把握重點過程管控著力規范配電網建設改造工程檔案管理

■國網湖北省電力有限公司襄陽供電公司 王 晨

配電網建設改造工程檔案作為記錄配電網發展建設的重要載體，全面真實記錄了工程從立項、設計、物資供應、施工直至竣工驗收、工程審計等環節的全壽命周期資料，是評鑒工程質量、界定責任劃分的重要依據，也是工程竣工驗收后設備運行管理、配電網建設發展的重要基礎資料。全面規范配電網建設改造工程檔案管理，有助于保障電網建設發展，為落實工程質量終身責任制提供有力載體，為今后的項目管理提供重要參考依據。為實現配電網建設改造工程檔案真實規范、標準統一，國網湖北省電力有限公司襄陽供電公司（以下簡稱襄陽公司）立足工程檔案管控的核心重點，堅持將項目工程檔案管理融入到工程管理與業務流程，檔案管理與工程管理各環節齊頭并進，實施全過程、全方位管控，全面規范配電網建設改造檔案管理，促進配電網建設質效水平雙提升。

具體做法

健全檔案管理機制，實行組織管控一體化

構建管理組織體系。圍繞“誰主管、誰負責”“誰形成、誰整理”原則，建立以建設單位辦公室為牽頭指導，項目管理部門為業務主導，各相關管理部門及參建單位配合收集整理的檔案協同管理機制，明確各部門檔案歸集職責分工要求，貫徹落實工程管理與文件歸檔管理“一崗雙責”要求，構建檔案管理與業務管理相互融入的責任網絡。

建立協同工作制度。嚴格遵循工程檔案“統一領導、分級管理”工作模式，建立市、縣兩級層面“項目管理部門＋檔案辦公室”的檔案協同工作小組，各單位項目管理部門各設立1名專職工程檔案管理專責，分別對接建設單位辦公室檔案管理專責，達到工程檔案管理橫向到邊，縱向到底。通過檔案管理專責“提前介入、全程參與”，進一步順暢檔案管理流程，促進督導各參建方項目檔案管理工作。

強化檔案管理考核。出臺《國網襄陽公司配電網建設改造工程管理考核評價實施方案》，將工程檔案管理作為必備條件納入考核評價，以月度為考核周期，對檔案的規范性、真實性、完整性以及歸檔移交及時性4項指標考核計分，最終考核結果與各項目管理單位年度評先評優掛鉤，激勵促進項目管理單位加強檔案過程管理。

規范檔案編制要求，確保整理歸檔標準化

統一檔案收集明細。在依據《國家電網公司關于進一步加強農網工程項目檔案管理的意見》以及《國網湖北省電力有限公司農網工程項目檔案管理標準化作業指導書》的基礎上，對各項目主管單位充分開展調查研究，因地制宜編制了以表單為呈現形式的檔案收集明細表，明確綜合類和線路/臺區類2類，58項重點整理目錄，固化檔案收集整理歸檔范圍，細化檔案收集的文件、資料。

規范檔案模板要求。統一制定工程全過程檔案模板和格式要求，對需要歸檔的配電網建設改造工程檔案材料，確定業主方、監理方、施工方、設計方共4類42個檔案標準化模板，采用工作實際檔案進行實例說明，通過標準模板和案例的應用推廣，為規范整理檔案提供了范本，有效促進檔案歸檔進一步規范。

確定檔案質量標準。對檔案質量進行明確規定，細化檔案質量統一要求，要求檔案內容必須字跡清楚，內容規范，數據準確，前后邏輯性對應，設備、器材出廠合格證、說明書及有關重要材料必須以原件形式歸檔。設計變更、施工質量檢查、缺陷處理報告等相關文件材料，必須有閉環的詳細記錄。并積極開展檔案交叉互查工作，對共性問題進行學習培訓，個性問題采取有針對性的措施督促整改。

明確4個節點信息，創新關鍵環節可視化

推行模塊化應用。配電網工程實施節點眾多，其重要節點可分為初步設計、施工設計、竣工驗收及廢舊物資回退4個關鍵環節，通過對這4個環節重要信息采用說明書圖表的形式進行模塊化應用，及時收集相關環節資料檔案，確保關鍵環節檔案一清二楚。

明確重要信息。初設、施設、竣工驗收說明書主要對施工單位、設計單位、工程量、臺區T接位置、臺區本體架設位置經緯度坐標、舊臺區運行狀況、拆除工程進行圖文說明，為施工停電、線路廊道協調提供方便。廢舊物資回退說明書主要由設計單位提供設備類拆舊物資整體情況、數量等圖文信息，便于工程后期其他單位對回退廢舊物資進行核對。在項目實施過程中，對線路T接位置、臺區安裝位置、廢舊設備類物資進行拍照和經緯度定位，為工程審計、外部驗收等工作提供直觀依據，做到有據可查。

履行關鍵節點流程。在說明書上明確審核簽字單位及部門，經過業主項目部、施工項目部、監理項目部、以及各項目主管單位發建部、運檢部、物資公司、供電所、設計單位等相關責任部門單位層層審核會簽流轉，有效結合工程項目和檔案管理，將項目文件材料歸檔管理納入到工程管理職責范圍、建設管理綱要、工程階段檢查與驗收管理，最終為落實關鍵節點工作提供痕跡化依據。

同步線上線下管控，推進檔案信息電子化

依托外部服務力量。配電網建設改造工程檔案數量龐大，歸集整理以及掃描掛接電子化移交需要耗費巨大的時間精力。為減輕基層檔案人員壓力，合規引進第三方檔案電子化服務供應商，在竣工后3個月內及時將檔案歸集、分類、數字化，并將數據導入國網辦公系統。并明確機密數據加密保存，防止內部資料泄露。確保檔案資料電子化處理上傳規范，查用方便準確。

整合系統上傳與電子化檔案數據。配電網建設改造相關信息應用系統較多，如PMS系統、配網全過程管控系統等，以線上信息系統上傳與檔案電子化有效結合為出發點，充分整合相關系統錄入的檔案資料，同步掛接至國網協同辦公檔案信息管理系統，避免檔案資料重復錄入，大大減少了檔案人員的工作量。

加強線上線下同步監管。以單條線路、單個臺區為單位，實時更新線上數據錄入，通過“周通報、月考核”模式，充分利用線上系統深化工程全過程管理，落實電子文件與紙質文件同步移交制度要求，達到“雙軌制”檔案移交管理，實現線下線上“兩條線”同步監管。

取得成效

襄陽供電公司通過對配電網建設改造管理工程檔案的調研分析，將建設項目各階段產生的檔案資料逐一梳理規范，制定可操作性強的標準模板，明確歸檔范圍和編制要求，創新可視化圖表說明書，全面推廣應用檔案電子化移交，信息檢索效率顯著提升，檔案工作服務核心業務的能力增強。各相關部門和參建單位參照范本按圖索驥，能夠將項目實施中產生的資料檔案與工程檔案收集整理對號入座，確保了項目檔案的完整性和規范性，達到了配電網建設改造檔案標準一致、歸檔內容一致、整理組卷一致的效果，徹底解決了檔案內容不規范、檔案質量參差不齊、檔案文件遺失后補等問題，大幅度提升了工作效率。為助力服務鄉村振興戰略，出色完成服務縣域經濟發展決策部署提供了堅實保障，進一步推動配電網建設改造質效全面提升。