大數據下文書檔案管理及其信息化應用分析

邵瑞萍

（自然資源部第二大地測量隊［黑龍江第一測繪工程院］，哈爾濱 150025）

引 言

在文書檔案管理工作的開展方面，信息化的應用起著重要的作用。結合大數據時代的特點，在文書檔案管理工作的過程中加強信息化的應用，一定程度上可以保障文書檔案管理工作的順利實施，獲取良好的管理效果，不斷提高相關工作人員的綜合素質。基于此，實現文書檔案管理信息化是最佳的選擇，可以進一步推動事業單位的發展。所以，從事業單位的角度上來看，應高度重視文書檔案管理工作，并采取有效的措施，加強其信息化應用，進而保障文書檔案管理工作有效開展。

一、大數據背景下文書檔案管理的相關概述

（一）含義

近年來，互聯網技術迅速發展，逐漸滲透到工作和生活中，在人們的工作和生活中得到了廣泛的應用。互聯網是大數據發展的重要產物，互聯網技術得到發展，會增加各類數據與信息，大數據技術也因此可以得到進一步的發展和推廣。大數據能實現數據的信息化處理，充分應用大數據技術，除了便于查閱數據與信息，還能檢索較復雜信息，并且人力和物力均可以得到節省，資源也可以得到有效利用。大數據的發展不僅有助于提高人們生活水平，還會促進文書檔案管理工作的開展。

（二）文書檔案信息化應用的意義

通過先進的信息技術，工作人員得以全面整合復雜的文書檔案信息。并且，在文書檔案管理工作的過程中應用信息化，可以促使工作順利地實施，獲得良好的管理效果。在大數據及信息化的背景下，不論任何事業單位都應重點關注如何做到與時俱進，適應時代的發展，不斷提高文書檔案管理工作質量。除此之外，信息化的應用能使事業單位更好地滿足當前時代的發展需求，并且隨著互聯網技術的迅速發展，資料共享是信息技術最主要的優勢，信息化的應用可以滿足文書檔案管理人員的各種需求，保障工作及時完成。

二、文書檔案實現信息化管理的優勢

（一）電子文件能長期穩定保存

與電子文檔相比，紙質檔案壽命不長，在檔案保存中很容易受人為因素的影響，給紙質檔案帶來損害。但電子檔案對保存條件與環境等沒有較高的要求。隨著經濟不斷地發展，電子技術正在飛速進步，如今只要運用身邊的設備就能實現電子文件的獲取與存儲，最重要的一點是電子文件不受時間和地點的限制，無論是讀取還是存儲都非常便捷，并且不會受外部因素的影響，不容易發生損壞。

（二）文檔信息得到充分共享

傳統的文書檔案管理系統，不但不便于及時查閱相應的文件，而且文件傳遞不及時，文件共享范圍小，甚至不能實現共享，這樣會導致大量的信息閑置，造成資源損失。通過信息化的管理方式，將文書檔案綜合管理，可以實現檔案和保存其的載體分離，最重要的一點是可以與其他信息平臺實現關聯，實現信息共享。

（三）提高文件傳遞的安全性

事業單位在以往辦公中，所運用的都是紙質文件，很容易出現文件丟失的現象。而且以往主要通過郵遞的方式傳遞文件，在文件郵遞的過程中很容易出現遺失的風險，無法保障文件與檔案安全。通過信息技術對文書檔案進行信息化管理，并借助內部網絡，可以實現相關文件與檔案的線上傳送，確保文件傳遞的安全性。

三、文書檔案信息化管理現狀

傳統的文書檔案管理由于受空間等各種限制，不便于及時的查閱，再加上使用的次數和查閱人員比較多，很有可能出現一些矛盾，無法提高檔案管理的時效性。而文書檔案實現信息化管理能進一步優化檔案管理，不斷提高檔案管理水平。文書檔案實現信息化管理就是在檔案管理中運用信息技術，確立檔案管理和檔案服務的框架及方法，實現檔案的信息化服務。信息化管理這項工程具有系統性，不能將其簡單理解為檔案數字化和網絡，它實際上是運用網絡實現廣泛平臺的構建，以各種形式展現出應用的價值。此外，由于網絡隨時會進行更新，文書檔案的信息化管理也應隨時更新，完善工作的具體流程和方法，不斷優化，加快文書檔案信息化建設，實現規范化的文書檔案管理。隨著社會不斷地發展，信息漸漸凸顯出了重要的作用，它不僅是社會與經濟發展的資源，還是最寶貴的財富。信息化管理這種方式非常便捷，但是就當前的情況來看，各事業單位還沒有進一步加快文書檔案信息化管理的進程，文書檔案信息化程度不夠，而且一些事業單位信息化管理起步晚，仍停留在以往單一的階段，檔案查閱人員要想查閱所需要的文書檔案，還需要來到文書檔案管理部門，其時效性不高，這使檔案難以得到利用，檔案資料中蘊藏的豐富信息資料無法實現挖掘，文書檔案的創新服務工作不能更好地滿足。

四、大數據下文化檔案信息化管理應用的有效措施

（一）樹立正確的管理理念

在新時代背景下，各項科學技術得到了發展，信息化技術給人們的工作和生活帶來了便捷，逐漸成為人們工作和生活中的一部分。所以，事業單位應高度認識信息化技術的優勢，要注重文書檔案信息化管理的實現，讓檔案管理與信息技術兩者實現結合，才能做到與時俱進，適應時代的發展，促使事業單位有序運行。事業單位的領導人員還應摒棄以往傳統的文書檔案管理方式和理念，培養創新意識，樹立正確管理理念，使信息化更好地應用到文書檔案管理中，有效彰顯出大數據時代的特點。事業單位的領導人員還應加強對文書檔案管理人員的引導，引導他們主動汲取其他事業單位成功實現文書檔案信息化管理的經驗，做到充分了解、適當借鑒，進一步思考自身開展文書檔案信息化管理的具體情況，并進行反思，樹立新的發展管理理念，從文書檔案管理工作的開展形式入手，做出相應的調整，并加以創新，進一步推動實現文書檔案信息化管理。

（二）推動信息化技術的使用

在大數據時代背景下，對于事業單位而言，要想保障文書檔案管理工作順利實施，應加強對信息技術的使用，而信息技術的使用需要資金投入。因此，事業單位首先要做的是在現有的信息化設備方面投入一定資金，不斷完善。從文書檔案管理人員的視角來看，完善信息化設備可以有效挖掘其所具有的各項功能，尤其是信息處理、分析、管理、運用功能，進而可以確保文書檔案管理工作有效地實施，不斷提高文書檔案管理的時效性。

（三）采用先進的管理方式

事業單位與文書檔案管理人員應注重對管理方式的完善，從現有的管理方式入手，結合實際情況，不斷完善創新，引進先進的管理方式，促進文書檔案管理工作的有效開展。以重要文檔為例，應做好封存管理，以電子文檔形式為主，進行備份，避免發生丟失，與此同時，還應保存紙質文檔。當文書檔案管理工作順利實施后，還應不斷思考以往文書檔案管理的工作情況，并做好反思，在現有工作方式的基礎上進一步完善，不斷提高文書檔案資源的完整性。

（四）建立健全信息化平臺

事業單位應加大力度建設信息化平臺，并加以完善，無論是內部還是外部均由信息化平臺提供信息資源，更好地滿足使用需求。在文書檔案信息化管理系統中，事業單位應加強對文書檔案管理模塊的優化，強化資源共享能力，更好地滿足實際工作需求。此外，還應對文書檔案信息化系統中的檢索功能進行優化與完善，細化檢索關鍵詞，使其能夠做到及時檢索，配合文書檔案管理工作的實施，獲取良好的管理效果。同時，在信息化平臺完善的過程中，應盡量以主流產品為主，將計算機系統出現問題的概率降到最低，避免影響到信息化平臺建設。

（五）重視文書檔案挖掘的分析與利用

從功能視角上來看，數據分析是大數據技術最主要的作用，如果沒有分析，只落實檢索與統計，數據、信息將難以展現其價值，并且在事業單位管理的過程中，無法體現出事業單位文書檔案數字管理的成果。因此，在事業單位文書檔案管理方面，應把數據分析作為重點內容，也就是通過數據挖掘技術，借助原始材料的整理，全面挖掘數據的價值，將數據進行整合分析，發現數據隱藏的機制，將數據信息之間的潛在關系明確下來，防止發生信息失真的情況，使信息得以及時傳播，文書檔案得到合理利用。借助數據挖掘，能將用戶需要的信息提取出來，進而可以充分了解用戶的實際需求，可以讓所制定的服務方案具有針對性，實現個性化服務。

（六）不斷提高工作人員的綜合素質

文書檔案管理人員的綜合素質直接關系到文書檔案管理工作的有效性。事業單位應意識到文書檔案管理工作的重要性，并提高對這項工作的重視程度，清楚文書檔案管理人員在文書檔案管理工作中起到的價值。為此，可以加大對文書檔案管理人員的培訓力度，開展各種各樣的培訓活動，以定期或不定期的方式培訓文書檔案管理人員。可將文書檔案管理方式和理念作為培訓內容，確保文書檔案管理人員充分掌握新的工作方式和管理理念，不斷提高其綜合素質。此外，還可鼓勵文書檔案管理人員利用業余時間多學習，提升自己，從而保障文書檔案管理工作順利開展。在大數據時代下，文書檔案管理人員不僅要注重文書檔案管理工作的發展，還應明確未來的發展趨勢，增強作為管理人員的責任意識，更好地應用信息化技術提升文書檔案管理水平。此外，完善文書檔案信息化管理這一過程還需要積極探索、調整，文書檔案管理工作還需要與其他部門進行溝通，讓其他部門配合這項工作。為此，事業單位不僅要高度認識到這一點，還應結合實際情況著重培養文書檔案管理人員，讓老員工起到帶頭的作用，帶領新員工共同成長，不斷進步，促使新員工早日熟悉工作內容，進而獨自進行各項工作。另外，老員工對崗位工作非常熟悉，已經形成了自己獨有的、固化的工作模式，所以，事業單位還應引入信息技術，讓新、老員工全面學習并應用。

（七）劃定管理范圍

事業單位要想更好地明確文書檔案的管理范圍，必須要充分考慮好其與各部門工作的銜接性。一般情況下，文件、資料的類型與內容各不相同，其價值也存在不同，從文書檔案管理人員的角度來看，應加大挖掘力度，充分挖掘出檔案的價值，保障檔案保存的期限。除此之外，各部門資料在事業單位經濟建設方面起到促進的作用，為此，應把各部門資料的保存期限設置為長期。而有的資料利用價值不高，其保存期限應以短期為主進行設置，這樣能有效區分不同材料的價值。所以，在這方面應提高其重視度，確保文書檔案管理工作的順利實施。

（八）提升文書檔案管理安全性

事業單位收集與存儲的文書檔案，除了具有法律效應，有些資料還含有法律內容，事業單位應當明確對這些資料進行保密管理的重要性，施行有效的措施并落實。對于管理人員而言，應保護好紙質檔案，并加大規劃力度，規劃出單獨的空間進行存儲，任何人員要想進入此區域都必須簽署保密協議，否則禁止進入。除此之外，還應確保電子檔案安全，不斷提高其安全性，向管理人員傳授安全知識，加強內部網絡監管，確保檔案不出現泄漏。

結 語

總而言之，在大數據時代背景下，事業單位應高度重視文書檔案管理工作，而為了保障這項管理工作順利實施，應注重對信息化技術的應用，并清楚當前文書檔案管理工作存在的狀況，利用信息化技術加以完善，完善保存問題，引進先進的檔案管理模式，樹立正確的檔案管理理念，讓文書檔案管理流程變得更加規范化。此外，還應加大培訓力度，開展各種各樣的培訓活動，以定期或不定期的方式培訓檔案管理人員，進而不斷提高檔案管理人員綜合素質，保障文書檔案管理工作有效開展，提升這項工作的時效性。