淺析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合

文/鐘海莉

在信息時(shí)代快速發(fā)展背景下，促進(jìn)檔案信息資源整合，既是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然選擇，也是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是檔案管理信息化建設(shè)的前提和重要內(nèi)容。在這種情況下，各部門和單位應(yīng)該重視檔案信息資源整合工作，堅(jiān)持“安全性、系統(tǒng)性、共享性”整合原則，不斷優(yōu)化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，分層次、分類別管理檔案信息資源，促進(jìn)各類檔案信息資源的優(yōu)化配置，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供有力的物質(zhì)支持。對(duì)這一問題進(jìn)行探討，很有意義。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的主要原因

檔案信息資源整合就是合理處理并儲(chǔ)存網(wǎng)絡(luò)信息資源，保證信息資源的系統(tǒng)、精準(zhǔn)與全面，有利于開發(fā)與利用檔案信息資源。通過檔案管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將零碎的檔案信息資源整合起來，增強(qiáng)信息資源之間的聯(lián)系性，提升檔案信息資源的利用率，能更好地滿足新時(shí)代人們對(duì)信息資源的利用需求。

1.1 檔案信息來源擴(kuò)大化

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案信息資源產(chǎn)生和傳播范圍逐步擴(kuò)大，內(nèi)容也不斷豐富，為開展各項(xiàng)社會(huì)生產(chǎn)生活活動(dòng)提供有力的支持。通常情況下，檔案信息資源主要分為現(xiàn)實(shí)館（室）藏與虛擬館（室）藏兩種類型，傳統(tǒng)的檔案信息資源主要利用紙質(zhì)載體等進(jìn)行記錄與收藏。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代到來，檔案信息資源載體發(fā)生巨大的改變，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r(shí)期的磁盤等載體，這為提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量、擴(kuò)大檔案信息來源提供了新的可能，推動(dòng)檔案信息資源深入整合發(fā)展。

1.2 檔案信息海量化、多元化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展與普及，檔案信息資源逐漸朝著海量化與信息化方向發(fā)展，主要表現(xiàn)為電子文件、圖像文件的出現(xiàn)與應(yīng)用，促使檔案信息資源類型變得越來越復(fù)雜，數(shù)量也不斷增多，加大了檔案信息資源管理的難度，有必要開展檔案信息資源整合工作，解決大量、多元檔案信息的有序管理問題，提升檔案信息資源管理效率與質(zhì)量。

1.3 檔案信息服務(wù)對(duì)象廣泛化

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國檔案信息資源利用打破了時(shí)間與空間的限制，服務(wù)對(duì)象范圍不斷擴(kuò)大，呈現(xiàn)出廣闊的發(fā)展前景。檔案利用條件的放寬和手續(xù)的便利化，激發(fā)了新的檔案查詢利用群體及需求。對(duì)人民群眾知情權(quán)、參與權(quán)的尊重與維護(hù)，使檔案利用的社會(huì)范圍有了明顯的擴(kuò)大。互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)信息終端的廣泛應(yīng)用，有效地?cái)U(kuò)大了檔案信息資源的利用形式和范圍。

2 檔案信息資源整合的目標(biāo)取向

“共建共享”不僅是檔案信息資源整合的宗旨，也是檔案信息資源整合的途徑和基本目標(biāo)，只有切實(shí)落實(shí)“共建共享”的整合理念與目標(biāo)，才能充分發(fā)揮檔案信息資源整合的優(yōu)勢(shì)，加快我國檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程。

2.1 建立檔案信息資源管理系統(tǒng)

全面、系統(tǒng)整合檔案信息資源，建立一個(gè)全覆蓋且動(dòng)態(tài)發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)，從而滿足不同用戶群體對(duì)信息資源的需求。

2.2 優(yōu)化檔案信息資源

有針對(duì)性地配置檔案信息，確保各個(gè)學(xué)科、各個(gè)層次的群體都擁有平等的資源使用權(quán)，增強(qiáng)信息資源的公平性。

2.3 強(qiáng)化與其它信息資源的融合

加強(qiáng)檔案信息資源與圖書資源、情報(bào)資源等其他信息資源的關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，從而為人們提供更加高效優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理事業(yè)的認(rèn)同。

整合信息資源不是檔案信息資源管理的終極目標(biāo)，而是檔案信息管理利用高效發(fā)展的前提，只有有效整合檔案信息資源，才能規(guī)范檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展，提高檔案管理成效。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的基本原則

3.1 安全性原則

保證信息資源的安全性是開展檔案信息資源整合的前提。應(yīng)重視保證檔案信息資源的安全性，將網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、殺毒軟件、跟蹤監(jiān)測(cè)技術(shù)等安全防護(hù)技術(shù)有效融合到信息資源整合過程中，并建立完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，確保檔案信息資源整合成果的安全性，防止造成資源損害以及不必要的社會(huì)危害。

3.2 共享性原則

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，應(yīng)該建立規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫格式，有效協(xié)調(diào)同地區(qū)、同系統(tǒng)、同專業(yè)檔案管理部門之間的工作，促使這些性質(zhì)相同的檔案部門明確分工、相互補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享功能，真正落實(shí)檔案信息資源整合工作，創(chuàng)建信息化檔案管理模式。

3.3 系統(tǒng)性原則

為了提高相關(guān)業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量，檔案工作人員需要系統(tǒng)、科學(xué)地進(jìn)行檔案信息資源的收集，以最大限度地豐富檔案信息資源，促進(jìn)資源整合目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，我們需要在檔案信息資源整合的科學(xué)性和系統(tǒng)性并重的原則下開展相關(guān)工作，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范有序。

4 檔案信息整合中存在的主要問題

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展在一定程度上推動(dòng)檔案信息資源整合工作的進(jìn)步，但是受人力、物力與財(cái)力等各因素的影響，目前檔案信息資源存在一些問題，阻礙檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

4.1 缺少統(tǒng)一的整合標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，我國檔案信息資源整合工作缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重影響整合的推進(jìn)。究其原因，主要是相關(guān)機(jī)構(gòu)及管理人員未認(rèn)識(shí)到檔案信息資源整合的重要性，尚未將這項(xiàng)工作納入議事日程，尚未形成一套完整的檔案信息資源整合標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息資源整合工作沒有可依據(jù)的規(guī)范，不利于檔案信息資源整合工作的高效開展。另外，在信息存儲(chǔ)、硬件配置、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、信息處理接口等方面也缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息資源整合工作進(jìn)展遲緩，效果不明顯。

4.2 協(xié)調(diào)和經(jīng)費(fèi)支持力度弱

檔案信息資源整合受條塊分割因素的影響，導(dǎo)致檔案信息管理部門之間缺少有效的溝通與合作，無法實(shí)現(xiàn)協(xié)作共進(jìn)。高新技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的基礎(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境硬件和軟件以及專用研發(fā)軟件上都需要投入較大的資金，但當(dāng)前經(jīng)費(fèi)投入渠道單一，僅依靠國家財(cái)政支持是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

4.3 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)薄弱

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是檔案信息化管理和信息資源整合的前提。然而，由于技術(shù)和資金的不足，許多檔案部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)展緩慢。而且，在已建立的檔案信息資源管理系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，相關(guān)主體間的溝通能力較弱，網(wǎng)絡(luò)集成發(fā)展過于緩慢。總體而言，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分散、孤立，檔案管理的共享性和可擴(kuò)展性較弱。

5 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下促進(jìn)檔案信息資源有效整合的對(duì)策

5.1 建立科學(xué)的檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息資源整合工作是一項(xiàng)綜合性的復(fù)雜工作，工作量大、內(nèi)容復(fù)雜，具體推進(jìn)需綜合考慮各個(gè)相關(guān)方面的影響因素，建立一套完整的檔案信息資源整合標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)具體整合工作的有序開展。檔案部門及其工作人員應(yīng)根據(jù)自身檔案信息資源整合現(xiàn)狀，制定一套完整的規(guī)范化發(fā)展體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合數(shù)字化管理。值得注意的是，檔案信息資源整合是一項(xiàng)難度較大的工作，單靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)很難開展，所以需要不斷發(fā)展并完善機(jī)制標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，檔案信息資源整合的規(guī)范化綜合標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括三個(gè)方面內(nèi)容。一是對(duì)檔案信息資源整合的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合分析，同時(shí)應(yīng)包括圖書等其他不同類型信息的標(biāo)準(zhǔn)。二是在對(duì)檔案資源整合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這是數(shù)字技術(shù)在檔案資源整合過程中應(yīng)用的重要體現(xiàn)。三是在整合檔案信息資源過程中，相關(guān)人員應(yīng)充分按照法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)細(xì)則，對(duì)各種問題進(jìn)行深入、全面的研究和分析，規(guī)范日常整合工作。

5.2 優(yōu)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

在檔案信息資源整合過程中，要科學(xué)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加大對(duì)防火墻等安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，避免檔案信息資源整合成果受到網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客的侵入及破壞，保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性與可靠性，保證檔案信息資源整合工作順利推進(jìn)。

5.3 促進(jìn)檔案信息資源合理配置

通過整合檔案信息資源，可以進(jìn)一步對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源安全共享目標(biāo)。應(yīng)在檔案信息資源整合過程中，按照檔案信息資源管理情況制定完善的整合方案，整合機(jī)構(gòu)及人員應(yīng)借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分層次、分目標(biāo)的管理與配置，實(shí)現(xiàn)信息資源的優(yōu)化配置，從而促進(jìn)檔案信息資源整合工作的落實(shí)。除此之外，在檔案信息資源整合與管理過程中應(yīng)抓住檔案信息管理的重點(diǎn)，即電子文件管理。在電子文件管理過程中應(yīng)建立一套完善的檔案信息管理實(shí)施辦法與技術(shù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子文件的統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一管理，打造一體化的電子文件管理模式。

5.4 堅(jiān)持檔案數(shù)字化與資源共享理念

要想有效提高檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，就需要高度重視檔案信息資源整合工作，貫徹落實(shí)檔案數(shù)字化和資源共享的整合理念。一是積極推進(jìn)檔案數(shù)字化。根據(jù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)律，創(chuàng)建科學(xué)可行的整合方案，加大檔案信息資源整合的監(jiān)管力度，推動(dòng)檔案信息資源整合工作與數(shù)字化技術(shù)有效融合。同時(shí)，不斷完善數(shù)字化目錄，加大對(duì)檔案信息資源數(shù)字化整合的財(cái)力、物力及人力支持，加強(qiáng)各單位之間的協(xié)作，創(chuàng)造良好的檔案信息資源數(shù)字化整合氛圍。二是積極推進(jìn)檔案資源共享。結(jié)合國家相關(guān)的法律法規(guī)，創(chuàng)建一個(gè)全面的檔案信息資源管理系統(tǒng)，并與辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，企業(yè)內(nèi)部各單位可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的處理和歸檔，并按時(shí)間編輯檔案信息目錄，加快檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，推進(jìn)檔案信息資源共享。

5.5 采用先進(jìn)的整合技術(shù)與適宜的網(wǎng)絡(luò)途徑

先進(jìn)的整合技術(shù)與適宜的網(wǎng)絡(luò)途徑是有效整合檔案信息資源的核心要素，因此檔案信息資源整合機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案信息資源發(fā)展情況選擇最佳的整合技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)途徑，既要整合技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)途徑的實(shí)用性與合理性，也要注重其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源整合的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值，更加高效地促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，還應(yīng)該注重不同性質(zhì)檔案部門之間的合作，促進(jìn)檔案信息資源共享，打破“信息孤島”現(xiàn)象。

5.6 注重檔案整合人員的素質(zhì)提升

提高檔案整合人員的職業(yè)素質(zhì)是促進(jìn)檔案信息資源整合工作高質(zhì)量開展的重要保障。首先，檔案整合人員應(yīng)主動(dòng)提高自身的職業(yè)素質(zhì)，鍛煉檔案整合的應(yīng)急應(yīng)變能力，并積極參加專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)提高自身的綜合素質(zhì)。同時(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)檔案信息資源整合實(shí)際情況，引進(jìn)先進(jìn)的整合理念與方法，不斷優(yōu)化檔案信息資源整合工作，進(jìn)一步提高檔案信息資源整合效果。其次，檔案信息資源整合機(jī)構(gòu)應(yīng)該定期開展關(guān)于檔案信息資源整合交流活動(dòng)，聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家或優(yōu)秀員工進(jìn)行檔案信息資源整合工作經(jīng)驗(yàn)的分享，為員工提供一個(gè)交流、探討的平臺(tái)，使其不斷完善自身的知識(shí)與技能，提升整個(gè)檔案信息資源整合隊(duì)伍的職業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，還應(yīng)該建立完善的考核機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，從而最大限度地發(fā)揮人力資源對(duì)檔案信息資源整合的支持作用。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)展背景下，整合檔案信息資源是檔案管理信息化建設(shè)中的重中之重。信息時(shí)代的到來，對(duì)于檔案信息資源整合來說，既是一種機(jī)遇，也是一種挑戰(zhàn)。相關(guān)部門應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，注重檔案整合人員的素質(zhì)提升，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源整合的促進(jìn)作用，推動(dòng)我國檔案管理事業(yè)朝著數(shù)字化、信息化、智能化方向發(fā)展。