融合與轉型是大數據視域下檔案工作發展進路

文/中國海洋大學檔案館 王文越

伴隨著5G、大數據、云計算、互聯網、物聯網等信息技術的革新浪潮，“作為新型的生產要素，數據在未來必將進一步成為推動國家、企業和社會取得可持續發展競爭和發展優勢的重要動力源”。全方位的“數據化”趨勢催生出“檔案”與“數據”的相關議題，正如英國國家檔案館的Sonia Ranade所言：“我們正從檔案數據為元數據且文件的價值被鎖定在掃描圖像或紙質載體中的世界轉變為可以對整個文件進行挖掘和分析的世界。”筆者認為，在數據時代的沖擊下，“檔案”與“數據”并非零和博弈，傳統檔案行業和檔案工作者如何重塑自身角色定位，轉型增值，如何將“檔案”與“數據”交叉融合，改變“獨狼式”工作模式，多元協商協同發展，助推檔案事業全面納入國家大數據戰略，是擺在傳統檔案行業和檔案工作者面前全新的機遇與挑戰。

一、大數據視域下檔案工作發展現狀

大數據研究熱潮始自2012年美國政府啟動的“大數據研究和發展計劃”，隨之席卷全球。2015年8月31日，《國務院關于印發促進大數據發展行動綱要的通知》（國發〔2015〕50號）正式公布，“是我國促進大數據發展的第一份權威性、系統性文件。”明確提出在未來5～10年推動大數據發展和應用逐步實現，建立以用數據說話、決策、管理、創新為內核的管理機制，成為“推動經濟轉型發展的新動力”“重塑國家競爭優勢的新機遇”“提升政府治理能力的新途徑”。2015年10月，中共十八屆五中全會將大數據上升為國家重要戰略。2016年3月，又將其作為專章列入《國民經濟和社會發展第十三個五年規劃綱要》，7月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《國家信息化發展戰略綱要》，大數據作為國家重要基礎性戰略資源，對中國經濟社會發展的時代意義逐步明晰，標志著我國數據紅利大規模釋放時代正式到來。自此，國家層面相關政策、文件的陸續出臺進一步為大數據的發展“保駕護航”，助推國家大數據戰略“落地”和“結果”。國家檔案局緊隨國內外大數據飛速發展步伐，在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確提出要“探索電子檔案與大數據行動的融合”“制定檔案數據開放計劃”“建立檔案數據安全制度”。2021年6月，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》進一步提出要“推動檔案全面納入國家大數據戰略……實現對國家和社會具有長久保存價值的數據歸口各級各類檔案館集中管理……”對檔案事業發展起到戰略導向和引領作用。2021年，新修訂的《檔案法》實施，新增第五章“檔案信息化建設”，明確規定電子檔案的法律效力和憑證作用，這是國家第一次從法律高度對檔案信息化建設做出全面系統的闡釋，旨在回應以數字化、網絡化、智能化為特征的信息化浪潮，為推進檔案管理數字化轉型提供法治支撐。可見，大數據正以不可逆的態勢成為激發當前國家社會改革發展的動力源泉，也被認為是檔案學學科建設、理論研究與檔案實踐發展的新增長點之一。

二、“檔案”與“數據”的概念與內在關聯

筆者通過文獻研究法、案例分析法和比較分析法等開展研究，認為清晰界定“檔案”與“數據”的內涵與外延，厘清兩者的交叉點及其關系是在大數據背景下檔案突出職能特性和發揮不可替代作用的前提和必備條件，是亟須解決的首要問題。

筆者以新修訂的《檔案法》中的檔案概念與新頒布的《數據安全法》中數據概念進行比較，《檔案法》中第二條明確規定：本法所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而《數據安全法》第三條明確指出：本法所稱數據，是指任何以電子或者其他方式對信息的記錄。基于以上兩個概念，筆者分析認為：首先，檔案中對于“各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”都屬于數據中對于“任何信息的記錄”的廣義范疇。而數據在其全生命周期管理過程中體現出的實際業務操作的決策參考、數據整合歸集的開放共享、學術研究的理論溯源和佐證等多元價值恰與檔案概念闡釋的“對國家和社會具有保存價值”不謀而合。因此，對國家和社會具有保存價值的數據才可能被歸檔，成為“檔案”。“檔案”也是具有長久保存價值的“數據”。其次，國際上，加拿大早在1998年就已頒布《統一電子證據法》，直接將“電子文件”和“電子數據”等同起來。國內，根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《電子文件管理暫行辦法》（中辦發〔2009〕39 號） 和國家檔案局印發的《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7號），作為檔案重要組成部分的電子檔案是指“具有保存價值并歸檔保存的電子文件”。內容、結構、背景等三要素齊全的“電子文件”是優質的“電子數據”。所以“電子檔案”即“電子數據”，“數據態”是檔案的存在形態之一。可見，“檔案”的概念與“數據”的概念存在明顯交叉。從而決定了兩者的關系不可能涇渭分明，必然走向協同融合。

三、大數據視域下檔案管理利用實踐分析

（一）山東省大數據建設。在大數據背景下，2019年初，山東省數據大廳在原省檔案館政府公開信息查閱中心基礎上改造升級建設而成，由山東省政府辦公廳、省檔案館和省大數據局共同參與，旨在整合、優化、共享全省政務信息資源，開辟檔案工作與大數據協同融合發展的新思路，是山東省積極融入國家大數據戰略的有效探索。時任山東省委書記劉家義在省數據大廳調研大數據建設和應用工作時強調：“數據是國家、社會的資源……徹底打破部門壟斷、數據分割和信息煙囪林立，真正讓大數據應用深入‘神經末梢’，實現數據開放共享、便民利民。”此外，2021年底，在國務院電子政務辦安排部署下，“滬魯通辦”檔案查詢上線試運行，由省內至省際，打通信息孤島，實現了山東省和上海市不同省際平臺間檔案利用服務“一網管全域”“一網通辦”，這是檔案資源跨省雙向開放與大數據建設相結合的又一重要舉措，是檔案信息資源共享與大數據應用領域新的融合典范，為全國一網通辦的順利建成提供服務平臺流程再造和模式創新等參考。可見，山東省大數據建設應用為檔案信息資源的管理利用帶來新的契機，有助于突破傳統檔案工作模式的窠臼和藩籬，進一步發揮和強化檔案服務功能，“讓數據多跑腿”推進檔案服務民生質效逐步提升。

（二）中國商飛。科研數據與檔案管理利用的協同優勢在企業發展中尤為突出。以中國商飛為例，中國商飛公司作為大型客機項目的主制造商，在其整個大型客機項目研制過程及各參研單位的工作中形成了海量的科研數據，這些科研數據為各參研單位承擔項目及關聯環節提供生產依據和技術保障，具有重要價值且共享度高。如何將海量科研數據歸檔、管理、利用好，是企業檔案部門工作職能的創新延伸和轉型趨向。檔案部門在參照傳統檔案“收、管、用”工作的基礎上，注重提高檔案的信息化程度。檔案部門就像一個數據樞紐，向有利用需求的各參研單位發送傳遞科研數據，在數據傳遞中越來越多地承擔數據的有效性、一致性、完整性、可追溯性的工作職能。大型客機的數據利用都將以檔案部門歸檔、保存數據為依據和準繩。在檔案管理利用模式下的科研數據體現出精準、高效、實時、多樣交叉等特點。科研數據與檔案管理利用的協同優勢推動檔案部門摸索出科研數據檔案管理特點及規律，制訂一系列科研數據檔案管理辦法及規定，促使檔案部門工作組織結構以及職能行使得到拓展提升，從而在中國商飛大型客機項目的研發和應用中發揮出更為積極的作用。

（三）長沙市軌道交通集團有限公司。長沙市軌道交通集團有限公司將客票、設備及工程數據與檔案管理利用相結合，作出了很好的嘗試和表率。該公司遵循檔案收集管理利用的基本原則和方法，注重軌道交通有關數據的實時收集，及時歸檔，科學管理，方便利用。首先，利用歸檔的客票數據分析地鐵1號線客流分布情況，其中按年度同比統計客流分布特征，按月度環比比對客流分布狀態，根據數據分析結果，針對客流高峰期和節假日提前制訂調流預案和安全措施。其次，通過建設項目檔案數據開展所有扶梯故障原因和故障等級評估分析，統計扶梯故障原因、等級、時間、頻次、生產廠家等數據，以及扶梯故障原因占比分析，包括硬幣、殘留物、產品質量及人為因素等，形成故障維修類檔案，為企業提前預判、規避購置、排查扶梯隱患等提供借鑒。再次，依照長沙地鐵2號線一期工程土建工程設計變更檔案數據，分析統計變更標段、類型、位置、頻率、原因等數據，為頂層設計、生產經營、項目開發和利用提供決策支持。“檔案”與“數據”協同融合的成功實踐，展現出傳統檔案行業和檔案工作者在大數據背景下的發展機遇，同時也面臨挑戰。

四、大數據視域下檔案發展路徑探索

當前，有關“檔案”與“數據”的問題在行業內展開探討，趙躍在《“檔案數據”一詞的使用語境與學科內涵探析》一文指出：“數據管理不在檔案機構的職能范圍內……檔案學科更應該輸出的是數據檔案化管理的要求、理論知識與方法指導。”部分學者則強調，檔案機構應當在大數據管理體系中占據主體地位。筆者認為，如何回應大數據的最終歸屬問題不是一蹴而就的。就目前而言，“檔案”與“數據”兩者將會在協同融合道路上長期共存。傳統檔案行業和檔案工作者如何重新確定邊界，重塑自身定位和把握轉型方向，是優先于大數據最終歸屬且需理性思考的問題。

（一）邊界重新確定。加拿大檔案理論家休·泰勒（HughTaylor）說：“只有無限探索和拓展，觸碰整個檔案行業的局限……我們才能逃脫死水一潭的狀態。”在大數據背景的影響下，檔案邊界問題的深度和廣度不可避免地被重新定義。首先，檔案管理目的的邊界，由原先的長期保存、憑證作用、歷史文化價值等延伸至滿足數據管理需求層面。其次，檔案法治邊界的拓展要確保目前的檔案法律與數據治理體系相融合，掙脫傳統數據、檔案、信息等的概念桎梏，立足保存與利用中的現實問題，避免進入長期保存階段后，檔案管理法規與前期數據流通過程中的法規產生矛盾，始終保證數據全生命周期治理標準的一致性，尤其是將重要數據歸口到檔案數據對應環節后的分類管理，是亟待重點協調的部分。再次，傳統檔案部門和檔案工作者要突破將“歸檔”作為工作起點的固化思維，主動將檔案部門對數據質量管理、長期保存等要求向數據處理前端即數據質量控制過程遷移，不僅要對歸檔以后的數據進行協調和管理，也要對正在流通過程中的數據進行管理集成，以期檔案和數據盡可能在管理運行體系全流程中達到和諧統一。檔案邊界的重新確定促使傳統檔案行業和檔案工作者開始審視調整自身角色定位。

（二）重塑自身定位。筆者認為，當前傳統檔案行業和檔案工作者亟須審視調整自身角色定位以應對來勢洶洶的數據浪潮，主要是針對檔案人員素養進行重塑。首先，檔案管理意識理念應由以保管、被動服務為導向向以利用、主動服務為導向轉變。在中國古代，檔案被“登于天府”“置之宗廟”“藏于金匱”。如今，檔案不再被“束之高閣”，切實成為與國家富強、社會安定、民生保障息息相關的重要資源。在數據要素日新月異的關鍵時期，檔案人員的意識理念應主動隨之變換，契合國家大數據戰略發展思維和趨向，真正為檔案事業的未來發展謀求一席之地。其次，對于檔案數據管理方面的知識儲備相對匱乏，需廣泛研讀借鑒信息治理、數據治理、數字記憶、數字人文等理論，涉獵現代信息技術等相關研發應用，為檔案數據管理的良性運轉和轉型奠定扎實的理論基礎。再次，注重數據技術的探索和提高。“數據密集型”范式的大量應用為檔案數據管理帶來影響。以可視化技術為例，2014～2016年，“可視化”連續三年入選大數據發展十大趨勢，“可視化推動大數據平民化”位居2016年大數據發展十大趨勢榜首。Lemieux指出，現在正是探索新技術與新實踐在檔案活動中的絕佳時刻。他認為，可將可視化分析技術應用于檔案整理與著錄。可見，數據技術的探索和提高為檔案數據管理開闊了革新空間，提供了精準的技術支撐。

（三）把握轉型方向。筆者認為，在數據時代，傳統檔案行業和檔案工作者的轉型主體來自于檔案服務領域。檔案服務始終是檔案全生命周期價值的最終體現。當前，檔案數據化并不僅限于單純的技術研發層面，而是基于人工智能時代，由多元主體參與、多模式協同，檔案服務體系整體創新轉型框架，將推動檔案服務工作需求由粗粒度的檔案文檔服務模式，運用數據科學理念與方法驅動，最終切換到細粒度、智能化的檔案數據服務模式，從根本上解決傳統檔案文檔內容分散、零碎問題，滿足用戶檔案數據化利用新需求，提升檔案數據化開發利用服務能級，構建檔案資源由“模擬態”經“數字態”向“數據態”轉型的“檔案數據生態鏈”，為新時代檔案數據化發展提供指引。

五、結語

大數據時代對于檔案的影響重大而深遠。筆者認為，“檔案”與“數據”并非零和博弈，而是在協同融合道路上長期共存，如何有效地擁有、管理、整合、挖掘檔案數據資源，讓“每一個數據都在互聯網上獲得生命、產生智能、散發活力和光彩”，是傳統檔案行業和檔案工作者認真思考、探尋和修正的重點，也是未來檔案事業全面納入國家大數據戰略的關鍵一步。