財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中的應(yīng)用探討

孔令君

(中國電信股份有限公司 湖北財務(wù)共享服務(wù)中心，湖北 武漢 430000)

近年來，在大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、云會計以及移動互聯(lián)技術(shù)的快速發(fā)展背景下，使企業(yè)財務(wù)管理的方式方法發(fā)生了較大程度的變化。而對于財務(wù)機器人來說，則為財務(wù)行業(yè)及智能機器人行業(yè)快速發(fā)展的一類衍生產(chǎn)品，在企業(yè)財務(wù)活動中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。基于財務(wù)機器人處于企業(yè)財務(wù)活動當(dāng)中的適用情況考慮：一方面，財務(wù)機器人能夠?qū)θ祟惖暮唵蝿幼鬟M行模擬，從而實現(xiàn)重復(fù)性操作，在一些簡單的財務(wù)業(yè)務(wù)處理上，財務(wù)機器人可發(fā)揮有效作用，使人工操作帶來的誤差問題得到有效減少。另一方面，財務(wù)機器人在量大、易錯的財務(wù)業(yè)務(wù)方面，適用性高，可節(jié)約企業(yè)財務(wù)人力成本及物力成本。此外，財務(wù)機器人可實現(xiàn)7×24小時的工作模式，進而大大減輕基層財務(wù)工作人員的工作負(fù)荷。由此可見，從企業(yè)財務(wù)活動工作效率及質(zhì)量提升角度考慮，文章圍繞“財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中的應(yīng)用”進行分析研究價值意義顯著。

1 財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中應(yīng)用的前提條件及價值概述

1.1 背景介紹

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)、實體經(jīng)濟的結(jié)合不斷深入，在大數(shù)據(jù)、”互聯(lián)網(wǎng)+“、云計算的推動下，各行各業(yè)開始研究智能化的運營模式，機器人流程自動化(簡稱RPA)為財務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展帶來了契機，財務(wù)共享服務(wù)背景下各類業(yè)務(wù)場景呈現(xiàn)的特點為：一是業(yè)務(wù)場景復(fù)雜、審核要點較多導(dǎo)致單筆處理時長較長；二是基于會計人員職業(yè)判斷不同，核算標(biāo)準(zhǔn)難以標(biāo)準(zhǔn)化導(dǎo)致信息質(zhì)量有待提升；三是財務(wù)共享中心專業(yè)人員的業(yè)務(wù)支持職能還需加強。

1.2 前提條件

在企業(yè)財務(wù)活動中，財務(wù)機器人的適用性較高，但也需明確相關(guān)應(yīng)用前提條件，即：其一，需具備規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的流程；其二，需做好數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作；其三，需確保操作環(huán)境的穩(wěn)定性；其四，需確保技術(shù)人員儲備充足、技術(shù)達(dá)標(biāo)等。

1.3 應(yīng)用價值

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的大背景下，企業(yè)財務(wù)活動越來越頻繁，涉及的財務(wù)活動內(nèi)容及類型也呈現(xiàn)出了多樣化的特點。如果在此背景下，仍采取傳統(tǒng)財務(wù)軟件和人力作業(yè)模式，則會使企業(yè)財務(wù)活動作業(yè)成本增加，且難以保證財務(wù)活動工作的效率及質(zhì)量。而財務(wù)機器人的應(yīng)用，則能夠有效解決上述瓶頸。總結(jié)起來，財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中應(yīng)用的具體價值如下三點。

(1)優(yōu)化財務(wù)活動流程管理。財務(wù)企業(yè)人的流程管控能力強，發(fā)揮其可視性高、可訪問性強等特點，能夠讓相關(guān)管理工作人員以管理終端為媒介，實現(xiàn)對財務(wù)機器人的實時監(jiān)控和分配管理，進一步保證財務(wù)活動流程管理的精準(zhǔn)性。與此同時，利用財務(wù)機器人，可使其工作流程模塊化的功能有效展現(xiàn)出來，通過在企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)流程當(dāng)中自動執(zhí)行命令的方式，將取代傳統(tǒng)人工操作模式，進一步使企業(yè)財務(wù)活動流程優(yōu)化的目標(biāo)得到有效實現(xiàn)。

(2)提升企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率。在企業(yè)財務(wù)活動工作開展期間，對于傳統(tǒng)人工操作而言，難以適應(yīng)高強度作業(yè)方式，但財務(wù)機器人則能夠進行7×24小時作業(yè)，在不間斷重復(fù)性工作效率方面顯著提高，進而使企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率大大提升。

(3)控制系統(tǒng)維護升級成本，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間實現(xiàn)互聯(lián)互通。對于財務(wù)機器人的維護升級成本來說，和財務(wù)信息系統(tǒng)比較明顯更低，進而能夠有效控制系統(tǒng)維護升級成本。并且，財務(wù)機器人具備鮮明的自動化特點，整體業(yè)務(wù)流程操作可自動化進行，使人工造成的失誤得到有效避免，并且可以使業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間實現(xiàn)互聯(lián)互通，詳細(xì)、完整地記錄業(yè)務(wù)過程相關(guān)信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)活動風(fēng)險的降低及風(fēng)險源頭的追溯提供有效支持。

2 財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中的具體應(yīng)用要點分析

如前所述，財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中的應(yīng)用價值頗高，而為了使企業(yè)財務(wù)活動工作效率及質(zhì)量得到有效提高，還有必要掌握財務(wù)機器人在其中的具體應(yīng)用要點。總結(jié)起來，具體應(yīng)用要點如下。

2.1 在費用報銷流程中的應(yīng)用要點

在企業(yè)財務(wù)活動中的費用報銷流程工作開展期間，因關(guān)系的人員比較多，且財務(wù)共享服務(wù)、財務(wù)機器人的應(yīng)用頻繁，所以把控財務(wù)機器人在費用報銷流程中的應(yīng)用要點非常有必要，具體應(yīng)用要點包括以下三點。

(1)接收報銷單據(jù)。在費用報銷流程當(dāng)中，發(fā)票屬于非常重要的一項內(nèi)容。從現(xiàn)狀來看，大多數(shù)企業(yè)采取的是紙質(zhì)發(fā)票，而在紙質(zhì)發(fā)票處理期間，例如：郵寄、錄入、粘貼、報銷等，容易引發(fā)損壞、遺失、弄虛作假等相關(guān)問題，進一步使企業(yè)資源成本費用增加。在合理應(yīng)用財務(wù)機器人的基礎(chǔ)上，由財務(wù)工作人員對相關(guān)單據(jù)、發(fā)票進行統(tǒng)一收集整理，然后通過財務(wù)機器人進行OCR掃描、自動識別，進一步通過分析、匯總、分發(fā)傳遞，在自動生成報銷單據(jù)的基礎(chǔ)上，由相關(guān)報銷工作人員登錄企業(yè)內(nèi)部的報銷平臺，對提交的報銷信息合理選取，進一步可提出相應(yīng)的保障申請。

(2)智能審核費用報銷、制證。在報銷相關(guān)單據(jù)前期，需要企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心稽查部門執(zhí)行相應(yīng)的真實性排查處理作業(yè)；基于排查期間，需對財務(wù)共享中心收支數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)中與單據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行自動匯總處理；基于數(shù)據(jù)一致性對比分析的基礎(chǔ)上，確保對賬一致之后，向財務(wù)部門轉(zhuǎn)入；然后利用大數(shù)據(jù)及時將記賬憑證自動生成出來。對于財務(wù)機器人，則針對確認(rèn)無誤的憑證執(zhí)行相應(yīng)的審核操作，審核內(nèi)容包括：報銷標(biāo)準(zhǔn)的審核、發(fā)票真?zhèn)蔚膶徍恕㈩A(yù)算控制的審核等。在審核任務(wù)執(zhí)行完畢之后，對審核結(jié)果詳細(xì)記錄，然后及時向相關(guān)部門反饋。

(3)自動付款。經(jīng)審核的報銷單，可以在系統(tǒng)內(nèi)部使付款單以自動的方式生成出來，進一步到資金結(jié)算處，由該處易付款單信息在指令池中自動生成出相應(yīng)的支付指令為參考依據(jù)，傳輸至核算處，然后在核算工作人員仔細(xì)審核付款金額、賬戶信息以后，審核通過后，即由資金結(jié)算部門收到相應(yīng)高的付款提示，按照規(guī)范流程完成后面的自動付款操作。此外，財務(wù)機器人還能夠?qū)ω攧?wù)進行自動化處理，并生成報告，以此使費用報銷工作準(zhǔn)確、高效完成。

2.2 在資金管理流程中的應(yīng)用要點

在企業(yè)財務(wù)管理工作開展期間，資金管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)，且資金管理的內(nèi)容繁多，涉及專項、流動、固定三大資金管理。將財務(wù)機器人應(yīng)用到企業(yè)財務(wù)資金管理過程當(dāng)中，需明確管理細(xì)節(jié)流程，具體包括以下兩點。

(1)銀企對賬。在銀企對賬期間，采取財務(wù)機器人提升柜面管理系統(tǒng)運行效率。進一步在網(wǎng)銀中選擇相對應(yīng)的銀行對賬單，并在財務(wù)核算系統(tǒng)中選擇相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，在核對雙方面數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，核對完畢，使余額調(diào)節(jié)表自動出具。上述操作流程循環(huán)反復(fù)進行，直到全部銀行賬戶核對完成。

(2)支付指令查詢。基于資金支付指令發(fā)出之后，由財務(wù)機器人對支付結(jié)果進行制動查詢，進一步可利用郵件的方式，及時反饋查詢結(jié)果，以此保證支付指令查詢的客觀性及可反饋性。

2.3 在稅務(wù)管理流程中的應(yīng)用要點

從目前來看，在企業(yè)財務(wù)活動中的稅務(wù)管理流程，通過財務(wù)機器人的應(yīng)用，能夠發(fā)揮出顯著的作用，且財務(wù)機器人在其中各個環(huán)節(jié)的應(yīng)用均較為成熟，具體為以下四點。

(1)納稅申報。對財務(wù)機器人流程自動化工具加以應(yīng)用，經(jīng)技術(shù)人員預(yù)先設(shè)置好的腳本，自動登錄財務(wù)系統(tǒng)之后，針對固定該資產(chǎn)子賬目與試算平衡表進行抓取操作，并在國稅系統(tǒng)中將增值稅認(rèn)證證據(jù)導(dǎo)出來，進一步導(dǎo)出財務(wù)數(shù)據(jù)等相關(guān)稅務(wù)申報的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)等。

(2)稅務(wù)數(shù)據(jù)獲取及維護。提集團企業(yè)下屬各子公司的基礎(chǔ)信息為依據(jù)，進一步利用財務(wù)機器人對企業(yè)的納稅申報底稿進行編制。

(3)涉稅數(shù)據(jù)信息核對。基于財務(wù)機器人的應(yīng)用條件下，對會計差異、稅務(wù)、預(yù)繳稅金、進項稅數(shù)據(jù)差異等需調(diào)整的信息，以前期設(shè)置好的規(guī)則進行合理化調(diào)整。同時，對預(yù)設(shè)好的校驗公式合理應(yīng)用，通過財務(wù)機器人對稅務(wù)科目、財務(wù)科目等信息實施數(shù)字校驗處理，在校驗完畢之后，在財務(wù)機器人的應(yīng)用下，把獲取的數(shù)據(jù)傳輸當(dāng)統(tǒng)一的文檔當(dāng)中，并由相關(guān)工作人員對這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息進行審查、核對處理。

(4)發(fā)票真實性驗證。在發(fā)票真實性驗證之前，需嚴(yán)格按照“納稅申報→財務(wù)處理→開具增值稅發(fā)票”工作流程進行作業(yè)，然后利用財務(wù)機器人對發(fā)票的真實性進行驗證，比如：基于國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺，將發(fā)票信息輸入，然后進行查驗，在驗證完畢之后，由機器人自動記錄、反饋驗證結(jié)果。

3 財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中應(yīng)用的優(yōu)化策略分析

結(jié)合上述分析，對財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中的具體應(yīng)用要點有了深入的了解。而從企業(yè)財務(wù)活動效益提升角度分析，還需掌握財務(wù)機器人在其中應(yīng)用的具體優(yōu)化策略。總結(jié)起來，具體優(yōu)化策略如下。

3.1 加強財務(wù)機器人軟件設(shè)施維護

基于財務(wù)機器人運營過程中，軟件工具能夠發(fā)揮出顯著的作用。在軟件控制的基礎(chǔ)上，能夠在軟件中將輔助核算編碼與分錄摘要編碼規(guī)則制定出來。由此可見，做好相關(guān)軟件工具的日常維護、控制工作，能夠使軟件突發(fā)性故障的發(fā)生得到有效避免。但需注意的是，財務(wù)機器人與人工操作比較，具備數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性高、人力成本低雙重優(yōu)勢。一方面，在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性方面分析，由財務(wù)機器人接收準(zhǔn)確、完整的信息數(shù)據(jù)后，能夠保證自動錄入準(zhǔn)確率完全達(dá)標(biāo)。但是，由于特定指令為財務(wù)機器人批量操作的關(guān)鍵，倘若在運行過程中出現(xiàn)錯誤指令的狀況，則財務(wù)機器人基于運行過程中會把錯誤指令傳至企業(yè)，使企業(yè)造成一定程度的財務(wù)信息損失及經(jīng)濟損失；另一方面，基于人力成本降低層面分析，財務(wù)機器人可以進行7×24小時作業(yè)模式，使人工成本得到有效降低。然而，在長時間不間斷工作模式下，易導(dǎo)致計算機硬件使用壽命縮短，使計算機軟件的正常、穩(wěn)定運行受到一定程度的影響。針對這些情況，從企業(yè)角度分析，便需投入充足的資源，包括人力、物力、財力三方面的資源，并做好財務(wù)機器人軟件工具、計算機硬件設(shè)施日常維護作業(yè)，通過構(gòu)建健全的《軟件工具維護日志》，使計算機軟件的日常維護能夠有據(jù)可依。此外，在財務(wù)機器人軟件設(shè)施維護活動開展期間，需加強財務(wù)部門與IT部門之間的溝通協(xié)作，以此使財務(wù)機器人軟件設(shè)施維護工作效率及質(zhì)量得到大幅度提升。

3.2 做好運營階段反饋收集工作

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)逐步進步及發(fā)展的大背景下，諸如人工智能、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)越來越成熟。對于企業(yè)而言，在財務(wù)活動開展期間，則需重視財務(wù)機器人的應(yīng)用，并利用合理科學(xué)的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，使財務(wù)機器人運行得到有效改進。其中，在企業(yè)財務(wù)機器人優(yōu)化過程中，收集運用階段的反饋信息為非常重要的一項工作。為了做好運營階段反饋收集工作，企業(yè)業(yè)務(wù)工作人員需對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的變化詳細(xì)了解，同時了解企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域擴展情況，然后以企業(yè)業(yè)務(wù)流程為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)財務(wù)處理流程及相關(guān)法律法規(guī)等，使企業(yè)賬務(wù)處理工作的開展能夠有據(jù)可依。同時，企業(yè)IT工作人員，需對相關(guān)部門技術(shù)反饋存在局限性的軟件工具，并由相關(guān)部門及時改進，使軟件工具對財務(wù)運營的影響得到最大化降低。此外，企業(yè)管理工作人員，需重視企業(yè)內(nèi)部問題反饋機制的健全，在構(gòu)建健全的《運營階段問題日志》基礎(chǔ)上，詳細(xì)收錄相關(guān)工作人員反饋的問題，相關(guān)問題通過項目負(fù)責(zé)人復(fù)核之后，由管理層進行商議，作出最終的決策，以此使運營階段反饋收集工作效率及質(zhì)量得到全面提升。當(dāng)然，還有必要以反饋結(jié)果為依據(jù)，對財務(wù)機器人配置進行優(yōu)化調(diào)整，進而使財務(wù)機器人在財務(wù)活動中的應(yīng)用價值得到最大化的發(fā)揮。

4 結(jié)論

綜上所述，財務(wù)機器人在企業(yè)財務(wù)活動中的應(yīng)用價值顯著，可合理科學(xué)地應(yīng)用到費用報銷、資金管理、稅務(wù)管理等流程當(dāng)中。當(dāng)然，為了提升財務(wù)機器人的應(yīng)用價值，還有必要配置數(shù)量充足、技術(shù)水平高的專業(yè)人員，對財務(wù)機器人的軟件設(shè)施日常維護加以負(fù)責(zé)；同時，對財務(wù)機器人運營過程的反饋信息進行全面收集，進一步結(jié)合反饋結(jié)果，對財務(wù)機器人的配置進行合理調(diào)整，以此全面提升財務(wù)機器人的應(yīng)用價值，并促進企業(yè)財務(wù)活動管理工作質(zhì)量效益的全面提升。