企業采購管理創新路徑研究

文/趙侃（山東煙臺福山區服務業發展促進中心）

近年來，采購管理作為企業的成本中心和利潤中心，已成為企業生產運營的重要環節。

據統計，世界各地以生產為導向的公司平均會用50%的銷售額來購買原材料和零部件。在我國制造企業中，企業用銷售成本的70%來進行采購。因此，采購功能在企業中的地位也相應提高，成為企業關注的焦點。為了進行管理改革，加深對采購管理潛在的增值機會的認識，優秀的采購管理為公司作出了巨大的貢獻。采購管理是提升企業核心競爭力的重要因素，能夠幫助企業獲得更多的市場和競爭能力。

企業采購管理的研究目前已經較為成熟。蔣月萌（2020）提出以精簡物資采購的申請與審批流程，提高物資采購的反應效率。張潔(2020)提出加強物資供應部門、技術部門、計劃提報部門和專家評委的采購文件和程序的培訓，提高物資供應風險管控意識。楊帆（2021）認為科學合理的開展物資采購管理工作能夠有效地提高公司的市場競爭力。張秀俠（2021）發現科學有效的庫存管理對于制造企業提升整體經濟管理水平具有重大意義。

本文以A企業為案例提出了企業采購管理創新路徑，以提高采購管理效率，增強對市場的適應性，對國內同類企業的采購管理具有一定的現實借鑒意義。

一、企業采購管理模式

管理模式是將人力、財務、材料、信息資源轉換為面向市場的高品質、低成本、快速的產品和服務的系統指導和控制方法。隨著采購管理的不斷進步發展，采購管理模式也在不斷地完善和進化，采購管理模式中有傳統的采購管理模式和JIT采購管理模式。

（一）傳統采購管理模式

傳統的采購模式主要通過品質比較、價格比較來選擇供應商和定價，投標、采購和交易進行。供應方和需求方不能有效溝通，通常采用簽訂合同來進行交貨管理、確認和驗收、及時交貨、到貨時復驗和質量后驗證等方式，以達到降低采購風險的目的。在傳統的采購模式中，供應方和需求方的關系大多是短期合同，基本無長期合作。在采購領域，買方每天都要花費大量的時間來談判和解決問題，不斷更換供應商，只考慮現在的市場行情，調整采購計劃和庫存天數。缺乏需求信息和長期的組織合作。

（二）JIT采購管理模式

JIT采購又稱為準時化采購，指將合適的產品，以合適的數量和合適的價格，在合適的時間送達到合適的地點。根據準時購買的原則，公司只從必要的地方購買必要的材料，準時購買是一種保守而高效的購買模式。這種即時操作系統在豐田汽車推廣到其他公司和其他行業之后，已經傳播到世界各國的采購和運輸等領域，并取得了良好的效果。

傳統采購模式與JIT采購模式的區別如表1所示。

表1 傳統采購模式與JIT采購模式的區別

二、A企業采購管理存在的問題

（一）A企業采購管理現狀

1.A企業采購模式

因為生產管理的發展，A企業構建了JIT采購系統。A企業的采購打破了地理上的限制，實現了在全球范圍尋找合適產品，實現了以低價獲取優質的零部件和機械設備系統，為生產的產品提供了質量保障。A企業通過大批量的物資采購來降低采購成本，使得A企業獲得同行業中較低的采購價格，大大降低了采購成本。

2.A企業采購流程

采購分為常用物資采購、臨時性物資采購和辦公器材采購。辦公器材采購是把要采購的物資匯總起來，編制辦公室器材采購，交由部門領導批準，在辦公器材類供應商中選擇，再實施采購方案。臨時性物資采購和常用物資采購要編制采購方案，經批準進行詢價或招標、編制競標，經領導審核批準進行發標并做好記錄，評標后確定分包單位，經領導批準可進行談判，形成合同文本，合同經過審評和批準后生效。

3.采購監督管理機制

A企業采購監督管理目前由A企業母集團負責，集團內部成立采購監督小組，對各子公司采購部門的采購流程進行監管，其中包括核實采購預算，采購的數量、質量及供應商的選擇，物資驗收，入庫監管。監督后對采購部門進行評價與記錄，并對采購部門進行隨時抽查，保證采購計劃的公正、透明，同時建立采購數據監管系統，對采購過程中的數據實時監管，便于A企業監管小組人員查詢數據，發現問題并及時糾正。

（二）A企業采購管理存在的問題

1.采購流程繁雜

A企業規模較大，部門設置多，部門分工明確，但是有交叉，從而會出現職責不明的情況，機構部門設置多就會使得辦手續的時候流程多，審核簽字時要層層過。

領導審核慢，再把子公司采購信息反饋給集團，集團選擇相對應的供應商下發，經過層層審批，一層出現問題就會從頭開始，在每個子公司選擇合適供應商的過程中，公司對市場變化和客戶的需求作出反應能力是緩慢的。A企業不能靈活地更改訂單，會造成人員的大量浪費，同時還會影響到采購效率。

2.“人單酬”致使采購流程緩慢

“人”承接“單”，“單”決定“酬”，“酬”吸引“人”接單，三者是有機統一體，其本質是員工和顧客價值合一，將員工的薪酬和為用戶創造的價值聯系起來。A企業上層領導思想過于理想化，底層員工不理解“人單酬”。公司設立獨立的考核部門對采購部門及其他部門進行考核。所有員工與績效掛鉤，意圖是好的，但在實施的過程中，如果因為各種各樣的原因業績不能達成的話，管理過程和采購過程都會受到影響，工資也會受到影響。這導致采購部門及其他部門的員工都很功利，結果導致所有流程都變得極其緩慢。

3.對供應商的依賴性較強

正常情況下的單源供應模式具有很大的優勢，可以大大提高采購的整體效益，從而與供應商建立起長期穩定的合作伙伴關系。A企業要求供應商進入制造商的生產過程，這樣能夠有效地滿足需求，消除庫存，但是一旦供應商出現延工或者沒有按時配貨，整個生產過程生產體系都會癱瘓，甚至可能會產生無限的反應殃及整個A企業和合作的企業，產生巨大財務損失風險和時間損失風險。

4.采購監管不到位

A企業的規模龐大，分支眾多，采購流程繁雜，手續較多，這些都使其物料采購需要經過多個部門、多個人員，中間難免會出現采購腐敗現象。A企業目前的采購監督小組由母集團組織，因為在上文提到的改善采購流程慢的問題中取消采購時向集團申請供應商，所以母集團的采購監管小組對A企業的監管會出現監管不全面、流程復雜等問題。

采購監管小組針對的是采購部門，除去采購部門的問題，其他部門也可能會將問題拋給采購部門，采購部門是直接能與供應商接觸的部門，在公司明面上往往容易成為大家談論的焦點，還有可能會成為“背鍋俠”。比如說一個產品出現了問題，不管這個產品是質量檢測過程出現的問題，還是研發部門無能力研發或失誤導致的問題，出現這種問題，只要說是采購時物料不符合規定就相安無事了。這嚴重破壞了部門之間的友好合作關系，影響了企業的整體發展。

三、采購管理創新路徑

（一）改善采購審核流程

A企業采購計劃的審核過程應取消經過集團審批，減少采購流程，加快采購計劃的進行，取消層層審批，改為由A企業彼此獨立的同級領導審核，避免下級受上級監督，上級受到下級牽制，采購計劃通過后再將計劃上交集團統計，這樣既不影響集團的信息交流和統計，又能增加采購制度的靈活性。具體如圖1所示。

圖1 流程轉變圖

（二） 改變“人單酬”考核比例

“人單酬”最大的好處是消除企業在運行過程中分工明確導致出現小團體形成官僚的大企業病。但是因為大多數人都有好逸惡勞的性質，一直對員工施壓很大概率會造成反抗心理，當組織實施某個新的管理制度或者模式時，必須讓員工對這個制度或模式認可理解。在實施“人單酬”時，由專人開設培訓小組對領導和員工進行培訓，讓每位領導和員工參透該模式的定義、考核方式、考核比例、對員工的優勢和對企業的意義。在實施“人單酬”時，制定激勵機制，對于一些優秀的合理完成績效的員工，要及時給予獎勵，增加每位員工對該模式的信服力。

（三）建立完善的供應商評估系統

A企業在進行供應商選擇時，可以多單元相結合，既能得到單一供應商的優點，又能獲得多元供應商的優勢。選擇供應商時要根據A企業的生產特征和A企業所需物資種類明確供應商選擇范圍；建立合適的供應商評價機制，為后續供應商選擇奠定基礎；成立供應商選擇小組，由不同部門根據需求共同協商，對要素進行整合，對供應商進行分析，初步選定適合的供應商范圍；在明確范圍后，采購小組進行實地考察，對供應商生產水平、技術參數等進行調研，最終選定合適的供應商并尋求長期合作發展。

此外，A企業應保證企業與供應商之間的信息傳遞。企業在與供應商合作時，除了要進行供應商選擇與管理，還要與供應商保持信息暢通。首先，企業采購部門要定期與供應商進行進度的了解，并將企業的最新采購目標與供應商進行溝通，以使供應商能與企業的需求信息同步。其次，企業在設計產品時，可邀請供應商共同對市場需求趨勢進行研究，并為企業提供材料和部件的性能信息，使企業的產品更貼合市場需求。再次，企業要與供應商進行走動與溝通，目的是通過溝通發現雙方合作存在的問題，通過溝通建立一個和諧的合作環境，通過溝通，使供應商成為企業提升市場競爭力的有效支撐。

（四）完善管理規章制度和全方位立體式監督機制

完善管理規章制度，在實施過程中，要求A企業采購部門嚴格按照此規章制度執行，做到各項工作分工明確、相互協作。第一，A企業和母集團之間要形成采購管理和采購業務相對分離的體制，A企業的各部門要發揮自己的功能并承擔相應的責任。實現自身責任、勞動協作的真正專業部門。

因為采購計劃跟行政部門幾乎無關，可以將監管任務安排給行政部門，也方便行政部門進行績效考核。第二，要建立信息化監管平臺，并且促進財務部門、采購部門、生產部門等多個部門相互協調合作實現數據共享，這樣會使得采購更加公平、透明，各部門之間加強溝通，有助于監管小組對物資信息進行了解，進而保障生產的正常進行；第三，讓相關法律人員對采購部門進行采購法律法規的培訓，增強采購人員法制意識，避免為了個人利益損害A企業集體的利益。

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企業采購是現今市場經濟下一種最主要最主流的采購。企業是大批量商品生產的主體。為了實現大批量產品的生產，就需要大批量商品的采購。生產企業的生產，是以采購作為前提條件的。沒有采購，生產就不能進行。企業的采購人員不僅采購數量多，采購市場范圍廣，而且對采購活動要求特別嚴格。他要對全廠的需求品種、需求量、需求規律進行深入的研究，要對國內國外眾多的供應廠商進行分析研究，還要對采購過程各個環節進行深入研究和科學操作，才能完成好采購任務、保證企業生產所需的各種物資的適時適量供應。

供應商選擇評價和終止辦法：

供應商的資質水平直接關系到供貨的質量、售后服務水平和重大產品問題的處理等諸多方面，更有重大品質、售后事件等的處理態度、反應的及時性都與供應商本身的資質、能力有關。因此有必要嚴格進行篩選、考核供應商，對不合格供應商制訂相關終止辦法。