新時代企業建設項目檔案管理工作若干問題探討

文/張開玲

企業建設項目檔案是企業在工程建設、項目運行、技術革新等一系列活動中逐步形成的，是工程管理工作的有機構成，是企業進行項目建設的原始記載，也是工程質量審核和驗收及后期設備維修、技術改造的基礎資料。企業建設項目包含了新的生產項目的廠房或車間建設、為了提升生產規模的擴建、促進科技提升的更新改造項目、對現有設備廠址的翻新以及對存在問題項目的修繕等。對企業建設項目檔案管理的特點、價值、制約因素及優化路徑等問題進行探討，促進其工作，十分必要。

1 企業建設項目檔案的特點

企業建設項目檔案具有數量繁多、收集難度大、專業性較強等特點。充分認識這些特點，對管好用好建設項目檔案具有重要意義。

(1)超前地質預報儀具有非常高的靈敏度，在現場數據采集時所有造成震動的施工必須停止。但數據采集時所耗的時間較短，對隧洞施工工期影響不大，這一施工條件與劉少成[10]和吳耀宗等[11]的施工條件相同。本研究通過在施工中根據地質編錄表與地質超前預報相結合、預測結果與掌子面后方圍巖開挖后實際情況相比較、重復預報區域結果相比較，驗證超前地質預報在隧道開挖中是準確有效的。通過研究發現：多種預報方法相結合可以讓地質超前預報在減少隧道開挖中突泥、突砂、突水、巖塊掉落、溶洞、暗河等一系列的地質災害的方面具有很好的效果。

1.1 檔案管理的任務繁重

企業建設項目由于各項要素的投入較大，在整個項目的建設過程中，逐漸形成了數量眾多的檔案數據和資料。在建設項目開展之前，需要進行多方面的調查、勘測、規劃，因此在施工前就已經形成了大批的勘測統計資料；項目落實的過程中通過標準化施工和管理，也會產生很多的檔案資料；工程完竣后，匯集了眾多記載著工程從立項、審批、核準到生產建設以及最后完工的全過程的檔案資料。在建設項目檔案收集整理的過程中需要深入研究這些信息，保障建設項目檔案資料收集得詳細、系統、全面。

記者在采訪中還了解到，隨著當前國家“雙減”政策的不斷推行，云南特肥市場熱度不減。因為市場容量巨大，很多農資生產廠家和經銷商紛紛在這里成立公司，搭建平臺。巨大的市場容量背后潛藏著不穩定的風險，諸如盲目跟風炒概念、博噱頭、過度營銷產品等。面對亂象叢生的困局，如果再不緊急剎車，結局只能是將產品做死，將市場做爛。

1.2 檔案收集難度較大

現階段在企業建設項目檔案高質量發展過程中還存在一些制約因素，需要引起我們的重視。

1.3 項目檔案專業性要求高

為了推進企業建設項目檔案管理工作的高質量發展，更好地為工程建設服務，應當明確優化路徑，采取有效措施，改進和加強這項工作。

2 企業建設項目檔案的重要價值

2.1 是對工程狀況最直觀的反映

工程建設中會涉及很多的原材料，泥沙、磚瓦、鋼筋、管道等，這些原材料的品質如何，對工程建設的質量具有重要影響。要掌握工程的施工質量，就需要查詢在建設過程中形成的檔案資料，來分析原材料的質量認證等情況以及是否具備專業鑒定機構的質量評估報告等。

2.2 助力項目日后的維護和整改

建設項目落成后的審核需要立足于項目建設中形成的檔案，這些檔案就是工程情況及質量真實、客觀的反映。如項目投用后出現質量問題或安全事故，那么這些檔案就是事故原因排查的重要佐證。

2.3 是工程質量真實、客觀的反映

1.1.3 失聯原因以及應對措施 預計原因：受試者退出試驗；受試者轉院治療；應對措施：遵照入選和排除標準，按1∶1比例補充。

動態回收期是考慮資金時間價值的情況下，通過項目凈現金流量累計值與原始投資值相抵消所需要的時間，動態計算收回初始投資所需的時間［1］。其計算公式如下：

3 影響企業建設項目檔案管理工作的制約因素

企業工程項目建設過程中會整理出各種規劃布局、設計稿件、圖紙測繪等文件材料及數據，這些材料和數據能為將來項目工程的改造、維修、重建等提供憑據。

3.1 工程建設項目檔案收集歸檔不規范

3.2 缺乏完善的檔案管理服務體系的支撐

在工程預備階段，項目建設及有關單位就已經形成了許多文件資料，如規劃圖紙、設計草圖、招標文件、項目開工報告等。隨著工程建設的推進，文件資料信息會持續增加，由于很多項目的建設周期比較長，在施工的同時，相關檔案管理人員就需要對已經形成的檔案數據進行收集整理。但是，很多工程項目施工機構忽視對項目檔案的管理，缺乏先進的檔案管理理念，使得在實際工作中各種問題頻繁發生，影響了檔案管理水平的提高，妨礙了工程建設項目檔案管理工作的正常開展。一些企業對工程建設項目檔案的認識較片面，覺得工程建設項目檔案就是將相關資料粗略地整理一下，然后存放好就可以了。個別建設單位沒有對工程建設前期的各種設計圖紙或規劃草圖進行全面收集，導致一些關鍵圖紙損壞或丟失，使得檔案收集缺乏真實性和完整性。同時，部分單位由于過度追求項目建設的速度和經濟效益，沒有充分認識各階段檔案材料立卷歸檔的必要性，削減了檔案的憑據功能，不僅限制了工程建設項目檔案管理工作的科學高效發展，也制約了建設項目的順利進行。

3.3 檔案管理的相關制度不健全

因為企業工程項目的建設規模大、投資周期長，大部分的工期要持續一年甚至數年時間。另外，很多建設項目都是由多個施工、監管機構一起負責，這在無形中讓檔案收集變得棘手。

3.4 檔案管理人員的綜合素質較低

4 企業建設項目檔案管理工作的優化路徑

區別于其他領域的檔案管理服務，工程建設項目本身就存在龐雜和繁瑣的特點，因此，對這些工程建設項目涉及的一系列文件檔案的收集和整理就具有很大的難度。另外，由于很多施工單位對檔案資料管理的重視度較低，在工程建設項目推進過程中缺乏科學的檔案管理模式和完善的檔案服務體系的支撐，使得檔案管理和服務不規范。這種情況下，檔案管理工作者不能有效憑借全面、完整的項目資料對檔案進行錄入和整理。更有甚者，一些檔案管理人員為了保障所謂的檔案的完整性，掩蓋檔案損壞或者丟失的工作失誤，對檔案數據或材料進行虛假偽造，這不但未能使檔案資料的服務功能和管理效用充分發揮，還會為后續的建筑工程查驗和管理維護埋下了嚴重隱患。

采用批量隨機梯度下降法(Mini-Batch Stochastic Gradient Descent，MSGD)訓練網絡，batchsize設置為25，學習率設置為0.001，訓練迭代60 000次，10類目標的最終分類結果如表3所示。

4.1 構建完善的檔案資源體系

4.2 制定標準化的檔案工作管理流程

工程項目檔案管理工作是貫穿于企業整個工程項目建設過程之中的，因此檔案管理人員應重視提升工程項目的全局化管理能力，實行工程項目檔案全周期管理。一是工程項目建設中，在開工前的準備階段，就要將檔案管理人員編入工程建設人員的行政序列中，做到組織落實。二是在工程建設項目的開端，企業應對檔案管理人員進行技術能力評估，通過培訓、進修等手段來提高檔案管理人員的專業素養。同時，結合企業及工程項目實際情況，制定規范化的管理制度，使得檔案管理人員能夠按照規定的標準落實工作，實現檔案的高效管理。三是主動推進工程建設檔案治理。工程建設項目檔案管理過程中，引導與核查工作是其中不可或缺的關鍵步驟，檔案管理部門工作人員應嚴肅對待這一工作，如果在核查中發現了問題和疑點，要及時進行修復和治理，將這些問題在編立案卷之前就處理好。四是增進企業工程建設項目檔案管理和完工核收存案的融合。工程建設項目各個參與部門后續檔案管理工作的進一步開展，應立足于工程完工核收工作，實現檔案管理工作和驗收工作的融合。檔案管理人員應依據工程建設的具體實踐，構建系統化的監管體制，對工程建設的整個過程進行有效監督，保證企業工程建設項目檔案管理工作的順利開展和應有的成效。

4.3 落實科學的檔案服務體系

檔案服務體系的落實需要做好四個方面的工作。一是整合檔案資源。檔案工作人員應明確自身崗位職責，按照檔案管理需求完善服務質量，推動檔案資源的優化配置。在這一過程中，檔案管理人員要互相配合，制定科學的檔案管理方案，保障檔案利用工作的高效開展，為工程建設提供檔案服務。二是實現檔案資料的高效應用。為了檔案資料能夠被方便、快捷地利用，保障檔案存儲的安全性，檔案管理工作人員應改革檔案管理模式、完善檔案管理程序，實現檔案管理的高質量發展。檔案管理人員應憑借計算機網絡技術實施檔案創新化管理，提升檔案管理效率，從整體上提升檔案資料的開發和服務質量。三是改善檔案資源的服務體系，為相關人員提供具體的檔案信息服務，使得檔案資料的開發價值能夠有效發揮。工程項目檔案資料形式豐富，數量眾多，應該進行科學地分類、整理和編目，提升檔案信息的應用效率和成效。可以通過專題編輯等方法來推動對項目檔案信息資源的深度開發和主動系統地提供利用。

4.4 增強對檔案管理人員的培訓和引導力度

檔案管理工作的核心載體是人，所以工程建設企業應大力推動對檔案管理工作人員的培訓，通過構建完善的培訓體系和多元化的培訓內容等手段，來培養具備綜合素養的專業人才，為檔案管理工作的高質量發展提供人才支撐。一是應豐富培訓內容，增加法律知識、制度知識、網絡信息化知識等相關培訓內容，使檔案資源管理工作井然有序。二是定期組織專題知識講座，傳播先進的檔案管理理念，使檔案管理工作人員能夠在最新的思想意識指引下修正檔案管理行為，實現檔案管理工作的與時俱進。三是借助繼續教育體系來深化檔案管理人員的知識儲備，引進經驗豐富的檔案專家或者能手進行重點知識講解，提升檔案管理者的專業技能。四是通過與其他企業之間的交流學習，使得檔案管理人員能夠開闊自身的視野，將理論和實踐相結合，實現檔案管理創新目標。

新時代要做好企業工程建設項目檔案管理工作，實現其高質量發展，必須深刻認識檔案資料管理工作的重要性，加快檔案管理制度建設，完善檔案服務體系，優化檔案管理模式，大力推進檔案管理信息化，提升檔案管理人員的綜合素質，提升工程建設項目檔案管理水平，更好地為企業工程項目建設和發展服務。