GIS技術在基建檔案管理中的應用

文/鄭州大學檔案與校史館 張曉培 陳茜月

基建檔案是重要的館藏檔案信息，在基建檔案管理工作中，經常出現因建筑物更名、拆建等原因造成的“檔案利用者—檔案人員—建筑物地理位置”三者“信息不對稱”現象，導致檔案人員無法快速將檔案利用者提供的樓宇名稱與館藏基建檔案直接關聯對應，從而為基建檔案利用工作增加了難度。本文在檔案信息化大背景下探尋解決基建檔案“信息不對稱”問題的可行性路徑，探討了GIS技術在基建檔案管理中的應用問題，為基建檔案管理和檔案信息化建設提供新的工作思路。

一、基建檔案的內涵

（一）基建檔案。基建檔案涉及范圍廣，產生的文件資料類型豐富，具有信息量大、關聯度高、內容復雜等特性，包括建筑信息、水暖資料、機電安裝、消防信息等諸多方面的內容，其歸檔材料主要有以下幾類：決策立項文件，包括項目建議書及批復、可行性研究報告及批復、立項的會議紀要、領導批示、項目評估研究資料、專家建議等；建設用地、征地文件卷，包括用地批文、規劃意見書及附圖、建設用地規劃許可證及許可證附件附圖、土地使用證、土地使用權出讓交易文件等；勘察、測繪與設計文件，包括工程地質勘察報告、水文地質勘察報告、建筑用地釘樁通知單、驗線合格文件、審定設計方案通知書及附圖、人防、環保、消防、交通、園林、市政等有關部門的審查意見和協議等；工程招投標及承包合同文件，包括各種招投標文件和相關合同；工程開工文件，包括年度施工任務批準文件、修改工程施工圖通知書、建設工程規劃許可證附件及附圖、建設工程施工許可證、工程質量監督手續等；商務文件，包括工程投資估算文件、工程設計概算、施工圖預算、施工預算、工程結、決算交付使用固定資產清單、建設工程概況等；工程竣工驗收備案文件，包括建設工程竣工驗收備案表、工程竣工驗收報告、規劃、公安、消防、環保等部門認可或準許使用文件、房屋建筑工程質量保修書、住宅質量保證書、住宅使用說明書、建設工程規劃驗收合格文件、建設工程竣工檔案驗收意見、工程竣工總結等。基建檔案與其他類別檔案管理有諸多不同之處：一是基建檔案管理內容多，且類型繁雜，工作量巨大；二是基建項目參建單位較多，標準呈多樣化；三是檔案資料產生單位人員較多，流動性強，若不能及時歸檔，存在歸不齊、歸不及、不規范的“三不”問題。

（二）基建檔案信息化。在檔案信息化背景下，如何有效整合基建檔案信息資源，從而更高效、更全面、更安全地提供檔案利用服務是基建檔案管理工作的重要課題。《建設項目檔案管理規范》（DAT28-2018）為做好建設項目檔案管理工作提供了重要依據。基建檔案信息化手段主要有：對館藏紙質基建檔案進行數字化加工制作，不斷豐富基建檔案全文數據庫信息，實現計算機查檔和調卷，顯著提高檔案利用和信息開發的工作效率；對新產生的基建檔案歸檔材料，如CAD施工圖紙等相關電子文件，通過檔案管理平臺實現電子檔案在線歸檔；將基建項目主要內容進行資料信息整合。這一系列檔案信息化手段能快速、準確、全面地完成電子基建檔案的歸檔整理工作，對日后的利用、開發工作起到加速作用。

二、基建檔案利用中的信息不對稱問題

檔案信息化為基建檔案的管理和利用工作提供了便捷的手段和方式，但在基建檔案利用工作中，卻仍然存在“樓不對檔”“人不知樓”等難以準確調卷的尷尬情況。為什么會出現這種情況呢，這是因為在檔案利用和管理中，一直存在樓宇位置描述不準確的問題，即“檔案利用者—檔案人員—建筑物地理位置”三者“信息不對稱”問題。產生該問題的原因主要有：一是在檔案資料產生時，存在歸檔材料名稱命名不規范的情況。如歸檔材料信息著錄時信息填寫不準確、項目名稱使用混亂、名稱不規范簡寫、英文及阿拉伯數字大小寫不統一等問題不能完全規避，這屬于歸檔資料產生時就產生的“樓不對檔”問題。二是建筑物名稱、功能的更改。在建筑樓宇長期使用過程中，樓宇名稱改變、使用人改變、樓宇功能改變的情況時有發生，但已歸檔的相關檔案卻是固化信息，不可能再改變，檔案中仍然沿用歸檔時的原有名稱。隨著時間的推移，檔案資料經手人員和知情人員往往會發生變更和流動，檔案中使用的建筑物原名稱將逐漸無人知曉，信息壁壘隨之產生，檔案信息變成了找不到的“死信息”，這為基建檔案有效管理和利用帶來一定困難。三是檔案利用者對建筑物的認知誤差。檔案利用工作中，由于檔案利用者缺乏對建筑物歷史情況和背景資料的認識和了解，只知道建筑物的位置，不能準確提供其規范名稱和歷史背景資料，甚至提供的名稱和背景與檔案上記錄的信息有出入。

綜合分析發現，解決信息不一致問題的關鍵在于“建筑物名稱”這一關鍵因素。建筑物名稱的改變、檔案利用者不規范描述和認知誤差等問題是檔案部門不能規避和解決的問題，但是建筑物的地理位置卻是唯一的、固定的、不會改變且不存在認知誤差的因素。因此，抓住“建筑物地理位置”這一固化因素，本文提出了一種基于地理信息的基建檔案管理模式。結合地理信息系統相關技術，將地圖嵌入檔案綜合管理系統中，可視化地展現基建檔案信息，能夠有效地解決信息不一致這一長期困擾基建檔案管理的問題。

三、基于GIS技術的基建檔案管理研究

（一）GIS技術。地理信息系統（Geographic Information System，簡稱GIS），是結合地理學與地圖學以及遙感和計算機科學的新興學科，應用計算機技術對地理信息進行處理、存儲、提取以及管理和分析過程中提出的一系列基本問題。GIS技術把地圖這種獨特的視覺化效果和地理分析功能與一般的數據庫操作（例如查詢和統計分析等）集成在一起。GIS能夠對不同用戶的在線查詢行為進行迅速及時的反應，并且能夠有效地進行空間數據的檢索。利用GIS空間索引技術可以對空間數據進行快速高效的檢索、查詢以及顯示。

（二）基于GIS技術的基建檔案管理平臺。結合GIS技術的直觀性、可視化的重要特質，考慮將GIS技術應用到基建檔案管理中。其本質是利用GIS空間索引技術在基建檔案數據庫查詢與GIS空間位置之間建立起一條新的檔案檢索途徑，即通過“檔號”和“地理位置”的索引關系建立基建檔案的唯一標識。通過該唯一標識，可同時關聯可視化地圖中的樓宇和檔案管理系統中的檔案信息。基于GIS技術的基建檔案管理平臺的搭建，可以將抽象的檔案信息與直觀的地圖結合起來，實現建筑樓宇與檔案的一一對應，方便基建檔案的管理并能夠快速準確地提供利用查詢。基建檔案管理人員查找某基建檔案時，只需要打開基建地圖，點中顯示器中顯示的相應的樓宇建筑，就可以獲取該樓宇建筑的相關檔案信息。如果檔案管理人員已經對該部分基建檔案進行數字化掃描加工處理并上傳到基建檔案文件庫中，那么就可以直接通過地圖查找的方式，將所需的基建檔案的條目信息及相關檔案文件一并調出，呈現在電腦屏幕上。同時，也可將矢量圖通過繪圖打印等相關輸出設備將其打印或導出。通過GIS空間索引技術可以將決策機構以及建設單位所需要的城市設計、規劃、建設、施工等相關的城建檔案資料和數據進行快速、靈活、準確、直觀的體現。GIS技術將GIS空間地圖作為前端展示，并將地理位置信息傳遞給后臺檔案管理系統。地理位置信息作為標識信息，是連接地圖可視化建筑物和檔案數據的中間件，在前端作為展示信息提供精準的地圖數據展示，在后端關聯到檔案數據資源，同時將該樓宇對應的檔案數據關鍵信息在前端顯示，通過“地理位置—檔號”連接表，將GIS地圖和基建檔案信息關聯。前端查檔人員通過三維可視化地圖方式搜索定位到要查詢的具體樓宇位置，點擊查詢按鈕后，后臺將該選定樓宇的地理位置信息對應的檔案數據傳遞給檔案管理系統。整個過程對查檔人和檔案管理人員均是無感的，即檔案信息和樓宇可視化無縫對接。

四、展望

可以預見，結合基建檔案的特點，綜合運用GIS技術、三維地理信息技術、互（物）聯網、虛擬仿真、增強現實、數據挖掘等技術構建的智慧基建檔案信息化平臺是智慧檔案館建設的重要組成部分。智慧基建檔案管理平臺可以實現基建檔案管理的辦公數字化、信息三維可視化、管理科學化，決策智能化，從根本上改善基建檔案管理軟環境的系統化、集成化、網絡化、標準化，還可以有效融合地理空間信息，增強地理空間數據服務能力，拓寬地理空間數據應用領域，為“智慧檔案館”建設提供統一、標準、權威性的地理空間數據平臺，使基建檔案管理的各種信息納入基礎地理信息系統的統一框架內加以管理、組織和利用。有利于基建檔案管理資源的優化配置和協調發展，為輔助管理的科學化決策提供重要的信息支持。