聲像檔案在媒體資產管理系統中的操作規范
——以中電科技第三十八所為例

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所 艾文蜀

媒體資產管理系統（以下簡稱媒資系統），就是運用網絡技術、數據庫技術和光纖存儲技術，把各種媒體資源（音視頻素材、圖片照片、拍攝腳本、新聞稿、解說詞、電子文檔等）進行數字化，并統一存儲和管理起來，供用戶在線檢索、下載再利用。其核心功能包括對文件的數字化采集和收集整理，對其內容的詳細編目標引，提供長期可靠的存儲管理，提供方便靈活的查詢檢索，提供豐富多樣的再利用手段等。媒資系統是一個多媒體信息的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、再利用的完整管理基礎平臺。

本系統從技術和管理的角度，對實現聲像檔案的長期保存有重要作用：1.搶救珍貴聲像歷史資料；2.為數字檔案館的建立提供基礎內容支撐；3.細化聲像檔案內容管理，提供各行各業服務接口，提升聲像檔案資源的價值；4.為新媒體擴展新的應用領域，積極推進媒體資源共享。

一、引用文件

下列文件中的相關條款引用文件對于本文件的應用是必不可少的：一是GB-T11821-2002照片檔案管理規范；二是DA/T62-2017錄音錄像檔案數字化規范；三是DA/T54-2014照片類電子檔案元數據方案；四是DA/T63-2017錄音錄像類電子檔案元數據方案；五是GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規范；六是QG/AA09.021-2004聲像、照片檔案管理；QG/AA 09.028-2004檔案文件著錄規定。

二、相關術語和定義

（一）電子檔案。具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

（二）采集。對電子文件、電子檔案及其元數據進行收集和存儲的方法和過程。

（三）文件上傳。支持視頻采集卡和1394口兩種不同方式的采集，支持同時采集高低碼流，支持已有視頻文件的導入，實現遠程圖像流媒體實時傳輸與存儲，支持文件上傳在斷點續傳。支持非視頻文件如圖片、文件及多媒體課件、動畫、腳本等文件的上傳和描述。

（四）文件編目。對文件材料進行必需元數據的快速描述，對文件進行符合分類編目標準的詳細描述。

（五）文件檢索下載。獨立檢索軟件、Web檢索方式和非編目系統內嵌檢索模塊3種不同的資料檢索方式、并能夠支持多樣化的資料檢索手段和發布方式。用戶可在單獨運行的檢索軟件上進行節目素材的檢索查詢和在線瀏覽。可以將檢索到的文件、片段直接下載到本地或下載工作站進行編輯制作。

（六）授權用戶。被授予執行部分文件管理業務的人員或被授予部分系統管理員權限的人員。授權用戶的權限根據工作的需要及其承擔的職責而定。

三、聲像檔案的收集采集

（一）收集范圍（以本所為例）。1.中央、部委或地方及軍方領導人參與本所相關重大活動的一切聲像材料（包括各級陪同人員、所內相關陪同人員）；2.社會各界知名人士來所參觀、學習、考察時形成的聲像材料； 3.單位召開的各類重要會議形成的主要聲像材料；4.本所在涉外活動中形成的聲像材料；5.所內領導、專家、學者在國內外重大活動中形成的聲像材料；6.上級領導機關授予單位或個人的獎狀、獎旗、證書等聲像資料；7.本所各類在研及批產產品、主要預研課題在試驗、聯試階段中形成的重要聲像材料；8.本所主要預研課題及產品生產過程、重大技術改造、重要基礎建設中形成的重要聲像材料（包括現場原貌、重要研制階段、開竣工儀式、試生產情況等）；9.反映所內各個時期的歷史和變遷的聲像材料；10.由工會、團委組織的所內職工文體活動；11.本所歷年重要科研成果、科技發明等的聲像材料；12.其他具有保存價值的照片。

（二）收集采集要求。聲像資料文件應客觀、系統地反映主題內容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。1.在保證聲像資料電子文件真實性、完整性、可用性和安全性基礎上，應通過轉碼、復制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉存在計算機存儲器中，并收集相應的數字錄像帶、一次寫光盤等記錄載體；關于同一工作活動的聲像資料電子文件應存儲在同一個文件夾中，按事件記錄的時間順序排列文件，以揭示檔案材料的相關內容命名文件夾。2.對反映同一內容的若干張照片或視頻，應進行篩選歸檔。篩選后的主要照片或視頻應具備主題鮮明、人物端正、聲音清楚、未加修飾剪裁等特點。

四、系統用戶權限設置

媒資系統以角色來管理用戶，對角色進行權限的賦予，同一角色下的所有用戶被繼承了該角色的所有權限，媒資系統在進行權限管理時僅需要對該角色進行權限賦權以及進行角色用戶的添加。

序號 角色名稱權限說明 備注1本所相關領導 資源借閱流程審批角色，查閱利用2 黨群工作部相關人員 所內主要業務活動的資源上傳下載、查閱等，歸檔庫不允許修改、刪除3 信息技術中心聲像管理檔案員 負責相關流程的執行，歸檔及本系統所有管理和控制權限 系統管理員4 聲像檔案資源管理員 擁有聲像資源庫的全部操作權限5 照片檔案資源管理員 擁有照片資源庫的全部操作權限6 照片檔案資源業務流程發起者 錄入照片資源業務歸檔總體數據（預歸檔庫），并提交給拍攝申請人7查詢用戶1.密級為“普通人員”的用戶：可對條目密級為“非密”“商密A” “商密AA”“商密AAA”“內部”的資源數據進行條目查看、檢索，對電子文件可直接進行在線查看；其他密級的條目均不能進行查看；2.密級為“一般涉密”的用戶：可對條目密級為“非密”“商密A” “商密AA”“商密AAA”“內部”的資源數據進行條目查看、檢索，對電子文件可直接進行在線查看；涉密的均需要進行借閱申請；3.密級為“重要涉密”的用戶：可對條目密級為“非密”“商密A”“商密AA”“商密AAA”“內部”“秘密”“機密”的資源數據進行條目查看、檢索，對電子文件可直接進行在線查看；涉密的均需要進行借閱申請。參與照片資源數據歸檔工作，業務流程中負責照片資源的數據補錄。

五、主要業務流程及職責

媒資系統業務流主要有聲像（即錄音錄像）資源數據和照片資源數據的兩大類業務歸檔流程，以下以中電科技三十八所媒資系統照片檔案為例。媒資系統業務流主要是指在預歸檔庫媒資數據中視頻和照片資源數據的錄入整理歸檔等業務流程。業務流程主要為：資源總體數據錄入者錄入數據→照片或視頻拍攝申請的負責人進行相關信息的補錄→管理員整理歸檔。

（一）流程各環節簡要說明。1.照片資源拍攝者職責。照片資源拍攝者一般由黨群工作部的相關拍攝人員負責，在該環節中，由照片拍攝者將所有拍攝的照片資源基本信息錄入系統中的收集環節中，照片資源基本信息包括組題名、負責人、項目名稱、年度、分類類別、拍攝者等信息，同時將對應的電子文件（電子照片）上傳到條目下，理論上為一張照片或多張相同事件照片為一條條目。照片資源拍攝者將錄入好的資源數據進行提交，數據根據“負責人”信息，在業務流程中自動流轉到下一環節對應的人員處。2.照片拍攝申請的負責人職責。照片拍攝申請的負責人可能是本所所有員工中的某一人，所以該環節的參與者為本所全員，從照片資源拍攝者環節提交后流轉過來的數據通過“負責人”字段自動流轉到相應的人員處。負責人在接收到流轉過來的數據后，需要對每一張照片進行審核，將不需要歸檔的數據進行刪除或不進行處理（刪除后的數據暫時進入“數據回收站”）；將需要歸檔的數據進行條目信息補錄，比如單張標題、密級、事由、時間、地點、文字說明、人物、背景等信息；負責人可對電子文件進行在線查看，但不能進行下載或打印。負責人將補錄整理好的資源數據進行提交，數據根據業務流程自動流轉到下一環節進行數據處理。3.照片資源管理員職責。照片資源管理員為最終資源數據歸檔整理人員。照片資源管理員環節是將照片拍攝申請的負責人提交來的資源數據進行核對、補錄、整理，補錄的字段比如照片組號、歸檔日期、保管期限等等，最后生成資源編號再歸檔保存的操作。只有被照片資源管理員提交歸檔的資源數據才能被資源利用人員在利用首頁去進行檢索、利用，在整理環節的資源數據則無法被利用。

（二）資源數據收集、電子文件上傳。1.添加條目。步驟一：在“照片資源拍攝者錄入數據”頁面，點擊“添加條目”按鈕，可以進行照片資源數據的錄入操作；步驟二：在添加頁面，錄入資源條目的著錄項相關信息，并上傳相應的電子文件。2.修改刪除條目。修改條目功能主要完成對已經添加的資源數據信息進行修改，實現資源信息的在線修改。刪除條目將不需要的數據進行刪除操作；被刪除的數據被保存在“數據回收站”中，操作者可在數據回收站中對誤刪除的數據進行還原。3.電子文件添加。電子文件的添加可在添加資源條目時同時對該資源條目進行相應的電子文件的上傳，亦可對已經存在的資源條目進行電子文件的添加，在進行電子文件上傳操作之前，先對電子文件進行定密操作。

六、資源的基本利用保管

整個媒資系統按功能劃分為上載、編目、存儲、轉碼、檢索、發布、內容管理等模式。在檢索模塊中，為用戶提供多種檢索方式，建立主題資料庫，設計更多的使用模式，提供更好的使用體驗，提升資源共享服務。

聲像檔案資源數據查閱利用操作包括兩個方面：1.聲像檔案資源數據查詢通過統一門戶系統單點登錄到媒體資產管理系統，一般設置的首頁為“利用首頁”；2.聲像檔案資源數據借閱。資源借閱是資源利用者對當前資源條目的電子原文無原文查看權限或無下載、打印等權限時，需要進行的借閱申請單的填寫。在搜索結果中，找到所需的資源條目，點擊該條目前的“操作”欄中的“資源借閱”按鈕，在資源借閱申請單中填寫相關信息并進行借閱申請單的提交。

七、結語

2021年10月15日，李克強總理在中山大學考察時強調，檔案很重要。檔案記錄著歷史、承載著文明，而且整理檔案是需要有科學精神的。創新是一種方法，需求才是驅動，檔案工作的基本原則就是有所為，有所不為。媒資管理系統應把握實用性、安全性、共享性、友好性、交互性和可擴充性六方面原則。在檔案工作中，我們拒絕孤島模式，跨區域、跨部門、跨行業共享是我們奮斗的目標，檔案工作存史資政育人，是一項惠及千秋萬代的崇高事業。