事業單位檔案管理工作探究

王立杰

檔案管理是收集、保管和使用檔案信息的一項工作，是維護單位穩定發展所做各項決策的重要依據。隨著經濟的全面發展，事業單位的檔案管理工作也變得更加繁雜，傳統的檔案管理模式無法適應現代化的發展要求。所以，需要事業單位認識到檔案管理工作的重要性，并且結合檔案管理的相關問題進行優化處理，實現事業單位檔案管理工作的全面升級。

一、事業單位檔案管理的相關分析

（一）事業單位檔案管理的現狀分析

現階段，中國的部分事業單位對檔案管理工作仍然秉持著保守和傳統的態度，這樣的工作管理模式無法適應新時代發展的要求。所以，事業單位要正確認識檔案管理工作，加強創新檔案管理的技術和方法，解決事業單位檔案管理工作中存在的一些問題。另外，還要通過新技術和新理念完善原有的檔案管理工作，從而保證管理工作的效率和水平得到全面提升。事業單位作為國家重要的組織機構部門，其檔案管理工作具有一定的服務性、管理性及行政性的特征，與中國的政治建設之間具有緊密的聯系。因此，在事業單位中加強檔案管理工作，既可以保證原有工作的整體水平得到創新和優化，還可以朝著現代化的方向不斷努力。

（二）事業單位檔案管理的內容

在事業單位的建設和發展過程中需要建立一個完善的檔案管理體系和檔案管理制度，確保檔案管理工作的全面開展。檔案管理主要包含材料的歸檔和檔案的核對。在行政事業單位的檔案建設過程中需要根據相關的檔案材料和文件進行分類處理。檔案的歸檔流程主要為以下4點：第一，針對具體的檔案材料進行合理的劃分，觀察檔案信息是否符合國家的相關標準;第二，工作人員根據實際情況及檔案記錄的具體內容、檔案材料的使用方向等方面進行深入的研究，確定檔案的具體存放位置;第三，工作人員在進行檔案歸檔時，要對檔案管理的目錄進行補充，從而確保檔案的歸檔更加科學合理;第四，將新材料納到檔案中，便于后續檔案的查詢。在事業單位的檔案管理工作過程中需要針對實際情況采取相應的核對管理措施，詳細核查檔案的完整性及合理性，最終確定具體的檔案管理措施。

（三）事業單位檔案管理的特點

事業單位的檔案管理工作具有自身的特點和屬性，與企業單位的檔案管理有一定的差別。首先，檔案管理的系統性。在資料的存儲工作中，事業單位大部分檔案資料都會先存放相應的時間，然后集中匯總到專業的檔案管理部門。為了維護整個檔案的完整性和系統性就需要在檔案存儲的時候進行全面的檢查、記錄、分析。然后根據相應的要求進行細致的管理，從而保證形成完善的檔案管理體系，確保檔案管理工作能夠全面開展。其次，檔案管理的完整性和真實性。事業單位要建立行之有效的檔案管理措施，結合檔案管理工作的相應要求加強與各部門之間的聯系，保證檔案管理工作的效率得到提升。同時，要綜合分析事業單位的檔案信息，全面了解當前的工作進度及工作的實際成果，更加直觀地掌握事業單位的具體工作狀態。此外，還需要保證檔案管理部門收集到的信息的完整性和準確性，否則就會導致整個檔案管理出現偏差。

（四）事業單位檔案管理的意義

在事業單位的內部控制工作中，檔案管理是對重要資料進行系統匯總、規范管理的重要工作，需要結合中國的檔案法以及事業單位內部具體檔案的實際情況，建立一套完善的管理體系。事業單位檔案管理工作措施的具體應用，要符合事業單位的全面發展要求，同時具備廣泛的應用價值。在事業單位進行檔案管理的時候，需要注重檔案的完整性，核查是否存在丟失和遺漏等情況。事業單位的檔案管理工作需要順應社會發展的要求，管理人員要用一種超前的眼光對待檔案管理工作，同時還要具備創新精神，不斷優化檔案管理工作的模式和理念，提升檔案管理工作的效率。

二、事業單位檔案管理的重要性

（一）促進社會的建設與發展

在政治、經濟、文化全面發展的時代，檔案管理工作是事業單位管理工作中的重點和難點，事業單位要通過創新的理念和方法，加強對檔案管理工作的重視，同時實現各項資源的優化配置，發揮職能部門的作用，更好地服務社會和群眾，從而促進社會的建設與發展。

（二）促進檔案管理質量的提升

在信息化發展背景下，各行各業都逐漸加大了對信息化技術的使用力度，促進了每個行業的工作效率和工作水平的提升，在事業單位的檔案管理工作中起到了重要的作用。通過信息化技術可以讓事業單位的檔案管理工作變得更加規范化，同時結合各部門的工作實現精細化管理，讓事業單位的管理工作更加合理，也讓民眾更加滿意事業單位的服務。事業單位要及時發現單位管理工作中一些細微的問題并及時進行調整，保證事業單位檔案管理流程的全面完善。另外，通過信息化技術還可以有效地緩解單位與群眾之間的矛盾，解決檔案管理工作中的一些問題。

（三）對事業單位的管理水平實施評價

檔案管理主要是記錄事業單位在發展過程中的具體業務情況與資金使用情況等方面，能夠幫助事業單位了解各階段的具體發展情況及發展結果。事業單位要根據檔案資料對之前的工作進行全面的總結和分析，結合以往的工作經驗，為今后的發展做出重要的決策。檔案管理工作能夠更好地促進事業單位未來的發展，也可以促進事業單位各項服務工作水平的全面提升。

（四）實現事業單位的穩定發展

在高科技的時代發展中，信息技術的應用已經成為大趨勢，如何在新時代的發展過程中加強事業單位行業的全面建設是現代化行業管理者需要考慮的重點問題。通過在檔案系統中應用信息化的技術可以有效地提升檔案管理的服務水平。事業單位與國計民生之間具有緊密的聯系，必須要注重管理與制度之間的融合。因此，事業單位需要應用信息化技術加強檔案管理制度，推進整個行業的高速發展，為社會提供更好的服務，也能夠保障自身的服務價值。隨著社會的發展，檔案的種類在不斷創新，服務方式也發生了調整，只有讓事業單位適應現代化的發展，才能夠確保檔案管理工作的全面推進，實現事業單位的穩定發展。

（五）為各部門查詢提供服務

事業單位的很多工作會參考以前的檔案資料，這就需要檔案管理部門為各個部門提供專業的參考數據和信息，便于查詢服務工作的順利進行。通過協助各部門確保資料的正確使用，能夠促進事業單位各項工作全面順利開展。

三、事業單位檔案管理的優化措施

（一）完善檔案管理制度

隨著事業單位檔案管理環境的變化，為了確保檔案管理工作的全面落實，就需要建立完善的管理機制，達到與時俱進的要求。結合事業單位檔案管理的實際情況對管理制度進行完善和優化。首先，事業單位要提高對檔案管理工作機制的重視力度，對現有的檔案管理制度進行全面梳理。其次，結合實際情況制定符合現有使用要求的管理制度，歸納和總結好的經驗和方法，幫助建立后續的檔案管理工作制度。最后，結合檔案管理工作中的具體要求，建立與檔案相適應的管理制度，為事業單位檔案管理工作的全面建設奠定良好的基礎，確保事業單位檔案管理工作的全面落實。

（二）提高檔案管理人員的素養

檔案信息化管理工作具有很強的優化作用，但是仍然有部分事業單位沒有引起重視。國家應出臺相關的檔案管理政策，促進檔案管理的信息化建設，從而推動信息化技術的應用水平。還要鼓勵事業單位對檔案管理建設的投入，確保各項技術、資金和人員的全面應用，建立完善的管理平臺，實現檔案的信息化管理。檔案管理人員需要具備扎實的檔案管理知識，同時還要了解一些先進的技術。人才是檔案管理信息化建設中的重點，只有積極引進、努力培養人才，才能夠提高整個信息化建設的水平，讓專業的人做專業的事，保證檔案管理工作的信息化建設水平得到全面的提升。

（三）實現事業單位檔案管理的數據共享

事業單位的工作水平是整個國家的服務水平評價的關鍵因素，提高事業單位的整體工作質量是現代化管理的重點內容。檔案的信息化建設不僅可以創新管理方式，同時還可以應用信息化技術，給人們帶來更多的便利。其中，“互聯網+技術”的使用能夠全面了解中國的基礎服務工作情況，加快檔案管理技術的應用，為國家和事業單位相關數據的應用奠定良好的基礎。

（四）促進檔案管理流程的規范化

新時期，事業單位需要采取先進、智能化的檔案管理方式，這樣才能夠規范和完善檔案管理工作，建立完善的檔案管理體系。管理人員需要與時俱進，了解社會發展對檔案管理工作的具體要求，從而保證檔案管理工作更具有實效性。還需要建立高質量的檔案管理工作流程，杜絕不良問題。結合檔案的實際情況建立專業的數據信息系統，將不同的檔案信息歸整到相應的類別中，這樣有利于規范化處理后續的檔案管理流程，也便于檔案工作的全面落實，防止檔案管理工作出現錯綜無章的現象，優化檔案管理的水平。除此之外，還需要利用信息化的建設方式，創新檔案的整體記錄和存儲方式，改變傳統紙質檔案中存在的問題，避免傳統檔案管理方式帶來的不良影響。

（五）構建安全的防護機制

當前，部分事業單位在檔案管理工作中存在檔案管理不嚴、管理信息泄露等不良問題。針對這一情況，需要建立安全的防護機制有效地抵御現代化網絡背景下帶來的信息泄露問題。要積極地構建安全防護體系，提高對病毒和黑客的防控能力，確保檔案信息的安全性。還需要在檔案信息管理系統中進行定期的殺毒，防止病毒攻擊影響到信息的保存與使用。要建立平臺登錄權限機制，有效地控制登陸人員的權限，特別是在數據修改方面。只有達到一定級別的人員才可以使用特定信息，并且對信息進行修改處理，防止因人為操作造成數據泄露、造假和丟失等情況。還要積極地引進先進的檢測技術，實現對整個系統的全方位監測預警，確保檔案管理的安全性。

（六）構建科學的信息化管理系統

為了保證檔案管理的各項工作能夠全面落實，需要構建相應的信息化管理系統，這是提高檔案管理工作效率和水平的關鍵。在建立信息化管理平臺的時候，需要工作人員結合自身工作的具體情況以及現階段事業單位檔案管理工作中存在的一些問題進行綜合研究，從而制定符合單位自身發展要求的信息化管理系統，也可以進一步規范檔案管理工作。通過信息化管理系統，可以收集和整理檔案中的大量數據，了解檔案管理中存在的一些漏洞以及數據的相關問題，從而采取針對性的處理方法，提高檔案管理工作的效率。

四、結語

綜上所述，在事業單位的運行發展過程中，檔案管理工作至關重要。隨著社會發展，檔案管理工作也要與時俱進，應用現代化的信息技術和互聯網技術，解決原有檔案管理工作中存在的問題，提高檔案管理工作的準確性和完善性。對檔案管理工作而言，事業單位還需要調整具體的工作內容，制定完善的檔案管理工作制度，確保檔案工作能夠全面順利地開展，在事業單位的發展過程中發揮重要的作用，使事業單位能夠符合時代發展的要求。