高效整理 擺脫“瞎忙”

把握辦公關鍵確定好必需品

工作能力強的人能深入了解自己的需求，往往習慣隨時整理手邊的物品。面對辦公室堆積的大量物品，如果你對它們束手無策，那么將會導致你所在的辦公場所雜亂無章，極大地影響和干擾工作。工作中的你需要放棄對這些物品的執念，確定好工作的必需品。

近藤麻理惠的《怦然心動的工作整理魔法》中指出，有三類物品是工作中應該保留的：第一類是令自己怦然心動的物品，例如，最喜歡的擺件、親人的照片、緩解疲勞的綠植等；第二類是幫助自己完成工作的功能性用品，例如，筆、筆記本、訂書機、文件夾等能讓日常工作更輕松的東西；第三類是未來能讓自己開心的物品，例如，能去報銷的收據單、爭取到的簽約合同等對職業生涯有所助益的東西。

整理的智慧并非來自于“丟掉”，而是了解“留下”的意義，辦公物品在工作中發揮積極作用，有助于我們維持理想的工作狀態，提高辦公效能。

物品經過整理工作才會輕松

工作的必需品如果混雜在眾多雜物中，不僅會讓辦公桌凌亂不堪，更會打亂你的工作進度，讓工作速度變慢。某知名企業家曾說：“一個桌上堆滿很多文件的人，若能把他的桌子清理開來留下手邊待處理的，就會發現他的工作更容易，也更實在，這是提高效率的第一步。”

整潔的辦公環境能提高別人對你個性和能力的評價。不妨從辦公桌面開始整理，確定好物品的具體擺放位置。在此之前先回想一下自己的日常工作，考慮不同物品的使用頻率。

將使用頻率高的物品擺放在辦公桌上的明顯位置，方便你工作時能隨時拿取，然后固定物品位置，用完后及時物歸原位，同時養成定期或者不定期整理工作區域的好習慣。如果有用不到的物品，要及時處理，保證這個區域的專注度。經過這樣下意識的整理，在尋找物品上無需浪費時間，工作進程更加順暢，工作效率也能得到提升。

優化“工作動線”高效完成任務

領導要求你現在準備一場會議，你的路徑應該是怎樣的？先確定這場會議的時間、地點，還是先聯系各個部門的人員參會，或者是先準備會議所需的資料物品？

如何優化工作流程和減少不必要的節點，更高效輕松地完成工作？像家居整理收納一樣，你也可以歸納和優化自己的“工作動線”。動線是人在空間內完成特定動作需要經過的路徑，合理的動線能有效節省時間和提高效率。

對于工作，我們優化動線的核心關鍵是——縮短路線、避免重復。

首先，梳理工作內容及流程。通過對自己工作事項和業務有全局性的了解，評估出哪些工作需要在什么節點完成，完成這些工作需要什么人員配合、需要經過哪些空間等，讓工作流程得到精簡和優化。

其次，判斷事項優先級程度。比如你可以把近期要完成的事項分為很緊急、一般緊急、不太緊急等，給予一個優先級程度的分類，對整體資源進行合理評估和分配，著手去實現時就不會產生重復性勞動，忙不到重點上。

最后，工作流程規范化。雖然流程執行效率優先，但事項多到一定程度后，規范的重要性也不可忽視。對于例行的、常規性的工作，我們可以將其標準化，把處理這類事情的過往經驗總結歸納，這樣下次再做類似或相同的事情時就可以直接執行。

總而言之，與其蜻蜓點水地“瞎忙”，不如先訓練自己的整理思維：整理和確定辦公必需品，從物品源頭著手，對物品進行取舍，維持良好的工作狀態；清楚辦公物品所在位置，精準快速地找到東西，順利推進工作進程；歸納優化自己的“工作動線”，在所處的職場環境中擁有清晰的工作思路，高效完成任務。只有養成整理的習慣，轉變思維，調整思考方式和行為，才能化被動為主動，在職場上發光、發熱。