環保檔案信息資源共享與有序利用

文/吳 健

環保檔案是各級生態環境主管部門及其直屬單位在生態環境保護活動中形成的各種形式的歷史記錄。隨著科學技術和經濟社會的快速發展，現代辦公的網絡化、數據化、信息化等特征明顯，在推進檔案管理現代化的同時，也存在一些問題，其中一個重要問題是環保檔案信息資源的共享與利用。實現環保檔案信息資源的共享與利用，能夠促進環保檔案管理工作，更好地發揮檔案信息的使用價值，滿足生態環保事業發展的需求，促進生態文明建設。

1 環保檔案信息資源及共享概述

環保檔案內容涉及對國家和社會比較有價值的文字、圖表、聲音和影像等，有較大的廣泛性，來源渠道也比較多。在環保檔案信息資源中，涉及不同時期各個地方、各有關單位發生的環境污染事件以及環境糾紛等問題，包含環保工作人員收集整理的大量環保工作過程的真實記錄。有的環保檔案可以作為有關環保行政執法部門的執法依據，也能為環保決策提供可靠的依據。還有一些重復的環境污染事故，環保檔案信息可以再次還原此前的污染問題以及產生原因，有利于環境污染事件的查處。可以說，環保檔案是我國生態環境保護工作的一項重要資料庫。

目前，我國環保檔案信息資源還缺乏共享性。環保檔案信息資源的建立主要由各級生態環境部門及單位負責，也就將某些環保檔案內容分割開來，不便于檔案信息資源的共享。為了滿足生態環保工作對檔案服務的要求，我們應對環保檔案信息資源進行整合和有序利用。應針對我國生態環境部門對檔案信息資源的管理和利用要求，提出相關的支撐體系和構建環保檔案信息資源共享利用的框架，促進環保檔案管理、利用的可持續發展，更好地實現環保檔案信息的價值。

2 環保檔案信息資源共享與有序利用支撐體系

從環保檔案的價值來說，如果搞好環保檔案信息資源共享，就能更好地體現檔案價值，發揮其作用。

2.1 環保檔案信息資源共享與有序利用的理論基礎

隨著網絡信息技術的普及，資源共享已成為環保檔案信息資源管理的發展趨勢。檔案信息資源共享簡單來說就是在一定的開放條件下，讓同一個信息被多個用戶使用，且多個用戶可以在特定條件下對同一信息進行編輯和處理。比如現在常用的金山文檔，其中的編輯模式就可以實現多人編輯。與此類似，環保檔案信息資源共享也可以認為檔案文件存在于多元環境中。這個使用的過程被認為是動態的運動。對文檔的使用也有了很多不可控因素，不同環境下使用的內容或者使用目的也都有所不同。在這種動態背景下，對環保檔案信息的保存與使用被看成反映全過程的一系列階段記錄。相應地，相關環保檔案管理不再局限于紙質版的文件管理，這種檔案學背景下的文件管理可通過一定的技術手段和工作流程，囊括電子文件管理與非電子文件管理。環保檔案中的連續性就能夠與這種動態的檔案信息管理模式相吻合，這也是實現環保檔案信息資源共享與利用框架的現實可能性。因為其檔案內容并不是獨立存在，有著連續性的作用和影響，所以當對檔案內容進行共享和利用時，不會破壞原有的檔案內容，原有的檔案信息也支持各單位各部門對該信息的共享使用。

2.2 環保檔案信息資源共享與有序利用的體系結構

環保檔案信息資源作為關系到社會乃至國家生態環保工作的一個龐大信息庫，其來源廣，涉及內容復雜。對其進行信息資源共享，無疑是一項非常浩大的工程，如何梳理好環保檔案中復雜的內部系統，如何化解檔案管理中各部門的利益沖突，是需要考慮到的大問題。如果只依靠信息處理以及信息共享技術，上述問題是難以得到完全解決的。因此，要做到對環保檔案信息資源共享與有序利用的信息處理，就應處理好幾個方面的問題。首先是用戶需求問題。應清晰地明確每一個使用檔案信息的用戶利用檔案目的是什么，能夠根據用戶要求提供數據內容。其次是組織管理。在環保檔案信息資源管理中做到對每個牽涉部門的組織管理，加強各個組織之間的聯系，保障組織之間的關聯性，組織之間的互相影響因素也要充分考慮。再次是共享規則與標準，沒有規矩不成方圓。因此在環保檔案信息資源共享與有序利用中應建立數據共享和利用的規則，為了對數據做到充分保護，也避免檔案信息的濫用，在共享和利用規則上要明確不同目的使用者數據使用的方法。最后是檔案資源以及共享技術，共享技術也是實現資源共享的基礎，沒有核心技術做支撐，檔案信息也難以展開數據分享。根據用戶的需求做出判斷，制定清楚檔案使用的資源共享框架，從而清晰信息的資源整合方向，在共享平臺上，確定使用的共享規則和約束內容。以上幾個方面在檔案資源共享和有序利用中相輔相成。可以說每個條件都很關鍵，正是根據這幾個條件相互制約，才能最終確定檔案信息資源共享的推動和實現，形成環保檔案信息資源共享與有序利用體系。

3 環保檔案信息資源共享與有序利用的框架

環保檔案信息資源共享與有序利用的基本框架關系到信息資源共享的效果以及可利用率。因此，在整體的框架研究中應注意結合環保檔案的頂層設計，根據環保檔案的運動規律，強調檔案的保管以及使用，在框架編寫中突出有效性和完整性。另外框架結構應明確在環保部門中每個部門的職責和可以使用資源共享的工作內容。為了做到檔案數據之間的交換，還可以構建對上下級環保檔案的信息監督指導，將共享的交換標準、共享標準以及其他基礎標準進一步明確，防止因框架結構不明而出現資源共享效果不佳的問題。下面對框架的構成以及總體模式和標準體系展開相關說明。

3.1 框架構成

在框架構成中，要具備能夠實施環保檔案信息資源共享與有序利用的整體解決方案，結合環保文件運動的內在規律，將共享模式中可能要涉及的規則體現在框架結構中，還要在框架結構下體現不同的業務內容。為了確保整體的資源共享有效性，還應梳理好環保檔案采集、檔案保管、檔案使用者等多個方面的工作職能和工作權益。在結構的初步構成中，要注意及時模擬，及時實踐，根據實踐所反饋的內容再及時做出調整。最終以最能夠實現的方式確定框架的內容，建立框架形成的初步模型。還有環保檔案信息資源共享與有序利用的框架會直接使用到后期的軟件開發指導中，在標準化的規范編制下，展開最完整的資源整合，強調其軟件開發的作用，也是框架模擬的目的和注意事項。

3.2 框架總體模式

一般來說，環保檔案信息資源共享與有序利用的框架模式為分布式的共享模式，主要是通過物理上的分布和邏輯上的統一管理展開管理系統的運行，在環保檔案信息資源共享與有序利用中實現信息數據的安全交換、分級共享，以及資源的自治管理。為了保證上級對下級的監督作用，在框架擬定上要設置權限，下級單位要通過數據交換才能獲取上級信息，各個部門里還有一些重要環保信息要求雙方進行信息資源的數據互換才能實現信息共享，還有社會公眾則需通過公眾渠道，也就是環保檔案信息共享系統，才能實現跨地區、跨部門對環保檔案的利用查詢檢索。據分析，當前環保檔案信息資源共享與有序利用的主要用戶是環保部門內部工作人員、環保直屬單位上下級，政府相關單位機構，以及社會公眾查詢檢索。因此根據用戶定位，可以將框架和檔案信息共享利用平臺入口分為四類：內部使用、上下級部門使用、政府相關單位機構使用、社會公眾使用。做好類別區分，就能夠讓框架內容更加完整和系統。

3.3 標準規范體系

技術標準與規范體系貫穿于環保檔案信息資源共享與有序利用建設的始終，標準以及規范體系是保障數據共享、網絡安全、權限使用、檢索利用等的核心。結合一般的框架規定，規范體系架構可以分為三方面，一是指導性標準。主要強調環保檔案信息資源共享與有序利用的依據。二是通用性標準。是指檔案信息分享的通用條款，在通用性標準下，環保檔案信息資源共享與有序利用能夠用于更多行業和更多的應用領域中。三是專用性標準。一般是指某一專業應用，具體是指專用性條款標準。根據這三個方面呈現對框架的標準化管理，強化框架的可使用性，從而在社會公眾以及環保系統直屬單位用戶使用中突出環保檔案信息資源共享與有序利用的作用和便利。

上文對環保檔案信息資源共享與有序利用的理論研究與體系中所涵蓋的內容，以及與普通檔案管理相比的不同之處展開分析，對環保檔案信息資源工作的借鑒和參考內容進行了探討。在環保檔案信息資源共享與利用支撐體系中，結合理論基礎和體系結構做出相應判斷，在可利用框架里，對框架的構成、框架總體模式以及標準規范體系進行了分別說明。此次研究有助于進一步完善環保檔案信息資源共享與利用的框架，讓環保檔案能夠打破此前相互獨立的狀態，促進環保檔案信息資源的共享，逐步實現環保檔案分類檢索，利用體系的標準化、規范化，也讓環保檔案信息更好地服務于生態環境保護事業和國家經濟建設。在針對環保檔案信息資源的共享和有序利用框架結構上，我們還會繼續開展分析研究，增強環保檔案的信息融合度，發揮好環保檔案作用，讓環保檔案信息資源更好地為社會服務，最大限度地發揮環保檔案信息的整體價值和效益，更好地為環保事業和生態文明建設服務。