淺析物資設備的審計技巧

李文勇

物資是物質資源的簡稱，在企業商品生產過程中所消耗的各種生產材料，是企業完成生產、創造價值的重要物質保證。筆者通過近幾年的實踐審計工作經驗，就如何發揮內部審計在物資管理中的作用，如何提高針對物資設備的審計技巧進行了論述。

一、物資管理的概念

物資按生產中的作用，可以分為以下6 類：主要原材料、輔助材料、燃料、動力、配件、工具。

物資管理是企業生產過程中，對本企業所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制，通過對物資進行有效管理，以降低企業生產成本，加速資金周轉，進而促進企業盈利，提升企業的市場競爭能力。

二、內部審計的概念

內部審計是指組織內部的一種獨立客觀的監督和評價活動，它通過審查和評價經營活動及內部控制的適當性、合法性和有效性來促進組織目標的實現。此定義說明內部審計的基本職能是監督、分析、評價企業內部的經濟活動，為企業提出一些改進措施，促進企業整體效益提高，有效的內部審計在企業管理中具有不可替代的重要作用。從以上的定義不難看出兩者的最終目的都是提高企業盈利能力，促進組織目標的實現，通過加強內部審計工作，可以防范物資管理中存在的風險，提升物資管理水平。

三、物資設備管理中主要風險點

1.物資采購管理制度不健全，不相容崗位未分離，存在管理失控風險。

2.物資采購計劃編制不合理，與生產任務不銜接，存在供應不及時影響運輸生產或庫存積壓導致閑置浪費等風險。

3.物資采購方式選擇不當，應當公開招標的未通過公開招標方式采購，存在加大采購成本的風險。

4.物資使用過程管理控制不嚴，導致物資管理失管失控，造成虛列成本或損失浪費等問題。

5.廢舊物資收回不及時、處置程序不合規，存在損失浪費或處置收入不入賬形成“小金庫”等風險。

6.對供應商管理不規范，信用評價不到位，存在物資質量、合同履約等風險。

7.會計核算不規范，通過多列、少列、虛列物資支出，或是應計提不按規定計提存貨跌價準備，人為調節經營結果。

四、如何做好物資設備的審計工作

物資采購審計重點是對物資采購內控制度的健全性和有效性、采購方案編制的合理性、采購方式選擇的合規性、計劃中所列物資價格、數量、質量、采購方式和供貨商選擇等的真實性、合理性和有效性進行的審計。通過對物資采購管理、使用過程控制、物資儲備管理、廢舊物資管理、供應商關系管理以及會計核算等方面的審計，促進企業建立健全合理有效的物資管理內部控制制度，提高資產使用效率，節約資金運用成本，實現企業經營目標。

1.物資采購管理制度的健全性和有效性。有效的內控制度是企業正常生產經營的保障，進駐單位后要檢查企業按照規定的物資采購管理辦法，結合單位實際制定物資采購實施細則中物資采購職責權限及審查審批程序是否明確，物資計劃、采購、驗收、保管、使用、核算等不相容崗位是否相互分離，并對實施情況進行測試，是否能夠按照文件規定嚴格執行。

2.審查物資設備采購依據。物資取得方式包括招標采購、市場選購、電子商務采購、委托加工、融資租賃和企業自制等方式。審計人員在檢查物資采購時，應當綜合考慮以下因素：現有庫存是否充分利用、采購物資的重要程度、供貨商信用評價以及市場價格因素等。對符合“三重一大”決策事項的物資設備采購項目，審查是否經黨委會、黨政聯席會集體討論通過。查看企業的黨委會及黨政聯席會記錄，是否一事一議，檢查參會人員表態發言情況，分析該項物資設備的采購是否通過了集體討論做出決定，保證重要物資設備采購依據合規。

3.物資設備采購計劃編制的合理性及預算執行情況。（1）檢查物資管理部門上報的物資采購預算與生產部門下達的生產任務等是否銜接，與庫存數量、儲備定量、物資價格、采供周期、歷史消耗規律等因素是否匹配，物資消耗定額和最低儲備定量的確定依據與生產任務、財務支出定額、庫存數量、采供方式等是否相對應。有無無預算、超預算或超儲備定額、超消耗定額提報物資需求計劃。（2）檢查是否將物資采購預算按照對應的工作量、定額、標準、金額等逐級進行分解，并結合實際生產情況、物資庫存水平、價格變化規律等，按月確定相關物資的采購品種、采購數量，實施物資采購。（3）因生產任務、設計變更等原因需要調整物資采購預算時，是否按照規定權限和程序履行相關調整手續。（4）檢查采購計劃的兌現率，分析物資采購預算執行過程中出現的差異及原因，主要包括：工作量、實際消耗、價格采購批量等因素對預算目標的影響；集中或分散采購物資對完成預算目標造成的影響等。

4.加強物資招投標的審計。對于招標方式采購的物資，一是檢查招標文件是否按照上級標準化采購文件和經審定的采購方案編制。二是檢查，招標文件內容是否完整、嚴密，是否存在要求或標明特定的供應商以及含有傾向或排斥潛在投標（報價）人的其他內容。三是檢查招標、開標、評標過程中有無違反規定程序，私自與供貨商串通，泄露招標信息等情況。查看物資采購招投標資料，對符合招投標法規定的工程建設項目以及與工程建設有關的重要設備、材料等的采購，是否進行了招標。公開招標的招標公告是否在通過國家指定的報刊、信息網絡或其他媒介發布。邀請招標的是否向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發出投標邀請書。投標人資質審查材料是否完善，投標文件是否符合規定。對于不具備公開招標條件或不適宜采取公開招標采購方式的，是否按照規定權限和程序履行相關公示、審批程序后實施；采取邀請招標、談判采購、單一來源采購、詢價采購、網上競價等方式采購的，是否符合相關條件。筆者在檢查某一企業時曾發現對同一項目的數次招投標資料中，經常短缺其中一家被邀標單位的投標文件，且該單位在十余次的招投標中從未中標，存在違規陪標現象。通過審計監督檢查物資設備的招投標是否遵循了公開、公平、公正和誠實信用原則。

5.嚴格審核物資設備采購合同。審查單位提供的物資采購合同，合同的標的、價款、履行期限、質量要求、違約責任等主要條款與采購文件和供應商響應的內容是否一致；合同條款是否與招投標中規格型號、數量、金額一致。是否約定付款期限及條件及具體交貨日期，質保金留存比例及支付條件是否合理，對售后保養維護維修的約定是否最利于企業，合同糾紛的解決方式等。檢查物資采購合同，采購人有無與供應商另行簽訂背離招投標文件實質性內容的其他協議。檢查有無擅自變更、轉讓、中止或終止物資采購合同等事項，需要追加與合同標的物相同的物資時，是否按規定簽訂補充合同。發生應急物資采購后，是否及時補辦了相關手續，有無以應急采購名義規避正常采購程序。統計分析被審計單位的自采規模，是否超上級規定的自采率，自行采購是否經過上級物資管理部門審批。抽查自采物資單價，與集中采購同類物資進行對比，分析有無較大差異。筆者在審計過程中曾發現一單位的物資采購合同中未明確約定貨物交付日期，如對方單位怠于履行合同，則存在很大的經營風險。通過審計合同條款發現可能存在的問題，以降低企業經營風險。

6.密切關注物資設備驗收流程。如何確保物資設備按時保質的交付使用，驗收環節極為關鍵，首先審查物資驗收的交接記錄，與合同約定的交貨時間、數量是否一致，抽查檢測報告或現場抽檢化驗，檢驗物資質量是否達到合同約定標準，查看登記、交接、驗收人員簽章是否齊全，入庫單或驗工計價中規格型號、數量、金額與合同約定是否一致。查看現場，檢查物資設備的實物形態、外觀、規格型號與入庫單或驗工計價登記是否一致，檢查物資驗收環節是否規范。筆者在現場審計過程中曾發現一單位的物資采購中“現場物資驗收交接單”日期早于“發貨清單”日期，物資驗收環節把關不嚴。還有一單位年底為了完成更新改造任務，與某某公司簽訂工業品買賣合同，購入含稅價397.90 萬元的設備一套，于年末辦理了竣工驗收報告，但次年檢查時該設備廠家尚未供貨，貨款雖未支付，但存在編制虛假竣工驗收報告的問題。通過實地檢查物資設備的驗收環節，杜絕虛假驗收，或物資設備的規格型號數量與合同約定不符的問題。

7.仔細核對物資付款環節。資金的流轉在企業的經營中是重中之重，把控好資金，嚴格物資采購的付款工作，是內部審計工作需重點關注事項。首先查看招投標約定中履約保證金是否足額收取，其次查看單位是否按照物資采購合同中約定條款，包括付款日期、付款方式、收款方銀行賬號等嚴格辦理相關審批手續支付貨款，有無發貨單位發票、發貨清單等資料，是否留存足額質保金。筆者在審計工作中曾發現有些單位審核不嚴，在收到對方單位發票及銷貨清單辦理了物資入庫手續后，即全額支付了貨款，一旦發生質量問題，由于沒有預留質保金，給企業帶來損失。

8.實地監盤查看物資使用過程狀態。⑴檢查被審計單位是否落實限權限額領料制度、定期清查盤點制度，物資領用手續是否完備、用料有無計劃、領料有無定額，物資管理部門與使用部門（車間班組）收、發料是否一致，有無已使用尚未入庫核算或領用后在車間班組形成積壓等情況。⑵檢查重點物資的消耗定額查定工作，是否隨著設備修程修制的變化和新技術、新材料、新工藝的應用進行了優化調整，消耗定額實物數量與相關修程修制定額費用是否匹配。⑶檢查車間班組重點物資消耗定額寫實工作，是否對物資消耗進行日常使用登記、支出登記、成本核算等方面的管理。⑷各單位雖在期末編制了存貨盤點表，但可能存在一些已無使用價值，長期積壓出現毀損的存貨仍按正常存貨體現在盤點表中，這就需要審計人員現場監盤抽查長期無動態的各種存貨。筆者曾對一單位庫房存放的隧道除塵裝置樣機進行檢查，經查該單位于2014 年12 月研制完成22KW 小功率的隧道除塵裝置樣機，金額23 萬元，后經現場試驗完畢拆解，存放于單位庫房。2015 年以后由于技術改進，開始推廣使用110KW 隧道煤塵清除裝置，原22KW 小功率的隧道除塵裝置樣機已無使用價值，且吸頭、吸管、落料、除塵機械等部件經過多次試驗，已損壞嚴重，但該樣機2018 年仍按原值懸掛在庫存商品科目項下未進行清理也未提減值準備。通過實地監盤抽查長期無動態物資，避免已發生毀損物資未計提減值準備，導致當期企業經營結果不實。

9.深入了解物資儲備的合理性和效率性。對一些生產所需大型物資設備，還要結合可研報告審查投入使用后產出情況，包括：產品產量、產品質量、產品使用壽命是否提高，是否切實提高了企業效益，評價期初的可研報告是否可行。⑴檢查被審計單位重點物資的庫存結構、儲備規模，結合單位近三年的生產任務、實際消耗量，計算被審計單位的存貨周轉率，分析存貨儲備的合理性和效率性。⑵通過物資信息系統，統計長期閑置物資信息，重點分析長期無動態物資積壓的原因，有無已形成超儲積壓仍繼續新增采購的事項。調撥運輸設備時，業務、財務、物資等部門是否同步將庫存配件隨設備一起調出。⑶現場抽查盤點長期閑置物資、代儲物資等庫存情況，檢查賬實是否相符，重點關注有無過期變質已形成實質性損失浪費的物資。⑷檢查被審計單位物資配送組織和儲備方式，統計現有利用社會資源優化庫存結構和直達配送組織的規模，分析庫存結構可優化的空間。筆者在對某集團公司大型養路機械設備大型養路機械設備管理效能專項審計時，檢查核對日作業驗收證及調度命令與月度租用大機搗固完成統計表數據，發現陸續租用12 臺搗固機，線路搗固實際作業量909.66㎞、689.4㎞，該集團公司由于操作人員配備不足，長期備用4 臺線路搗固車、1 臺道岔搗固車，在自有設備閑置的情況下，租用其他公司的大機設備，造成未能充分發揮資產效能的問題。

10.緊密跟蹤廢舊物資處置情況。要關注被審計企業是否建立了廢舊物資管理制度，并能執行落實到位，抽查各更新改造、大修維修工程產生的廢舊物資管理臺賬與財務入賬價值、名稱、規格、數量是否相符，通過審計規避私自處置廢舊物資的風險。⑴檢查被審計單位是否按照規定建立健全了報廢物資回收管理制度、報廢物資損毀制度，回收范圍、保管責任以及有關報廢范圍、標準、程序是否明確。⑵抽查頻繁換件修部件，分析換件修的必要性，在保障物資質量和安全前提下，有無可重復使用的價值，測算其經濟效益情況。統計被審計單位物資修舊利廢程度，對具有修復價值的廢舊物資是否做到能修盡修。⑶檢查廢舊物資的回收、分類、保管、處置是否符合規定，需要前置審批的是否按照規定履行了相關的審批手續。報廢物資處置應當以競價銷售方式為主，如果采用其他處置方式的，是否按規定權限和程序履行審批。⑷檢查報廢物資管理臺賬，結合現場抽查盤點情況，檢查報廢物資賬物是否一致，重點關注有無賬外料。檢查報廢物資的現場監裝、檢斤計量和發貨數量等記錄，重點關注有無廢舊物資處置收入不入賬私設“小金庫”等違規違紀問題。

11.關注供應商管理情況。⑴檢查被審計單位物資供應商目錄，重點抽查長期合作的供應商或新增加的供應商，是否具備相應的法定經營資格、是否具備產品生產資質或代理資格，是否具備良好的企業財務狀況、資信能力以及售后服務能力。被審計單位是否存在仍與不良信用供應商簽訂采購合同的事項。⑵檢查被審計單位供應商信用評價制度是否健全，并有效執行，對產品質量不合格、履約不到位、售后服務質量差的供應商在信用評價時是否進行了實質性的考核。

12.關注物資設備會計核算管理情況。⑴檢查物資采購、支出、處置、調劑、減值等各環節會計核算是否真實準確，是否符合企業會計準則核算要求，有無通過多列、少列、虛列物資支出，或是應計提不按規定計提存貨跌價準備，人為調節經營結果等問題。⑵檢查統計被審計單位六個月以上“未提賬單”（即：單位已確認收貨，供應商尚未提供發票）情況，重點分析長期“未提賬單”形成原因，并與供應商進行核對，有無虛列成本支出或重復入賬等問題。筆者在對物資使用單位與供應段材料往來情況進行核對時，發現長期存在7.86 萬元差異未清理。工務機械段財務賬面“應付賬款”科目項下懸掛物資供應段材料款5,651.30 萬元。根據雙方的簽認記錄顯示，物資供應段應收工務機械段材料款5,659.16 萬元，存在差異7.86 萬元。經了解，該差異為以前年度工務機械段拒付料款，但雙方長期未進行核實處理，導致材料往來款長期存在差異。

總之，充分發揮內部審計在企業物資設備采購、驗收、領用、資金支付、使用、報廢等各個環節的監督檢查作用，是提高企業競爭力，加強企業管理的必然要求。