大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理及其信息化應(yīng)用分析

邵瑞萍

（自然資源部第二大地測(cè)量隊(duì)［黑龍江第一測(cè)繪工程院］，哈爾濱 150025）

引 言

在文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展方面，信息化的應(yīng)用起著重要的作用。結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，在文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中加強(qiáng)信息化的應(yīng)用，一定程度上可以保障文書(shū)檔案管理工作的順利實(shí)施，獲取良好的管理效果，不斷提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。基于此，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化是最佳的選擇，可以進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。所以，從事業(yè)單位的角度上來(lái)看，應(yīng)高度重視文書(shū)檔案管理工作，并采取有效的措施，加強(qiáng)其信息化應(yīng)用，進(jìn)而保障文書(shū)檔案管理工作有效開(kāi)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下文書(shū)檔案管理的相關(guān)概述

（一）含義

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，逐漸滲透到工作和生活中，在人們的工作和生活中得到了廣泛的應(yīng)用。互聯(lián)網(wǎng)是大數(shù)據(jù)發(fā)展的重要產(chǎn)物，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到發(fā)展，會(huì)增加各類(lèi)數(shù)據(jù)與信息，大數(shù)據(jù)技術(shù)也因此可以得到進(jìn)一步的發(fā)展和推廣。大數(shù)據(jù)能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息化處理，充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，除了便于查閱數(shù)據(jù)與信息，還能檢索較復(fù)雜信息，并且人力和物力均可以得到節(jié)省，資源也可以得到有效利用。大數(shù)據(jù)的發(fā)展不僅有助于提高人們生活水平，還會(huì)促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）文書(shū)檔案信息化應(yīng)用的意義

通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)，工作人員得以全面整合復(fù)雜的文書(shū)檔案信息。并且，在文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中應(yīng)用信息化，可以促使工作順利地實(shí)施，獲得良好的管理效果。在大數(shù)據(jù)及信息化的背景下，不論任何事業(yè)單位都應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注如何做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷提高文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。除此之外，信息化的應(yīng)用能使事業(yè)單位更好地滿足當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，并且隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，資料共享是信息技術(shù)最主要的優(yōu)勢(shì)，信息化的應(yīng)用可以滿足文書(shū)檔案管理人員的各種需求，保障工作及時(shí)完成。

二、文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）電子文件能長(zhǎng)期穩(wěn)定保存

與電子文檔相比，紙質(zhì)檔案壽命不長(zhǎng)，在檔案保存中很容易受人為因素的影響，給紙質(zhì)檔案帶來(lái)?yè)p害。但電子檔案對(duì)保存條件與環(huán)境等沒(méi)有較高的要求。隨著經(jīng)濟(jì)不斷地發(fā)展，電子技術(shù)正在飛速進(jìn)步，如今只要運(yùn)用身邊的設(shè)備就能實(shí)現(xiàn)電子文件的獲取與存儲(chǔ)，最重要的一點(diǎn)是電子文件不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，無(wú)論是讀取還是存儲(chǔ)都非常便捷，并且不會(huì)受外部因素的影響，不容易發(fā)生損壞。

（二）文檔信息得到充分共享

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，不但不便于及時(shí)查閱相應(yīng)的文件，而且文件傳遞不及時(shí)，文件共享范圍小，甚至不能實(shí)現(xiàn)共享，這樣會(huì)導(dǎo)致大量的信息閑置，造成資源損失。通過(guò)信息化的管理方式，將文書(shū)檔案綜合管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案和保存其的載體分離，最重要的一點(diǎn)是可以與其他信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)信息共享。

（三）提高文件傳遞的安全性

事業(yè)單位在以往辦公中，所運(yùn)用的都是紙質(zhì)文件，很容易出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象。而且以往主要通過(guò)郵遞的方式傳遞文件，在文件郵遞的過(guò)程中很容易出現(xiàn)遺失的風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法保障文件與檔案安全。通過(guò)信息技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行信息化管理，并借助內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件與檔案的線上傳送，確保文件傳遞的安全性。

三、文書(shū)檔案信息化管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理由于受空間等各種限制，不便于及時(shí)的查閱，再加上使用的次數(shù)和查閱人員比較多，很有可能出現(xiàn)一些矛盾，無(wú)法提高檔案管理的時(shí)效性。而文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理能進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，不斷提高檔案管理水平。文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理就是在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，確立檔案管理和檔案服務(wù)的框架及方法，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化服務(wù)。信息化管理這項(xiàng)工程具有系統(tǒng)性，不能將其簡(jiǎn)單理解為檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)，它實(shí)際上是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)廣泛平臺(tái)的構(gòu)建，以各種形式展現(xiàn)出應(yīng)用的價(jià)值。此外，由于網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)會(huì)進(jìn)行更新，文書(shū)檔案的信息化管理也應(yīng)隨時(shí)更新，完善工作的具體流程和方法，不斷優(yōu)化，加快文書(shū)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的文書(shū)檔案管理。隨著社會(huì)不斷地發(fā)展，信息漸漸凸顯出了重要的作用，它不僅是社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的資源，還是最寶貴的財(cái)富。信息化管理這種方式非常便捷，但是就當(dāng)前的情況來(lái)看，各事業(yè)單位還沒(méi)有進(jìn)一步加快文書(shū)檔案信息化管理的進(jìn)程，文書(shū)檔案信息化程度不夠，而且一些事業(yè)單位信息化管理起步晚，仍停留在以往單一的階段，檔案查閱人員要想查閱所需要的文書(shū)檔案，還需要來(lái)到文書(shū)檔案管理部門(mén)，其時(shí)效性不高，這使檔案難以得到利用，檔案資料中蘊(yùn)藏的豐富信息資料無(wú)法實(shí)現(xiàn)挖掘，文書(shū)檔案的創(chuàng)新服務(wù)工作不能更好地滿足。

四、大數(shù)據(jù)下文化檔案信息化管理應(yīng)用的有效措施

（一）樹(shù)立正確的管理理念

在新時(shí)代背景下，各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)得到了發(fā)展，信息化技術(shù)給人們的工作和生活帶來(lái)了便捷，逐漸成為人們工作和生活中的一部分。所以，事業(yè)單位應(yīng)高度認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，要注重文書(shū)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，讓檔案管理與信息技術(shù)兩者實(shí)現(xiàn)結(jié)合，才能做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，促使事業(yè)單位有序運(yùn)行。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)摒棄以往傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式和理念，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，樹(shù)立正確管理理念，使信息化更好地應(yīng)用到文書(shū)檔案管理中，有效彰顯出大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的引導(dǎo)，引導(dǎo)他們主動(dòng)汲取其他事業(yè)單位成功實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理的經(jīng)驗(yàn)，做到充分了解、適當(dāng)借鑒，進(jìn)一步思考自身開(kāi)展文書(shū)檔案信息化管理的具體情況，并進(jìn)行反思，樹(shù)立新的發(fā)展管理理念，從文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展形式入手，做出相應(yīng)的調(diào)整，并加以創(chuàng)新，進(jìn)一步推動(dòng)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理。

（二）推動(dòng)信息化技術(shù)的使用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)于事業(yè)單位而言，要想保障文書(shū)檔案管理工作順利實(shí)施，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的使用，而信息技術(shù)的使用需要資金投入。因此，事業(yè)單位首先要做的是在現(xiàn)有的信息化設(shè)備方面投入一定資金，不斷完善。從文書(shū)檔案管理人員的視角來(lái)看，完善信息化設(shè)備可以有效挖掘其所具有的各項(xiàng)功能，尤其是信息處理、分析、管理、運(yùn)用功能，進(jìn)而可以確保文書(shū)檔案管理工作有效地實(shí)施，不斷提高文書(shū)檔案管理的時(shí)效性。

（三）采用先進(jìn)的管理方式

事業(yè)單位與文書(shū)檔案管理人員應(yīng)注重對(duì)管理方式的完善，從現(xiàn)有的管理方式入手，結(jié)合實(shí)際情況，不斷完善創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)的管理方式，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的有效開(kāi)展。以重要文檔為例，應(yīng)做好封存管理，以電子文檔形式為主，進(jìn)行備份，避免發(fā)生丟失，與此同時(shí)，還應(yīng)保存紙質(zhì)文檔。當(dāng)文書(shū)檔案管理工作順利實(shí)施后，還應(yīng)不斷思考以往文書(shū)檔案管理的工作情況，并做好反思，在現(xiàn)有工作方式的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善，不斷提高文書(shū)檔案資源的完整性。

（四）建立健全信息化平臺(tái)

事業(yè)單位應(yīng)加大力度建設(shè)信息化平臺(tái)，并加以完善，無(wú)論是內(nèi)部還是外部均由信息化平臺(tái)提供信息資源，更好地滿足使用需求。在文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)中，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理模塊的優(yōu)化，強(qiáng)化資源共享能力，更好地滿足實(shí)際工作需求。此外，還應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案信息化系統(tǒng)中的檢索功能進(jìn)行優(yōu)化與完善，細(xì)化檢索關(guān)鍵詞，使其能夠做到及時(shí)檢索，配合文書(shū)檔案管理工作的實(shí)施，獲取良好的管理效果。同時(shí)，在信息化平臺(tái)完善的過(guò)程中，應(yīng)盡量以主流產(chǎn)品為主，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題的概率降到最低，避免影響到信息化平臺(tái)建設(shè)。

（五）重視文書(shū)檔案挖掘的分析與利用

從功能視角上來(lái)看，數(shù)據(jù)分析是大數(shù)據(jù)技術(shù)最主要的作用，如果沒(méi)有分析，只落實(shí)檢索與統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)、信息將難以展現(xiàn)其價(jià)值，并且在事業(yè)單位管理的過(guò)程中，無(wú)法體現(xiàn)出事業(yè)單位文書(shū)檔案數(shù)字管理的成果。因此，在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理方面，應(yīng)把數(shù)據(jù)分析作為重點(diǎn)內(nèi)容，也就是通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，借助原始材料的整理，全面挖掘數(shù)據(jù)的價(jià)值，將數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)隱藏的機(jī)制，將數(shù)據(jù)信息之間的潛在關(guān)系明確下來(lái)，防止發(fā)生信息失真的情況，使信息得以及時(shí)傳播，文書(shū)檔案得到合理利用。借助數(shù)據(jù)挖掘，能將用戶需要的信息提取出來(lái)，進(jìn)而可以充分了解用戶的實(shí)際需求，可以讓所制定的服務(wù)方案具有針對(duì)性，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)。

（六）不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)

文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到文書(shū)檔案管理工作的有效性。事業(yè)單位應(yīng)意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，并提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，清楚文書(shū)檔案管理人員在文書(shū)檔案管理工作中起到的價(jià)值。為此，可以加大對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，開(kāi)展各種各樣的培訓(xùn)活動(dòng)，以定期或不定期的方式培訓(xùn)文書(shū)檔案管理人員。可將文書(shū)檔案管理方式和理念作為培訓(xùn)內(nèi)容，確保文書(shū)檔案管理人員充分掌握新的工作方式和管理理念，不斷提高其綜合素質(zhì)。此外，還可鼓勵(lì)文書(shū)檔案管理人員利用業(yè)余時(shí)間多學(xué)習(xí)，提升自己，從而保障文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書(shū)檔案管理人員不僅要注重文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展，還應(yīng)明確未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，增強(qiáng)作為管理人員的責(zé)任意識(shí)，更好地應(yīng)用信息化技術(shù)提升文書(shū)檔案管理水平。此外，完善文書(shū)檔案信息化管理這一過(guò)程還需要積極探索、調(diào)整，文書(shū)檔案管理工作還需要與其他部門(mén)進(jìn)行溝通，讓其他部門(mén)配合這項(xiàng)工作。為此，事業(yè)單位不僅要高度認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況著重培養(yǎng)文書(shū)檔案管理人員，讓老員工起到帶頭的作用，帶領(lǐng)新員工共同成長(zhǎng)，不斷進(jìn)步，促使新員工早日熟悉工作內(nèi)容，進(jìn)而獨(dú)自進(jìn)行各項(xiàng)工作。另外，老員工對(duì)崗位工作非常熟悉，已經(jīng)形成了自己獨(dú)有的、固化的工作模式，所以，事業(yè)單位還應(yīng)引入信息技術(shù)，讓新、老員工全面學(xué)習(xí)并應(yīng)用。

（七）劃定管理范圍

事業(yè)單位要想更好地明確文書(shū)檔案的管理范圍，必須要充分考慮好其與各部門(mén)工作的銜接性。一般情況下，文件、資料的類(lèi)型與內(nèi)容各不相同，其價(jià)值也存在不同，從文書(shū)檔案管理人員的角度來(lái)看，應(yīng)加大挖掘力度，充分挖掘出檔案的價(jià)值，保障檔案保存的期限。除此之外，各部門(mén)資料在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面起到促進(jìn)的作用，為此，應(yīng)把各部門(mén)資料的保存期限設(shè)置為長(zhǎng)期。而有的資料利用價(jià)值不高，其保存期限應(yīng)以短期為主進(jìn)行設(shè)置，這樣能有效區(qū)分不同材料的價(jià)值。所以，在這方面應(yīng)提高其重視度，確保文書(shū)檔案管理工作的順利實(shí)施。

（八）提升文書(shū)檔案管理安全性

事業(yè)單位收集與存儲(chǔ)的文書(shū)檔案，除了具有法律效應(yīng)，有些資料還含有法律內(nèi)容，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)明確對(duì)這些資料進(jìn)行保密管理的重要性，施行有效的措施并落實(shí)。對(duì)于管理人員而言，應(yīng)保護(hù)好紙質(zhì)檔案，并加大規(guī)劃力度，規(guī)劃出單獨(dú)的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，任何人員要想進(jìn)入此區(qū)域都必須簽署保密協(xié)議，否則禁止進(jìn)入。除此之外，還應(yīng)確保電子檔案安全，不斷提高其安全性，向管理人員傳授安全知識(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，確保檔案不出現(xiàn)泄漏。

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位應(yīng)高度重視文書(shū)檔案管理工作，而為了保障這項(xiàng)管理工作順利實(shí)施，應(yīng)注重對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，并清楚當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作存在的狀況，利用信息化技術(shù)加以完善，完善保存問(wèn)題，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，樹(shù)立正確的檔案管理理念，讓文書(shū)檔案管理流程變得更加規(guī)范化。此外，還應(yīng)加大培訓(xùn)力度，開(kāi)展各種各樣的培訓(xùn)活動(dòng)，以定期或不定期的方式培訓(xùn)檔案管理人員，進(jìn)而不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，保障文書(shū)檔案管理工作有效開(kāi)展，提升這項(xiàng)工作的時(shí)效性。