制度建設。目前，J大學已經從整體層面及業(yè)務層面建立了相對完善的固定資產內部控制制度體系，主要包含以下內容：一是建立分工與授權的控制制度，從環(huán)境層面明確學校的戰(zhàn)略規(guī)劃、組織架構、運行機制等相關內容。二是完善不相容職務相互分離的業(yè)務管理制度。人員上設置合理的機構與工作崗位，并明確他們相應的職責與權限，同時配備具有專業(yè)勝任能力以及良好職業(yè)操守的工作人員。業(yè)務上加強資產業(yè)務管理控制，對關鍵業(yè)務與關鍵環(huán)節(jié)設置專門的流程控制，重點控制購置、使用與報廢等關鍵流程。三是落實評價與監(jiān)督制度。必須由專門的部門負責制定資產內部控制評價的內容、程序與標準，監(jiān)督學校年度資產內部控制體系建立與執(zhí)行的有效性。

3.信息化建設。J大學資產內控信息系統(tǒng)的建設是在制度完善的基礎上，用國家政策與學校制度共同建立健全高校自身資產管理體系，根據學校信息系統(tǒng)建設的總體規(guī)劃、組織架構、業(yè)務范圍等，明確信息系統(tǒng)建設歸口管理部門，制定資產內控信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃，設置信息系統(tǒng)管理責任與權限，健全完善信息系統(tǒng)的管理程序等。

4.評估考核體系建設。高校固定資產管理的評估考核體系是以資產管理信息平臺為基礎，將資產預算購置、資產管理以及資產開放共享等相關業(yè)務聯合，基于學校對固定資產管理的重點、難點及風險點構建的績效考核評價活動。

J大學通過定期部門訪談、調查問卷、實地查驗、專題討論、抽驗和比較分析等方法，對被評價的單位內部控制的設計與運行進行資料收集，收集資料應保證真實有效。然后對收集到的資料進行整理，按照評價的具體內容，如實填寫工作底稿，并根據工作底稿對被評價內容進行評價打分。

另外，J大學構建了相對科學、合理的績效評價指標體系，其固定資產評估考核體系共設計了六個一級指標。其中，定量指標通過學院自查與管理部門復核的方式評定指標等級，定性指標通過調查問卷和專家訪談的方式，確定評價指標的等級。

三、J大學固定資產內控體系存在的主要問題

（一）內部控制環(huán)境尚單薄

從控制環(huán)境來看，主要分為管理人員管理意識不強的主觀問題與內控組織體系不夠完善的客觀問題。

1.從主觀方面來說，高校資產管理人員的內控意識雖然近年來得到了增強，但是對內控工作的具體落實方面仍然存在松懈的情況，沒有從本質上重視起來。例如在固定資產的回收報廢工作中，部分工作人員對有物無賬資產的處置較隨意，部分人員對固定資產內部控制的重要性沒有足夠的認識，認為國有資產的損失與自己無關。

2.從客觀方面來說，大部分高校目前雖然有專門的職能部門牽頭建立資產內部控制體系，但是由于內外部環(huán)境的不斷變化，要對潛在的固定資產管理風險進行及時、有效的防范，必須建立內外部結合的專門監(jiān)督管理機構。J大學已經建立了各個內控系統(tǒng)分工協作的運行模式，隨著“院為實體”政策的實施推行，使得部分職能部門的內控管理停留在流程與表面，校內缺乏能有效推行內控管理且獨立運行的職能機構，校外缺乏專業(yè)的監(jiān)督管理機構，僅僅靠相關職能部門的協調管理，大大增加了J大學固定資產內部控制存在漏洞的可能性。

（二）風險管理機制不健全

從風險管理來看，未建立持續(xù)動態(tài)完善的風險管理體系，導致內控風險防控體系不完善。

1.J大學的風險管理工作是按年度周期性開展的，風險評估報告更新進程緩慢。當固定資產業(yè)務流程更新時，風險管理工作如不及時跟進，會導致固定資產內部控制的各個環(huán)節(jié)都有可能存在風險。

2.風險管理的人員范圍不夠廣泛。多年來學校固定資產管理活動中比較關注的是申請與預算、審批及驗收以及處置轉移這幾個環(huán)節(jié)，涉及的風險管理部門與人員相對較集中，隨著高校日常工作覆蓋面日益增大，應該要求全員參與風險管控，增強內控意識。

3.未建立風險預警機制。目前J大學的風險管理工作停留在動態(tài)跟蹤階段，不能根據每個階段內控風險評估的結果實時地進行風險控制方案的調整，完善風險控制管理機制。

（三）缺乏有效的控制活動

從控制活動來看，大部分高校對關鍵環(huán)節(jié)的內控管理缺乏有效性和規(guī)范性。

1.在資產配置工作方面，由于計劃購置與實際購置有一定的時間差，可能受價格變動、產品更新和匯率變化等因素影響，給購置預算帶來不確定性，導致購置資金不足，影響項目執(zhí)行完成。另外，部分儀器設備類固定資產配置沒有依據規(guī)劃對擬購置資產進行充分論證，未按規(guī)定程序批準后納入年度預算，可能導致未編制預算、預算不當或未按配置標準編制預算，造成項目擱淺或重復浪費。還有部分實物資產配置不符合國家和學校的相關規(guī)定，或入賬登記內容不準確、不完整，可能導致實物資產流失、資產信息失真、賬實不符;設備、家具入賬后，沒有及時將資產條形碼貼到對應的實物資產上，可能會造成實物資產賬實不符，資產管理

混亂。

2.在資產處置工作方面，資產處置未按規(guī)定集體決策或履行相關審批報備程序，未通過市場競價方式公開處置，導致資產處置程序不規(guī)范或處置方式不當，可能造成資產損失。

3.在資產清查盤點工作方面，J大學的資產盤點工作周期較長，可能導致賬實不符;盤盈盤虧不及時得到處理，會導致責任不清，不能及時彌補管理漏洞。另外，由于學校人員異動時未進行相應的資產交接轉移工作，可能會造成國有資產流失，資產管理混亂。

（四）信息與溝通渠道不暢通

從信息交流與溝通機制來看，沒有建立起打破部門壁壘的固定資產管理系統(tǒng)。

1.資產信息系統(tǒng)沒有完全實現動態(tài)管理，信息系統(tǒng)基礎數據的準確性還有待提高。信息化建設的核心是使資產管理系統(tǒng)的使用者可以及時、準確、高效地獲取資產的信息。但在實際業(yè)務流轉過程中，由于業(yè)務處理的周期性問題，導致部分數據無法實時更新，影響資產信息的真實性和準確度。

2.資產信息系統(tǒng)的兼容性仍然不夠。從內部結構來看，高校資產管理工作往往由各部門分工協作，各部門負責各自資產的管理和信息的輸入，再由高校資產管理處統(tǒng)一歸口負責系統(tǒng)的日常維護。由于各部門缺乏必要的互聯互通，各部門之間難以形成信息共享機制，所有的軟件部門難以真正進行數據共享和交流，違背了系統(tǒng)建設全面性的原則，限制了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

3.隨著物聯網、射頻識別等技術的飛速發(fā)展，最大限度地實現了現代管理的智能化水平，然而在資產管理領域的推廣使用則相對較為滯后。以資產盤查為例，資產盤查作為資產管理的重要內容，目前高校仍以手工盤點為主，效率低下。

（五）缺乏有效的內部監(jiān)督與評價

從固定資產控制監(jiān)督來分析，固定資產內部控制沒有完全建立內外部結合的監(jiān)督控制體系。

1.從審計的資產類型來看，J大學的校內監(jiān)督主要由校審計處負責，審計處的監(jiān)督對象相對集中在財務審計與離任審計，對固定資產的審計不夠重視。

2.從審計處的人員組成來看，審計處大部分人員的專業(yè)知識多為會計實務方向，缺乏足夠的資產管理工作經驗，缺乏對固定資產進行專門性審計的專業(yè)能力。

3.從外部監(jiān)督的角度來看，J大學每年會將上年度重要信息公開，接受社會的監(jiān)督，但是對資產管理的重要制度、重要決策或者資產管理過程的重要環(huán)節(jié)都未及時公開。

四、J大學固定資產內控體系存在問題的原因分析

（一）未建立基于全生命周期質量管理的固定資產內部控制體系

有效的管理活動是閉環(huán)的過程，質量管理理論的核心是通過持續(xù)不斷的改進與提高，使各項管理業(yè)務在有效控制的狀態(tài)下向既定目標發(fā)展。高校固定資產內部控制體系的構建應該在對照固定資產管理的風險控制目標的基礎上，解析資產全生命周期中的各個風險點，優(yōu)化業(yè)務辦理流程，形成控制風險矩陣，制訂評價標準和監(jiān)督方案，探究內控體系信息系統(tǒng)可行性方案，實現組織內的信息共享和相互牽制。

1.固定資產內部控制目標不明晰。多年來，J大學工作人員對固定資產入賬的內控意識比較強烈，但是在具體的使用和處置過程中，內部控制管理意識比較淡薄，這是因為長期缺乏明確的內控目標的指導。建立完善的內部控制目標體系，能讓高校固定資產工作人員明確業(yè)務活動的要求，能夠明確各個業(yè)務內部控制完成的任務或達到的標準，以保證每個管理步驟都在授權的范圍內進行。

2.風險評估體系不完善。風險評估過程主要包括風險識別、風險評估和風險應對三個方面。在J大學，受參與風險評估的人員有限、評估工作開展周期性的局限、風險評估工作相對集中于事后評估、事前風險控制評估工作較欠缺等原因的限制，其風險評估制度未系統(tǒng)實施，評估體系尚存在漏洞與不足。

3.風險應對工作不全面。風險應對工作就是對已經識別的風險進行定性分析、定量分析和進行風險排序，制訂相應的應對措施和整體策略。在J大學風險應對工作主要針對的是核心風險的控制與糾正，尚未對整個固定資產管理工作過程中的風險展開全面的糾正與整頓。

（二）信息化建設未做到全過程控制

固定資產管理信息系統(tǒng)的建設涉及單位制度建設、業(yè)務流程、評價監(jiān)督等多方面業(yè)務流程工作，需要各相關單位的積極配合。但是，J大學的信息系統(tǒng)的建立基本處于各單位相互獨立的狀態(tài)，部門與部門之間長期存在信息壁壘，互聯互通的信息化建設未達到預期。這是因為一方面資產管理信息化建設在高校并未引起足夠的重視，內在發(fā)展動力不足;另一方面高校作為行政事業(yè)單位在采用和引進新技術上，自主性和靈活性相對缺乏，導致在技術快速發(fā)展的背景下，高校資產管理信息化建設管理技術較滯后。

（三）監(jiān)督考核機制未做到全方位控制

J大學的監(jiān)督管理模式較單一，基本是基于學校紀委、審計等部門。內部審計監(jiān)督的方式具有廣泛性和及時性特點，但缺乏專業(yè)性，而外部審計對高校內部資產管理的流程知之甚少，對固定資產實施外部監(jiān)督的方法途徑也處于摸索階段，這些原因導致目前高校資產管理審計監(jiān)督效果總體偏低。

另外，J大學的評估考核體系缺乏獎懲機制。目前，高校固定資產管理處于指標任務分配階段，沒有針對固定資產管理的專項評價考核獎懲制度，導致高校固定資產監(jiān)督體系的運行缺乏動力，無法通過績效考核結果來反映固定資產管理的真實情況。

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編輯 鄭曉燕