進口設(shè)備采購風(fēng)險識別及優(yōu)化策略研究

劉社明

(中煤科工集團西安研究院有限公司，陜西 西安 710077)

進口設(shè)備采購是一項系統(tǒng)性工作，如何高效完成進口設(shè)備采購任務(wù)、降低采購各環(huán)節(jié)風(fēng)險、合理享受國家免稅政策降低科研成本、順利完成項目審計驗收等，對企業(yè)發(fā)展、科研工作高效完成至關(guān)重要。

1 進口設(shè)備采購流程

進口設(shè)備采購與國產(chǎn)設(shè)備采購在稅費、合同簽訂、貨款支付等環(huán)節(jié)差別較大。設(shè)備采購流程包括：①采購計劃審批：上報采購需求計劃，組織論證審批會，明確設(shè)備詳細參數(shù)并確定采購方式；②招標議標：自行組織/第三方代理機構(gòu)，評標，定標，發(fā)放中標通知書；③合同簽訂：使用部門與外商簽訂技術(shù)協(xié)議，采購部門與外貿(mào)代理公司簽訂委托代理合同，外貿(mào)代理公司、外商與最終用戶簽訂外貿(mào)合同；④免稅清關(guān)：采購部門提交免稅材料，海關(guān)審批通過后獲得免稅表，辦理清關(guān)；⑤到貨驗收：海關(guān)抽檢開箱核對，到貨后開箱預(yù)驗收，安裝調(diào)試完抽終驗收，出具驗收報告；⑥結(jié)算入賬：出具結(jié)算單，開具發(fā)票，辦理固定資產(chǎn)手續(xù)，依據(jù)驗收報告解兌信用證；⑦進口設(shè)備貼息：提交進口設(shè)備貼息材料；⑧海關(guān)年報：免稅設(shè)備五年監(jiān)管期內(nèi)年報；⑨售后服務(wù)：質(zhì)保期內(nèi)售后服務(wù)。

2 采購流程風(fēng)險識別

采購流程的各環(huán)節(jié)均存在風(fēng)險，提前識別風(fēng)險因素，剖析風(fēng)險產(chǎn)生原因，才能從流程制定、管理審批、人員素質(zhì)等方面優(yōu)化，最大限度避免風(fēng)險發(fā)生。

2.1 采購計劃審批環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險

使用部門上報采購計劃中需求不明確，設(shè)備審批會組織論證不嚴謹，技術(shù)參數(shù)確定不合理，導(dǎo)致后期流標、采購方式不合理。主要原因是申請科研項目、提交科研任務(wù)書時對進口設(shè)備調(diào)研不充分，對設(shè)備的詳細技術(shù)參數(shù)、設(shè)備性能、設(shè)備價格調(diào)研不細致，導(dǎo)致預(yù)算金額不足，存在超預(yù)算風(fēng)險；審批論證環(huán)節(jié)流于形式，對科研設(shè)備采購的合理性、必要性缺乏深入論證，存在重復(fù)采購風(fēng)險。科研項目預(yù)算中對本行業(yè)全球范圍內(nèi)同類型進口設(shè)備缺乏了解，限定科研設(shè)備品牌、型號、供貨廠家，導(dǎo)致后期招議標環(huán)節(jié)處于被動，存在機會風(fēng)險。因客觀原因，科研設(shè)備進口免稅無法及時批復(fù)，需先行繳納免稅保證金，等免稅手續(xù)審批完后，再退還免稅保證金，存在繳納保證金風(fēng)險。

2.2 招議標環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險

編制招標文件時設(shè)備詳細參數(shù)設(shè)置不合理，人為設(shè)置限定條件，或者技術(shù)參數(shù)直接按照調(diào)研供應(yīng)商提供的設(shè)備型號參數(shù)填寫，存在故意排擠其他供應(yīng)商的風(fēng)險，這樣還可能導(dǎo)致投標單位不足三家，存在流標風(fēng)險；對投標單位資格預(yù)審要求不合理、不嚴格，或者資格預(yù)審形同虛設(shè)，導(dǎo)致投標單位中存在微小企業(yè)較多，在公司實力、人員配置、資金實力、售后服務(wù)等方面存在眾多風(fēng)險，如果中標，會存在資金、售后服務(wù)不及時、設(shè)備安裝調(diào)試故障率高等諸多服務(wù)能力不足風(fēng)險。評標過程中采購人向評標專家發(fā)表明顯具有傾向某品牌、某供應(yīng)商的傾向性意見，間接干預(yù)、誤導(dǎo)評標專家，存在秩序違規(guī)風(fēng)險。

2.3 合同簽訂環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險

技術(shù)協(xié)議作為合同的一項重要內(nèi)容，必須在簽訂技術(shù)協(xié)議后，才能簽訂委托代理合同，技術(shù)協(xié)議應(yīng)明確約定設(shè)備的詳細配置、功能、性能指標，避免在設(shè)備到貨調(diào)試驗收時發(fā)生扯皮現(xiàn)象，存在驗收風(fēng)險；外貿(mào)代理公司的選擇直接關(guān)系到免稅清關(guān)手續(xù)辦理的質(zhì)量、效率等。如果外貿(mào)代理公司選擇不當，在后期的合同執(zhí)行中存在資金風(fēng)險；外貿(mào)代理公司如果業(yè)務(wù)能力一般，會直接影響后期的清關(guān)、免稅手續(xù)辦理、付款進度、售后服務(wù)等，產(chǎn)生諸多風(fēng)險。

外貿(mào)合同簽訂時應(yīng)明確約定設(shè)備明細清單、付款方式、交貨周期、爭議處理方式、驗收時間等，避免因外貿(mào)合同中設(shè)備明細清單不全、爭議處理方式不明確等而產(chǎn)生的相關(guān)法律風(fēng)險。

2.4 辦理免稅、報關(guān)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險

免稅、報關(guān)環(huán)節(jié)涉及設(shè)備使用部門、采購部門、中標供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家、外貿(mào)代理公司、海關(guān)、商務(wù)廳、發(fā)改局、銀行等多個部門間的溝通協(xié)調(diào)。采購部門要及時跟進免稅申請表審批進度，尤其是免稅申請表審批過程中，海關(guān)工作人員需要進一步了解設(shè)備工作原理、用途等問題，確定該設(shè)備是否應(yīng)該免稅。采購部門需要及時與外貿(mào)代理公司、外商、使用部門等進行溝通協(xié)調(diào)，出具設(shè)備原理圖、使用案例等情況說明，證明設(shè)備免稅的合理性。如果溝通不暢，存在免稅審批不通過風(fēng)險。

部分高精密設(shè)備、先進機電設(shè)備辦理進出口手續(xù)時需要出具特殊證明、申明等情形，相關(guān)方如果沒有提前溝通清楚，則在外商辦理出口報關(guān)、外貿(mào)代理公司辦理進口清關(guān)時，因沒有相關(guān)證明、申明材料而出現(xiàn)延期報關(guān)，延長交貨期，存在延期交貨風(fēng)險。部分高精尖限制設(shè)備，外商出口國出口管理部門需要采購單位簽署民用使用申明，如果外商未提前溝通辦理，也會導(dǎo)致延期交貨。

針對科研轉(zhuǎn)制企業(yè)進口設(shè)備稅收優(yōu)惠，國家相關(guān)部委制定多項政策文件，主要有：2008年年底海關(guān)總署頒布的海關(guān)總署第179號令制定了免稅辦理的相關(guān)規(guī)定；2016年財政部、海關(guān)總署、國家稅務(wù)總局三部門聯(lián)合相繼發(fā)布財關(guān)稅〔2016〕70號和財關(guān)稅〔2016〕72號文件，明確支持科技創(chuàng)新進口環(huán)節(jié)稅收優(yōu)惠政策的內(nèi)容，免稅的類別主要分為科教免稅、國家重大專項免稅、重點研發(fā)計劃免稅。

對免稅政策文件的解讀深度，直接影響免稅材料的質(zhì)量，最終影響免稅的效率、效果，采購人員業(yè)務(wù)不熟、對政策文件的把握度不夠，會導(dǎo)致免稅材料反復(fù)修改，最終降低免稅辦理效率，存在時間成本風(fēng)險。

部分高端精密設(shè)備因為國際關(guān)系惡化等因素影響，存在出口受限問題，由于在前期調(diào)研階段未關(guān)注，導(dǎo)致在外方辦理出口時，因多種原因無法獲得出口國出口管理部門的批準，而采購人已支付設(shè)備款，存在重大資金風(fēng)險。貿(mào)易國之前如果存在貿(mào)易摩擦、貿(mào)易爭端，則存在繳納特別關(guān)稅風(fēng)險。例如2019年年初，中美貿(mào)易摩擦，導(dǎo)致進口設(shè)備增加5%～20%的特別關(guān)稅，采購預(yù)算超標，存在超預(yù)算風(fēng)險，也增加了設(shè)備采購預(yù)算編制的難度。

2.5 到貨驗收環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險

進口設(shè)備到貨后，需要安排中標供應(yīng)商、外貿(mào)代理公司、采購單位共同開箱驗收，并留存相關(guān)圖片、視頻材料。部分進口設(shè)備因國內(nèi)進口數(shù)量較少，中標供應(yīng)商、售后服務(wù)商均沒有安裝調(diào)試能力，需要外商直接安排技術(shù)人員到現(xiàn)場安裝、調(diào)試、培訓(xùn)。采購部門需要與中標供應(yīng)商提前溝通，避免到貨后無法安裝、調(diào)試、培訓(xùn)等，影響項目整體進度。驗收時應(yīng)出具三方簽字驗收報告，報告中應(yīng)明確驗收過程中存在的問題，需要補充、完善、改進的內(nèi)容，避免后期三方發(fā)生糾紛。

3 風(fēng)險防范的優(yōu)化策略

進口設(shè)備采購全流程存在各種風(fēng)險，要不斷強化主體責任意識、風(fēng)險意識，提前識別各風(fēng)險因素的能力，剖析風(fēng)險產(chǎn)生原因，才能從流程制定、管理審批、培訓(xùn)教育、監(jiān)督考核等方面提出優(yōu)化策略并有效預(yù)防、識別、管控風(fēng)險，最大限度避免風(fēng)險發(fā)生，確保采購任務(wù)高效、高質(zhì)量完成。

表1

3.1 加強采購預(yù)算、審批過程的嚴肅性，提高設(shè)備購置可行性報告審批要求

采購預(yù)算是設(shè)備采購工作的基礎(chǔ)，采購預(yù)算編制的合理性、準確性、充分性直接影響整個采購項目全過程，采購預(yù)算時應(yīng)該對擬進口設(shè)備的名稱、詳細參數(shù)、原理、價格等進行充分調(diào)研，并提交設(shè)備購置的可行性分析報告，作為采購審批的主要依據(jù)。增加設(shè)備購置合理性審批，由設(shè)備主管部門對計劃購置設(shè)備進行全面排查，確保全院范圍內(nèi)設(shè)備中無計劃購置設(shè)備，確保購置設(shè)備科學(xué)合理、避免重復(fù)購置，盡量確保采購預(yù)算的準確性，最大限度發(fā)揮資金價值。

3.2 優(yōu)化管理辦法，規(guī)范業(yè)務(wù)審批流程，提高審批流程效率

應(yīng)積極落實國務(wù)院推進“放管服”改革要求，進一步規(guī)范采購管理辦法，優(yōu)化采購流程、減少審批環(huán)節(jié)，提高采購效率。提高設(shè)備使用部門的自主選擇采購方式、自主選擇供應(yīng)商的權(quán)利，但是要對整個過程進行嚴格審批，提高自主不是放手不管，采購部門和主管部門應(yīng)該對整個流程的規(guī)范性、合規(guī)性、合理性進行監(jiān)督審批。在審批環(huán)節(jié)中減少不必要的審批環(huán)節(jié)，在合法、合規(guī)、合理的情況下，最大限度地提高采購效率。

3.3 加強業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)力度，提高采購效率

進口設(shè)備采購業(yè)務(wù)對采購業(yè)務(wù)人員的要求極高，業(yè)務(wù)人員不僅要有專業(yè)、熟練的采購業(yè)務(wù)能力，還需要了解國際貿(mào)易、國際合同條款、國際形勢等，熟悉進口業(yè)務(wù)的政策法規(guī)、法令文件，掌握進口設(shè)備免稅申報的相關(guān)技能、技巧等。目前進口設(shè)備的業(yè)務(wù)人員只能由普通采購人員兼任，在上述能力方面有待加強。

應(yīng)該加強業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員專項技能，促進采購隊伍能力建設(shè)。要培養(yǎng)一批具有良好職業(yè)道德、過硬業(yè)務(wù)知識、良好溝通協(xié)調(diào)能力的專業(yè)性人才。采購人員應(yīng)研習(xí)政策法規(guī)、精通免稅業(yè)務(wù)，為需求部門在采購預(yù)算等環(huán)節(jié)做好引導(dǎo)，全方位提高效率。針對科研免稅設(shè)備，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該學(xué)透學(xué)精政策法規(guī)，確保免稅業(yè)務(wù)的順利高效進行。

3.4 加強采購全過程監(jiān)督，完善考核追責機制

職能部門應(yīng)該加強采購全過程的監(jiān)督責任，尤其對購置合理性、招議標過程進行監(jiān)督，應(yīng)用科學(xué)方法，提高監(jiān)督水平。建立長效化監(jiān)督機制，定期監(jiān)督與抽查監(jiān)督相結(jié)合，定期監(jiān)督以巡查、審計等多種形式開展，對設(shè)備采購流程全覆蓋，形成多部門協(xié)同的監(jiān)督體系；抽查監(jiān)督主要對購置申請審批、招標流程、公開采購信息、采購評審專家抽取等環(huán)節(jié)進行抽查監(jiān)督，及時反饋監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并督促及時整改，確保采購過程監(jiān)督全覆蓋。形成進口設(shè)備采購后評估制度，對已完成進口設(shè)備項目進行后評估，發(fā)現(xiàn)問題，舉一反三，避免相同問題再次發(fā)生，這樣可以強化采購各環(huán)節(jié)人員的責任意識，做到有獎有罰，達到降低風(fēng)險的最終目的。

3.5 嚴格篩選實力雄厚的中標供應(yīng)商及外貿(mào)代理公司

中標供應(yīng)商是外貿(mào)合同的執(zhí)行主體，中標供應(yīng)商的綜合實力直接關(guān)系到合同執(zhí)行情況，采購單位在前期的設(shè)備調(diào)研、采購計劃上報、評標等階段都應(yīng)該將供應(yīng)商綜合實力作為一項重要考核指標，選擇實力較差供應(yīng)商，可能存在以次充優(yōu)，例如交貨設(shè)備技術(shù)參數(shù)不達標、設(shè)備故障率高等潛在風(fēng)險。

采購單位委托外貿(mào)代理公司與外商簽訂外貿(mào)合同、技術(shù)協(xié)議，并通過外貿(mào)代理公司支付設(shè)備貨款、接收設(shè)備，協(xié)助辦理清關(guān)、繳納增值稅、關(guān)稅等一系列外貿(mào)事務(wù)，采購單位需要承擔外貿(mào)代理公司資金、設(shè)備安全雙重風(fēng)險，所以進口設(shè)備采購中外貿(mào)代理公司的選擇極其重要，從以往的操作實務(wù)中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，應(yīng)選擇綜合實力強的外貿(mào)代理公司，要具有良好的商業(yè)信譽、強大的資金實力，確保資金無風(fēng)險；選擇在海關(guān)具有良好的口碑、精通報關(guān)業(yè)務(wù)、有良好的社會關(guān)系的外貿(mào)代理公司，確保報關(guān)流程、免稅業(yè)務(wù)順利，最終保證設(shè)備安全送達采購單位。

4 結(jié)語

進口設(shè)備采購工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，項目執(zhí)行過程中涉及設(shè)備生產(chǎn)廠家、外商、外貿(mào)代理公司、海關(guān)、銀行、采購單位、商務(wù)廳及發(fā)改委等多個部門，項目執(zhí)行過程中的招標、合同執(zhí)行、報關(guān)、免稅等環(huán)節(jié)存在多種風(fēng)險，通過分析研究各風(fēng)險因素，嚴把審批環(huán)節(jié)、優(yōu)化進口設(shè)備采購流程及管理辦法，規(guī)范采購程序，加強采購隊伍建設(shè)、項目過程監(jiān)督等方式、方法，規(guī)避風(fēng)險，在采購實務(wù)中不斷思考、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，確保進口設(shè)備的采購高效、安全完成。