高校“智慧財(cái)務(wù)”服務(wù)模式的現(xiàn)狀分析及建議
——以X高校為例

付紅艷

(湘南學(xué)院 湖南郴州 423000)

自各高校執(zhí)行財(cái)政部2017年10月頒布的《政府會(huì)計(jì)制度》后，均對(duì)自身財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)進(jìn)行了更新升級(jí)，尤其是綜合類高校，由于這些高校的資金籌措渠道多元化、辦學(xué)形式更加多樣化，這就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作量加大，“智慧財(cái)務(wù)”的轉(zhuǎn)型需求也是迫在眉睫[1]。實(shí)施新《政府會(huì)計(jì)制度》既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，只有把數(shù)據(jù)信息在高校各相關(guān)部門之間共享起來(lái)，把財(cái)務(wù)部門的定位從“職能財(cái)務(wù)”向“智慧財(cái)務(wù)”轉(zhuǎn)型，才能實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)服務(wù)模式質(zhì)的轉(zhuǎn)變[2]，也是高校財(cái)務(wù)管理將要接受的一次重大挑戰(zhàn)。然而實(shí)現(xiàn)“智慧財(cái)務(wù)”對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要組織領(lǐng)導(dǎo)、頂層設(shè)計(jì)、技術(shù)支持、第三方服務(wù)平臺(tái)、財(cái)務(wù)部門等共同努力才能完成。

近年來(lái)，各高校資金的來(lái)源渠道日趨多樣，教育和科研經(jīng)費(fèi)總量也與日俱增，導(dǎo)致科研等項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理難度加大。與此同時(shí)，需要核算的主體增多,業(yè)務(wù)種類日益繁多[3],大幅度增加了財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員的報(bào)銷工作量與財(cái)務(wù)人員的核算難度。新政府會(huì)計(jì)制度對(duì)財(cái)務(wù)信息化的要求不斷在提高；“智慧財(cái)務(wù)”逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的財(cái)務(wù)管理服務(wù)模式，并將為高校財(cái)務(wù)管理的科學(xué)決策和高效管理提供重要依據(jù)。目前，高等學(xué)校的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)從其他平臺(tái)提取數(shù)據(jù)并自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證還為數(shù)不多；尚且未能有效搭建財(cái)務(wù)共享信息數(shù)據(jù)庫(kù)；業(yè)財(cái)融合還有待進(jìn)一步提升。高校“智慧財(cái)務(wù)”的發(fā)展，不但可以使財(cái)務(wù)工作流程得以簡(jiǎn)化，推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化，提高財(cái)務(wù)工作效率，還能減輕高校財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，不斷提升高校財(cái)務(wù)的管理水平[4]，促進(jìn)高校教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

1 以X高校為例，分析“智慧財(cái)務(wù)”發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 X高校“智慧財(cái)務(wù)”發(fā)展整體框架

目前X 高校財(cái)務(wù)處業(yè)務(wù)主要包括收繳學(xué)生學(xué)費(fèi)、發(fā)放教職工工資薪金、發(fā)放學(xué)生獎(jiǎng)（助）學(xué)金、管理科研及設(shè)備資金、全面把握資金預(yù)算、資金籌措并實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)督等。針對(duì)在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)背景下對(duì)目前遇到的報(bào)賬繁瑣、報(bào)賬難、審核復(fù)雜等問(wèn)題，X 高校積極推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)財(cái)務(wù)服務(wù)效能提升，更好服務(wù)師生。現(xiàn)階段，X 高校“智慧財(cái)務(wù)”建設(shè)通過(guò)數(shù)字化應(yīng)用，搭載人工智能技術(shù)，開(kāi)發(fā)出了具體的應(yīng)用模塊，實(shí)現(xiàn)了有效運(yùn)作，推動(dòng)了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作中的窗口排隊(duì)、票據(jù)審核、線下審簽由“線下”轉(zhuǎn)為“線上”，取得了良好的效果。

整體框架具體如圖1所示，目前包括極簡(jiǎn)報(bào)銷、項(xiàng)目授權(quán)、工薪平臺(tái)及查詢模塊，具體情況見(jiàn)圖2。

圖1 整體框架流程

圖2 操作平臺(tái)模塊

1.2 X高校“智慧財(cái)務(wù)”服務(wù)操作模式

在會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)模塊通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，做到了預(yù)算、授權(quán)、報(bào)銷、工資薪酬、出納、結(jié)算、報(bào)表等信息共享。系統(tǒng)按照“事先授權(quán)、分類申報(bào)、匯總交送、即送即收”的總體思路設(shè)計(jì)，相關(guān)信息發(fā)布平臺(tái)上多終端（電腦、觸摸屏、智能手機(jī)）同步展示進(jìn)度流程，達(dá)到網(wǎng)上電子交易的智能化報(bào)銷與進(jìn)度實(shí)時(shí)關(guān)注，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上智能報(bào)銷、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上查詢（收入、繳費(fèi)、項(xiàng)目使用情況、報(bào)銷進(jìn)度）[5]。第一步，事先授權(quán)。財(cái)務(wù)處將工作經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)分別向各單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)維護(hù)員、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人授權(quán)。第二步，線上填錄報(bào)銷信息。登錄智慧財(cái)務(wù)平臺(tái)中的“極簡(jiǎn)報(bào)銷”，在各經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目預(yù)算限額內(nèi)分類填制報(bào)銷申請(qǐng)單、生成和打印報(bào)銷匯總單。第三步，線上辦理簽批手續(xù)。經(jīng)手人與證明人在票據(jù)背面簽字以后，根據(jù)現(xiàn)有制度系統(tǒng)自動(dòng)推送完成領(lǐng)導(dǎo)簽批手續(xù)，報(bào)銷匯總單主要核準(zhǔn)預(yù)算經(jīng)費(fèi)開(kāi)支來(lái)源、金額與結(jié)算付款信息。第四步，提交報(bào)銷單據(jù)。完成線上填報(bào)和審批的報(bào)銷單據(jù)直接提交至計(jì)劃財(cái)務(wù)處收單員面審即可，即送即收，不必到報(bào)賬大廳排隊(duì)報(bào)賬。

2 X高校“智慧財(cái)務(wù)”服務(wù)模式存在的問(wèn)題

2.1 缺乏票據(jù)智能識(shí)別平臺(tái)

雖然X 高校實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上填報(bào)、網(wǎng)上審批和預(yù)約報(bào)銷，但是報(bào)銷人需識(shí)別手中的原始憑證，選擇對(duì)應(yīng)類型，報(bào)銷的發(fā)票附件上傳時(shí)需要自己判斷報(bào)銷類別，如什么是差旅費(fèi)、什么是辦公費(fèi)等，報(bào)銷人員需要自己選擇科目類別。報(bào)賬業(yè)務(wù)涉及的人員廣泛，很多教職工并不了解財(cái)務(wù)這塊的業(yè)務(wù)，無(wú)法正確區(qū)分會(huì)計(jì)科目，到財(cái)務(wù)人員審核環(huán)節(jié)需重新區(qū)分，加大了財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度。

2.2 缺乏部門信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)

目前，X 高校雖然已經(jīng)建立起了“智慧財(cái)務(wù)”網(wǎng)絡(luò)體系，但還是存在“數(shù)據(jù)孤島”“信息孤島”的問(wèn)題[4]。在“大智移云”這個(gè)大數(shù)據(jù)背景下，資金流管理是財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容，目前X 高校各部門均有一套自己的辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，如科研部門、教務(wù)部門、資產(chǎn)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，未能實(shí)現(xiàn)一體化建設(shè)，各部門系統(tǒng)融合性差。各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以通過(guò)有效的方式進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)融合。只能通過(guò)人工來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳遞，數(shù)據(jù)傳輸無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)也受到了阻礙。缺乏共享數(shù)據(jù)庫(kù)，影響了整體規(guī)劃，從而制約了學(xué)校財(cái)務(wù)發(fā)展等。

2.3 信息安全保障有待加強(qiáng)

網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，信息安全地位日益凸顯。財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)對(duì)信息安全同樣有著更高的要求，但是平臺(tái)又具有一定的開(kāi)放性。一是需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享。二是旨在方便讓學(xué)校師生可以通過(guò)“智慧財(cái)務(wù)”實(shí)現(xiàn)各種業(yè)務(wù)的辦理，讓數(shù)據(jù)多跑路、師生少跑腿，這就無(wú)形之中會(huì)給信息帶來(lái)安全隱患。比如：不法分子對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的竊取或破壞，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息泄露，嚴(yán)重則會(huì)給學(xué)校及個(gè)人造成不同程度的損失。X高校的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全是由學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)信息中心負(fù)責(zé)，網(wǎng)絡(luò)信息中心目前對(duì)于財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全評(píng)估與分析還欠到位。同時(shí)，在財(cái)務(wù)工作人員中，有些人員在計(jì)算機(jī)這塊專業(yè)知識(shí)上處于比較薄弱環(huán)節(jié)，再加上缺乏安全保密意識(shí)和必備的信息安全防范能力，無(wú)形之中會(huì)使財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)陷入危險(xiǎn)的境地，無(wú)法讓信息安全得到充分保障[6]。

2.4 宣傳及業(yè)務(wù)培訓(xùn)有待加強(qiáng)

X 高校各部門報(bào)賬人員流動(dòng)性大，經(jīng)常隨時(shí)更換報(bào)賬人員，很多報(bào)賬人員目前對(duì)學(xué)校的“智慧財(cái)務(wù)”平臺(tái)還處于一知半解狀態(tài)，相關(guān)的報(bào)銷規(guī)定和報(bào)銷程序理解不到位，報(bào)賬員尚且如此，其他教職員工要掌握“智慧財(cái)務(wù)”的使用則更為困難[7]。有相當(dāng)一部分不清楚報(bào)銷流程的人員，經(jīng)常跑去財(cái)務(wù)處報(bào)銷審核窗口咨詢報(bào)銷相關(guān)業(yè)務(wù)，比如票據(jù)上傳不規(guī)范、不按要求粘貼票據(jù)、報(bào)銷手續(xù)不全等問(wèn)題，造成報(bào)銷一筆業(yè)務(wù)多次往返財(cái)務(wù)部門，耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，也在無(wú)形中增加了報(bào)賬難度[8]。

3 X高校“智慧財(cái)務(wù)”服務(wù)模式平臺(tái)的優(yōu)化建議

3.1 完善第三方智能服務(wù)平臺(tái)

通過(guò)與電子票據(jù)的認(rèn)證接口對(duì)接，在報(bào)銷人員上傳票據(jù)時(shí)能夠自動(dòng)驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)吻揖哂杏洃浌δ埽乐蛊睋?jù)重復(fù)報(bào)銷。當(dāng)票據(jù)及附件上傳時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別票據(jù)信息，通過(guò)分門別類，實(shí)現(xiàn)歸類到日常報(bào)銷、差旅費(fèi)、酬金及暫付款四大類中，進(jìn)行自動(dòng)填報(bào)。目前，網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)，需要經(jīng)辦老師單獨(dú)進(jìn)國(guó)稅網(wǎng)站驗(yàn)證發(fā)票。經(jīng)常有教師反映由于各種原因，票據(jù)驗(yàn)證既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。“智慧財(cái)務(wù)”完善第三方服務(wù)平臺(tái)，與電子票據(jù)認(rèn)證接口對(duì)接后，能顯著提高教師及財(cái)務(wù)工作人員的工資效率。票據(jù)填報(bào)完提交后會(huì)根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)賬審簽流程及嵌入的相關(guān)財(cái)務(wù)制度，自動(dòng)流轉(zhuǎn)審批。加強(qiáng)了內(nèi)控，有利于學(xué)校財(cái)務(wù)管理。

3.2 建立“智慧財(cái)務(wù)”數(shù)據(jù)融合共享系統(tǒng)

X 高校在建設(shè)“智慧財(cái)務(wù)”期間，迫切需要解決的一個(gè)難題是怎樣建立“智慧財(cái)務(wù)”數(shù)據(jù)融合共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)的互聯(lián)及共享。在“大智移云”背景下，通過(guò)加入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)，利用大數(shù)據(jù)庫(kù)，在平臺(tái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理預(yù)算編制和費(fèi)用報(bào)銷，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)辦理流程，合理有效配置資源[9]。財(cái)務(wù)管理涉及的數(shù)據(jù)信息量大且廣，需要與學(xué)校各部門之間取得緊密的聯(lián)系和數(shù)據(jù)共享，如高校科研部門所管理的科研經(jīng)費(fèi)、教務(wù)部門所管理的實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)、資產(chǎn)管理部門管理的資產(chǎn)數(shù)據(jù)及經(jīng)費(fèi)、人事部門管理的工資薪金經(jīng)費(fèi)、學(xué)生部門的學(xué)生獎(jiǎng)（助學(xué)金）經(jīng)費(fèi)等，都需要與各部門現(xiàn)有的獨(dú)立系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)。通過(guò)資金流管理為主線，圍繞財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)構(gòu)建一個(gè)集互聯(lián)財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理于一體的綜合性高校財(cái)務(wù)管理平臺(tái)，連接學(xué)校各部門，如科研系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)及人事系統(tǒng)，融合各項(xiàng)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，使財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)一體化，搭建起一個(gè)可共享、可管理數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)的一站式財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，打破信息孤島，從而全面提升X高校的財(cái)務(wù)智能化水平，為X高校的師生提供一站式智能財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。

3.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)

高校“智慧財(cái)務(wù)”建設(shè)的共享數(shù)平臺(tái)，要求各部門之間的信息以及數(shù)據(jù)的共享，這樣一來(lái)，數(shù)據(jù)安全就顯得極其重要，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)。一是強(qiáng)化財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)。財(cái)務(wù)人員要提高網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)信息安全學(xué)習(xí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息問(wèn)題不能自作主張，強(qiáng)化專業(yè)維護(hù)意識(shí)。二是強(qiáng)化財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全制度保障。X高校需要進(jìn)一步完善學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度和規(guī)范，通過(guò)及時(shí)修訂和完善財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理制度中存在的不足，加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全管理，確保“智慧財(cái)務(wù)”信息化平臺(tái)不受攻擊和破壞，為“智慧財(cái)務(wù)”提供堅(jiān)實(shí)堡壘。三是強(qiáng)化財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任落實(shí)。將財(cái)務(wù)管理的職責(zé)落實(shí)到每個(gè)財(cái)務(wù)人員身上，通過(guò)實(shí)名制操作系統(tǒng)，不得修改他人權(quán)限等確保保障數(shù)據(jù)安全。財(cái)務(wù)部門及信息化中心應(yīng)該同時(shí)配置專門且專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人員，日常維護(hù)和管理“智慧財(cái)務(wù)”系統(tǒng)，做到定期升級(jí)和維護(hù)各類財(cái)務(wù)應(yīng)用軟件；及時(shí)備份和存儲(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；對(duì)防火墻及殺毒軟件日常檢查；管理和保護(hù)做好服務(wù)器登錄密碼的管理和保護(hù)工作等。通過(guò)強(qiáng)有力的管控網(wǎng)絡(luò)信息安全，來(lái)確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性、穩(wěn)定性，保障“智慧財(cái)務(wù)”建設(shè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全[10]。

3.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)宣傳培訓(xùn)

俗話說(shuō)“隔行如隔山”，為了讓報(bào)賬員更好地服務(wù)科研教學(xué)人員，財(cái)務(wù)部門要做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，梳理各業(yè)務(wù)流程及規(guī)范，比如：差旅費(fèi)（科研、非科研）、因公出國(guó)、公務(wù)接待、會(huì)議、外出培訓(xùn)、資產(chǎn)采購(gòu)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范，各業(yè)務(wù)報(bào)銷經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的要件、要點(diǎn)以及疑點(diǎn)、難點(diǎn)解答等，對(duì)于“智慧財(cái)務(wù)”網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬及上傳附件流程、網(wǎng)上審簽等，可以制作簡(jiǎn)易手冊(cè)發(fā)放到各部門、二級(jí)學(xué)院等，制作宣傳展板放至財(cái)務(wù)處顯眼位置。與此同時(shí)，還應(yīng)通過(guò)組織培訓(xùn)，系統(tǒng)講解“智慧財(cái)務(wù)”報(bào)銷相關(guān)知識(shí)，讓報(bào)賬員及教學(xué)科研人員更好、更快地接受財(cái)務(wù)新的服務(wù)模式。為不斷適應(yīng)人工智能時(shí)代日新月異的變革，更好地做好高校“智慧財(cái)務(wù)”服務(wù)模式，不被新技術(shù)所淘汰，所有財(cái)務(wù)人員也需要不斷豐富自己的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，做好信息技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，全面提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，成為合格的復(fù)合型財(cái)務(wù)人員。作為學(xué)校，也需要進(jìn)一步重視財(cái)務(wù)人員發(fā)展，激活財(cái)務(wù)工作者推動(dòng)財(cái)務(wù)創(chuàng)新發(fā)展的積極性，營(yíng)造規(guī)范、科學(xué)、高效、便捷的財(cái)務(wù)環(huán)境，激活教職人員創(chuàng)新創(chuàng)造的潛能，為高校發(fā)展提供更好的財(cái)務(wù)組織保障。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著“大智移云”時(shí)代的發(fā)展，更多的高校開(kāi)始建設(shè)“智慧財(cái)務(wù)”服務(wù)模式。高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是“智慧財(cái)務(wù)”建設(shè)的非常重要的步驟，不僅能有效提高學(xué)校工作效率，還能不斷促進(jìn)科研水平的發(fā)展。但是在建設(shè)工程中，高校的管理人員和財(cái)務(wù)人員應(yīng)該時(shí)刻保持清醒和理智，因地制宜，結(jié)合學(xué)校發(fā)展實(shí)際，以有利本校發(fā)展為宗旨，制定符合該校師生要求的“智慧財(cái)務(wù)”信息化平臺(tái)。該文以X高校為例，X高校根據(jù)現(xiàn)有條件完成了“智慧財(cái)務(wù)”服務(wù)模式的萌芽階段，服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變更好地服務(wù)了師生的需求，對(duì)該高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重大意義。對(duì)X高校“智慧財(cái)務(wù)”提出的建議僅供參考。在“智慧”系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題和阻礙，財(cái)務(wù)人員要順應(yīng)“智慧財(cái)務(wù)”的大趨勢(shì)，學(xué)會(huì)積極處理問(wèn)題，善于溝通、正確引導(dǎo)。通過(guò)與學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，不斷提升自身素質(zhì)，提高工作質(zhì)量，完善財(cái)務(wù)管理及服務(wù)水平，推進(jìn)高校事業(yè)健康有序發(fā)展。