石油銷售企業防范“四屢”問題研究

□ 文/侯洪文 田永強 盧奎 石建軍 余科斌 藺一 楊永新

依法治企、合規管理是保持企業健康發展、基業長青的基礎和前提，是推進企業治理體系和治理能力現代化的基本要求。如果企業管理中還大量存在著屢查屢犯、屢改屢犯、屢教不改、屢禁不止（簡稱“四屢”）問題，那就意味著這個企業的執行還不到位、管理還存在漏洞短板，不合規風險將加大，很難實現健康可持續發展。因此，有效防范“四屢”問題尤顯重要，特別是在當前國家法治建設不斷深化的大環境背景下，非常有必要研究探索有效消除“四屢”問題的新思路、新方法，出臺針對性防范措施。

在實際工作中，“四屢”問題就是企業在各類檢查審核中發現的同一性質、同一主體就同一事項產生相同的問題，這些問題具有一定的普遍性、復雜性和頑固性，久而久之，就會習以為常、司空見慣，進而對企業的經營管理帶來較大的風險挑戰。

中國石油所屬某銷售公司（簡稱A公司）主要從事成品油配置、調運、存儲、結算，業務鏈條長、地域廣、結算量大，日常運行中存在著油品運輸、存儲安全風險以及資金管理等諸多風險。為強化合規管理、有效控制風險，A公司積極探索，先行先試，以“多體系優化融合、全流程風險防控”為建設思路，將內控、HSE、質量、黨建、法律風險防控、懲防等體系及規章制度進行有機融合，構建了基于業務流程的風險綜合防控體系。體系融合后，建立健全了統一審核監督的體系運行機制，整合了以往體系審核、內控測試、崗位責任制檢查等多種檢查形式，實現了檢查過程的統一管理。體系運行以來，為A公司規范管理、防控風險提供了堅實保障，成效顯著。但是，在每年體系審核中，均會出現“四屢”問題，在一定程度上制約了A公司管理水平的進一步提升。

一、管理現狀與背景分析

A公司為檢驗體系運行機制的科學性、各層面業務開展的有效性，每年以“全面覆蓋、交叉審核、量化評估”三項原則組織體系全要素審核，確保各項業務規范開展、體系執行有力。體系審核按照“首次會議、審核開展、審核溝通、末次會議、問題整改”五個流程，采取“遠程+現場”、交叉審核、專項審核、外部審核等形式進行監督和檢查。同時，對審核發現問題，以“職責分工、制度規程、操作執行、能力意識、督導檢查”五方面關聯開展追溯分析。

圖1 2017—2021年檢查中各業務領域問題分布圖

圖2 各專業領域問題占比圖

二、“四屢”問題的分類及成因分析

A公司2017—2021年檢查中發現的“四屢”問題占比較高，影響因素較為多樣，形成原因較為復雜。

（一）“四屢”問題分類

從體系建設和執行兩個層面，職責缺失、制度不合理、不可抗力、不了解制度等14類具體因素進行分類（表1）。

表1 “四屢”問題分類表

如表所示：“責任心不強”導致的“四屢”問題最多（占比46.7%），其次 “明知故犯”（29.2%）、“工作失誤”（11.7%）和不了解制度（10.1%）比例較高。

（二）“四屢”問題成因分析

運用“五關聯”方法對“四屢”問題進行成因分析：一是職責分工關聯（誰來干）：發現問題對應的崗位是否有明確的職責？職責是如何規定的？目前是如何履行職責的？二是制度規程關聯（怎么干）：發現問題是否在公司所發布的制度、文件、操作規程中找到對應要求，查看體系文件；三是操作執行關聯（干沒干）：發現問題是否有效落實所發布的制度、文件、操作規程；四是能力意識關聯（會不會干）：發現的問題，前期是否組織開展相應培訓，查看培訓課件，培訓計劃，培訓簽到表，考試結果等；五是督導檢查關聯（有無驗證）：發現的問題是否在日常管理檢查中列入檢查項或明確檢查標準，是否檢查出該問題并制定整改措施。

從體系建設和體系執行層面分析，“滋生”和“助長”“四屢”問題發生的原因分析如下：

1.體系建設層面。（1）制度優化培訓不夠。主要表現：一是部分體系文件未及時根據相關法律法規變更、實際業務操作的變化而更新。二是部分業務需要相關部門分工協作，相應風險也需要相互配合共同防范，但實際執行中缺乏部門聯動機制，溝通、銜接不充分，配合度不高，容易產生管理盲區。三是部分分公司對培訓宣貫不夠重視，培訓形式較為單一、內容較為枯燥、深度不夠，缺乏互動性交流，案例分析較少，重點不突出，針對性不強，影響了員工對程序文件、作業文件的深度理解和重點掌握，部分干部員工的管理思維、工作習慣與石油銷售企業制度的要求尚存在差距。（2）體系措施跟進不足。主要表現：一是部分體系保障措施執行不足，風險防控作用無法發揮。二是部分崗位應知應會知識尚未做到完全掌握，仍未將制度轉化為習慣、落實為行動，導致遇到問題未按制度要求做出正確判斷。三是部分人員過多依賴電腦、信息系統，注重審核簽字，過程監督檢查不夠，審核把關不認真、不負責，甚至流于形式。四是部分機關部門、分公司在安排工作時，存在計劃性不強、隨意性較大，通知要求多、報送時間緊，致使部分員工疲于應付，部分工作安排重點不突出、要求不嚴格，個別人員日常管理浮在表面。（3）檢查監督不到位。主要表現：一是檢查監督作用發揮不明顯?，F階段，A公司各基層單位建立三級檢查制度，體系每月進行自我審核，半年完成一次全要素自我審核，公司層面的體系檢查主要依賴于年度組織的體系審核，存在審核時間不寬裕，審核樣本量有限，審核精細度不夠等問題，致使“四屢”問題發生較多。二是整改、追責不到位。整改方式上，僅對已發現的問題進行整改，部分“四屢”問題未做到深層次剖析，不注重從源頭上分析查找產生問題的根源，不能舉一反三的整改同類問題。整改對象上，追究經辦人員責任的較多，但沿著執行流程向上或向下追溯的較少，致使部分責任人員未受到問責，未引起重視。三是缺少檢查后續評估。檢查發現問題后，跟蹤評價不足，也未建立人員“四屢”問題檔案，導致部分問題管理以處罰為“句號”，沒有形成有效的PDCA管理閉環。

表2 A公司2017年—2021年“四屢”問題分類表

圖3 形成“四屢”問題主要原因

2.體系執行層面。（1）合規意識與責任心不強。主要表現：一是部分員工合規意識淡薄。在工作中以習慣代替制度、以信任代替原則、以情面代替紀律，忽視制度控制，造成“四屢”問題不斷發生。二是部分員工責任心不強，履職擔當意識缺失。在工作中，沒有正確認識合規經營與業務發展的關系，認為執行體系中所要求制度和流程，會阻礙或耽誤業務進度，執行中“睜一只眼、閉一只眼”，操作中能簡化流程就簡化流程，導致“四屢”問題已發生而不自知。三是部分員工存在僥幸心理?！八膶摇眴栴}發生后，被發現或者引發風險損失有一定概率，部分員工在權衡完不成工作任務帶來的損失與違規操作帶來的處罰后，心存僥幸違規操作。（2）管理部門履職和現場監管不嚴格。主要表現：一是部分管理人員在管理中存在較大的隨意性和習慣性做法，在有令禁止或制度有嚴格要求的情況下，一些陳舊、不合規定的做法并沒有得到有效的根除，依然我行我素，憑經驗、憑感覺辦事，導致制度制定和執行“兩張皮”。二是業務培訓工作仍需加強。部分專業體系審核問題占比較大，“四屢”問題也頻頻出現，體現出石油銷售專業線管理人員未認真組織專業培訓，培訓效果未達到既定目標；專業管理人員缺少擔當精神，只充當傳話筒，對制度執行和操作規程研究不深入、不精準，導致體系管理落不到實處。三是責任落實不夠精細。部分單位和部門存在主體責任不明確、執行不到位、落實不精細等情況，出了問題沒有嚴格追責到具體崗位和責任人，體系文件執行不嚴謹、考核不嚴格。（3）業務能力及實踐經驗不足。主要表現：一是對體系文件學習停留在表面。部分員工對體系文件的理解不深入，只知道體系文件怎么規定的，流程文件是怎么要求的，沒有深入思考各環節的關鍵風險點在哪里，哪個環節最容易發生誤操作從而帶來風險，業務一旦發生變化，體系文件執行起來就走偏。二是實踐經驗不足，業務知識積累不夠。新入職員工及新換崗員工由于接觸工位時間短，部分管理和操作尚處于實踐階段，對關鍵風險點的理解和把握不夠準確，遇到稍復雜的業務不按體系文件要求執行，規范性必然得不到保障。

從2002年到2014年，魯花先后在山東定陶、河南周口、湖北武漢、江蘇常熟、內蒙臨河、湖北襄陽、河北深州、江蘇新沂、遼寧阜新、廣東東莞、重慶等花生產區建立油廠。

三、防范“四屢”問題的對策

針對以上建設層面和執行層面的原因分析，重點從以下四方面著手，進一步減少“四屢”問題的發生。

（一）優化頂層設計，持續培養全員合規經營意識

1.持續培養合規意識。（1）發生“四屢”問題的根本原因來自于人的思想認識。思想意識問題解決了，才會有依法合規經營的基礎，不從根本認識上解決，很難變成自覺的行動。這要靠全員的努力，尤其是管理層的努力，對制度破壞力最大的就是管理人員自己不遵守規章制度。（2）加強教育和培養各層面人員合規經營意識。將合規經營意識變成其自覺行動，針對管理人員和操作人員的合規意識培養應各有側重：管理人員重點強調合規管理，提高合規決策意識，增強組織行為引導作用；操作人員重點強調合規操作，提高合規操作意識，加強工作責任心與制度執行力落實。

2.進一步強化體系建設。（1）根據法律法規、業務變化適時更新或重新梳理風險防控體系中涉及的工作標準、操作流程、操作方法等內容，建立更加符合人性、全面科學的合規管理制度體系。（2）通過細化、優化崗位職責，修訂完善流程、風險，厘清操作界面，增強員工按制度辦事的自覺性，促使各崗位建立自我約束防線。針對部分審核標準存在審核要求不具體、評分標準不細化、標準精準度不足等問題，組織各部門及技術專家從完整性、有效性、一致性、適用性、合理性等方面，對《審核標準庫》進行持續優化提升。（3）充分發揮各層級、各專業線風險檢查監督作用，及時發現問題、糾正問題，做到主觀上形成不敢觸碰“四屢”問題的禁區，客觀上對疏忽、不可抗力造成的“四屢”問題能及時糾偏。

（二）打造專業隊伍，不斷促進風險防控體系轉型升級

1.持續提升人員風險管理體系專業素質。（1）專業的審核隊伍是審核評價的重要因素，進一步健全風險綜合防控體系內審員人才庫，嘗試內審員積分管理，強化集中培訓與崗位自學相結合的方式，培養一支懂體系、會管理的專業化隊伍。不斷提高體系審核監督水平，將審核重心下移、前置，注重基層單位三級檢查制度，增強所屬各單位、機關各部門自我查錯、糾錯能力，不斷提升體系文件執行力。（2）組織各專業部門通過現場或視頻方式，對程序文件、業務流程和風險防控措施進行持續學習培訓，督促各單位組織崗位員工有針對性地學習公司體系文件，進一步細化風險防控職責，促使員工熟練掌握與本崗位相關的制度流程、風險防控措施，提高制度流程執行力。

2.不斷完善人力資源管理機制。（1）做好中長期人力資源配置規劃，重視員工隊伍建設，加強優秀管理人才的培養，逐步優化團隊結構，提高員工整體業務素質。（2）制定人才積分管理制度，與服務年限、工作績效、“四屢”問題等掛鉤，提高員工歸屬感和忠誠度，維護員工穩定性，鞏固經營發展與企業文化基石。（3）進一步細化崗位標準，創建崗位勝任力模型，把“四屢”問題作為人才選拔的一項重要審核內容，提高人才選拔科學性和培養針對性，形成人崗適配、競爭擇優、促進發展的選人用人機制，通過完善人力資源管理機制，進一步遏制“四屢”問題的發生。

（三）完善考核措施，不斷引導全員參與公司依法合規管理

2.充分發揮考核的激勵作用。（1）在加大處罰力度的同時，完善考核激勵機制，使用考核加分、專項表彰等方法，獎勵認真執行制度，嚴格落實風險防控體系責任，悉心研究體系風險漏洞，對及時發現管理漏洞、“四屢”問題、提報體系合理改進建議的單位或者個人予以獎勵，促進每名員工發揮主觀能動作用。（2）繼續使用“五關聯法”分析并總結“四屢”問題，定期通報典型案例，分享先進經驗和做法，在公司范圍內，營造“合規守制、遵紀守法”的工作氛圍。

（四）豐富整改方法，不斷協同治理各類“四屢”問題

1.不斷優化“四屢”問題整改方式。強化信息臺賬管理。繼續完善“四屢”問題臺賬，從發現問題單位、問題描述、人員、時間、問題形成原因、整改措施、整改結果和問題積分等幾個方面，詳細記錄和描述每次發現的問題，以生命周期管理的形式反映出問題的發現、分析、整改、再檢查結果等各方面的情況，形成橫縱交錯的問題圖譜，為專項或動態監控問題提供依據，為合規管理的連續性奠定基礎。

2.強化缺陷數據庫應用。完善《缺陷數據庫》模塊，分專業、分類別對《缺陷數據庫》進行系統梳理、分析、提醒、預警，對普遍性問題根據問題發生頻次進行預警提醒；對重復性問題開展問題整改回頭看，進行“地毯式”排查、剖析與整改，切實減少“四屢”問題的發生；積極探索研究體系審核問題的分析、整改、驗收、考核等方面新的方式方法，做好體系審核“下半篇”文章。

3.細化積分制度應用。將“四屢”問題根據問題嚴重程度、問題性質及重復次數、專業類別等內容，對應不同問題積分，發現問題后，在臺賬中記錄對應分值。依據臺賬中記錄的問題積分，形成量化處罰方案，并在員工積分制中予以體現。對于單位，問題積分是考核和評先選優的重要依據，更是主要領導履職盡責的重要評價指標；對于個人，問題積分是考核和處罰力度的量化指標，更是升遷、換崗的參考指標。

4.完善全流程風險防控管理信息平臺。以數字化轉型、智能化發展為契機，結合程序文件、管理流程修訂變化，開展業務流程測試，持續優化完善全流程風險管理相關信息系統的功能應用；結合各單位及部門新需求，優化平臺功能，提升系統適用性、科學性和可靠性，持續推進信息系統的優化完善工作，實現業務工作平臺化、管理過程可視化、風險提示智能化、工作時效明晰化。