科技文獻(xiàn)加工處理優(yōu)化模式探析
——以國家圖書館為例

謝慶恒

(國家圖書館，北京 100081)

科技文獻(xiàn)是指報道科技領(lǐng)域原創(chuàng)實證研究與理論研究的文獻(xiàn)，按載體性質(zhì)可劃分為印刷型、縮微型、數(shù)字型、實物型；按出版形式可劃分為科技圖書、科技期刊、專利文獻(xiàn)、會議文獻(xiàn)、科技報告、政府出版物、學(xué)位論文、標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)、產(chǎn)品資料等類型。博士學(xué)位論文是一類重要的科技文獻(xiàn)，大都反映學(xué)科前沿知識，內(nèi)容專深、學(xué)科交叉滲透，是我國擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的重要信息資源，具有重大的開發(fā)和利用價值。要想提高博士學(xué)位論文的利用率，擴大其影響力和使用價值，就需對其進(jìn)行科學(xué)加工處理。近年來，我國博士教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，博士畢業(yè)生人數(shù)逐年增長，從2011年的50,289人到2020年的66,176人，年均增長3.1%，2020年博士在校生466,549人，可以預(yù)見未來博士論文數(shù)量將穩(wěn)定增長，這給科技文獻(xiàn)的加工效率提出了更高要求。一般而言，生產(chǎn)效率的提高很大程度上取決于技術(shù)進(jìn)步和制度創(chuàng)新，在既有技術(shù)條件下，效率的提升依賴于制度創(chuàng)新帶來的流程再造和流程優(yōu)化。福特式生產(chǎn)模式和細(xì)胞式生產(chǎn)模式都是在一定技術(shù)條件下提出的工業(yè)生產(chǎn)組織理論，在一定時期和范圍內(nèi)使生產(chǎn)效率得到大幅提升?？萍嘉墨I(xiàn)的加工處理是圖書館工作的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)加工處理模式在文獻(xiàn)數(shù)量井噴的當(dāng)下已難以為繼，如何通過制度創(chuàng)新優(yōu)化加工處理模式并提升文獻(xiàn)加工處理效率，是當(dāng)前圖書館界面臨的現(xiàn)實命題。

1 兩種生產(chǎn)模式的理論基礎(chǔ)

1.1 福特式生產(chǎn)模式

福特式生產(chǎn)是1913年福特發(fā)明的、至今仍在使用的傳送帶式的流水線生產(chǎn)模式，又叫流水生產(chǎn)、流水作業(yè)，指勞動對象按一定的工藝路線和統(tǒng)一的生產(chǎn)速度，連續(xù)不斷地通過各個工作地，按順序加工生產(chǎn)出產(chǎn)品的一種生產(chǎn)組織形式，詳見下頁圖1。該模式是對象專業(yè)化組織形式的進(jìn)一步發(fā)展，是勞動分工較細(xì)、生產(chǎn)效率較高的一種生產(chǎn)組織形式。流水線生產(chǎn)的優(yōu)點是能使產(chǎn)品的生產(chǎn)過程較好地符合連續(xù)性、平行性、比例性及均衡性等要求，由于是專業(yè)化生產(chǎn)，因而可以提高勞動生產(chǎn)率，縮短生產(chǎn)周期。但是，流水線生產(chǎn)勞動強度大、密集度高，把工人變成了機器的一部分，使其成為典型的“零件人”，挫傷了工人的生產(chǎn)積極性，甚至導(dǎo)致工人出現(xiàn)心理疾病。

圖1 流水線生產(chǎn)模式

1.2 細(xì)胞式生產(chǎn)模式

細(xì)胞式生產(chǎn)模式是指由一個或者少數(shù)幾個作業(yè)人員承擔(dān)和完成細(xì)胞內(nèi)所有工序的生產(chǎn)模式，是日本社會從工業(yè)經(jīng)濟向信息經(jīng)濟邁進(jìn)的過渡時期，為適應(yīng)市場條件的變化在1925年佛蘭德斯提出成組技術(shù)的基礎(chǔ)上創(chuàng)造的新型生產(chǎn)模式，主要體現(xiàn)為1人生產(chǎn)、流程分割生產(chǎn)和巡回生產(chǎn)等形式，詳見圖2。細(xì)胞式生產(chǎn)模式具有市場應(yīng)對性好、生產(chǎn)效率高、空間利用率高、環(huán)境效益好、利于員工全面發(fā)展等特點，旨在培養(yǎng)多能工，把藍(lán)領(lǐng)工人從傳統(tǒng)大批量生產(chǎn)模式中解放出來成為“完整人”。該模式一經(jīng)推出，即在日本國內(nèi)的手機、電腦、復(fù)印機、印刷機、錄像機、顯微鏡、醫(yī)療機械、汽車零部件、機械零部件、機車、木工、縫紉等行業(yè)得到廣泛應(yīng)用。

圖2 細(xì)胞生產(chǎn)模式的3種形式[5]

1.3 相關(guān)研究

福特式生產(chǎn)模式和細(xì)胞式生產(chǎn)模式的比較和探討一直是管理學(xué)界和經(jīng)濟學(xué)界關(guān)注的重要話題。例如，鄭璞認(rèn)為細(xì)胞式生產(chǎn)可提高生產(chǎn)柔性、優(yōu)化人力資源管理水平，同時指出細(xì)胞式生產(chǎn)模式能夠很好地補充傳統(tǒng)流水線生產(chǎn)的不足，但不能完全取代流水線；姜春召認(rèn)為，在市場需求開始向多樣化、個性化方向轉(zhuǎn)變的情況下，企業(yè)也應(yīng)向靈活應(yīng)對市場變化、更能滿足顧客需求的細(xì)胞式生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)變；劉石磊則從校企合作層面探討了細(xì)胞式生產(chǎn)模式的優(yōu)勢，提出運用細(xì)胞式課程解決校企合作中的時間和知識沖突問題；汪波提出細(xì)胞式形態(tài)是目前能夠較好解決傳統(tǒng)線性形態(tài)圖書館弊端的全新形態(tài)，對變革圖書館結(jié)構(gòu)、提高圖書館工作效率、發(fā)揮圖書館員潛能大有裨益。已有研究主要是從管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)等視角分析探討工業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)管理等問題，而從圖書加工處理視角對兩種生產(chǎn)模式進(jìn)行分析比較的不多。圖書加工處理在一定程度上類似于工業(yè)化大生產(chǎn)，與工廠生產(chǎn)作業(yè)有許多共同之處，因此，筆者援引工業(yè)化生產(chǎn)中的福特式和細(xì)胞式生產(chǎn)組織理論，嘗試對比兩種模式下科技文獻(xiàn)加工的處理效率，進(jìn)而提出提高科技文獻(xiàn)加工效率的建議，以期優(yōu)化國家圖書館博士學(xué)位論文加工處理工作流程，促進(jìn)博士學(xué)位論文的快速流通。

2 博士學(xué)位論文加工處理流程

2.1 基本流程

一般來說，一篇博士學(xué)位論文從入館到上架大致要經(jīng)歷“記到—標(biāo)引—著錄—打標(biāo)—裝訂—排架”流程。記到是登記論文的基本信息，內(nèi)容包括標(biāo)題、作者、導(dǎo)師、專業(yè)、頁碼、論文授予時間等，記到工作需要細(xì)心校對，避免由于信息登記錯誤造成信息檢索點缺失。標(biāo)引包括主題標(biāo)引和分類標(biāo)引，主題標(biāo)引是將學(xué)位論文中具有檢索識別意義的特征轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的主題概念，再將其轉(zhuǎn)換成情報檢索語言標(biāo)識的過程，最終形式是由3～5個主題詞概括論文主要內(nèi)容；分類標(biāo)引則是依據(jù)論文主題內(nèi)容，按照《中國圖書館分類法》的分類規(guī)則對其進(jìn)行分類，給出分類號以便排架歸類。標(biāo)引是學(xué)位論文加工的核心，也是加工工作中技術(shù)復(fù)雜、難度較高的部分，標(biāo)引人員需要具備一定的專業(yè)知識背景。著錄是將論文標(biāo)引信息錄入系統(tǒng)的相應(yīng)字段以補充第一步的記到數(shù)據(jù)，該步驟需要校對第一步驟的記到數(shù)據(jù)和本步驟錄入的標(biāo)引數(shù)據(jù)，著錄人員要熟練掌握系統(tǒng)設(shè)置和字段意義，將論文完整信息準(zhǔn)確無誤地錄入系統(tǒng)的相應(yīng)字段，確保論文數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。在這一環(huán)節(jié)，著錄人員對著錄規(guī)則的熟悉程度將直接影響流程速度。打標(biāo)是將分類號打印成標(biāo)簽，并將標(biāo)簽粘貼到論文書脊的適當(dāng)位置以便排架，一般都是批量化打印處理，速度較快。

2.2 流程各環(huán)節(jié)的基本特點

國家圖書館的博士學(xué)位論文加工工作目前主要采用流水線方式，按照記到—標(biāo)引—著錄的加工流程依次進(jìn)行，每個環(huán)節(jié)都有專職人員負(fù)責(zé)。依據(jù)流程環(huán)節(jié)難易程度，加工人員通常按照記到—著錄—標(biāo)引的順序進(jìn)行崗位培訓(xùn)和崗位晉升，時間分別為1年、3年、5年。經(jīng)過日復(fù)一日的嚴(yán)格培訓(xùn)，每個工作環(huán)節(jié)的效率都能得到大幅提升，如：加工人員剛接觸記到工作時每天只能完成10～20篇，1年后基本能達(dá)到每天120～150篇的速度，加工效率大幅提升。如果將上架的學(xué)位論文看作圖書館采訪和編目處理的最終產(chǎn)品，那么其生產(chǎn)環(huán)節(jié)包括記到、標(biāo)引、著錄。記到環(huán)節(jié)主要關(guān)注論文標(biāo)題、作者、導(dǎo)師、頁碼等基本信息，多數(shù)論文封面格式大致相同，尋找相關(guān)信息相對簡單，方式基本固定；著錄環(huán)節(jié)是在校對記到信息的基礎(chǔ)上謄抄標(biāo)引人員給出的主題詞和分類號，格式也基本固定。在熟練掌握系統(tǒng)編碼格式的情況下，這兩個環(huán)節(jié)完全可以忽略論文正文信息的差異，可以看作標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)模式。而標(biāo)引環(huán)節(jié)則需要關(guān)注論文的正文內(nèi)容，標(biāo)引人員需要在深度閱讀并獲取論文主要研究內(nèi)容的基礎(chǔ)上形成主觀認(rèn)識，再給出主題詞和分類號，由于不同學(xué)科、不同研究方向的論文差異性較大，在目前純?nèi)斯?biāo)引的情況下難以進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)，詳見表1。

表1 博士學(xué)位論文加工處理環(huán)節(jié)特點

3 兩種生產(chǎn)模式下的效率對比

3.1 福特式生產(chǎn)效率

在福特式生產(chǎn)模式下，博士論文加工流程被切割為記到、標(biāo)引、著錄三個環(huán)節(jié)。根據(jù)工作難易程度，假定記到、標(biāo)引、著錄各環(huán)節(jié)工作時間分別為4分鐘、12分鐘、6分鐘，三個環(huán)節(jié)的工作效率比為3∶1∶2，按照8小時工作制，記到每人每日完成在產(chǎn)品120篇，標(biāo)引每人每日完成在產(chǎn)品40篇，著錄每人每日完成在產(chǎn)品(成品)80篇。福特式生產(chǎn)模式的最大優(yōu)勢之一是減少在產(chǎn)品庫存，為達(dá)到每日在產(chǎn)品零庫存的目的，每日需完成240篇，而2人記到、6人標(biāo)引、3人著錄的工作組合形式能夠保證上一環(huán)節(jié)的在產(chǎn)品正好滿足下一環(huán)節(jié)的生產(chǎn)需要。當(dāng)然，初始狀態(tài)是記到人員先工作1天，第2天標(biāo)引人員加入，著錄人員在第3天加入。由此可見，福特式生產(chǎn)方式下加工處理完一篇博士論文需要22分鐘(忽略各環(huán)節(jié)間切換對接花費的時間)，11人工作組合每日加工完成產(chǎn)成品240篇。

3.2 細(xì)胞式生產(chǎn)效率

在細(xì)胞式生產(chǎn)模式下，每人均完成記到、標(biāo)引、著錄三個環(huán)節(jié)，直接產(chǎn)出產(chǎn)成品。在格式化的記到過程中，由于工作人員掌握了論文的標(biāo)題、專業(yè)等內(nèi)容，對論文內(nèi)容有了初步了解，有助于在標(biāo)引環(huán)節(jié)盡快進(jìn)入狀態(tài)，提高標(biāo)引效率，而在標(biāo)引過程中根據(jù)閱讀論文內(nèi)容，結(jié)合中文主題詞表給出的主題詞可以直接著錄到系統(tǒng)的相關(guān)字段，相較于福特式生產(chǎn)模式中被割裂的標(biāo)引、著錄環(huán)節(jié)，省去了標(biāo)引中書寫主題詞和著錄中校對記到環(huán)節(jié)信息的過程，因此標(biāo)引、著錄環(huán)節(jié)的效率均有所提升。但是，該種方式下記到環(huán)節(jié)的每日完成量遠(yuǎn)不如福特式方式，記到效率相對較低。因此，假定三個環(huán)節(jié)工作時間分別為5分鐘、10分鐘、5分鐘，工作效率比為2∶1∶2，那么細(xì)胞式生產(chǎn)方式下加工處理一篇博士論文僅需20分鐘，工作效率提高了9%，11人每日可完成產(chǎn)成品264篇。

3.3 結(jié)果分析

以上兩種生產(chǎn)模式的產(chǎn)出量基本是實踐中可實現(xiàn)的最大值，但如此高強度及重復(fù)性工作極易使加工人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠。筆者通過調(diào)查采訪了解到標(biāo)引人員的職業(yè)倦怠現(xiàn)象較為突出，對每天深度閱讀40余篇博士論文感到疲憊，普遍表示勞動強度偏大，希望能夠減輕標(biāo)引數(shù)量。然而，現(xiàn)實情況是博士論文文獻(xiàn)數(shù)量逐年增加，而標(biāo)引人員新生力量補充不足，減輕標(biāo)引工作量的意愿難以實現(xiàn)。福特式生產(chǎn)模式下標(biāo)引人員單日處理的論文數(shù)量是40篇，而細(xì)胞式生產(chǎn)模式下是24篇，雖然細(xì)胞式生產(chǎn)模式下標(biāo)引人員需要進(jìn)行記到和著錄工作，但這兩步相對簡單，可以起到短時間緩解工作壓力的作用，因而細(xì)胞式生產(chǎn)模式較福特式生產(chǎn)模式更受標(biāo)引人員歡迎。

4 結(jié)論和建議

福特式生產(chǎn)模式以分工精細(xì)、生產(chǎn)效率高而著稱，在產(chǎn)品品種穩(wěn)定、標(biāo)準(zhǔn)的條件下，產(chǎn)品的生產(chǎn)過程能夠較好地契合連續(xù)性、平行性、比例性及均衡性要求。細(xì)胞式生產(chǎn)模式則以靈活機巧、空間利用率高、培養(yǎng)全能員工為主要特點，逐漸成為制造業(yè)的主流生產(chǎn)模式。就國家圖書館博士學(xué)位論文加工工作而言，細(xì)胞式生產(chǎn)模式的效率比福特式高9%，且作為加工工作核心的標(biāo)引環(huán)節(jié)在細(xì)胞式生產(chǎn)模式下可以大幅減少單日文獻(xiàn)閱讀量，一定程度上減輕了標(biāo)引人員的工作壓力和緊張情緒。從這個角度看，細(xì)胞式生產(chǎn)模式是現(xiàn)有條件下具有相對優(yōu)勢的論文加工處理模式。

國家圖書館自1909年建館以來，在引領(lǐng)和推動中國近現(xiàn)代圖書館事業(yè)蓬勃發(fā)展以及傳承文明、服務(wù)社會等方面發(fā)揮了重要的作用。文獻(xiàn)加工作為圖書館的基本職能之一，也在國家圖書館百年歷程中歷經(jīng)了發(fā)展演變。20世紀(jì)90年代以前，國家圖書館基本使用紙質(zhì)卡片手工登記、編目；1991—1995年完成了電子計算機中、西、日、俄文聯(lián)機采訪、編目、檢索系統(tǒng)的建設(shè)；2003年，ALEPH500業(yè)務(wù)管理集成系統(tǒng)上線服務(wù)，全面實現(xiàn)了采訪、編目、加工、流通、連續(xù)出版物、規(guī)范控制、館際互借等業(yè)務(wù)的自動化管理。博士學(xué)位論文的加工處理也從紙質(zhì)卡片發(fā)展成為現(xiàn)在的ALEPH系統(tǒng)集成化管理，加工效率實現(xiàn)大幅攀升，但是，目前該項工作的各個環(huán)節(jié)還是以人工為主，沒有實現(xiàn)真正的自動化，記到、著錄等仍采用人工打字方式，標(biāo)引需通過人工閱讀理解分析，既定條件下效率難以得到進(jìn)一步提升，亟須引入新一代信息技術(shù)，革新加工處理方式，改進(jìn)加工處理流程，釋放潛能，提升更大效率。