圖書館灰色文獻資源建設管見
——以遼寧省圖書館為例

敬 莉

[遼寧省圖書館（遼寧省古籍保護中心），遼寧 沈陽 110167]

1984 年實施的中華人民共和國國家標準《文獻著錄總則》和2009 年修訂頒布的中華人民共和國國家標準《文獻著錄 第一部分:總則》(GB/T3792.1—2009)對文獻概念定義均為:“記錄有知識的一切載體”。

從這個意義上說，文獻是將信息和知識用文字、符號、圖像、音頻等記錄在一定的物質載體的結合體。信息和知識是文獻的核心內容，載體是信息和知識賴以保存的物質外殼。通常人們按照不同的標準可以將文獻劃分為不同的類型。比如人們以文獻是否正式出版和流通傳播的范圍為依據，將文獻劃分為3 種類型，即將各類正規出版機構正式出版的具有出版號并在社會上公開流通和傳播的文獻，如圖書、報紙、期刊稱為白色文獻(White Literature)；將非公開發行、內容保密的文獻稱為黑色文獻，黑色文獻一般是指非正式出版、沒有出版號的出版物；將介于白色文獻和黑色文獻之間的文獻稱之為灰色文獻。隨著現代信息技術的發展，信息知識的載體越來越多樣化，文獻的類型也越來越呈現出多元化、復雜化的趨勢。當前，數字文獻已成為人們存儲和傳播信息知識的主流文獻，文獻載體、出版方式以及傳播手段的多元化，對圖書館文獻信息資源建設提出了很多新的要求，圖書館灰色文獻資源建設也面臨著很多新的問題和選擇。

1 灰色文獻定義

灰色文獻一詞最早是以德語“Graue Literature”的形式出現在1976 年的《圖書情報學文摘》(Library and Information Science Abstracts)的關鍵詞列表里，英式英語翻譯為“grey 1iterature”,而美式英語翻譯為“gray literature”。迄今為止，人們對于灰色文獻還沒有一個統一的定義。1997 年，在法國盧森堡舉行的第三次灰色文獻國際會議（GL97）上，與會者就灰色文獻的定義初步達成了共識，即“灰色文獻是由各級政府、學術界、工商界產出的以印刷型和電子格式制作為主并且不受商業出版商控制的文獻資料”。據此我們可以將灰色文獻概括為一個簡潔的定義:灰色文獻是沒有出版號的半公開文獻。

2 灰色文獻的特點與價值

與白色文獻相比，灰色文獻突出的特點是未經正式出版，因而流通范圍小，不易獲得，難以收藏利用；與黑色文獻的保密特性相比，灰色文獻又是公開、開放的原始資源，因此，灰色文獻有其自身的特點和價值。

2.1 灰色文獻的特點

通過相關研究文獻的闡釋和圖書館灰色文獻資源管理利用的實踐，我們可以清晰地看到灰色文獻的特點：（1）來源豐富。灰色文獻多來源于政府機構、企事業單位、協會組織、個人和團體等，是其日常工作、社會交流的文字記錄。（2）體裁多樣。灰色文獻包括學術論文、預印本、專利、商業文獻、企業刊物、各類初高級報告、調查報告、技術報告、統計報告、備忘錄、最新市場研究報告、會議錄、技術規范和標準、非商業翻譯資料、參考書目、商業技術文件、未經商業出版的官方文件等。（3）載體豐富。灰色文獻的載體包括紙張、膠片、磁盤、光盤、網絡等介質。（4）出版靈活，時效性強。灰色文獻不受《出版管理條例》的限制，文獻發布具有很大的靈活性和隨意性，很多灰色文獻的發布時間和數量完全由文獻所屬機構或個人決定，發行周期短，傳遞速度快。（5）流通范圍相對較小。灰色文獻通常不通過商業性出版物的流通渠道發行，是只在特定范圍內公開的文獻。（6）版權問題復雜。由于灰色文獻種類繁多，來源復雜，因而涉及版權問題也復雜多樣。

2.2 灰色文獻的價值

正因為灰色文獻不同于其他常見的文獻類型，灰色文獻不僅具有自身的特點，同時亦有其獨特的價值。王世偉先生曾對灰色文獻的價值進行過高度概括：①灰色文獻具有稀缺性的文獻價值；②灰色文獻具有不對稱的情報價值；③灰色文獻具有史料性的歷史價值；④灰色文獻具有多樣性的數據價值；⑤灰色文獻具有多維度的社會價值；⑥灰色文獻具有參考性的智庫價值；⑦灰色文獻具有獨特性的學術價值；⑧灰色文獻具有收藏性的經濟價值。筆者在長期的文獻征集實踐過程中對此有著非常深刻的認識，非常贊同以上的觀點。因此在圖書館文獻資源建設的過程中必須對灰色文獻資源予以特別的關注和重視。

3 遼寧省圖書館灰色文獻資源建設實踐

遼寧省圖書館前身是東北圖書館，建館70 多年來，始終重視灰色文獻的征集、加工、整理和開發利用工作。雖然當初圖書館對灰色文獻的概念還沒有明晰的認識，但遼寧省圖書館一直將內部資料的征集、加工整理與開發利用作為一項重要的業務內容，對今天來看屬于灰色文獻范疇的學位論文、文史資料、統計資料等進行系統收藏和科學管理。

3.1 灰色文獻資源建設被納入采訪條例

遼寧省圖書館文獻采選工作一直貫徹藏為所用的基本方針，同時將科學性、實用性、系統性、連續性作為文獻資源建設的基本原則，面向全省經濟社會發展需要，構建重點突出、特色鮮明、結構合理的綜合性藏書體系始終是其擔負的使命。根據筆者了解，遼寧省圖書館迄今為止共制定過兩部文獻采選條例，這兩部采選條例中都有針對性地對灰色文獻的入藏范圍進行了詳實的描述。詳見表1。

通過表1可以看到，遼寧省圖書館從建館開始就非常重視灰色文獻資源建設工作，并根據文獻資源本身的不斷變化，不斷明確灰色文獻工作的范圍，將灰色文獻資源納入館藏建設體系，保證了該館灰色文獻資源建設工作的連續性、全面性、實用性與系統性。目前來看，這些灰色文獻凝結著時代的記憶，從不同的層面記錄著時代發展的印記，是圖書館文獻資源體系中不可或缺的重要補充，具有獨特的收藏利用價值。

表1 文獻采選條例中灰色文獻的描述

3.2 灰色文獻資源管理與利用設立專門機構

據《遼寧省圖書館年報》記載，該館在過去20年多年的變革發展中，收藏灰色文獻資料的內設機構歷經演變，但灰色文獻工作不斷延續發展，從未停歇。詳見表2。

表2 遼寧省圖書館灰色文獻建設組織機構沿革

從專門機構的成立與入藏的時間來看，遼寧省圖書館一直重視灰色文獻資源建設工作，通過表2 可以看出不同時間段建立的機構部門延續并傳承了灰色文獻管理與利用工作的發展；通過入藏范圍也可以反映出該館此項業務發展的連續性與系統性。例如博士后論文、統計年鑒、文史資料、人口普查資料等多種類型的文獻都在專門機構中延續入藏。隨著圖書館界對灰色文獻工作理論研究和實踐探索的越發重視，2013 年遼寧省圖書館成立地方文獻部，專門收藏地方文獻，當然，灰色文獻成為地方文獻建設的重要內容。在此基礎上，該館設立了東北抗聯歷史資料館、遼寧作家作品展示館，開辟了方志、年鑒及內部出版物專區等，讓很多極具研究保存價值的內部出版物即灰色文獻散發出新時代的光芒，既證明了灰色文獻資源的價值，同時也為圖書館灰色文獻資源建設實踐的持續發展注入了活力。

4 圖書館灰色文獻資源建設面臨的問題

雖然遼寧省圖書館對灰色文獻資源建設做出了很多有益的嘗試，但由于灰色文獻的特殊性，灰色文獻資源建設實踐也面臨很多現實問題。

4.1 文獻本身的問題

首先，灰色文獻不同于正式出版的白色文獻，其發行范圍小、出版信息隱蔽，增加了獲取相關信息線索的難度。其次，灰色文獻屬于不公開發行、非正式出版物，不能通過正常渠道獲取。文獻征集的范圍與方式沒有統一的標準模式。最后，灰色文獻的出版單位都是根據自身需要進行少量的印刷發行，在征集過程中很難追蹤定位。國外關于灰色文獻的征集不但渠道多、來源廣，最重要的是文獻來源穩定。歐洲灰色文獻開發協會擁有17個情報中心及文獻提供中心為其提供較穩定的文獻資源[2]。相比之下，我國圖書館界灰色文獻的來源渠道不穩定，并缺乏立法層面的支持，征集來源單一、流通渠道分散。以遼寧省圖書館為例，其主要收藏范圍是教學科研機構、政府部門、企事業單位、社會組織以及個人形成的灰色文獻，獲取文獻信息的途徑較為單一。在實踐中筆者感受到，由于灰色文獻沒有呈交制度保障，給文獻征集工作帶來很大難度；由于很多灰色文獻來源于政府、企業、社會團體及個人的捐贈，這些被動征集來的灰色文獻具有不穩定性。捐贈單位或個人存在一定的顧慮，都持有保守與排斥的態度；有些單位自留內部資料屬于孤本，不愿意捐贈或捐贈后不愿意公開數據；部分灰色文獻的內容具有一定保密性，也會影響到灰色文獻的征集、開發和利用。總之，人們對灰色文獻的認知度需要提高，沒有認知就沒有未來。

4.2 采訪人員的問題

由于灰色文獻的隱蔽性強，不像正式出版物那樣規范完整清晰。采訪征集人員要根據少量的信息去查找灰色文獻的信息來源，需要有很強的分析能力與鑒別能力。因此專業征集人員需要具有專業素質、吃苦精神與溝通能力，掌握查找方法與技巧，通過信函、網絡、電話、上門等形式來征集灰色文獻資料。但普通信函收效甚微，很多時候征集人員花費大量時間精力向有意向的單位發送信函常常得不到回復。筆者常年從事地方文獻征集工作，常常遇到某些單位不信任、不理解、不支持的現象，大大增加了文獻征集工作的難度。

4.3 出版單位的問題

據統計，約有2/3 的灰色文獻來源于政府部門、科研單位、高等院校、廠礦企業等，文獻類型復雜，涉及面廣泛。長期以來，國家針對正式出版物建立了呈交制度，而對灰色文獻的出版管理缺乏相應的約束機制。出版單位編輯出版的工作用書、業務資料、學習資料等灰色文獻，僅供部門內部或行業內部交流使用，印刷冊數有限，因缺乏專業化的管理和保護意識，很難保證這些出版物的連續性、系統性收藏保護。這種散亂無序的狀態，給圖書館灰色文獻征集工作提出了挑戰。

4.4 灰色文獻使用問題

據筆者調查了解，目前各公共圖書館都將地方文獻資源建設作為核心業務，但地方文獻資源流通率并不太高。這有多方面的原因：一是圖書館內部對地方文獻資源建設足夠重視，但對外宣傳的力度仍然不夠，用戶對地方文獻的認知度較低；二是圖書館對灰色文獻資源規范化建設方面存在短板，編目索引系統不夠完善、文獻內容揭示過于簡單，不便于用戶查找與利用，導致許多灰色文獻被長期閑置在書架上，無人借閱；三是灰色文獻在版權保護方面存在短板，無論是出版者還是圖書館對這部分文獻的開放利用都持謹慎態度，有些灰色文獻暫時無法提供對外借閱服務；四是圖書館采集力度偏弱，文獻來源單一，短期內無法形成系統化、規模化、特色化的館藏資源，難以形成系統化、規模化開發利用的優勢。

5 圖書館灰色文獻資源建設的建議

5.1 制定切實可行的灰色文獻采訪制度

灰色文獻應納入圖書館資源建設的范疇，各圖書館應針對灰色文獻采訪工作制訂相應的規范和制度，以保障灰色文獻資源建設工作有序開展。各圖書館館應根據各館的性質、任務、經費、讀者對象等，明確本館灰色文獻采訪征集、加工整理、保存利用的業務規則和規范標準，將灰色文獻資源納入本館資源建設和服務體系。灰色文獻資源浩如煙海，在具體建設實踐中，應遵循針對性、計劃性、系統性和連續性的原則，兼顧地方性、綜合性、科學性、公共性、特色性藏書體系建設的要求。建立健全地方文獻采訪制度，加強多載體、多形式、多渠道非正式出版物的采訪工作，這是保證灰色文獻資源建設工作深化發展、持續發展的關鍵。

5.2 明確灰色文獻資源建設的方向

據筆者調查，國外圖書館灰色文獻征集的目的主要是為科研服務，科技領域的灰色文獻是各圖書館收集建設的重點。例如歐洲灰色文獻情報系統由法國原子能下屬的核研究中心，德國的能源、物理、數學情報中心以及英國圖書館文獻提供中心等聯合創建；美國收集灰色文獻的主要機構為美國國家技術信息局。我國圖書館灰色文獻征集工作很多是處于一種“自發性的”“零散性的”征集，沒有形成制度化的征集組織，沒有灰色文獻體系化建設的遠景規劃。隨著時代的發展，灰色文獻資源建設已經引起圖書館界的重視。根據各館資源建設的特點和方向，制定適合本館發展的灰色文獻資源建設規劃是大勢所趨。遼寧省圖書館在灰色文獻資源建設過程中，明確規定了采訪征集的范圍，即黨政機關：各級地方黨委、地方政府及其職能機構，各級地方人民代表大會的常務委員會和地方政協、各民主黨派的地方分支機構，特別是統計機構產出的非絕對涉密的非正式出版的各種載體的文獻資料；科研教育機構：地方的社會科學研究院所、一部分地域性較強的自然科技研究機構以及高等院校等產出的非正式出版的各種載體的文獻資料；地方企事業單位產出的非公開出版的反映本單位發展、現狀及沿革的文獻資源；地方群眾團體產出的非公開出版的各種載體的信息資源，等等。這就為灰色文獻的采訪工作指明了方向。

5.3 健全灰色文獻管理機制

為加強圖書館灰色文獻資源建設，國家有關部門需要制定相應的規范和制度，將灰色文獻納入呈交范圍。圖書館應建立健全灰色文獻征集、管理和開發利用的一整套管理機制。特別是應該在省級圖書館設立專門的機構和人員，專司灰色文獻的征集、管理和開發利用工作[3]，將灰色文獻納入有序的社會信息交流系統，讓灰色文獻的價值和潛能得以充分釋放和有效發揮。與此同時，圖書館必須注意到，灰色文獻多屬于內部資料，很多內容具有一定的保密性，對傳播范圍都有著嚴格的要求。圖書館應該針對此類文獻研究制定科學管理制度。例如，設立專門的使用權限訪問系統，在文獻分編字段中標注保密，利用Interlib 圖書館集群管理系統將文獻分編到內部庫，地方文獻閱覽室設立非公開閱覽區，對工作人員設定一定的權限，對用戶查閱利用設置嚴格的程序等，既要讓灰色文獻為人了解和有效利用，又要維護好灰色文獻出版者的權益。

綜上所述，隨著信息技術的發展和互聯網的普及,信息無處不在、信手拈來的泛在信息社會已經到來。網絡環境下,圖書館作為社會信息中心的地位有著被弱化的跡象，同時圖書館信息資源建設也面臨著更多的機遇和選擇。面對數量巨大、形式多樣的信息資源，灰色文獻的類型、載體、出版方式也逐漸變得復雜多樣。圖書館如何調整館藏建設策略,優化館藏結構，突出資源特色,為讀者在信息海洋中領航指路,是當前面臨的重要任務。灰色文獻具有信息量大、時效性強、涉及領域廣等特點,對完善圖書館資源體系、彰顯圖書館資源特色、更好地服務經濟社會發展有著重要的意義。現代圖書館應該將灰色文獻資源的管理與服務納入業務體系，科學規劃，統籌發展。