財務共享模式在信息化時代應用的研究

夏 虹，蔡文磊

（東華理工大學，南昌 330000）

0 引 言

隨著經濟的不斷發展，企業也在不斷變革。傳統手工報賬模式不但浪費大量資源，而且紙質財務報告容易出現磨損、遺失等問題。許多企業引進財務共享模式，實現線上報賬、結算。這一業務的出現節約了大量人力物力資源。但在普及過程中也存在一系列的問題，如應用財務共享的教程沒有宣傳到位，部分老員工有抵觸，財務人員信息技術應用能力不足等，造成財務共享的普及遇到一定的困難。對此，企業應該根據自身的具體狀況，提供多種優化方案，不斷完善業務流程，促進企業發展。

1 企業財務共享模式應用現狀

1.1 對財務共享模式理解不到位

大部分企業經過多年的經營，無論是業務人員還是財務人員都已習慣傳統財務報賬模式，不愿意接觸新的理念，對財務共享報賬模式抵觸情緒較大。單位負責人對財務共享模式的宣傳推廣不到位，致使企業員工更愿意使用傳統的填寫報銷單等方式，如果單位負責人沒有及時做好協調工作，很容易使業務人員和財務報賬員發生沖突。對財務共享模式的理解不夠，員工工作分工不明確，增加了對財務共享模式的怨言，使財務共享模式推進緩慢。

1.2 財務共享系統不夠完善

實施財務共享模式意味著業務人員需要在客戶端開展發票申報、上傳相關憑證附件等工作。財務人員在網絡上對相關單據進行審核。相較于傳統會計審核整理紙質發票的方式，會計人員需要根據單據附件的掃描件來判斷手續是否齊全和真實。事后業務人員將報銷單據按月寄給財務共享中心，在此過程中產生對原始單據審核的合規性如何判斷的問題，同時又增加了票據遺失、損壞的風險。一旦報銷出現問題，如何追回已支付的資金也是令企業頭疼的問題。

為了保障財務共享中心的順利運行，必須有專業人員負責設計其管理信息系統并不斷優化其功能，而且優化的過程并不是一帆風順的，需要建立長效優化機制，需要企業花費巨大的財力去支持，會給企業造成很大的負擔。此外，對企業的流程再造一定程度上會削弱獨立公司的現有權利，容易受到獨立公司的抵制。而且有的企業下屬公司內部系統差異大，再加上文化差異和跨職能帶來的挑戰，數據的共享和利用都會受到很大的影響，從而影響信息系統的集成性能。

1.3 財務信息化人才不夠

傳統會計只要求手工記賬，現在財務共享中心不僅要求應用計算機進行賬務處理，還要利用網絡系統對業務員提交的單據進行審核，實施財務共享模式需要使用的現代化設備，都需要財務人員掌握使用方法，對會計人員的要求大大提高了。此外，不僅是財務人員，業務人員也需要掌握信息化的報賬流程，還要在移送單據前妥善保管報銷附件。對于業務人員來說，信息技術應用能力也是其必備的工作能力。另外，會計工作是持續性的，一旦出現人員離職或無法到崗的突發狀況，其他人員是否能及時接替也是財務共享中心運營中的風險之一。

首先，在財務共享模式下，對財務人員的職業素質要求高。其次，財務人員脫離了業務，更多地依賴信息技術，導致人與人之間缺乏交流，他們面對的僅僅是大量的數據，導致工作相對單一化、機械化，從而使財務人員產生倦怠。楊寅、劉勤（2019）以財務共享服務中心的員工為研究對象，基于ERG 理論對員工工作滿意度進行了分析研究，結果表明員工對成長需要方面的關注度最明顯。這種相對簡單的流水化作業過程會限制員工的職業發展，降低員工的滿意度，從而增加員工的流失率。最后，員工需要轉變現有觀念，從傳統的“記賬先生”轉變為“價值創造者”，這對他們來說是個極大的挑戰。所以企業的管理者需要做好員工管理協調的工作，這加大了企業管理難度。

2 實施財務共享模式的意義

2.1 提升企業工作效率

財務共享模式能有效提高財務部門的管理水平，利用信息化技術，將財務工作匯聚在一起。最大限度避免下屬單位財務人員對報賬的執行標準不一致造成財務問題的出現。另外，財務的年終清算是一項重要的工作，也是各企業一年業績考核的重要指標，相比于總公司財務部門與各下屬單位財務數據一一對接，財務共享模式將財務數據集中，統籌管理，使企業在整理數據時更加便捷。隨著企業財務共享系統不斷完善，企業財務工作質量和效率不斷提高。

2.2 有效控制成本

財務共享模式的應用首先從人力的角度出發，改變傳統的每個子公司都配備財務部門的情況，節約大量人力成本，將會計人員集中。另外，通過財務共享中心對整個企業統籌核算、預算、結算，了解企業的運營狀況。成本控制始終是企業經營者首先要考慮的問題。因此，將信息化技術融入財務工作，實施財務共享，可以不斷優化企業成本管理，提升企業效益。

2.3 加速企業商業版圖擴張

財務共享模式利用先進信息技術，實現各個地方分支機構會計核算和財務管理系統統一，加快資金周轉，為企業在商業競爭中占得先機。另外，通過財務共享系統，企業可以擴張商業版圖，實時了解分支機構的成本與收入，為企業整體發展制訂更合適的計劃。

3 財務共享模式優化路徑

3.1 不斷優化、完善財務共享系統

實施財務共享模式需要確保其符合財務基本流程。例如，傳統報賬模式需要主管領導和財務負責人在報銷單上簽字審批，在財務共享模式下，需要審批人員在手機端或者電腦端審核，如何用最簡單的方式呈現給審批者，使他們能快速、準確地進行審批工作，是財務共享系統未來有待升級之處。另外，財務共享模式要與預算系統相結合，對企業成本進行監控，避免造成企業經濟損失。

應該將系統優化結果及時傳達給使用人員。提高財務人員與業務人員對財務制度與流程的了解及認知，企業應加強對財務政策與財務流程的宣導，對員工關切的信息做到充分傳達，讓基層員工對財務工作流程更加熟悉與了解，使基層人員對財務人員給予更多支持與理解，降低時間成本和溝通成本。另外及時編制財務系統的使用手冊，并減少對財務專業術語的使用，便于業務人員學習和了解。

企業在建設財務共享服務中心的時候要積極調動各下屬公司參與規劃，建立管理標準，在完善業務流程的基礎上，減少中間環節和接口，打通各個分子公司和各個業務流程的系統屏障，注重對資金管理系統的整合，開發必要的核心系統，提高智能化管理水平，構建數據、協同與連接、智能化、平臺四個要素共同驅動的財務共享服務模式。另外要利用可擴展商業報告語言（XBRL）實現對各個分子公司的信息集成，提高財務管理的效率。

3.2 重視財務信息化人才隊伍建設

人才是企業運營的根基，是保障企業發展的核心力量，每一次變革都離不開專業人才的支撐。傳統財務轉向財務共享模式亦是如此。對財務人員的要求已不只是懂得分錄、裝訂及打印憑證，還需要掌握財務系統里的報表生成、預算構造、成本監控等，以及對各種共享設備的使用。可見，實施財務共享模式需要高素質人才的支撐。如今已有高校開設云會計等專業，以適應現代財務發展的潮流。所以企業除了在財務人才上“增量”，也要注意“存量”，挖掘培養內部人才，節約成本，適應企業發展。

3.2.1 定期組織財務人員培訓

在建設財務共享服務中心時，企業需要對財務崗位和財務人員重新定位，對他們提出更高的技能要求。企業必須加強對他們的培訓，不僅要培養他們的職業素養和工作能力，還要在較短的時間內轉變他們傳統的財務工作觀念，通過物質獎勵和精神獎勵等方式激發他們的學習熱情。企業要深度研究新型財務模式對專業人員的需求，準確定位現有的財務人員，了解他們的工作狀態，考慮其訴求，人盡其才，重視各類人員的引進和培訓，爭取發揮每個專業人員的最大價值，促進財務人員由傳統的“記賬人員”向“企業價值創造者”和協作伙伴轉變。

舉辦小范圍的財務人員心得交流會，可以增強員工之間、員工與領導之間的溝通，也可以加強員工對各崗位工作的了解，建立全流程的業務概念，通過信息的分享和交流，讓員工獲得公司及同事的認同。另外可以組織專業技術培訓，全面提升財務人員的專業水平。其中比較重要的是對財務人員平時使用較多的工作技能和方法以及整個財務共享系統的邏輯和具體模塊的運轉邏輯的培訓，讓每個員工了解財務共享模式的整體運作，也為員工的輪崗和工作交接節約了成本。除了內部的財務專業技術培訓，也可以邀請外部專業培訓機構進行財務最新政策培訓、財務管理理論和前沿知識培訓。員工的歸屬感以及專業水平的持續提升，能大大降低財務人員的職業焦慮感。

3.2.2 建立輪崗機制

建立財務工作崗位輪動機制，根據不同崗位的需求、員工個人意愿以及人員崗位匹配度等進行適當的崗位輪換，從而使有能力的員工能獲得更多的經驗和機會，也能增加工作的挑戰性，激發員工斗志。只有這樣，在重要崗位人員離職時，才能及時補缺，不造成工作流程的停滯。通過合理的工作變動機制，緩解單一性和重復性工作給員工帶來的心理疲勞，工作技能的提升，也會提升員工工作成就感和積極性。

3.3 提升信息化系統風險防范水平

3.3.1 員工方面安全防范

在信息系統的使用和維護過程中，企業需要注意加強信息安全培訓，將信息安全制度落實到位。每位員工都需要遵照信息安全相關規定，進行系統訪問及業務處理。信息安全部門需要加強對制度落地的監督，定期對信息系統進行檢測和維護，并定期檢查數據備份系統，確保數據備份系統正常運轉，備份數據完整準確，保證業務數據不丟失不損壞。另外對信息技術人員以及掌握重要數據的業務人員，加強職業道德教育，并簽訂保密協議，避免數據泄露，給企業帶來風險。

3.3.2 權限設置安全防范

明確員工系統操作職責范圍，由風險管控部門制定具體規定，明確每個部門與每個員工的系統操作權限和數據權限，如集團可以查看自身及所有子公司的數據信息，但子公司僅能查看自身數據信息；某員工僅能查看本公司本部門自己的單據數據，但本部門領導可以查看本部門所有數據信息。

3.3.3 數據庫安全防范

關于數據庫安全，除了需要加強技術管理之外，還需要加強數據庫審計管理，加強內外數據庫網絡行為記錄，及時對數據庫進行備份操作，安排專崗專職對數據庫進行細粒度審計的合規性管理，查詢數據庫異常記錄，一旦發現數據庫遭受惡意攻擊，要發出警報并攔截，及時對漏洞進行修復，技術人員在后臺搜索用戶訪問數據庫行為記錄，將其作為事故發生時追根溯源的依據，進行分析和匯報后，編制符合規定的報告。

3.4 溝通機制的優化

財務共享模式下，財務共享中心工作人員與前端業務是脫離的，如果溝通不及時，便會造成數據失真、結果不準確等后果。所以，企業應該建立財務共享服務中心與各機構層級之間良好的溝通文化，建立定期溝通交流制度，并根據企業的業務情況，適當調整溝通頻次，給財務共享服務中心員工與業務人員充分的自主權，根據業務需要定期或不定期地召開討論會，提高員工參與溝通交流的積極性。

4 結 語

財務共享模式是企業財務管理發展的趨勢，也是企業財務轉型的必經之路。將企業資金集中管理，可以更好地管控成本，集中資金優勢，符合企業改革發展方向。因此，要建立健全財務共享模式，不斷完善共享財務制度。同時，增強財務監管能力，完善風險防范措施。明確資金使用計劃，對每一筆資金支出做到嚴格審核，保證企業資金安全性。另外，加強財務信息化人才培養，支撐財務共享模式的運行。通過各種方式，逐漸完善財務共享模式，促進企業財務管理良性循環發展，為企業決策提供財務數據支撐，使企業有能力在商業競爭中占得先機，實現持續健康發展。