信息化背景下該如何實施檔案管理

蘇靜

（湖南岳陽電視轉播臺，湖南 岳陽 414000）

0 引言

電視轉播臺中有大量的檔案需要管理，而且是一項重要且煩瑣的工作。互聯網快速發展也為檔案管理帶來了很大的幫助，現已逐漸形成了“互聯網+檔案管理”的模式，極大提高了電視轉播臺的檔案管理工作效率。

1 檔案管理信息化的含義

檔案的管理是展現單位歷史面貌的重要手段，而檔案管理部門的首要任務便是檔案管理信息化建設。檔案管理信息化的兩個重要模塊分別是檔案信息資源的數字化工作和管理過程網絡化規范化工作。經過專業人員對網絡的處理和傳輸，能夠把檔案信息重新進行合理歸納，而且能夠高效利用各種信息資源，也就是實現了檔案信息在一定范圍內共享。檔案管理信息化如圖1 所示。

圖1 檔案管理信息化

2 檔案管理信息化發展的必要性

檔案的信息化管理需要軟件和硬件的基礎支撐。目前各個單位都配備打印機、復印機、掃描儀等硬件設備，檔案的管理人員必須配備一臺電腦。這就為單位的檔案管理配備了完整的硬件設備。除此之外，作為單位方面，還要在軟件上輔以相應的支持，也就是要和相關部門開發出相應的檔案管理軟件，為檔案管理提供了方便，在這些的基礎上，檔案管理逐漸信息化的過程還在不斷完善。檔案管理硬件如圖2 所示。

圖2 檔案管理硬件

檔案管理信息化的重要保障包括完備的法律法規、完善的管理機制和完整的管理標準。其中，標準化工作是檔案管理信息化的重要保障之一，沒有工作標準化的管理，管理工作就會出現混亂，因此標準化建設便顯得至關重要：標準化體現的在很多方面，例如：檔案規范標準的整理、檔案信息標準的整理，工作標準是對工作人員工作內容的一種規范，沒有執行標準的話，檔案的整理工作便很難開展，而且在對工作內容進行溝通的時候，也不好理解。標準可以作為一種手段來衡量整理檔案工作人員的工作效率。數據庫的建立實在標準的基礎上的，沒有統一的標準規范，大家各自開發自己的系統，就會導致各自之間的信息不互通，資源之間共享也會很困難。傳統檔案管理如圖3 所示。

圖3 傳統檔案管理

為了對傳統的檔案進行有效的保存，我們必須實行檔案管理信息化。檔案管理部門目前有兩大問題，就是檔案的自然老化和人為破壞的問題。對檔案的管理信息化可以很好的保護原始方案，延長檔案的存儲壽命，從而降低檔案的損壞率。受損的原始檔案可以通過數字化進行數字化管理。

工作人員在做相關的檔案管理工作的時候不但要做好相關的保密的工作，還要使用信息技術不斷的提高檔案信息管理的使用效率。一般來說，信息化檔案管理的優勢十分明顯，由于早期使用紙質版的文件進行查找時效率較低，查找資料時，工作人員經常需要在幾個文件盒和文件盒之間來回搜索，從而浪費數據，花了很多時間。申請審批時還需要經過多個環節，這自然會降低工作效率。首先，這樣浪費數據。花費了不少時間。申請審核中又必須經歷許多環節，這樣當然會大大降低效率。其次，如果員工以紙質文檔的形式保存數據，隨著企事業機構的發展壯大，牽涉的項目信息會更多，文檔數量就會成倍增加，這無疑將提高文件保存的成本。最后，紙質資料具易燃易潮濕的物理性質，很多外界因素的影響會造成紙質版資料的損壞和丟失，對檔案的整體保存造成了相當大的影響。根據上述因素，我們看出紙質資料具有許多弊端，很難保護[1]。基于以上原因，紙質版資料很難保存，而這些問題都可以通過信息技術來解決。目前檔案管理的互聯網技術已經非常成熟，可以大大降低數據保存的成本，這也突顯了檔案信息化管理的重要性。

3 互聯網時代電視轉播臺檔案管理問題

3.1 檔案管理信息化問題

由于電視轉播臺信息化建設沒有跟上時代的需要，電視轉播臺的檔案管理和設備仍然使用舊的、比較舊的檔案管理方法。由于電視轉播臺檔案管理不善，檔案主管部門檔案管理資金不足，檔案管理不符合現代信息管理標準，大量檔案信息不能及時錄入。電視轉播臺檔案管理沒有完善的管理制度，電視轉播臺檔案管理工作不理想。在網絡信息化快速發展的情況下，電視轉播臺檔案管理必須用信息技術進行改革。

3.2 檔案管理跟不上形勢，管理模式重業務輕檔案

檔案管理的工作方法還比較陳舊，跟不上時代的發展。目前，隨著科學技術的發展，世界已經開始發生快速變化，一些單位涉及檔案管理的依然使用以前的辦法。在單位中，管理人員不重視檔案的管理，加上資金不足，也沒有關于檔案管理的設備思想的引入，各個單位的檔案管理效率較低。

3.3 檔案管理人員素質參差不齊

從事檔案管理工作的人員年齡較大，且對檔案數字化管理的理解和技術能力有限，從事文件管理的精力有限。檔案信息化建設是一個較大的工程，對文件管理員的工作水平提出了更高的要求。由于這些人員年齡較大，新技術和新設備都不好操作。很難實行檔案管理的信息化。

3.4 檔案管理制度不夠完善

在進行檔案信息化管理時，首先要制定具體的檔案管理制度，因為制度是實施管理的關鍵環節，制度清晰可以提高檔案管理的質量。因此，在本制度中，應明確對檔案管理人員的歸檔要求（時間、完整性、數量等）和具體獎懲措施，使檔案管理更加規范，防止檔案管理制度缺失及由收集、分類、整理等工作導致的管理混亂。

4 信息化檔案管理實施框架

檔案信息管理在早期指的是紙質資料的掃描創建電子文檔，并在計算機上進行存儲，可以在相關平臺進行查閱。需要查閱資料時，能夠在外部界面進行搜索，根據需要進行相應的下載，除此之外，互聯網接口還可以縮小和放大都很容易。在開展相關工作時，主要包括三個方面第一階段：第一階段主要為檔案管理信息化項目制定計劃，制定推廣計劃，確定具體成本預算。在檔案管理工作的信息處理之后，將建立一個有望完全適應的系統，為后續的項目開發做出鋪墊，下一階段中，眾多企業綜合實力參差不齊，部分企業沒有獨立開發信息處理系統的能力，因此必須和第三方機構進行合作開發，而且后續的平臺維護、運行都需要外部企業的幫助，本公司要及時做好與第三方公司的信息交流，及時溝通。最后一個階段是在現階段使用平臺上的利益有關者，使利益相關者有效掌握信息管理的具體方法。在工作過程中，找出當前存在的問題，從而充分優化系統。信息化檔案管理實施框架如圖4 所示。

圖4 信息化檔案管理實施框架

5 加快推進人事代理檔案信息化管理的對策和路徑

5.1 必須轉變觀念

首先，從領導層至基層員工都要從心底意識到使用信息技術推進檔案管理工作是大勢所趨，傳統的檔案信息管理工作都是由紙質文件來實現的，基本上依靠人工操作進行管理，工作效率低，檢索率和準確率也非常低，導致信息產生過程中產生誤差[2]。大力推進人事檔案的信息化管理工作，一定要對檔案管理的觀念進行轉變，也就是由傳統的手工整理紙質檔案的方式轉變成由計算機管理電子文檔的方式，基層管理人員所在部門要采用新技術，提高員工使用普及率，國家有相應的管理標準，在統一的標準指導下，嚴格按照規定建立完備的人事檔案管理庫，設立統一的編號、字段、目錄等進行分類，便于后續查閱，且便于導入和導出，從而實現市、省乃至國家級大型文件中心之間的資源共享，促進全國人才流動。

5.2 加強檔案隊伍建設

高質量的檔案管理人才必須掌握現代化的思想技術和檔案管理。針對現代化手段不足的隊伍現狀，要加強檔案人員的責任建設、素質培訓和安全意識教育，制定健全檔案管理制度，實行各項制度；有針對性地進行檔案數字化處理的企業和基層檔案公司檔案人員進行專項培訓。

5.3 加強檔案新技術的應用，減少檔案損耗，保障個人信息安全

現代信息技術對維護數據安全、降低資料損毀起到了最大的功能。在傳統人事資料的采集與管理等工作環節中，所采集的紙質人事檔案通常通過分門別類、匯總、歸檔、分卷、分架的方法加以集中管理，紙質文檔更易于損毀與出錯。另外，由于審查過程中需要多次復制，所以紙質文檔不可避免地會引起機器損傷，特別是對原始紙張品質不好的文本文件來說，這將造成更大的機器傷害，也會增加原始文檔的脆化和脆性。而一旦發生這種情況，整個檔案館的安全也將遭受重大考驗。在電子檔案逐漸應用的過程中，紙質文件在進行掃描過程中或多或少會產生一定破損，尤其是對于一些年代久遠或者質量較差的文檔，這會導致原始文檔不可逆損壞，大量原始信息會受到較大威脅[3]。隨著“互聯網+”技術的應用，在數據產生的初期可以直接把數據源錄入至電腦系統中，在后續使用過程中就不會產生紙質文檔損壞的問題，這便是“互聯網+”技術對重要文檔提供了安全的技術保障，另一方面，還可以通過加密和防火墻等技術進一步保證文檔信息的安全。

6 結語

社會主義發展新時期，電視轉播臺也應當與時俱進，把互聯網的優勢發揮到日常辦公中來，為了進一步使互聯網+技術在電視轉播臺檔案管理中有更好的運用，我們一方面要從工作人員的業務能力入手，充分利用現有的資源，如設備、網絡平臺以及單位的優勢。另一方面要能夠適應當前快速發展的互聯網時代，利用互聯網大數據的手段充分把電視轉播臺的檔案信息高效有規律的組織起來。相比之前需要大量人力來整理檔案，利用互聯網技術手段可大大提高效率，大多數圖書館、檔案館等存在大量數據的單位也都在進行互聯網數字化改革，所以不同的電視轉播臺也都在進行紙質文件的數字化管理，逐步把紙質文件進行數字化掃描，隨之而來的使要對文檔掃描設備進行更新，保證工作能夠穩定進行，存在掃描儀和其他現代數字轉換工具可用于數字輸入，以避免大量浪費人力和時間的手動轉換工作。