信息化人力資源管理在企業中的應用困境研究

溫麗萍

(晉中學院 經濟管理系，山西 晉中 030619)

1 引言

人類社會從前工業時代向后工業時代發展，而后工業時代使得信息物質生產成了知識和智力的物化過程，企業也從傳統的生產導向逐步向市場導向轉變，目前正在進入人力資源導向時代。網絡化的發展改變了傳統的觀念，對企業管理方式產生了巨大的沖擊。而全球化的發展也模糊了世界的邊界，企業面臨前所未有的挑戰。在人力資源導向時代，人力資源作為企業參與未來競爭的一項核心資源，在行業、企業間發揮重要作用。在全球化市場競爭日益激烈的環境下，企業競爭需要科技、管理和文化創新，但歸根結底是對人才的競爭，人力資源管理也面臨著空前的機遇和挑戰。依托互聯網和應用系統平臺，人力資源正在向企業戰略伙伴目標穩步前進。

在企業管理全流程中，各領域都開始進行信息化變革以及信息系統的研究。企業管理中，最先開始進行信息化改革的是財務管理模塊，對財務管理而言，由于受到財務管理特點的影響，財務管理目前已經有各企業通用的財務管理信息系統，財務管理信息化也處在企業管理信息化的前沿。作為企業管理中的重要戰略環節，人力資源管理強調通過不同模塊對企業人力資源進行有效運用，從而滿足企業當前及未來對人的需要，保證組織目標實現。人力資源作為企業人力資源管理的主要對象，具有一定特性，這使得企業很難開發一套滿足各企業需要的人力資源信息系統，也使得企業在進行信息化建設過程中，人力資源管理信息化的發展較企業管理其他模塊信息化的發展落后。

與傳統的非信息化手段下的人力資源管理相比，人力資源信息系統基于先進的軟件和高速的硬件，通過集中式的信息庫、網絡技術以及員工自助服務等，提高了企業人力資源管理的規范性和標準性。因此，企業為了提高人力資源管理效率、在市場人才競爭中取得優勢地位，人力資源管理信息化顯得尤為重要。文章將著重介紹人力資源信息化相關理論，并結合實際分析目前企業管理中人力資源管理信息化的困境。

2 信息化人力資源管理簡介

(1)信息化人力資源管理的內涵。信息化人力資源管理是指人力資源管理通過電子信息技術等高科技手段，以軟件系統為平臺，逐步實現人力資源管理低成本、高效率、全員參與的過程。學者將人力資源管理信息系統定義為在人力資源管理領域中發揮作用的集成計算機系統，能夠在人力資源管理全流通中執行相關任務，管理人力資源數據，并具有與采集有關的存儲、分析、操縱、檢索、傳播和控制功能。

信息化人力資源管理起源于20世紀70年代，隨著計算機在70年代末進入企業應用的階段，一些大型企業開始使用計算機等先進工具替代手工計算，避免企業管理中的計算錯誤。因此，在這一階段信息化人力資源管理的使用主要在薪酬管理方向，替代傳統的手工計算工資，使工資計算更準確。這一階段的信息化人力資源管理主要是在人事管理的單個模塊中使用，主要適用于信息統計。

信息化人力資源管理發展的第二階段是隨著計算機技術的普及發展起來的。在這一階段企業在人事管理方面的應用開始轉向人力資源管理各不同模塊，除了原始的數據管理及計算，這一階段信息化人力資源管理的使用擴展到非財務的人力資源信息以及檔案管理等方面，從招聘職能中能夠處理外部海量信息開始，進入手工計算機化階段。

隨后20世紀90年代信息化人力資源管理技術應用進入了革命性轉變階段，信息化人力資源管理開始在創新、效益發揮等方面呈現出明顯特點及優勢。這一時期逐步形成了以人才測評、績效管理和薪酬管理為核心的新型人力資源管理模式，信息化開始在企業管理當中得以大范圍應用，社會對信息化人力資源管理系統有了更大的需求。

進入21世紀以來，隨著全球化的發展以及資源共享的進步，信息技術為企業管理提供了更有力的支持，至此也進入了信息化人力資源管理全面應用階段。與傳統人力資源管理相比，隨著企業信息系統的建立，人力資源管理信息系統能夠與企業的財務系統及業務系統進行有機結合，使得企業管理效率逐步提升。同時人力資源管理人員能夠擺脫日常數據計算以及繁雜的工作，逐步向戰略化人力資源管理轉變。

因此，在企業管理信息化建設過程中，人力資源管理中信息系統的使用對提高人力資源管理效率、降低手工計算出錯率具有重要作用，使人力資源管理人員能夠從傳統事務中解脫出來逐步向戰略化轉變。與此同時，企業人力資源管理工作中業務流程的系統化、標準化、規范化以及集成化都隨著信息化的發展有了提升。隨著企業人力資源信息化系統與核心財務系統、業務系統的數據共享，大大提高了企業管理的效率，降低了企業管理成本，使得企業在全球競爭中獲得競爭優勢。

(2)信息化人力資源管理功能。第一，在人力資源規劃中，企業人力資源規劃主要是預測未來一定時期內企業對人力資源數量和質量的供給與需求，從而為企業未來一定時期提供人力資源保障。因此，在這一模塊中，信息系統能夠對企業內部人力資源供給現狀進行統計及分析，通過統計一些人口學特征以及企業相關數據，自動生成企業內部供給預測報表。同時，各部門可上報未來一定時期內人力資源數量及質量的需求計劃，通過供給與需求分析，幫助企業確定人力資源計劃以及人工成本預算。第二，在組織設計模塊，信息系統能夠幫助企業統計單位信息、部門信息、職務信息以及崗位信息，進行組織結構圖的設置與輸出，并對任職信息進行查詢統計，設置統一組織代碼。第三，在招聘管理中，信息系統能夠完成簡歷模板、招聘職位模板、面試通知、錄用通知等基礎模板的設置，使得后期批量數據導入更方便。同時系統能夠對簡歷進行自動篩選，建立企業備用人才庫，并進行招聘結果統計分析，生成相應圖表。第四，在培訓管理中，信息系統能夠完成基礎模板的設置，運用信息系統對各員工培訓需求進行統計分析，科學制訂培訓計劃，建立員工培訓檔案，對培訓資源實施統一管理，方便培訓結果統計。第五，在績效管理中，系統可以完成考核基本檔案以及指標制定，通過日常數據管理以及數據共享直接生成績效考核結果，簡化績效管理流程。第六，在薪酬管理中，同樣需要完成基礎設置，輸入薪酬計算數據公式分類等，提高薪酬管理效率，降低薪酬管理計算錯誤率，同時自動生成薪酬福利報表，簡化薪酬管理人員工作內容。除此之外，信息化人力資源管理還能夠在人事管理、員工異動管理、勞動合同管理以及相關統計分析中發揮重要作用。

3 信息化人力資源管理在企業中的應用困境

(1)企業缺乏有效領導。企業信息系統的建立是企業管理整體變革，涉及組織整體工作流程及工作模式的轉變，因此需要在這一變革中獲得企業領導的支持，從而在企業內部推動組織變革，使項目正常進行。目前，企業已經意識到信息系統在企業管理中使用的重要性，但企業信息系統的使用仍主要集中于財務系統及運營系統，企業主要關心業務生產。對人力資源管理而言，高層領導未認識到人力資源管理中信息化的使用所帶來的優勢及好處，對人力資源管理信息系統的建設不重視，使得企業在不斷擴大規模的同時，人力資源管理不能與企業發展相匹配，無法保證人力資源數量和質量要求，對企業發展無法發揮應有作用。因此，企業高層管理者應當加強對人力資源管理領域信息化建設的重要性認識，鼓勵企業推動信息化技術在人力資源管理中的應用。

(2)企業缺乏專門人才。對信息化人力資源管理建設而言，該項目建設涉及多個學科，主要包括管理學、經濟學、人力資源管理等傳統知識，同時也涉及計算機及信息技術等，因此企業信息化人力資源管理建設對人才知識技能水平要求更高。上文指出，信息化人力資源管理可以幫助企業提高管理效率、降低管理成本，但這需要企業在信息化人力資源管理運行過程中加強管理，如果企業缺乏該類人才，將會導致信息化人力資源管理系統在運行過程中無法充分發揮作用，進而降低信息化人力資源管理帶來的優勢。

對現行企業而言，大多數企業中具有人力資源管理專門人才以及信息技術專門人才，但由于涉及復雜學科要求，企業自身缺乏能夠較好掌握信息化人力資源管理的人才。從市場供給來看，高校在進行人才培養時也缺乏這類復合型人才的培養，使企業無法招募到信息化人力資源管理專門人才，從而使得在實際應用過程中信息化人力資源管理無法發揮其優勢。因此，一方面，企業需要培養兼具信息化知識與人力資源管理知識的復合型專門人才；另一方面，企業可以與高校聯合培養符合市場需要的復合型人才，從而提高信息化人力資源管理專門人才數量及質量，使得信息化人力資源管理在實際應用中更好地發揮作用，幫助企業獲得競爭優勢。

(3)供應商選擇困難。相較于企業管理中其他信息系統的建設及發展，信息化人力資源管理的建設相對較慢，且在市場中沒有成熟的通用軟件，這主要是受到人力資源獨特性的制約。目前，已有的提供信息化人力資源管理系統軟件的供應商可以分為國外企業與國內企業兩類，企業提供的軟件也可以分成多元化軟件及專業化軟件兩種。在供應商的選擇上，由于各企業人力資源特點不同，以及企業主要業務流程不同，使得企業在選擇軟件供應商時難度增加。目前人力資源管理信息系統領域提供軟件的公司主要有SAP公司、PeopleSoft公司、Oracle公司、鉑金中國有限公司、施特偉公司、智科公司、用友公司、金蝶公司、東軟公司、北京奇正公司、北京萬古公司、北京金益康公司等。

由于目前軟件公司復雜多樣，且軟件質量參差不齊，使得企業在選擇軟件時有一定難度，很難選擇與企業完全匹配的軟件，并且各軟件公司在后期維護及服務提供上水平參差不齊，這也為企業后期人力資源管理信息系統運行增加難度。因此，多樣的人力資源管理信息系統軟件提供商使得企業在選擇供應商時面臨諸多需要決策的因素，如何選擇符合自己企業發展的人力資源管理信息系統，并且確保企業在后期系統運行過程中發揮最大效用，是企業在應用信息化人力資源管理中遇到的難題。對想要進行信息化建設的企業而言，要充分比較市場上的供應商，根據不同供應商的特點及成本謹慎選擇，這對后期企業信息化人力資源管理建設具有重要影響。

(4)建設目標不明確。目前市場中信息化人力資源管理仍處在發展階段，人力資源管理領域的信息化建設并不成熟。一些企業初步認識到人力資源管理信息化為企業帶來的作用和效益，因而在這一過程中部分企業盲目追求企業人力資源管理信息化，不考慮企業實際情況，對信息化人力資源管理建設期望值很高，在編寫項目方案時，不考慮企業實際建設目標，將所有信息化人力資源管理的優勢都編寫進項目方案中。而在項目具體實施過程中，發現信息化人力資源管理不能夠滿足企業預期，實際效果并不如意，使企業對信息化人力資源管理的信心倍受打擊。

另外，軟件供應商在為企業提供軟件服務時，為了促成雙方簽約，供應商很少會根據企業實際需要推銷產品，而只是推銷系統的功能，這也使得企業在進行人力資源管理信息化建設過程中不能考慮企業實際情況選擇產品，而是按照供應商提供的美好愿景，對企業人力資源管理信息化建設寄予厚望，最終導致實際建設效果無法符合前期過高期望。因此，企業在進行人力資源管理信息系統建設過程中，需要從企業實際出發，考慮企業人力資源管理狀況，不盲目跟風供應商提供的軟件及服務，而是正確認識信息化人力資源管理給企業帶來的好處和優勢，在綜合規劃前提下，完成企業信息化人力資源管理建設，確保發揮信息化的主要作用。

(5)管理制度不匹配。企業進行信息化人力資源管理建設要打破傳統的人力資源管理流程，因此，企業在引入新技術時需要更新管理理念及管理技術。傳統人力資源管理在信息化的過程中有了新的功能，工作模式也發生了相應改變，不僅獲得了技術上的進步，更加快了企業人力資源管理計算機化的發展。這使得企業人力資源管理模式和工作流程發生了改變，而企業需要對管理模式和制度進行相應改變，從而適應信息化體系下人力資源管理工作流程。

目前，大部分已經建成信息化人力資源管理的企業，只是單純地引入了人力資源管理信息系統，人力資源管理模式及業務流程還與傳統人力資源管理一致，使得企業管理制度與管理體系無法與信息化背景下人力資源管理模式相匹配，進而降低人力資源管理信息化所帶來的優勢，前期成本投入無法獲得最大收益，影響企業人力資源管理效率。