科研單位數字檔案室建設研究與應用
——以浙江省農業科學院檔案大數據平臺建設為例

文/浙江省農業科學院 吳杭文

為推進浙江省農業科學院（以下簡稱“農科院”） 科研檔案從原始材料的收集整理、分類歸檔到信息共享，通過檔案全域鏈創新管理實現形式簡潔化、手段數據化、流程規范化、資源同質化。同時又通過對檔案數據庫進行有效的分析、挖掘，以及在充分挖掘檔案價值的前提下，對檔案進行必要的編研、歸類、整理等，使之形成具有特色的材料匯編、年鑒、專題等，服務于農科院，并創建了農科院有效的全域鏈檔案管理信息系統。

經過多年實踐，農科院已創建并設計了一套具有“歸檔實時化、手段數字化、數據凝固化、共享數據庫”特色的全數據鏈檔案信息管理系統（即數字檔案室），對農科院檔案全數據鏈大數據平臺建設具有深遠意義。具體體現為：一是源頭對科研項目初始（電子）數據或文件采取“在線歸檔”或“即辦即歸”的收集方式；二是歸檔手段的數字化；三是過程進行制度化；四是數據描述采取及時、動態與凝固化；五是最終目標實現數據共享、實時化。期間，2019年農科院檔案室被省檔案局授予省級“規范化數字檔案室”，也是成功入選的5家省直單位之一，這標志著農科院檔案數字化管理工作邁上了新臺階，并擬計劃申報“國家級示范數字檔案室”。

一、研究背景

（一）相關政策要求。國家檔案局出臺了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》《數字檔案室建設評價辦法》，新修訂的《中華人民共和國檔案法》增設了“檔案信息化建設”內容，進一步明確了建設數字檔案館（室）的必要性和重要性。《國家電子文件管理“十三五”規劃》中的數字檔案建設，已成為國家信息化工作的一項重要安排。科研單位檔案工作將以此為指引和遵循，推動科研檔案工作不斷邁上新臺階。

（二）建設目的。近年來，傳統的檔案管理方式及初中級檔案管理系統已無法滿足科研工作快速發展的需求，在提供高質量、深層次的信息資源服務時具有一定的局限性。因此，一些科研單位積極響應國家號召，大力推進數字檔案室建設，其以通信技術、計算機等為媒介，收集、整理、歸檔和利用傳統檔案信息資源，并借助多媒體平臺為用戶提供檔案信息服務。改變了過去“原始保管，手工檢索，上門利用”的落后局面，打開了“在線歸檔、電子檢索、信息共享”的新時代，使用戶足不出戶就能在網上瀏覽、借閱所需檔案，是科研單位實現檔案信息資源共享的必然要求。

二、現狀分析

（一）發展之需是根本。農科院已有百年院史，導致下屬的基層單位不僅多，且檔案資源豐富、繁雜，實施數字檔案室前大都采用C/S版本的單機版檔案管理系統，該系統都獨立運行，各基層單位都在本部門的單機版中錄入電子目錄數據及部分照片，數據傳輸僅靠U盤或移動硬盤來完成，而檔案查閱利用也只局限于在院檔案室進行查閱，歸檔質量受到規模效益、人員配備、經費和信息技術應用水平的限制。

（二）基礎保障是重點。在實施數字檔案室前已連通局域網，其連接了院屬大部分研究所的電腦，是農科院重要的高速、便捷、安全的多媒體信息交換平臺。采用VPN虛擬網技術與院屬單位實現互聯互通，為《農科院科研數字檔案館管理系統》的穩定運行提供了良好的網絡基礎平臺。

（三）資源保障是關鍵。農科院檔案室是各類科研檔案的歸檔和保管基地，貯存和保管著單位歷年來各類科研檔案，目前在收集、管理和利用方面還是采用原始人工收集、傳統管理、電子目錄檢索以及上門利用等方式，收集和貯存的科研檔案也都為實體檔案，科研管理過程中形成的各種電子檔案都無法進行完整、及時地收集，導致這些電子檔案散落在個人U盤、移動硬盤或計算機中，隨著檔案工作人員的工作變動、存儲這些電子檔案的電子設備老化損壞面臨更新換代等，致使部分具有珍貴利用價值的電子檔案被損壞，甚至遺失。所以，數字檔案室的建立迫在眉睫。

三、需求分析

（一）在線業務。系統應采取“即辦即歸”的歸檔新模式，在線收集各類科研檔案信息，主要內容有：年度在研科研項目，其信息的填報、審核、審批材料，科研項目電子文件材料的收集等與預立卷有關的工作材料。電子科研檔案來源于各研究所，按照課題活動類型分為科學研究、平臺建設、科技成果示范推廣及產業化三類。按來源基本可劃分為省科技項目、院自選項目、其他（科技部、農業農村部等以及省有關廳局項目）三類，基本各占三分之一。省科技項目電子科研文件材料在省科技廳的《省科技項目管理系統》中都有存儲完整的信息，收集時需要與其對接，將其信息定期接收?？萍疾颗c農業農村部課題科研文件材料將酌情采用類似收集方式；院自選課題與其他廳局電子科研文件材料信息則通過建立專門的收集方式，通過課題組填報方式進行收集。從源頭上解決好全院科研項目電子文件材料形成時的規范化歸檔以及歸檔后的管理問題，從源頭上解決電子科研信息資源標準化問題，為院綜合檔案室科研檔案的“收、管、用”奠定基礎。

（二）歸檔過程。各類科研檔案信息收集后進行分類管理，對其中已結題的科研課題的電子科研文件在線上進行全面整理、編目和歸檔。電子文件應按照《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等要求規范歸檔，電子文件本身及對應的元數據都應進行歸檔。將科研項目電子文件按照傳統科研檔案管理規范進行組卷，形成卷內目錄，填寫案卷封面、課題簡介及備考表進行歸檔。對已歸檔的電子科研檔案開展編目、保管、統計等工作，如圖1所示。

圖1 檔案生命周期管理系統示意圖

（三）檔案的利用。基于院局域網和VPN虛擬專網，根據不同用戶的權限提供電子科研檔案借閱利用工作，包括借閱申請、批準、登記以及歸還等或根據權限開展檔案在線利用工作。同時需擁有強大的科研檔案信息統計、分析功能，可全面掌握申請專利情況、審（認）定品種、授權品種、授權情況、鑒定成果、獲獎科研成果等各種科研檔案信息的動態，及時進行統計分析和輔助決策，便捷、高效利用科研檔案。

四、建設內容

農科院數字檔案管理信息系統建設內容為網絡支撐平臺、系統軟件開發應用、基礎數據庫等，建設范圍和地點為農科院機關及附屬機構、研究所及各個課題組等203個全宗、823個用戶。

（一）網絡支撐平臺。“農科院科研數字檔案館管理系統”基于本院現有的網絡支撐平臺，服務器采用原先《檔案管理軟件系統》的服務器，將來隨著電子科研檔案數據量的不斷提高可適當增加服務器的存儲空間。

整體設計上以院內局域網為基礎，互聯網VPN虛擬專網為補充的網絡平臺支撐方式，實現與院屬各研究所檔案室的互聯互通。其中各個與院局域網相連的研究所運行在院局域網上，院屬玉米所、花卉所和亞作所等則運行在互聯網VPN虛擬專網上，兩個網絡采用XML格式進行數據的遷移工作，如圖2所示。

圖2 網絡支撐平臺框架示意圖

（二）系統軟件開發應用。系統是一個可擴展的網絡應用系統，基于XML技術為基礎的，功能涵蓋對電子科研檔案生命周期的綜合管理，包含信息填報、審核、歸檔、整理、編目、保管、發布、利用以及業務管理全過程。系統主要由《公共服務子系統》《科研數字檔案室子系統》《信息采集子系統》《科研檔案接收子系統》《科研檔案管理子系統》《科研檔案業務督導子系統》《科研檔案利用子系統》和《系統管理子系統》組成。將農科院、院屬研究所、院屬機關、各臨時機構形成的電子科研文件、科技信息根據不同渠道、不同種類、不同等級統一進行在線或離線收集，對收集的電子科研文件數據進行篩選、驗證、確認入庫，對入庫的數據進行加工、維護、保存，并通過院局域網、VPN虛擬專網以及其他形式對不同類型用戶提供相應信息服務，進一步規范和統一我院電子科研文件采集、電子科研文件歸檔、電子科研接收等技術環節，實現電子科研文件的“收、管、用”一體化管理。

（三）基礎數據庫。通過系統的建設，可建成涉及全院性的科研信息資源庫，主要包含科技信息數據庫、科研檔案目錄數據庫、科研檔案原文數據庫和科研檔案多媒體數據庫。科研檔案目錄數據庫包含科研檔案案卷目錄和科研檔案卷內目錄等?？蒲袡n案原文數據庫包含各類科研檔案的電子原文信息?？蒲袡n案多媒體數據庫包含各種照片、聲像檔案資料信息?？萍夹畔祿彀萍紕撔聢F隊、實驗室和科研基地的各項科技信息。

五、建設的成效（創新性）

（一）實現科研文件與科研檔案一體化管理。農科院科研數字檔案館管理系統通過“及時、定期、動態、完整”的收集過程，實現電子科研文件的“即辦即歸”，不僅能夠及時掌握科研項目信息，而且更有利于解決目前國內電子科研檔案信息的收集難題，如圖3所示。

圖3 科研文件與科研檔案一體化管理示意圖

（二）實現科技信息與科研檔案一體化管理。系統建設不僅具有科研檔案管理功能，而且可根據本院科研工作實際情況增設科研基地、科研創新團隊和重點實驗室等臨時機構，及時收集這些機構的科技信息并歸檔保存，并進行自動統計匯總，以便科研管理部門評估這些機構的建設進展，從而實現科技信息與科研檔案的一體化管理，如圖4所示。

圖4 科技信息與科研檔案一體化流程圖

（三）實現院、所科研檔案一體化管理。系統建設范圍涉及省農科院綜合檔案室、各個院屬研究所檔案室和各個課題組，形成了跨三級的網絡化科研檔案收集和管理模式，可實現線上科研檔案“收、管、用”的綜合一體化互動平臺管理新模式。

（四）實現院對所檔案室檔案的網絡化監督指導。農科院直屬的各個研究機構所在地相對分散，分布在各個市區及郊區，傳統的人到各地業務指導存在著鞭長莫及的現象，也不能及時了解到各研究所的科研檔案管理現狀。為此，本系統專門設計業務督導功能，可通過院局域網或虛擬專網VPN及時對院屬各研究所檔案的網上業務進行監督和指導，大大提高業務指導的時效性。

六、結語

數字檔案室建設為科研單位提供了全新的檔案管理方式，與傳統檔案管理方式形成鮮明對比，滿足了檔案管理中的信息化要求，使農科院與附屬機構、研究所及各個課題組的檔案在線上緊密結合，實現了科研文件與科研檔案、科技信息與科研檔案、院、所科研檔案一體化管理新模式。