信息化背景下人事檔案管理問題探析
——基于生命周期理論視角

秦芳彧，高傳君

（1.北京航空航天大學 科學技術研究院，北京 100191；2.遼寧大學 經濟學院，遼寧 沈陽 110036）

一、引言

信息化與大數據的飛速發展為檔案管理帶來了新的機遇與挑戰。2021 年修訂通過的《中華人民共和國檔案法》中，分章單獨論述檔案信息化建設的相關內容，其重要程度不言而喻。因此，在信息化背景下研究人事檔案管理問題具有重要的理論價值與現實意義[1]。

人事檔案是選任領導干部和評鑒人才的重要基礎，對于事業單位發展具有重要意義。早在2018 年11 月中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》中，首先，明確其為黨的重要執政資源的重要意義，對管理者的專業性、政治站位和責任意識提出了更高的要求；其次，對人事檔案的日常管理工作提出規范性要求[2]。同時，突出了檔案審核及相應處理辦法，審核工作全面從嚴。值得注意的是，條例特別提出要提升檔案信息化建設水平，以更好地適應大數據時代的發展和技術進步要求[3]。另外，人事檔案的管理工作目前存在很多不足，比如，人事檔案日常管理程序不夠規范，管理制度不健全，無法時刻做到“有據可循”；審核工作仍然做的不徹底，檔案材料缺失嚴重；檔案信息化程度不足，電子化檔案覆蓋率低，無法滿足人事檔案管理工作的實際需要等[4]。因此，改進人事檔案的管理工作、提升人事檔案管理效率并提高其服務水平具有很大的必要性和迫切性[5]。

本文基于信息化背景，利用生命周期理論在對事業單位人事檔案特點進行分析的基礎上，通過對檔案管理現狀的研究，找出其存在的關鍵問題和不足，進而針對具體問題提出一些方向性的對策建議及優化措施，這有助于完善和改進人事檔案管理模式，提高人事檔案的利用率，并促進其科學化與規范化發展。

二、人事檔案的生命周期管理體系及其管理特點

（一）檔案的生命周期管理體系

檔案管理的理論基礎可以由“生命周期理論”[6]258闡釋。檔案的采集與形成，錄入與存儲，到利用、共享與開發，直至永久保存或銷毀，就是從萌芽期到成長期，再到成熟期，直至衰退期的生命周期管理過程，如圖1 所示。對于傳統的紙質檔案歸檔模式，由單位各部門形成各種原始檔案材料為萌芽期；后組織人事部門收集檔案材料并移交檔案管理部門進行歸檔保存，即成長期；接著供組織、人事部門及其他各部門和外單位利用、共享和進行信息開發，即進入成熟期；最后按時按規定進行永久保存或做銷毀處理，即進入衰退期。也就是說，人事檔案的管理進程是一個完整的生命周期管理過程。

圖1 檔案的生命周期管理體系

人事檔案的生命周期概念不僅適用于紙質檔案，也適用于電子人事檔案管理進程[7]，二者是一脈相承的，如圖2 所示。對于電子檔案，首先電子檔案的萌芽期出現在紙質檔案的形成、收集與轉入檔案管理部門存儲之后的階段，即紙質檔案的成長期，主要包括在信息管理系統上完成基本信息如人員類別、部門、身份證號等信息采集，也就是建立電子檔案信息基礎庫；電子檔案的成長期指數字化檔案的儲存階段，即將收集到的各類檔案進行分類、整理后錄入信息化檔案管理系統，從而利用數字化檔案管理系統進行有序化管理，并由檔案保管部門指定專人負責日常維護和管理工作；其次為成熟期，即電子檔案的利用、共享與開發階段，可以通過信息化檔案管理系統實現線上實時地與其他各部門進行檔案的利用與共享；最后為衰退期，即按規定在信息化系統中歸檔或刪除記錄等。

圖2 檔案發展生命周期理論

（二）人事檔案管理的特點分析

圖3 檔案管理的生命周期特點

面對信息化及大數據背景，人事檔案管理除了要求工作內容更加完善，管理實操程序更加精簡，同時也對檔案信息資源的開發利用提出了更高的要求?；谏芷诶碚摽蚣?，具體分析人事檔案管理在每個生命階段所呈現出不同的特點（見圖3），揭示管理問題并提出相應對策建議，具有重要的價值。

1.動態性

人事檔案管理發展的萌芽期和成長期，具有較強的動態性特點。對于高校，主要原因包括人才流動性較大，除新員工入職、老員工調出、退休離休導致的檔案變動外，近年在博士后人才支持政策影響下，出現博士后檔案數量有所增加的情況，導致人事檔案的轉入轉出數目激增。另外，人員職務變動和履歷豐富等原因也會導致檔案材料流動性驟增，而檔案流轉信息目前大部分單位都還只有紙質記錄，這為人事檔案的管理收集、查閱、利用帶來難度。

2 分散性

在人事檔案管理初始的萌芽期，因檔案材料種類不同，可能由組織、人事部、其他各部門等各單位收集，另外在人事管理制度改革下還有部分檔案由第三方企業代管[8]，因而表現出相對分散的特點。另外，在檔案管理成熟期，檔案信息數據庫不夠完善且無法做到實時同步，組織部門、人事部門和檔案管理部門的協調配合機制有待完善，檔案材料信息較為分散。

3.服務性

服務需求主要涉及檔案管理的成長期和成熟期。隨著各單位對人事檔案重視程度的增加，人事檔案的查閱及提審需求量明顯加大。比如，對于組織部門，檔案的審核利用過程中，應堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”原則，嚴格完成檔案審核工作；對于人事部門，檔案材料的收集階段，所有領導干部與基層教職工的年度考核材料和工資材料需及時歸檔，工作量很大；對于單位其他各部門和外單位，除政審、鑒定等原因需對人事檔案查閱外，還需對獎勵申報、職稱（職務）評審填寫必要信息時對人事檔案的查閱要求，這同樣出現在檔案管理的成熟期。

4.風險性

人事檔案管理工作具有一定的風險性[9]，風險性可能出現在萌芽期、發展期、成熟期直至衰退期的全生命過程中。主要的安全風險因素包括實體風險，如檔案保管場所穩定性、安全性等；信息風險，如紙質檔案信息傳遞風險，以及信息化背景下電子檔案在共享利用過程中的信息泄露風險，和數字化檔案管理系統不穩定性帶來的風險等；環境風險，如溫度、濕度、光線、有害氣體等環境因素對紙質檔案的侵害風險等；組織機制風險，如制度不健全、流程不完善等造成的管理風險。

三、人事檔案管理的問題分析

檔案管理工作在眾多管理工作中占有非常重要的比重，而人事檔案管理工作的效率，直接影響事業單位整體管理工作的大局。檔案管理工作從先前管理的混亂和無序到信息化、現代化管理走過了幾十年的時間，在當今信息化背景下，檔案信息化管理是人事檔案管理模式發展與機制創新的重要方向，事業單位在生命周期的每個發展階段，開展了不同程度地實踐探索，在取得了一定發展成效的同時，又面臨著突出的現實問題。

（一）管理制度不夠完善

人事檔案日常管理和檔案利用涉及的程序及內容較多且繁瑣，包括檔案查借閱、收集、整理、審核、轉遞等方方面面，但目前缺乏針對不同服務對象的科學、規范和與時俱進的管理制度，管理程序也不夠規范，管理過程無法時刻做到“有據可循”[5]。縱觀歷史，檔案管理每個發展階段，萌芽期、成長期、成熟期甚至衰退期都普遍存在組織機構風險，比如，查借閱檔案流程不規范、檔案散材料收集不齊全、散材料入檔不及時、檔案材料整理缺少統一標準、干部檔案審核不細致等問題[6]，這些問題往往導致人事檔案的完整性、可用性降低，不能很好的被利用，影響檔案發揮其社會價值。

（二）審核查缺工作不徹底

盡管有中組部全國干部人事檔案專項審核工作的經驗基礎，但人事檔案的審核工作仍然做的不徹底，這一問題特別容易出現在發展期與成熟期。由于人才具有流動性強的特點，這就導致引進人才檔案材料經常存在缺失、檔案材料不完整等現象，檔案審核工作缺乏前瞻性和全面性[10]。例如，對于高校干部人事檔案，近年來為深入貫徹落實中央領導同志關于做好干部人事檔案工作的重要指示精神及有關要求，鞏固中組部全國干部人事檔案專項審核工作成果，多所高校擬對領導干部及在職教職工開展檔案全面整理和審核工作。在工作開展過程中，發現存在檔案材料不全等現象，主要包括國內學籍材料、國外學歷材料、科研經歷材料（博士后、訪問學者）、獎勵材料、年度考核表、工資表等材料缺失問題，部分證書復印件出現缺少審核章的問題，參加工作時間、入黨時間和出生日期填寫不一致的現象也時有出現。

（三）信息化建設相對落后

隨著現代化發展和進步，有些單位雖然已經利用數字化系統進行部分檔案管理，但是與大數據匹配的信息化檔案管理要求相比，依然存在著很大差距[11]，即使在成熟階段仍然存在電子化覆蓋率不足的問題。人事檔案管理工作發展初期屬于“紙質檔案”時期，而傳統紙質檔案普遍存在易損毀、利用手段落后等問題，且無法實現異地、實時和快速利用，這使檔案館及組織人事部門在轉遞和查閱等工作過程中浪費了一定的時間和人力，產生了不必要的管理成本[12]3277。隨著信息化的普及和科技的進步，檔案管理工作也隨之進入“電子時代”，由此產生“電子檔案”，而“電子檔案”對于信息化程度要求較高，而目前信息化的硬件及軟件建設都嚴重欠缺。

（四）服務利用效率不高

在人事檔案管理的成熟期存在未能具體落實好服務利用效率的問題，仍有很多單位在利用檔案時，需多部門線下審批，費時費力，影響服務效率和質量，使得人事檔案利用率較低。另外，人事檔案資源在服務單位選人工作過程中缺乏主動性，未能利用大數據等技術對人事檔案信息進行有效提取和科學分析，因而無法為人才工作提供有力支撐。

四、提升人事檔案管理服務績效的對策

領導隊伍建設是提升單位發展境界和格局、提高管理水平的關鍵。人事檔案是遴選領導、教育培訓、評鑒人才的重要基礎，因而建立高效健全的人事檔案日常管理模式、推進信息化平臺建設、提升服務質量等，對于各單位的發展建設具有十分重要的意義，需要將其貫穿檔案管理的全生命周期過程。

（一）建立健全日常管理制度，規范管理程序

人事檔案管理作為非常重要的基礎性工作，應在總結實際工作經驗基礎上理順工作機制，完善各項管理制度，形成相關管理辦法及工作細則，并落實各項管理責任，為提升人事檔案管理規范化與科學化提供保障。推進檔案管理發展應該與時俱進，根據相關政策規定，應著力建立健全人事檔案管理制度建設，對檔案的管理和利用程序做出明確規范。

1.細化檔案散材的接收和歸檔管理

根據各單位歸檔檔案材料情況，協同組織部門建立人事檔案的收集、歸檔、索取、檢查、催要、收集的等級制度。對散材收集、歸檔時效提出明確規定，對不合規定不能入檔散材提出處理規范措施。

2.加強檔案的整理和審核工作

根據《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等法規規定，對檔案進行分類整理和標號，制作電子目錄，按標準裝訂成冊。以《條例》為主要依據，進行擬提任領導干部的審核工作，對審核過程中發現的問題應依照相關法律法規，嚴格處理。

3.明確檔案的查閱與借閱手續

結合檔案管理信息化最新成果，豐富和規范查檔人預約手續和工作人員操作流程、接待規程、注意事項等，為查檔者提供便利。

4.重視檔案的轉遞工作流程

針對自提和機要寄出這兩種檔案轉出方式都應明確工作流程，留存人事檔案轉遞的相關紙質憑據，同時利用檔案信息化管理軟件進行電子化管理，從而實現檔案流轉的快速查詢。

5.重視檔案的保密與安全

建立檔案管理責任追究制度，對工作中的違規、違紀、違法行為，依據相關法律法規，明確責任，嚴肅處理。

（二）強化人事檔案完整性，全面審核查缺

在全面審核工作中，應以中組部《干部檔案整理工作細則》《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》以及《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》的通知等有關文件為依據，明確審核工作標準，規范審核操作，保證審核工作人員明確審核工作中的各項內容、流程、規范、紀律，保證初審和復審高質量完成[8]。

1.注重檔案的審核查缺

要在對人事檔案進行全面審核基礎上，開展有針對性的重點審核工作，并且進行規范的必要審核登記。重點審核“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關系等信息。在人事檔案中，對職稱認定、資格認定、獎勵認定等內容的審核也應嚴格要求，比如，高校人事檔案中，博士后經歷應具有博士后申請材料及博士后出站或退站材料等；訪問學者科研經歷應有相應留學回國證明。

2.強化檔案的補缺完善

對檔案中人員信息存在不一致的情況進行認定，對人員信息已有認定但不符合政策規定的，交由組織部門重新認定。對檔案材料不齊全、不完整、不規范的情況，根據材料種類不同，通過回原責任單位找回、復制后組織人事部門審核、提交經審核的輔助證明等方式進行完善。必要時需本人作出書面說明后，交由組織部門認定。審核完成后，對發現的問題分情況匯總分析，按照有關規定處理。特別是要對審核過程中發現的疑難問題和常見問題進行總結，提出合理的解決措施，明確材料缺失的補充方法，以及材料不規范的完善方法，不斷健全檔案審核工作制度，建立審核常態化管理機制。

（三）全面推進信息化建設，實現電子化廣覆蓋

隨著大數據及網絡時代的到來，人事管理應發生根本性和結構性變化，以滿足其實際的發展需求。應利用成熟信息化系統，全面覆蓋電子化檔案，做到日常管理信息化和利用審核信息化。各單位要重點關注信息化帶來的先進技術情況，借助大數據等技術優化人事檔案管理工作，使人事檔案數據信息變得更加全面、準確，帶動檔案管理工作實現飛速發展[13]。

1.實現信息化管理的制度化與日?；?/p>

將檔案信息化加入人事檔案管理制度建設內容，按照國家相關技術標準，形成電子化檔案，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，完善數字檔案在檔案利用、轉遞和保密等方面的管理規定。《條例》已將人事檔案的信息化納入日常管理工作內容，因而推進干部人事檔案實施刻不容緩。實施人事檔案的整理、數字化和線上利用有利于對檔案信息進行快速的查閱、傳遞、接收、審核和自動編目及統計，既可以提高辦公的效率，也有利于實現多部門實時、異地且安全的利用檔案，促進干部人事檔案一體化，提升資源的共享利用程度，既能降低管理成本，也能提高服務水平。同時，能夠精確檢索干部檔案信息，使組織人事部門快速高效地獲得選拔任用、管理干部的信息依據，充分發揮人事檔案的價值，并且對于保護原始紙質檔案具有重要意義。

2.嚴格過程把控與規范數字化流程

由于實施人事檔案數字化工作量巨大，現多家高校采用具有涉密資質的專業外包工作實施這項工作[8]。隨著技術規范的出臺和實際經驗的積累，目前檔案數字化工作已較為規范成熟。在具體實施過程中，應做好過程管理，人事檔案管理人員全程介入，監督把控，保證檔案電子化的質量，規范整理編碼、目錄錄入、材料掃描、高清圖像制作、數據查校、數據備份和安全管理等環節。人事檔案管理人員應進行質量把控和技術指導，保證抽檢率，及時發現細節問題，保證數字化檔案規范統一，做好質量保證，并強化安全意識，規范現場管理規章制度，做好現場監控和巡查工作。

3.完善軟件配套管理并實現服務對接

人事檔案信息資源共享服務平臺建設，實現人事檔案日常管理的電子化與數字化。應用成熟的檔案資源管理軟件，建立全體職工數字化人事檔案資源庫，在管理軟件中實施對電子化檔案進行查閱、審核、管理和利用。實現檔案資源共享化，即與組織人事部門通用網絡版數字化檔案管理軟件，實現實時、異地的人事檔案查閱利用等，真正做到線上辦公，從而節省人力，同時提高辦公效率。另外，應運用大數據等信息技術手段，健全人事檔案的共享利用機制，為組織人事工作提供精準高效服務。為此，可利用數字化檔案對人事檔案進行科學統計、分析、研判，對人事檔案數據進行系統化分析，從而促進組織人事部門改進工作，提高工作水平，整合人才資源，使人事檔案更好地服務于組織人事部門進行選人用人工作。

4.重視AI 技術的推廣應用

人工智能具有存儲和收集信息的能力，在信息化時代，利用人工智能技術是顯著提高檔案管理效率的有效途徑之一。隨著人工智能的飛速發展，文件管理的任務已經從無紙化向自動化轉變，因此在檔案管理、分類，紙質檔案的重新嵌入和最終生成電子檔案方面有著廣泛的應用[14]?？梢允褂靡恍┫冗M的儀器設備，對檔案進行精準、快速的掃描和讀取，既提高效率，又減少出錯率；使用智能檔案存儲柜，實時監測、更新檔案資料數據，還能確保檔案的安全性和保密性。

（四）加強信息資源深度挖掘，提升檔案利用效率

對人事檔案信息資源進行深度挖掘，加強開發和管理，有利于提升檔案信息資源的傳輸，并提高干部人事檔案資源的利用率。大數據時代的到來，給人事檔案管理實踐帶來檔案數量激增、檔案來源多元化、檔案信息異構化、檔案管理信息化等一系列變化[13]。人事檔案信息資源的挖掘與利用，也必將成為今后的主要業務內容之一。

人事檔案對于人物檔案編研具有重要意義。一個單位的精英人才可能影響其他職工，同時也映射了一個單位的文化和靈魂。而對人物檔案的開發和利用，可進一步豐富事業單位文化的內涵，發揮檔案文化的重要價值。比如，在高校人事檔案中，自傳、證書、榮譽稱號等材料反映人物生活、工作精神面貌，學歷學位、科研經歷、學術評鑒材料涵蓋了創新性科研成果（或目錄）以及培訓材料等；考核和任免材料記錄了人物的工作表現和發展路徑，這些都是非常重要的檔案資源，直接體現了高校精英人物的思想、智慧、成就和魅力[15]。因此，應以事業單位人才精英為主要對象，開展人事檔案信息挖掘利用，將人事檔案信息利用和人物檔案編研工作納入常規工作計劃中。

1.采取部門之間合作

聯合各檔案管理和利用部門，豐富編研成果，從不同側面反映事業單位名人生平業績，建立人物檔案編研相關工作制度，充分展現人事檔案對于事業單位文化的啟示作用。

2.強化數據挖掘利用

結合檔案信息化背景，運用數據挖掘技術，最大程度利用數字化檔案成果，對檔案中信息進行有效提取，從而得到人事檔案中一些隱藏信息和關聯性信息，對有價值的信息數據進行分類整合和科學統計分析，為上級選人用人提供科學依據，降低決策風險，提高利用效能，充分發揮高校檔案在選拔任用干部和評鑒人才方面的價值。

五、結語

本文在信息化背景下，利用生命周期理論分析檔案在不同生命階段的特點與問題，從建立健全人事檔案的日常管理制度、施行人事檔案全面審核查缺、全面推進人事檔案信息化與建設平臺、深入挖掘檔案中信息利用等幾個方面進行闡述并提出對策建議，這些改進措施對于完善人事檔案管理制度、提升服務質量與績效、充分發揮檔案信息利用率和推動人事檔案創新發展具有重要作用。