淺析基層信訪局檔案管理現(xiàn)狀及完善策略

文/山東省菏澤市曹縣信訪局信訪受理中心 劉小雙 王賓芳

信訪檔案是信訪部門在處理人民群眾網上投訴、來信、接待群眾來訪工作中直接形成的具有參考利用價值并按照一定的歸檔制度集中保存起來的文字、聲像、圖表、電子數據等真實反映信訪工作全過程的歷史記錄。基層信訪局作為群眾反映社情民意的窗口，其工作中形成的各種檔案，不僅能夠客觀反映信訪局各項業(yè)務工作的具體組織開展情況，記錄其成長過程，彰顯其信訪綜合管理水平，而且能夠為處理疑難雜案、研究信訪工作規(guī)律、積累信訪工作經驗提供基礎材料。因此，在新時代背景下，作為黨和政府聯(lián)系群眾的中間橋梁，基層信訪局如何與時俱進，進一步提升其檔案管理水平和效率成為目前亟須解決的問題。

一、信訪檔案管理的重要作用

（一）信訪檔案管理是提高基層信訪局工作效率和管理水平的基石。隨著社會改革進程的不斷加快，社會矛盾不斷涌現(xiàn)，信訪件數呈現(xiàn)逐年遞增趨勢，信訪總量高位運行。從來源看，信訪案件渠道廣泛，涉及各行各業(yè)、各類人士，且內容復雜多樣，根據國家信訪局2020年修訂的《信訪事項內容分類》來看，共涉及農業(yè)農村、自然資源、城鄉(xiāng)建設、勞動和社會保障、紀檢監(jiān)察、軍隊事務等19項一級分類、155項二級分類、574項三級分類，內容分類較為廣泛。如何將這些紛繁復雜的信訪信息收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計好，發(fā)揮出其最大的利用價值，檔案管理這項基礎性工作的重要作用和緊迫性越來越凸顯。

（二）信訪檔案是治理越級訪、重復訪及信訪積案的有效憑證。近些年來，越級訪、重復訪、信訪積案是信訪工作的難點和重點，并成為基層信訪局的工作常態(tài)。尤其是信訪積案，由于時間跨度長、信訪次數多、涉及部門多，加之經辦人員的變動，處理難度較大。一套完整的信訪檔案包括：1.信訪人登記表及反映材料；2.交辦記錄；3.責任單位出具的受理告知書及送達回證；4.責任單位出具的答復意見書及送達回證；5.聽證材料；6.信訪人的復查申請書及復查機構出具的復查意見書；7.信訪人的復核申請書及復查機構出具的復核意見書；8.案件調解處理過程中各種會議記錄、照片及視頻等資料，領導批示的還要有批示意見，上級交辦、督辦件還需有辦結報告等，一份完整的信訪檔案不僅記錄了信訪人的信訪歷史軌跡，而且通過查閱分析檔案，可以對信訪案件進行客觀公正的分析研判，避免隨意性，保證其客觀公正性，是治理越級訪、重復訪及信訪積案必備的查考、爭辯研討和調查處理問題的重要參考憑證。

（三）信訪檔案是維護信訪人合法權益及信訪工作者的有效證明。信訪檔案記錄了信訪人反映問題的發(fā)生、發(fā)展過程及辦理結果，具有客觀存在性。同時也是對信訪工作者工作態(tài)度和成績的重要體現(xiàn)。近年來，隨著人民維權意識的日益增強，在處理信訪案件過程中，信訪人由于對信訪案件處理過程或結果不滿而進行訴訟或向紀檢部門投訴的情況時有發(fā)生，在紀檢部門調查處理過程中，信訪登記表、交辦記錄、信訪事項受理告知書及送達回證、答復意見書及送達回證，以及處理過程中與信訪人座談情況的視頻、照片等文件記錄成為維護信訪工作者及其責任部門公信力最直接、最有利的證據。

（四）信訪檔案是國家制定、優(yōu)化政策的重要參考依據。信訪檔案詳細真實地記錄了黨和政府在各個時期處理信訪問題的方針、政策及法規(guī)，是黨和政府為群眾排憂解難的重要依據。通過對信訪檔案進行統(tǒng)計分析，不僅為研究分析信訪形勢、呈現(xiàn)特點提供最真實可靠的原始數據與基本事實，同時為各種決策提供了強有力的數據支撐，保證了政策制定的科學性和合理性。

二、目前基層信訪局檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的重視程度有待進一步提升。從目前來看，基層信訪局普遍存在重業(yè)務、輕信訪檔案管理的問題，平時工作中，往往過于強調信訪案件的辦理與化解，而對于信訪檔案的收集、整理、鑒別則鮮少提及，且缺乏必要的資金投入，基層信訪局的檔案管理一直處于不被重視的邊緣地位，檔案管理水平難以提升。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。大部分基層信訪局由于任務繁重，工作人員相對缺乏，沒有設置特定的檔案管理崗位對檔案進行專業(yè)化管理，基本都是由科室人員兼任。平時工作人員主要以業(yè)務為主，對檔案管理重視程度不夠，加之沒有經過檔案管理專業(yè)知識培訓，導致檔案收集、整理、鑒定工作較為混亂，普遍缺乏對信訪檔案的鑒定及規(guī)范化的編碼管理，這種粗放式的管理方式往往會造成信訪檔案的遺失，致使信訪檔案難以發(fā)揮最大的利用價值。

（三）部門之間連接、協(xié)調程度有待進一步加強。基層信訪局的機構一般根據業(yè)務范圍設置為辦公室、接訪科、網信科等科室，不少信訪人對同一信訪問題會通過來訪、來信、網上投訴等不同途徑反映，各業(yè)務部門在案件辦理時，各司其職，溝通、銜接度不高，未能及時進行數據信息共享，對于信訪人通過不同途徑反映同一信訪問題的案件重復收集，往往造成信息孤島現(xiàn)象突出，這不僅增加了工作人員的工作負擔，而且導致信訪檔案管理臃腫、混亂、分散，不利于信訪局整體工作水平的提升。

（四）缺乏科學的信訪檔案管理體系。信訪局檔案與一般文書檔案不同，有著自己獨特的特點，需要專業(yè)人員根據信訪工作特點，進行專業(yè)性研究。大部分基層信訪局缺乏適合信訪工作特點的檔案管理制度及規(guī)范化管理流程，沒有制度作指導，各業(yè)務部門對檔案管理較為混亂，容易造成信訪檔案流失，信訪案件質量難以提升。

（五）信訪檔案管理信息化程度較弱。隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，大數據時代已經到來。而基層信訪局的檔案管理方式依然采用傳統(tǒng)的管理方式，數字化建設較為落后，尤其是近些年，信訪總量不斷攀升，信訪檔案的收集、整理難度加大，需要更大的儲存空間，電子檔案存儲量大、保存方便的特點可以解決信訪檔案的管理難題，加快信訪檔案的信息化建設顯得極為迫切。

三、健全信訪檔案管理的對策建議

（一）樹立全新理念，強化責任，全面提升信訪檔案管理重視程度。信訪局作為一個地區(qū)信訪業(yè)務的指導機關，必須樹立全新的檔案管理理念，讓全體工作人員從思想上樹立信訪業(yè)務工作與信訪檔案管理工作是相輔相成、協(xié)同發(fā)展的理念，同時加大資金投入，為從事檔案管理工作人員創(chuàng)造良好的外部氛圍。并將精細化、規(guī)范化理念融入檔案管理工作，強調檔案收集與整理工作的重要性，進一步提升檔案管理及利用效率，發(fā)揮出其應有的業(yè)務指導作用。

（二）加強專業(yè)培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。基層信訪局要想全面提高檔案管理水平，必須配有專業(yè)化的檔案管理人員。設置檔案管理崗位，引進檔案管理專業(yè)人才，同時對兼職工作人員不定期進行檔案管理專業(yè)知識培訓，增強其檔案管理的理論水平和專業(yè)技能，從整體上打造一支檔案管理專業(yè)化隊伍。

（三）加強部門內部溝通協(xié)調，促進信息共享，提高檔案管理效率。信訪局具有較高價值的檔案一般來源于各部門，檔案管理人員要想提高檔案管理質量，必須做到“四勤”：嘴勤、腳勤、手勤、腦勤，及時到業(yè)務科室走動，加強溝通，在獲得最新信息的同時，及時將檔案資料收集歸檔。同時，及時查找工作中的不足，思考如何進一步圍繞業(yè)務中心工作做好檔案收集與整理工作，只有這樣，才能促進基層信訪局檔案管理工作的質量與效率全面提高，發(fā)揮信訪檔案最大的利用價值。

（四）結合信訪工作特點，建立科學合理的信訪檔案管理制度及規(guī)范化流程。基層信訪局要全面提高檔案管理水平，必須設置一套有信訪特色的檔案管理制度及規(guī)范化流程。明確信訪檔案歸檔的要點及標準，并對文件進行詳細分類，根據信訪業(yè)務內容可分為文書檔案與案件檔案，文書檔案則是基層信訪局在工作中形成的和上級下發(fā)的業(yè)務性文件、資料等各種文書材料的歸檔卷宗；案件檔案即對一件信訪問題從接待、調查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的所有材料的歸檔案卷。文書檔案整理可采用年度——機構——保管期限分類法，而案件檔案與文書檔案不同，案件檔案由于存在同一個案件轉交不同責任部門，或者對同一問題不同信訪人進行反映的情況，適合采用年度——問題——保管期限分類法。對于跨年度的案件檔案，應歸檔于結案年度，組卷之后再對流水號進行編制，這樣不僅有利于查詢和利用，而且能促進檔案管理制度化以及規(guī)范化的落實。

（五）利用現(xiàn)代網絡技術，建立信訪檔案數據庫，提高檔案的信息化程度。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應大數據時代的信訪檔案管理需求，基層信訪局應在利用好全國信訪信息系統(tǒng)的同時，創(chuàng)建信訪檔案數據庫，加強電子文件的收集、整理與利用，進一步提高檔案數據利用效率，更好地為政府決策提供相關依據。

四、結語

總之，檔案管理是基層信訪局發(fā)展的基石，基層信訪局作為一個地區(qū)信訪業(yè)務的指導機關，同時代表著政府的綜合治理水平，應該與時俱進，樹立全新理念，重視信訪檔案管理工作，提高檔案管理人員綜合素質，全面促進信訪檔案管理的質量和效率，為化解社會矛盾，維護基層社會穩(wěn)定起積極作用。