智慧校園建設背景下高校檔案管理數字化的路徑

文/李春強

近幾年，高校在校園管理和基本服務創(chuàng)新改革過程中，憑借信息技術和網絡技術的的融合，建設具有時代特征的智慧校園，為學校管理帶來了極大便利，也為教育工作者、學生提供了更具針對性的個性化服務，升級和完善智慧校園建設是目前高校發(fā)展的重要方向。作為高校運行重要組成部分的檔案管理面臨數字化的轉型升級。高校檔案對智慧校園建設有重要作用，通過檔案可有針對性地對學校的教學科研情況進行分析和評估，促進學校的健康、可持續(xù)發(fā)展。目前我國高校檔案數字化已經取得了一定的成效，但僅僅依靠傳統模式來進行檔案數字化管理遠遠不夠，應探索智慧校園建設背景下檔案管理數字化的新路徑，更好地為高校數字檔案館和智慧校園建設服務。

1 智慧校園建設背景下高校檔案管理的現狀

教育資源管理和應用是智慧校園建設的主要內容，表現為優(yōu)質的教學、科研等資源的合理配置，實現廣泛深入的共享。數字檔案是高校教學、科研檔案信息資源的重要載體，是智慧校園建設的重要基礎和條件。要打好這個基礎，搞清楚高校檔案數字化的現狀十分必要。

1.1 檔案資源和管理模式發(fā)生改變

隨著智慧校園建設的持續(xù)推進，一方面，形成了大量的電子文檔資源和信息化數據；另一方面，也引導傳統紙質載體檔案向數字化轉變，出現了教育信息管理和檔案管理的分化，缺少完整性和統一性的數據質量控制機制，使得很多數據信息分散在校園內的不同部門或者系統中。而這些系統由于引進批次、廠家、級別等差異化因素，導致了電子數據類別繁多、結構復雜、內容豐富，為高校檔案的數字化收集和整理帶來了一定的困難。檔案資源改變的同時，檔案管理模式也隨之變動。一是檔案存儲載體和保存模式改變，存儲物理空間的需求降低，傳統的檔案柜或者光盤升級為電子設備。二是歸檔、整理更加便捷，數字化檔案整理可以通過程序設定批量化生成。三是檔案的開發(fā)利用覆蓋面更大，通過智慧校園應用終端，可以促進檔案信息資源共享。同時，智慧校園構建使得整個校園內部各項事務處理的時效性明顯增強，這對檔案的數字化管理水平提出了更高要求，須快速調整以便跟上整體發(fā)展的節(jié)奏。此外，數字化的技術、系統和設備也需要專業(yè)人員進行操作和維護，推動了高校檔案管理人員知識技術體系的完善，使其不僅精通檔案管理，也要掌握數字化技術。

1.2 檔案部門和數據信息部門職能重疊

智慧校園的建設、運營和管理大多是由高校的數據信息或者相關網絡部門參與負責的，各種數據、信息內容的管理也在其工作范疇之內，這和高校檔案部門所管理的電子文件和檔案存在一定程度的重疊。由于智慧校園是一種新興的環(huán)境業(yè)態(tài)，在實踐和構思上依然處于初級階段，尚未建立規(guī)范化的體系，而且各個區(qū)域、不同學校之間的差異比較明顯，檔案部門和數據信息管理部門的職能也存在交叉狀況。此外，一些高校有關部門之間缺乏有效的溝通機制，使得人力、物力嚴重浪費。再加上很多學校的協調機制不完善，加劇了責權不清、溝通不暢現象，出現問題互相推諉，未能及時收集、整理和歸檔數字檔案，檔案數據難以融入到智慧校園建設中，檔案資源的價值未能得到更好的發(fā)揮。

2 現階段高校檔案數字化管理中存在的問題

雖然高校檔案數字化進程正在不斷加快，但是依然不能忽視其中存在的現實梗阻，例如管理模式落后，數字化基礎設施不完善，以及制度、人才和信息安全等要素的保障措施滯后等問題，限制了高校檔案數字化管理，不利于智慧校園建設。

2.1 管理模式和制度較為落后，存在安全漏洞

高校檔案及數字化管理屬于專項管理范疇，必須交由專業(yè)的管理人員依據具體的實施辦法和標準，妥善科學地存儲和管理。但是目前大部分高校的實際檔案管理中，存在嚴重的制度和模式落后的問題，甚至個別院校還停留在以傳統紙質檔案管理體制為主的階段。雖然眾多學校都已經開始執(zhí)行檔案數字化管理，但是依然只是涉及局域網建設、單機形式的信息收錄等簡單的工作形式。制度法規(guī)缺乏執(zhí)行性、管理責任劃分不清，具體操作管理體系還未明確，難以切實通過人工智能、大數據等技術對檔案數據內容進行深入的處理和開發(fā)，造成一些檔案未能及時歸檔，從而引起檔案損毀、丟失等問題，使檔案管理工作無法滿足其實際需求。盡管電子數據信息具有操作方便、傳輸迅捷、節(jié)約使用空間等優(yōu)勢，但是資料外泄、數據遺漏的危機也在逐步升級。在檔案數字化的過程中，原始數據可能存在被污染、損壞、竊取等風險。而檔案信息錄入過程中對信息內容的變動以及網絡黑客的惡意攻擊也動搖著數字化檔案的安全性。

2.2 高校檔案管理人才結構有待優(yōu)化

高校檔案數字化管理中人才是關鍵要素，尤其是那些具備檔案專業(yè)知識和扎實的數字化技術的綜合性人才。一些檔案管理人員難以滿足大數據、智能化系統的操作要求，無法高效抓好檔案數字化管理平臺的建設和管理效率的提升。加上檔案管理高素質人才缺口較大，直接影響檔案數字化管理工作的正常推進。當下，很多高校從事檔案管理的人員年齡偏大，業(yè)務知識陳舊，對于數字化管理系統的接受度和認可度偏低，更愿意手動整理和歸檔，真正了解和熟悉現代化檔案管理知識的人才較少，限制了高校檔案管理數字化的發(fā)展。一些檔案管理人員對數據庫的應用能力和水平較低，使得他們的基本工作內容還維持在檔案信息的簡單錄入和初級檢索，無法結合更加先進的區(qū)塊鏈技術、云計算、智能系統等對檔案數據進行全方位的分析、處理和歸納，不利于后期檔案存儲安全的保障。盡管高校檔案數字化管理隨著智慧校園建設積極推進，但是為了應對這一過程中存在的知識和技術難題，單純依靠現有的檔案管理人員無法解決，人才結構優(yōu)化刻不容緩。

2.3 高校檔案數字化管理的硬件設施不完善

目前高校檔案數字化管理水平較低的一個重要影響因素，就是硬件設施的覆蓋面較小。專業(yè)計算機應用系統、高精準掃描儀和打印機等數字化設施設備缺乏或者不能滿足實際需求，檔案數字化管理的物質基礎薄弱，再加上檔案管理數據終端更新不及時和維護不到位，降低了檔案管理效率，增加了檔案數據信息丟失和損毀的風險。此外，為了保障檔案數字化管理的持續(xù)推進，需要穩(wěn)定的資金投入。但是一些高校對檔案管理重視不夠，使得檔案管理的資金投入相形見絀。資金的缺乏導致了檔案基礎設施的升級滯后，檔案館設施老舊，影響了高校檔案數字化管理的發(fā)展。

3 高校檔案數字化管理的實現路徑

應針對智慧校園建設背景下高校檔案管理的諸多問題，與時俱進、因地制宜地制定具有可行性的優(yōu)化策略，探索科學的發(fā)展路徑，大力推進檔案數字化管理，為智慧校園建設提供實踐基礎。

3.1 協同推進檔案數字化與智慧校園建設

首先，將檔案數字化納入智慧校園建設規(guī)劃中。各高校應將檔案管理數字化和智慧校園建設進行深度融合，將其列入智慧校園建設規(guī)劃體系中，使檔案管理流程標準化。推進檔案管理系統電子檔案和紙質檔案的一體化管理。在檔案信息資源數據庫創(chuàng)建中，各類檔案信息分配、整理、歸檔、存儲的每個環(huán)節(jié)都要做到規(guī)范管理，確保檔案的精準性、完備性；圍繞檔案數據的共建共享，避免數據庫信息冗雜，持續(xù)優(yōu)化檔案系統。同時，在智慧校園建設過程中，應推進整個校園內各個部門的智能一體化，加強溝通，使檔案管理部門、教務管理部門以及圖書館等機構實現有效的溝通協調，促進各個管理系統的整合對接，不斷提升高校檔案的數字化服務水平。其次，完善檔案數字化管理的職能責任機制。高校檔案管理部門應聚焦自身檔案數字化管理發(fā)展中存在的問題，借鑒其他院校經驗，結合本校的實際情況，制定一系列契合其建設需求的檔案管理職能責任規(guī)范，從而有效助推檔案管理的數字化進程。此外，還要加強對檔案管理數字化的宣傳推廣力度，引起廣大師生的重視、參與和支持。

3.2 配置和完善檔案數字化軟硬件設施

一是添置數字化檔案管理設備。各高校應在智慧校園建設的儲備資金中預留出檔案管理基礎設施設備購置和更新的相應經費，擴大硬件設施投入力度。檔案管理部門應結合檔案數字化管理發(fā)展要求，購置配備先進的數字化掃描、打印和存儲設備，為檔案數字化管理提供物質支撐。二是對于檔案管理應用系統軟件，也要選擇一些功能全面、操作便捷、安全防御功能強的軟件系統，保證系統功能的完備，提高管理效果和安全性。高校可以加強與一些高端軟件企業(yè)或者科研機構的協同配合，努力研發(fā)符合智慧校園建設規(guī)劃要求的檔案管理軟件系統，實現對檔案數據的操作、存儲、管理、利用和安全保障。三是加大力度培養(yǎng)和引進高素質人才。人才是智慧校園建設的智力支撐，檔案管理人員的專業(yè)素質也直接決定著高校檔案數字化管理的成效。因此，必須重視對專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進，打造高素質的數字化人才隊伍。檔案管理人員不但要了解和掌握檔案管理的相關專業(yè)知識，還要熟練掌握數字化電子設備及系統的操作技能，提升自身數字化信息分析和處理能力。高校應對現有的檔案管理人員進行專業(yè)培訓，同時也要加大對高素質人才的引進，化解檔案數字化管理人才不足的問題。此外，還要定期舉辦一些專題講座、學術交流會等，提升檔案管理人員的知識水平和業(yè)務工作能力。

3.3 加強高校檔案數字化管理標準建設

一是明確高校檔案管理數字化標準。科學、規(guī)范的數字化管理標準能夠推動檔案信息的收集、分類、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)有序運轉，提高檔案管理的實效性。具體應明確高校檔案數字化的管理性規(guī)范要求、業(yè)務性規(guī)范要求和技術指導性規(guī)范要求，保障檔案數字資源的規(guī)范化，推進檔案業(yè)務處理的一致性，避免檔案技術操作不當引起不必要的問題。二是加快館藏檔案數字化。應對館藏檔案根據重要性進行劃分，率先完成對珍貴、具有特殊價值館藏檔案的數字化。此外，加強對那些具有重要歷史意義的館藏檔案的數字化整理，還要對處于受損狀態(tài)的館藏檔案數據通過專業(yè)技術進行還原和修復。最后，創(chuàng)設高校檔案數字化服務平臺。圖書館或者檔案管理部門要在全面完成檔案資料和館藏檔案數字化的基礎上，將校園的檔案管理系統、教務系統、科研系統、辦公自動化系統等進行有機聯結，創(chuàng)設一個檔案數字化服務平臺。通過這個平臺對校內所有部門的數據信息、研究成果、檔案資源實現共建共享，提升各部門的工作效率，促進智慧校園建設。

3.4 保障高校檔案數字化管理安全運行

一是保障數字檔案管理的物理環(huán)境安全。主要包括計算機設備和空間環(huán)境的安全。如對檔案數字化管理區(qū)域內的通風、電路、防磁、防火系統的維護等。在日常管理中應對檔案數字化管理庫房進行全面的核查，消除物理安全隱患。同時，還要妥善保管電子檔案儲存介質，及時備份，定期對檔案信息存儲服務系統進行維修、檢測，保障設備及系統正常運轉。二是維護網絡運營安全。互聯網在為我們提供數據共享的同時，也使得信息危險指數上升。因此，應定期進行計算機病毒查殺，防止服務器遭受非法攻擊；提升身份識別管控權限，針對不同用戶屬性將電子平臺的檔案訪問者進行相應級別的授權。三是設置數字化檔案管理系統中的日志記錄功能，對于用戶的整個訪問過程進行詳細記錄，以便日后安全危機處理時的查詢。通過這些措施，為高校檔案數字化管理和智慧校園建設提供一個健康穩(wěn)定的數據環(huán)境。

智慧校園建設為高校檔案數字化管理帶來了新的契機。高校檔案數字化管理工作應在具體管理措施的創(chuàng)新上有所作為，重視檔案數字化管理的深耕細作，篤行致遠，為智慧校園建設提供更好的服務，也實現自身的可持續(xù)發(fā)展。