新時期公共管理模式下探究“四能”效應提升高校辦公室行政管理效率

摘要：高校辦公室是學校教育教學過程中一個重要的服務部門，發揮著引領規劃、綜合協調、內外溝通作用。在新時期國家高等教育新發展任務的背景下，推進去行政化的步伐越來越快，對行政執行的要求也越來越高，使得辦公室的職能跟不上時代的要求，管理過程也出現了一些問題。本文通過新公共管理的視角來分析高校辦公室的工作效率，通過對辦公室的制度構建、職能機構、智慧設施、人員意志四個方面的研究，提出“四能”效應促進高校辦公室管理成效的辦法，從而提升辦公室的工作與服務質量。

關鍵詞：新公共管理;高校辦公室;“四能”效應

一、高校辦公室的管理現狀

高校辦公室是連接學校內外、溝通上下的樞紐部門，承擔復雜、靈活的綜合性行政事務，作為教育教學的十字銜接口服務部門具有十分重要的作用。在新時期，高校辦公室不僅承擔辦文辦會的日常業務工作，還承載推動學校治理能力現代化改革的重任，是學校的樞紐機構、核心部門和改革先驅組織，不但重要而且繁忙，在高校的行政管理中發揮了重要的作用。隨著工作的日益增多，復雜性、隨機性、數量多的業務成為了阻礙辦公室高效運轉的當前的障礙。本文針對當前高校辦公室工作的特點剖析問題的原因，結合公共管理理論，就辦公室“四能”制能、職能、智能和志能的多元管理途徑進行探索。

二、新時期高校辦公室公共管理存在的問題

運用公共管理模型，從事務的客觀、主觀原因分析，針對新時期高校辦公室管理過程，從制度、體系、環境、人員的四個方面進行研究，探究發現辦公室還存在“四能”不足的問題，主要是“制能”制度構建不完善，“職能”職責劃分不清晰，智能“軟硬件”設施不匹配和“志能”人員素質不夠高等方面的問題。

（一）制能不全，辦公室制度管理缺少量化環節

制能是指制度效能低下，制度建設不夠健全。新時代，缺乏行之有效的行政管理理念是高校辦公室的通病，辦公室的工作職責和管理制度受制于傳統的行政管理體制內，制度缺乏操作性，如同眼睛看到了遠景但是身體依然在家中，缺乏行之有效的管理理念是鎖住高校辦公室進步和提升的根本問題。二是目標定位模糊是辦公室工作效率打折的弊病。辦公室素有“不管部”之稱，也就是暫時沒有歸屬的職責和任務就交由辦公室來負責。隨著上級部門越來越精細的任務和高校自身發展越來越精準的需求，在一些新出現的業務暫時未有準確的分管部門或者是承接對象，于是承接新任務的擔子就攤到了辦公室的行政管理領域。盡管辦公室的直接服務對象的是學校領導，分擔學校的任務也無可厚非，但是這些與辦公室的管理職能是不相符的新任務將原有的目標打亂，長期以往也會模糊了管理職能。由于新的工作毫無指導意見和經驗可借鑒，工作人員不得不花大量的時間和精力研究工作完成任務，從而極大的降低了辦公室的工作效率。

（二）職能模糊，多頭管理與連帶責任劃分不清

一是多頭管理。由于辦公室的機構處于上下左右的中間紐帶環節，這也往往造成多頭管理的產生。傳統的管理模式是逐級負責制，辦公室成員工作向辦公室主任負責，主任則向分管的校領導負責。目前高校的機構設置是書記、校長2位主要領導，以及若干位分管校領導，辦公室的職責是向主管領導負責。但是由于辦公室的樞紐位置關系經常會統籌多個部門開展業務，工作匯報中需要多個部門的分管領導參與管理和決策，辦公室盡管處于協調位置但仍需執行分管領導的管理，這就在一定程度影響了服務主管領導的質量和效率。在具體執行任務過程中，由于辦公室某位成員負責多部門的聯絡工作，則存在其他部門領導直接向辦公室的成員部署具體工作任務的情況。多頭管理造成了辦公室業務分散的問題。二是連帶管理。連帶管理是指，與自身無直接關鍵的的事物因為其他事物有聯系而產生了連帶關系進而與自身產生了聯系。某項任務有時會同時涉及多個部門的業務，各項業務權重適中沒有孰輕孰重，由于辦公室負責協調工作于是就變成了由辦公室負責統籌，辦公室連帶管理了本不屬于自身業務的工作，這也正是公共管理學科的“紅帶子”現象，即讓人眼花繚亂的各種組織行為以創造和保留整體的公平和效率的提高。讓辦公室通過很復雜的管理程序來進行綜合協調以此來完成一件本來并不復雜的工作，目的是為了實現各部門的公平，從而保障程序的安全，像極了公共管理學的“Mickey Mouse”，花費很大而收獲很小，不僅占用了辦公室的行政資源，還耽誤了辦公室的本職工作。

（三）智能落后，軟硬件不匹配

去行政化改革一直是高校推進治理能力現代化的一項措施，旨在簡政放權，釋放學術和科研活躍度，促進教學自主性、多學科交融性發展，從而提升辦學質量的措施。然后受到傳統管理模式的影響，很多高校為了去行政化而去行政化，為了達到上級去行政化的考核指標而降低行政管理成本、裁減與合并職能部門、減少行政辦公人員，良好的改革初衷卻演變為只減少硬件卻不配套軟件，多部門綜合到一個職能部門導致了行政管理復雜化;其次是辦公經費減少后導致了長期不更新辦公設備，很多行政人員使用的電腦、打印機超過10年之久，自動化、信息化的軟件也跟不上學校工作需求，而影響了辦公效率。同時，“去行政化”的工作落實有偏差，變成了僅僅減少行政人員卻不優化行政工作，老職工退休后不再新招人員補充，空余的工作就整合到一個更大的辦公室當中由其余行政人員分擔，于是出現了頻繁加班、周末無休的現象。隨著更加精準的工作任務和更加嚴格的管理要求，“時間緊、任務重、難度大”的工作強度導致了行政人員常態化的加班，長期以往致使行政人員工作疲勞過度，磨滅工作熱情與挑戰意志，更是嚴重影響青年教師的身體健康。工作復雜、軟硬件不足、是導致人員疲憊、降低管理效率的又一重要因素。

（四）志能懈怠，職業發展通道緩慢

高校辦公室的行政管理職業發展相對單一，發展途徑基本受限，無法轉到其他專業崗位，但是教師崗位或者輔導員崗位就能轉到行政管理崗位。由于高校行政機構是匹配政府機構進行設置的，職能與要求也相應接軌，但是晉升機制卻獨立考評，政府機構晉升機制是設立職員制，但是高校行政管理并未實行職員制，行政工作人員只有晉升到領導崗位才能提高薪資待遇和收入，但是由于領導崗位很少，很多人從上崗到退休都是普通行政人員，很多行政人員無法提升領導崗，并非行政人員工作不突出，干活不努力，而是缺乏專門針對行政人員的晉升和評聘機制，再加上行政工作的與所學專業基本不匹配，因此提升學歷并不能真正促進行政工作的改善，僅僅對個人的知識或者閱歷進行提升，加上行政管理崗位并沒有高學歷就匹配高收入或者優先晉升的機制，因此行政人員的職業發展和晉升緩慢也成為制約發展的重要因素。

三、高校辦公室推行多元途徑優化“四能”效應策略

（一）健全制能，明確辦公室綜合服務的定位。

一是健全制度建設，是發揮“制能”效應的基礎。在新公共管理的視野下，高校應當在發展藍圖內整合資源，完善組織架構，打造一支高素質、高標準的人才隊伍。高度重視辦公室行政管理工作，準確定位辦公室作為學校發展參謀助手和智囊團的方向，細化工作職責和管理權限，進而發揮出辦公室處于紐帶掌握綜合信息資源的優勢，集中資源力量謀劃學校發展。針對辦公室的這些目標需求，在組織架構的建立上配備對應的專業過硬、能力突出、服務主動等方面的人才隊伍，運用同類對比、結果導向需求的科學方法測算人力的配置，隊伍配置包含多結構、多層次、多種類，建立梯度隊伍的規劃將避免“既當將軍又當士兵”的人才奔波于各項簡單和重要的工作局面。二是科學設置機構。突破傳統的等級制度和管理控制型組織結構，采取更為直觀的扁平化組織機構。獨立的科室將使得業務更專業，任務分配更有針對性。每個科室設置1名負責人，根據業務量配備若干名干事，日常工作不交叉，重要工作共協作，搭建協同參與工作模式。扁平化的管理不僅精簡了人員，更能促進行政人員的專業提升，突出人員的主觀能動性，掌握更多主動權甚至是部分決策權，增加了工作積極性和創造性。

（二）完善職能，引入過程評價與職業發展機制。

一是建立量化考核機制。新公共管理注重的是結果導向和績效管理，轉變職能是深化辦公室行政體制改革的前提，轉變職能需要建立可量化的考評機制，采取可視化的目標制度，推行每日任務匯報措施。制定計劃是工作的開始，由于行政人員對目標和任務的理解程度不同，明確目標將能夠統一思想縮短決策過程，準確的把決策者對任務的理解仔細劃分，并充分與行政人員溝通探討，達成目標共識，幫助行政人員更好理解目標采取準確行動。下級匯報制和上級過問是落實任務的有效途徑。行政人員在工作中不僅要發揮主觀能動性積極完成任務，更要適時匯報工作進度為決策者提供信息和進度，決策者事務繁重但具有豐富的經驗，不僅幫助行政人員解決提出的問題和困難，也應當把任務中的關鍵點和重要點及時告知，避免工作走彎路，節約時間提高工作效率。二是建立全程評判激勵機制。激勵過程不僅是看結果，也應當將過程考察與結果考評想結合。行政工作的目標是完成，卻很難獲得優秀的結果評判，因此要建立全程評判激勵機制，不僅考評結果，也考察工作的過程，對工作數量、完成效率、創新亮點等多元過程進行考察記錄，評判的過程堅持一視同仁、公共公正，為行政人員提供科學的評判依據。即使是合作工作也能有效的劃分主力和助攻，避免吃大鍋飯的現象。充分借助“新媒體”、“互聯網+”的資源共享體系，借鑒優秀的、成功的辦公室行政管理經驗和模式，充分發揮獎懲的激勵措施，對于工作中有想法、有創新的做法應當給予肯定，對工作中有消極怠慢、亦或者態度不端的情況也要及時指出，通過績效管理體系激發人員的工作能動性，以發揮更好的行政管理效果。三是引導蓄能，建立專業職稱評聘機制。行政管理人員與專任教師、專職輔導員有所區別，專任教師從事專業知識的教授和科研工作，專職輔導員從事學生服務與管理工作，而行政管理的工作與專任教師和輔導員均有區別，從事學校發展建設與改進優化專業性、服務型的綜合共和，開辟與專任教師、輔導員相類似的行政管理職稱評定，根據崗位制定工作量、工作實效率、工作準確率、創新性、開放性的考核指標，并從“德、能、勤、績、廉”等方面綜合考評，提供科學的職稱評定機制。

（三）更新智能，推動互聯網+協同辦公模式。

互聯網+時代，技術手段在不斷的更新，要推進多元的智能技術助力高辦公室管理智能水平的提升。一是建立辦公室微信和公眾號，發布通知信息，更新公務程序指南，開辟業務進度反饋欄目，保障學校師生能夠實時了解學校最新辦公動態，同時便于反饋信息，統計工作進度，實現多部門協同工作提高效率。二是推進無紙化系統的運用，發揮多媒體的便捷和高效。無紙化的系統不但能夠自如播放視頻動畫，還能提供高效的會議服務，例如會議發言記錄、共享文件界面、發布無記名表決、系統性存儲資料等多方面功能，不僅節約辦公資源，還能提高了會議質量，提升了辦公效率。

（四）提高志能，內培外送全面提升人員綜合素質。

一是加強思想教育。思想是方向，對行為習慣起著指導作用，正確的觀念將能夠激發人員創業干事的能力，增加面對困難任務時候的挑戰信心，反之則會使得工作態度不端正，阻礙工作的開展。因此要加強積極的思想教育，通過組織參加學校邀請專家開展政治理論學習，召開部門的定期學習心得分享會，研讀國家時政文件，每日學習強國以及人員自學等途徑，全方位的進行政治理論學習，提高人員的思想觀念，強化服務意識，從而提升人員創業干事的精氣神，減少工作拖沓的問題。二是內學外培提高業務能力。組織開展外出學習培訓，參加行政管理、公文寫作、公務禮儀等方面的學習培養，促進服務工作的提升;增加與其他行業、同類院校辦公室成員的學習交流;鼓勵行政人員利用網絡信息資源主動學習，掌握國家最新時事政治，保持堅定的政治立場，培養扎實的政治理論素養，綜合提升辦公室行政人員管理能力和工作效率。三是提升技術水平。鼓勵辦公室行政人員努力學習提升學歷，在研究領域投入時間和精力，為學習履職外出實踐提供機會和政策支持。提倡無紙化辦公，推動辦公室多媒體、數字化、智能化交互式辦公，優化行政輔助能力。開展word、ppt辦公軟件技能競賽，提高工具應用能力，更要鼓勵辦公室行政人員堅持創新學習，熟悉phyone數據抓取、谷歌翻譯、閱讀器等程序軟件，從而提高信息收集能力獲取最新的資源數據，提升視野格局從而提高對事物的分析能力，幫助工作質量的提升。

四、結語

從新時期公共管理發展視野看，高校辦公室行政管理的不斷精準，要求在不斷提高，作為綜合協調部門將對學校的整體規劃和發展起到重要作用，同時對外溝通協調與對內服務的質量將影響學校各方面工作的開展。因此，提升“四能”效應，健全規章制度、完善機構設置、設置全過程評價獎勵機制、更新智慧設備，強化思想教育、內學外培全面提升人員素質，從而有效的提高高校辦公的行政工作效率和服務質量，更好的為學校發展出謀劃策，搭建好各部門溝通協調的橋梁，扮演好服務師生的熱心工作者身份，為學校推進治理能力現代化的進程貢獻力量。

參考文獻：

[1]李靖.新形勢下高校辦公室管理工作成效的提升[J].辦公室業務，2022（02）：7-8.

[2]馬寧.“互聯網+”時代高校辦公室管理機制探析[J].辦公室業務，2021（21）：11-12.

[3]龐祥武.地方高校辦公室行政管理工作思考及對策[J].辦公室業務，2021（10）：13-14.

[4]朱湉湉.高校辦公室行政管理精細化創新路徑探究[J].就業與保障，2021（15）：190-191.

[5]朱玉.關于高校辦公室行政管理人員素質的思考[J].國際公關，2019（07）：207.DOI：10.16645.

[6]牛忠立.互聯網背景下高校辦公室行政管理工作模式創新[J].中阿科技論壇（中英文），2021（05）：179-181.

[7]賈樂新.新時期科研事業單位辦公室行政管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業務，2020（13）：181-182.

[8]Brown Prudence R.Public Value Measurement vs. Public Value Creating Imagination – the Constraining Influence of Old and New Public Management Paradigms. Issue 10.2021. PP 808-817

[9]何夢穎.新公共管理視角下的高校行政管理思路分析[J].發明與創新（職業教育），2018（08）：76.

作者簡介：黎礫（1988.11），男，壯族，廣西宜州人，學歷：本科，職稱：無，從事公共事務管理、行政管理、秘書學研究。