做好專題檔案工作 服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

■國網(wǎng)浙江省電力有限公司諸暨市供電公司 季亞飛 侯志光 陳佳楠

專題檔案可以很好地滿足企業(yè)對重大事件、活動的檔案管理需求。國網(wǎng)諸暨市供電公司為更好發(fā)揮檔案價值，建立了“楓橋經(jīng)驗”“疫情防控”等專題檔案，本文以此為例，探索企業(yè)專題檔案管理策略，為企業(yè)專題檔案工作提供有效參考。

企業(yè)專題檔案的特點

材料關(guān)聯(lián)性強。不同于其他類別檔案，專題檔案的材料都來源于同一主題，內(nèi)容關(guān)聯(lián)性強、體系較為完整。比如疫情防控專題檔案材料都是在疫情防控工作中形成的會議紀要、政策文件、員工健康數(shù)據(jù)、外出審批單、返崗申請單等，在內(nèi)容上具有極強的關(guān)聯(lián)性。

載體形式多樣。專題檔案載體形式多樣，所有其他類別的檔案都可以成為專題檔案的一部分。例如，電力踐行“楓橋經(jīng)驗”專題檔案的收集范圍包括政府部門和本單位內(nèi)部下發(fā)的紙質(zhì)文件、電子文件，在具體事例中形成的照片、視頻、員工及群眾口述材料等。

管理統(tǒng)一集中。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，諸暨市供電公司將檔案資料按照其形式分散到不同的卷宗中，如“楓橋經(jīng)驗”專題檔案中的紙質(zhì)材料文件會被歸入到文書檔案中，視頻、影像等被歸入到電子檔案或照片檔案中，一些榮譽獎杯、獎牌等被歸入實物檔案中，如果想要查找相關(guān)材料，就需要到各個類別的檔案類目中去檢索查找，增加了檔案利用的難度。而專題檔案將其歸為一類，其中相同類別的放到一起便于查找與使用。

征集范圍廣泛。專題檔案增加了檔案資料征集的深度，與該主題相關(guān)的所有材料均可以正常歸檔。傳統(tǒng)的檔案材料征集針對某一部門，僅征集特定類別的檔案，而專題檔案則是面向企業(yè)所有職工和部門，有的甚至還包括企業(yè)外部群眾團體，類別也多種多樣。例如電力踐行“楓橋經(jīng)驗”專題檔案，除了收集各部門單位形成的通知、會議記錄、活動方案等文件材料，以及有關(guān)楓橋經(jīng)驗的聲像材料及實物檔案，還會向員工及用電群眾征集電力踐行“楓橋經(jīng)驗”的素材。

歸檔周期不確定。傳統(tǒng)檔案的收集完成可能以上一年度、季度或月度的材料歸檔完成為標志，但專題檔案卻無法明確具體的完成時間。對于一些臨時性的大型活動、會議可以在其結(jié)束后一段時間作為檔案收集完成的時間，但像電力踐行“楓橋經(jīng)驗”專題檔案，屬于一直在進行中的事件，每年都會形成大量的文件、照片和其他檔案，并且不能預(yù)期其結(jié)束的時間。又比如疫情防控專題檔案，在建立之初并不知道疫情什么時候會結(jié)束，而且隨著疫情的發(fā)展，防控措施和政策也都會發(fā)生相應(yīng)的改變，檔案的材料也隨之在不斷增加，我們無法在短期內(nèi)判斷疫情完全結(jié)束的時間。因此，專題檔案的歸檔周期具有不確定性。

企業(yè)專題檔案的價值體現(xiàn)

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展過程的重要載體，是企業(yè)文化的重要組成部分，在一些企業(yè)作出重大決策時，也會參考檔案記錄的重大事件，專題檔案可以使決策者更好地了解過去某個事件或活動的來龍去脈，從中可以吸取的經(jīng)驗教訓，可以沿用的優(yōu)秀做法。2023年是“楓橋經(jīng)驗”60周年，國網(wǎng)諸暨市供電公司開展“楓橋式供電所”創(chuàng)建工作，“楓橋經(jīng)驗”專題檔案提供了大量的素材與資料，為楓橋式供電所創(chuàng)建提供了有力支撐。

企業(yè)專題檔案的價值主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

服務(wù)科學決策。企業(yè)在發(fā)展過程中遇到的問題很多是重復(fù)性問題，但由于人員更替，當前的管理者在解決類似問題的時候需要重新擬定方案。專題檔案的建立可以幫助管理者從以前的案例中尋求解決經(jīng)驗，或從中吸取教訓，從而更好地解決問題。

助力檔案宣傳。專題檔案記錄的都是對企業(yè)有重大意義的事件或活動，可挖掘其宣傳價值，更好地為企業(yè)服務(wù)。國網(wǎng)諸暨市供電公司通過舉辦主題展覽、組織收看楓橋經(jīng)驗主題教育講座、開展線上檔案知識答題等形式，講述了電力踐行“楓橋經(jīng)驗”的歷程及成果，提升了全體職工的檔案收集意識，推動公司檔案管理水平再上新臺階。

提升企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)文化是一個企業(yè)的靈魂，越來越多的企業(yè)開始重視企業(yè)文化建設(shè)，專題檔案收集的企業(yè)重大歷程中形成的資料加以提煉，可以作為企業(yè)文化的重要組成部分。在宣傳企業(yè)文化時，既保證了真實性，又具有獨特的內(nèi)涵，對內(nèi)可以提升員工的歸屬感與自豪感，對外彰顯企業(yè)的深厚底蘊與文化傳承。

企業(yè)專題檔案管理策略

由于企業(yè)專題檔案與傳統(tǒng)檔案在形式上、特性上都有較大差別，因此，應(yīng)當根據(jù)其特性，總結(jié)管理經(jīng)驗，形成一套有別于傳統(tǒng)檔案的管理方式。

提高專題檔案收集意識。（1）檔案工作人員要增強對企業(yè)重大事件的敏覺性，能夠清楚地認識到哪些是對企業(yè)有重大意義的，有保存價值的檔案資料。（2）要對各部門兼職檔案員進行系統(tǒng)培訓。兼職檔案員是企業(yè)檔案工作正常開展不可缺失的部分，部門提供的材料是檔案材料的重要來源之一，兼職檔案員的水平直接影響檔案收集工作的質(zhì)量。（3）要廣泛開展檔案宣傳，讓更多的人參與到檔案工作中來，提高個人的檔案收集意識，真正做到顆粒歸倉。

加強專題檔案管理前置。企業(yè)專題檔案管理應(yīng)做到提前介入。特別是對企業(yè)發(fā)展有重大意義的會議或活動，應(yīng)提前參與到可以提前制定專題檔案管理方案。國網(wǎng)諸暨市供電公司嚴格按照“四參加”要求，落實檔案人員參加重要工程開工會，參加科研課題鑒定會，參加基建工程啟動委員會及竣工驗收會，參加設(shè)備開箱驗收或引進項目設(shè)備的接收會。確保重大事項有檔案人員參與。此外，對于一些緊急事件和活動，雖然不能提前介入，但可以在事生后進行補充通知，要求相關(guān)部門做好檔案保管和移交工作。

明確專題檔案管理方案。專題檔案依然要堅持科學的分類原則，明確專題檔案收集歸檔要求，對專題檔案載體格式、移交時間、移交方式等進行說明，并根據(jù)各部門實際情況制定移交清單，便于檔案的整理和保管。國網(wǎng)諸暨市供電公司制定了專題檔案整理和保管方法，將檔案管理嵌入各業(yè)務(wù)規(guī)范與管理環(huán)節(jié)，按照“誰主管、誰負責”的原則，抓好業(yè)務(wù)文件歸檔與檔案管理，公司各部門全員參與，共同做好檔案工作。紙質(zhì)檔案材料采用按件整理方式，既滿足上級檔案整理要求，也符合專題檔案自身特性，同時實行實體和電子兩種載體檔案雙套制歸檔的制度。

構(gòu)建專題檔案數(shù)字資源。檔案信息化是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，國網(wǎng)諸暨市供電公司提出檔案信息系統(tǒng)功能需求，并參與研發(fā)與實施的全過程管控，組織協(xié)調(diào)系統(tǒng)建設(shè)工作，推動信件及存量業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)貫通，確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。同時，公司建立了檔案安全信息防護、轉(zhuǎn)換、遷移策略，實施異地備份，確保檔案資源安全。檔案資源數(shù)字化有效提高了檢索便利度，使檔案查找更精準，檔案利用更高效。國網(wǎng)諸暨市供電公司也會繼續(xù)努力提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供強力支撐。