數字化時代檔案標準化建設策略分析

楊曉露 巨野縣檔案館

大數據技術為檔案管理工作提供了諸多助益，促使我國檔案標準化建設效率不斷提升。與此同時，信息技術的不斷進步及其在檔案標準化建設中的應用，對數字化時代檔案的標準化建設提出了新的要求。然而目前，我國檔案的標準化建設仍存在一定不足，這在一定程度上影響了檔案的標準化建設進程。基于此，從數字化時代下檔案標準化建設的重要性及內在要求出發，對目前檔案標準化建設現狀及優化策略進行重點分析，旨在為行業從業者推進檔案標準化建設提供有益借鑒。

相關資料顯示，近年來，我國數字經濟的發展十分迅速，僅2021年，我國數字經濟總體規模就較前一年增加了6.3萬億元。數字化技術的全面進步為各行業的發展提供了諸多助益與更廣闊的發展空間，同時也對其提出了新的挑戰。就檔案標準化建設工作而言，大數據信息技術的應用使海量檔案信息的管理更加便捷。尤其是近年來，隨著信息技術及網絡平臺的應用在檔案信息管理工作中所占比重的不斷提升，確保檔案管理工作安全有效且科學便捷成為檔案管理工作人員必須面對的一項重要工作任務，其也是事關各行業工作人員生產生活的重要內容。而標準化建設作為實現檔案管理工作科學化、有效化、制度化的基本前提，也是推進數字化時代檔案管理工作優化的必然途徑。因此，在全面數字化這一時代背景下，優化和提升檔案標準化建設工作，對于推進檔案管理工作現代化，促進檔案管理工作發展具有重要意義。

2017—2021年中國數字經濟總體市場規模表

數字化時代下檔案標準化建設的重要性

就性質而言，檔案管理工作本身是一項涉及數據資料眾多、時間延展度較長且工作量較大的系統性工作，檔案信息收集整合的質量將直接影響檔案資源的科學管理與后續利用。而檔案標準化建設包括檔案資料分類的標準化以及管理流程的標準化兩方面內容。首先是檔案資料分類的標準化。明確檔案的分類標準并依照相應標準對其進行分類管理，是確保檔案標準化管理工作取得實效的重要因素。只有對不同類型的檔案如科技檔案、業務檔案、文書檔案等進行有效分類，才能最大限度地避免檔案信息遺漏或重復。其次是檔案管理流程的標準化。檔案文件從形成到最終的利用或銷毀是一個漫長的周期過程，在此期間，相關工作人員對其進行整理、更新、統計皆應依照相關標準進行。管理流程的標準化是實現檔案管理標準化的重要環節，更是確保檔案管理工作各環節之間能夠有效協調，全面提升檔案管理效果的基本前提。總而言之，推進數字化時代檔案標準化建設既是推進檔案管理工作現代化的必然要求，也是推動檔案事業發展的基本途徑。

數字化時代對檔案標準化建設的內在要求

檔案標準化管理要實現系統性

數字時代為海量檔案信息的管理提供了有利條件，相應地也對檔案管理工作進一步提出了更高層次的要求。就檔案標準化建設工作的具體內容而言，其涉及內容、載體、格式、更新以及查詢等不同方面。上述標準既是檔案標準化建設的具體內容，也是檔案管理工作的具體工作環節。檔案管理工作作為一個有機整體，任何一個環節的操作質量都會影響下一流程的具體執行。因而，檔案管理相關工作人員在開展具體工作的過程中，必須始終秉持標準化操作、動態化管理的基本原則，將檔案標準化建設看作一個系統工程進行建設。一方面，在制定相關標準化制度的過程中不能僅從局部出發，而應從整體進行綜合考量，確保檔案標準化建設工作的各環節能夠實現有效銜接。另一方面，檔案標準化建設不是一蹴而就的，在制訂執行標準之后，相關管理工作人員應不斷從中發現并解決問題，對其進行修正完善，從而實現檔案標準化管理工作整體效果的優化提升。

檔案標準化管理要具備科學性

檔案標準化管理具備科學性，是確保檔案管理工作順利進行的重要前提。數字化時代在使得海量檔案信息的瞬時處理成為可能的同時，也相應地產生了海量的數字檔案與隱形操作流程。數字化的檔案管理使檔案信息的記錄更新呈現出單向不可逆的特征。也就是說，不同類型的檔案信息往往一經確定和生成，就不可刪改。因此，檔案信息管理工作人員應進一步加強檔案標準化管理的科學性，從檔案信息自身的特性、類型以及利用傾向出發，針對不同檔案信息的主體使用特征以及具體檔案管理部門的實際工作開展情況，重點建立具有可實施性的科學管理標準。只有不斷提升檔案標準化管理的科學性，才能確保各檔案管理部門以及相關工作人員順利開展檔案管理工作。

檔案標準化管理要逐步開放化

檔案管理的根本價值在于檔案利用，而檔案信息開放是實現檔案信息有效利用的重要前提。縱觀檔案信息管理的形成和發展脈絡，不難看出檔案本身就是記錄和傳遞信息的載體，只有對不同類型的檔案信息進行開放共享，促進不同社會管理部門之間的信息交流合作，才能真正實現檔案信息的內在價值，將有限的檔案信息運用到無限的社會發展工作中去。數字化時代的全面到來為檔案信息的傳遞共享提供了更多途徑，也為不同類型的海量信息共享提供了信息技術支撐，同時還提升了信息傳遞的便利性與安全性。因此，檔案信息管理工作者在進行檔案標準化建設的過程中，應對檔案管理的開放性予以重點關注，在保障信息安全的基礎上，秉持開放共享、合作共贏的管理理念，構建相應的檔案管理機制，自覺加強與不同社會組織及企業部門間的合作溝通，強化渠道建設，抓好開放共享，從而更好地實現檔案信息價值。

數字化時代檔案標準化建設發展現狀

對檔案標準化建設重視度不夠

國家檔案局早在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中就已明確提出全國地級市以上國家綜合檔案館要在2020年全部建成數字檔案館的發展目標。近年來，隨著各級各部門的有力推動，數字檔案工作也確實取得了一定成效。但是，從數字檔案管理工作的具體執行，尤其是數字檔案標準化建設方面來看，大部分檔案管理部門領導及管理工作者仍普遍存在對這項工作重視度不高的問題。作為一項綜合管理工作，檔案標準化建設與查檔群眾個人利益、社會整體發展息息相關。它既依托于國家相關政府部門的協助，又需要各級具體檔案管理部門領導及工作人員的實際投入執行。只有確保相關檔案管理部門投入強大的人力、物力以及財力資源，才能切實提升檔案標準化建設效果。但目前，大部分檔案管理部門的領導及工作人員并未意識到數字時代檔案標準化建設的重要性，且各級檔案管理部門的資金及政策扶持較少，具體落實到標準化建設的更是少之又少。加之相關領導重視程度不夠，使得目前檔案標準化建設僅僅停留在書面文件層面，落實和推進不夠。由于缺少資金與技術支撐，相關執行工作人員也無法根據單位的檔案管理實際狀況推動檔案標準化建設。與此同時，缺少具體調研也在一定程度上導致檔案標準化建設的具體方案缺少可實施性，從而影響了檔案標準化的建設質量。

檔案標準化建設制度有待完善

目前，大部分檔案管理部門的檔案標準化建設程度仍停留在書面文件或口頭階段，在后續執行上存在較多問題。主要表現為缺乏相對完善的數字檔案標準化管理制度。具體而言，從數字檔案的具體工作流程角度來看，首先，部分檔案管理單位和部門在對電子檔案進行處理的過程中，缺乏統一的格式以及相關流程管理規定，對于檔案資源信息的分類整理以及存儲更新缺乏細節上的具體規定和指引，導致相關工作人員在對電子檔案進行錄入的過程中具有較大的隨意性，不利于檔案資源的查詢利用，影響了檔案管理工作效果。其次，大部分檔案管理單位缺少相對統一的管理機制，致使不同部門的檔案管理工作存在重復的情況，尤其是在檔案資源的存儲與利用之間的過渡階段缺乏統一的協調機制，導致相關管理部門的工作效率低下。最后，隨著社會的全面發展，檔案開放共享越發成為檔案資源利用的關鍵，但目前來看，大部分檔案管理部門并未建立相應的檔案開放管理制度，使得檔案管理部門的資源開放程度較低，資源保密機制建設以及不同單位部門的資源共享工作進程緩慢。

檔案標準建設人才與技術支撐不足

數字化時代在為檔案信息管理提供新的發展機遇的同時，也使各項檔案管理工作對技術的依賴與日俱增。相應地，要想高效推進檔案標準化建設，也必須依賴外界資源的扶持，這種扶持主要表現在人才與技術兩個方面。但目前來看，我國部分檔案管理部門對于檔案標準化建設的技術和人才力量投入明顯不足。一方面，目前大部分檔案管理工作人員普遍存在非科班出身、專業素養較低以及年齡較大等問題，缺乏開展檔案標準化建設的專業素養與業務能力。在進行檔案管理的過程中，由于工作人員專業素養尤其是信息技術素養較低，無法對不同類型的數字檔案信息進行精準識別，也無法嚴格按照相關管理機制開展檔案信息管理工作，導致檔案標準化建設進程緩慢。另一方面，目前來看，盡管檔案數字化、信息化已經成為檔案管理的主流內容，但檔案標準化建設的主要針對對象還停留在紙質檔案層面，對于檔案標準化建設缺少相對系統科學的研究，尤其是對大數據、人工智能等現代信息技術的應用不夠，導致檔案標準化建設相對落后。

數字化背景下推進檔案標準化建設的策略分析

提高對檔案標準化建設的重視程度

為推進數字化時代的檔案標準化建設，必須不斷加強檔案管理部門相關領導及管理人員對檔案標準化建設的重視程度。具體而言，首先，檔案管理部門的相關領導應從科學的檔案管理理念出發，不斷提高對檔案標準化建設工作的重視程度，堅持時時處處抓好檔案標準化建設工作，要在月度、季度以及年度安排部署和總結工作時，經常性詢問檔案標準化建設工作進度，關切檔案標準化建設進程中遇到的問題，及時對其進行回應。從領導層面促使工作人員自覺、積極主動地參與檔案標準化建設工作。其次，在理念更新提升的同時，還應予以相應的資金扶持。相關領導及管理工作人員應根據自身單位的具體工作狀況，將檔案標準化建設納入單位的整體發展規劃中。在此基礎上，依據檔案標準化建設需求予以必要的資金支持。

完善檔案標準化建設的管理制度

數字化時代，完善檔案標準化管理制度可從載體標準化以及流程標準化兩方面進行。一方面，數字化時代，檔案信息管理利用的基礎與載體在很大程度上依賴于數據庫。要想推進檔案標準化建設，相關檔案管理人員應密切關注檔案數據庫資源的建設與標準化。結合具體的管理工作需求在信息準入、整合、更新以及開發標準方面的制度措施等對檔案數據庫進行進一步細化和明確，保障數據庫資源中的檔案信息格式統一，便于相關工作人員進行后續資源的查詢利用。另一方面，為確保檔案標準化進程能夠有序推進，相關管理人員應進一步對目前已有的各項管理制度進行梳理。在此基礎上，從數字檔案標準化管理角度出發，對其進行補充、修訂和完善，廢除已不合時宜的管理制度，建立新的具有可實施性的規范和制度。同時進一步推進檔案標準化監管機制，確保無論是檔案管理部門的領導人員還是具體工作者，都能在日常工作中嚴格執行和落實相關管理制度，嚴格按規章流程辦事，從整體上提升檔案標準化建設進程。

強化檔案標準化建設的人才與技術支撐

技術與人才是影響檔案標準化建設進程的關鍵因素。因此，相關檔案管理工作人員應進一步加大檔案標準化建設隊伍，提升技術投入。具體而言，一方面，相關檔案管理部門應進一步拓寬人才引進渠道，面向全社會招聘專業檔案管理人才，為檔案標準化建設提供堅實可靠的人才隊伍支撐。與此同時，還應抓好檔案業務和技術培訓等工作來提升已有的檔案管理工作人員的專業知識水平，通過定期組織檔案管理專業知識、檔案管理職業素養道德以及信息化、數字化管理知識教育培訓等，從整體上提升檔案管理工作人員的專業性。另一方面，相關檔案管理領導人員應充分認識到數字化時代大數據、人工智能等信息技術對于檔案管理工作的重要性，結合檔案標準化建設進程，通過與專業機構建立技術合作、引進專用的檔案信息化技術與配套的軟硬件設施、開展人才外派培養、對先進技術進行引進和開發利用等，不斷加強檔案標準化建設的技術水平，為提升檔案標準化建設質量打下堅實基礎。

總而言之，在數字化時代推進檔案標準化建設至關重要。只有不斷提升相關檔案管理工作人員及社會各界人士對檔案標準化建設的重視程度，建立健全完善的數字檔案標準化管理制度與信息數據庫，加大新興科學技術在檔案標準化建設工作中的投入，引進專業素養高、業務能力強的專職人才，實現專才專用，才能真正促進數字化時代檔案管理工作的與時俱進和高效發展，從而為社會的全面發展提供更加優質高效的服務。