新形勢下電子檔案管理路徑的優化

文/山西省太原市煙草公司 郭薇

在大數據信息化管理的宏觀背景下，企業內部的檔案管理工作實現了由紙質向電子版的轉變，煙草企業想實現高質量發展，順應社會變革形式、優化電子檔案管理路徑成為必然的發展趨勢。電子檔案管理的優勢良多，但仍存在諸多不足，要想最大化彰顯其工作效益，需要對其管理方法進行創新與優化，基于紙質檔案管理方法更新迭代，發展管理路徑多元化，促使企業經營管理井然有序，為企業的可持續發展提供驅動力。

一、企業電子檔案的內容

（一）企業電子檔案的特點。在經濟社會持續化發展的進程中，基于現代化企業日常經營的社會活動逐漸呈現高質量發展的趨勢。因此，在辦公流程中形成的紙質文檔正在逐步縮減，轉為通過電子文檔開展企業交流與業務活動。電子文檔和傳統紙質文檔的管理工作方法存在大相徑庭的特性，在電子文件的歸檔存儲與管理工作方面，諸多企業面臨著新的挑戰。隨著計算機技術的日益發達，企業的日常辦公逐漸趨向智能化，電子文檔在管理工作流程中，既必須參考傳統紙質文檔的管理工作方法，又必須根據新時代計算機技術和大數據科技的發展趨勢，在電子文件資源管理中要奉行擇優而取的原則，既要借鑒傳統紙質檔案的優點，也要順應新時代計算機技術和大數據科技的發展趨勢，對電子檔案實施信息安全認證和密碼保障。比較傳統的紙質檔案來說，電子檔案最大的特點就是易于被拷貝和刪除，而紙質檔案若想拷貝或是篡改，必須利用相應的載體，比如紙質，這樣拷貝難度相當大；而電子文檔的復制則不用其他載體，只需利用計算機網絡形成一個文檔群，實現電子文檔的自由拷貝，達到信息資源共享。在企業的內部管理運作過程中，需要依托計算機為主要載體，形成一個完整的電子檔案系統，落實信息資源的共享與傳輸。在企業開展社會經濟活動的過程中，會產生一些內部經營的商業機密，若企業并未樹立正確的電子檔案使用認知，將會導致信息資源泄露，給企業造成巨大經濟損失。由于電子檔案通常保存在個人電腦中，因此員工在進行電子檔案作業時容易在不經意間刪除電子文檔，由于網絡信息化的管理特性，導致電子檔案刪除或丟失，極難在短時間內恢復，因此要重視電子檔案管理中呈現的兩個特點。

（二）企業電子檔案管理的重要性。煙草企業檔案是其發展革新的重要量化指標，在煙草企業開展的社會活動中產生的經濟效益與管理效益，可通過檔案管理工作得以承載與延伸。基于企業發展的基石，企業檔案隸屬于國家所有，確保檔案的科學性與安全性，發揮煙草企業檔案應用價值對新形勢下發展的重要導向作用。盡管現階段各大煙草企業品牌文化大相徑庭，建設的歷程各有長短，在煙草企業發展的歷史長河中會受空間、時間、人文等諸多因素的影響。煙草企業在企業文化、科技、營銷、服務等方面都積淀了大量寶貴的經驗，別具企業文化品牌風格，也使中國煙草公司的經營管理體系和科技資源等方面積累了大量寶貴的材料，而這些材料和經驗既是中國煙草行業迅速發展壯大的重要決策基石，也是整個產業的無價之寶和不能再造的資源。中國煙草行業必須在百年發展的歷程中堅持變革發展的時代主基調，面對整個行業企業文化出現巨大變革的歷史時刻，真實記載這種偉大的歷史過程，才可以對中國的整個社會主義市場經濟發展過程和產業前進步伐產生深遠影響，這是新形勢下電子檔案管理的重要價值體現，所以要對其進行科學管控，保障工作順利開展與技術革新進步。

電子文檔的管理，能夠協助企業管理者在短時間內完成文檔的檢索，提升信息的檢索準確性。運用信息化的電子檔案管理方法，管理人員能夠輕而易舉地完成對電子文檔的歸類與信息檢索，進而提高管理的效能與品質。煙草企業在不斷發展壯大的過程中，逐漸出現了無紙化辦公的發展趨勢，并多元化運用信息化技術手段實現了電子檔案管理，在一定程度上給企業管理者使用電子文檔帶來了方便。電子檔案不同于一般紙質文檔，經過公司對電子文檔嚴格的保密與備份管理，電子文檔不至于由于管理者的個人問題而流失，能夠減少管理者的個人損失。同時，公司還能夠通過信息化技術手段，分析電子文檔的有效信息，從而使整個文檔的價值最優化。

二、企業電子檔案的管理難點

（一）易被篡改。在電子檔案管理工作中，由于信息資源的格式、字體、顏色、大小等都是呈現統一的形態，因此難以通過差異化的字跡進行鑒別，也無法獲取被外界篡改的信息條件，由于電子檔案運作的主要載體是計算機，基于網絡信息技術擴展傳播路徑，因此在不同的計算機上呈現的效果也千差萬別。企業內部的電子檔案管理人員難以通過肉眼對電子文件內容進行鑒別，致使員工無法判斷其內容的真實性與權威性。為有效解決此類問題，電子檔案的格式、字體、顏色、大小等需要分門別類進行轉變，部分電子檔案載體因為使用的時間較久而出現老化的情況，會影響電子檔案的長久存儲性能，在資料交換的過程中，會破壞電子文檔的內容。在企業內部的電子檔案管理部門，通常情況下需要對電子文書檔案的格式和結構進行轉換，采用統一化的模板進行儲存管理，如此一來，電子檔案在長期保存過程中極易發生破損，從而形成打不開、亂碼等現象。

（二）保密性差。電子檔案因其自身的權威性與真實性，為企業開展的社會經營活動提供依據。但在實際管理過程中，部分管理人員缺乏對計算機系統網絡安全的正確認知，并未對電子檔案進行保密處理。網絡信息的流通與開放，將導致在管理過程中出現信息泄露的風險，無法保障電子檔案的有效性與權威性，帶來諸多安全隱患。因此對電子檔案進行保密升級與優化，是目前運用計算機技術開展電子檔案系統構建時，必須突破的難題。隨著信息技術環境的開放性，電子檔案很容易被人盜用，甚至使用不合法的技術手段對文檔信息進行修改。如果篡改成功，不但會對公司的日常運營活動產生負面影響，而且會影響整個公司電子文檔體系的穩定性。

三、企業電子檔案管理現狀

（一）缺乏正確認知。首先，企業重視發展經濟效益，因此管理的工作中心也放在追名逐利上，在此發展模式的長期指導下，個別企業對電子檔案管理工作缺乏正確的認知，個別企業高管甚至認為建設電子檔案不能增加經濟效益，反而需要投入資金對檔案管理室進行建設，需健全與完善電子檔案相關的功能，但最終效果往往不明顯。在以上淺顯表面的思想認識影響下，企業檔案室電子檔案系統發展與構建進程較慢，效益無法達到預期值。其次，企業檔案管理人員對檔案室電子檔案管理工作的了解和重視程度尚淺，對于電子文檔的工作要求往往要超過以往，不少檔案保管員工會因此產生消極怠工、排斥的工作心理。個別企業檔案管理人員對于電子文檔運用中存在的問題不以為然。諸如此類問題的出現，都源于企業內部的管理層與員工未建立科學的認知所導致的。

（二）管理機制尚未成熟。在現階段的發展中，個別企業未構建與完善相關的管理機制，由此造成企業檔案室的電子檔案管理工作并不具備實際能力與效率。首先，由于沒有樹立起對企業檔案室電子檔案管理工作的統一標準與要求，導致企業檔案室在實際的電子文檔保管工作中雜亂無序。其次，公司沒有與之相配套的電子檔案管理人才信息化培養制度、考評激勵機制、信息系統管理等相關制度來保證檔案室電子檔案管理的有序發展。最后，公司沒有充分考慮到檔案室電子檔案管理中的風險隱患問題，也沒有構建起有效的風險預警制度。

（三）人才資源匱乏。電子檔案管理與使用隨著社會的發展應運而生，對管理人員工作能力與水平有著較高標準，要求電子檔案管理工作人員不僅要具有傳統的檔案整理、處理才能，而且還要掌握計算機科學、信息處理技能等。不過，個別公司檔案管理人員難當大任，無法適應電子檔案管理要求。一方面，是企業檔案室及電子檔案管理隊伍構成不合理所導致的，不少年紀較大的檔案管理人員對電子檔案的了解程度和把握能力都不好；另一方面，由于企業檔案管理人員本身缺乏自主學習精神，因此對于鋪天蓋地的電子文檔準備不夠。在現階段的發展過程中，企業檔案室電子檔案管理方面，亟待解決人才資源問題，需要綜合應用型人才提供源源不斷的動力。

（四）缺乏安全意識。企業在開展電子檔案管理工作時往往一味重視其發展優勢，而輕視了其中的網絡安全隱患。電子檔案必須借助網絡的依托才得以運行，但網絡本身有著無法消除的安全隱患問題。所以，電子文檔很容易發生個人信息資源被竊取、復制等情形，一旦公司的檔案資料被竊取、復制，就直接導致公司信息數據的外泄，進而給犯罪分子牟利提供了可乘之機。諸多公司缺乏相關的職業安全意識，不能進行電子文檔的安全管理，極大程度上制約了電子檔案的發展與使用。

四、新形勢下電子檔案管理的優化路徑

（一）加強基礎設施建設。在新形勢下，煙草企業內部的信息化管理已循序漸進得到全面應用，辦公、財務、考核、績效系統等已被量化應用，各類系統產生海量的電子信息資源，而此類資源文件正是電子檔案管理中至關重要的部分。煙草企業在管理進程中，常采用軟件與硬件并肩的應用原則，以技術應用為導向，優化電子辦公系統與檔案管理系統，配套使用電子簽名、CA證書，并設立審核崗位，執行審核電子文件的工作，遵循新形勢下的無紙化辦公要求，進而順應經濟社會的發展形勢，最大化彰顯其工作效益。

（二）利用網絡信息技術。基于大數據信息發展時代，應用先進、科學的信息技術提高電子檔案的整合能力，對其電子信息資源進行整理分類，貫徹落實煙草企業“兩煙”發展指標。在電子檔案系統中，結合配套的電子簽章、電子認證以及簽名等技術進行使用，妥善解決其中的網絡安全隱患問題，確保企業內部電子信息資源共享的科學性與權威性，實現檔案歸檔的全流程管理，為了使煙草企業的檔案得以長期有效保存，需利用網絡信息技術創新構建保存機制，保障電子信息資源的保密性與完整性。

（三）確保簽名的法律效力。《中華人民共和國電子簽名法》規范了電子簽名行為，確立電子簽名的法律效力，從而確保帶有電子簽名的電子文件和電子檔案的法律效力。為了最大化彰顯其工作效益，煙草企業應在“部門提交歸檔—檔案室接收—檔案室保存”的工作流程中使用多人電子簽名與電子印章，明確各個流程中員工的權責，能將工作責任追根溯源。此計劃的落實可確保簽名的法律效力，還可驗證電子文件在傳輸的過程中內容的真實性與無變動性。

（四）依托政策環境支持。新形勢下，為了符合趨勢發展下的辦公無紙化，《全國檔案事業發展“十三五”規劃》提出利于電子檔案發展的措施。并在《數字檔案室建設評價指標（征求意見稿）》中將“開展低價值電子檔案單軌管理”列入加分項目。基于當前各級頒布的政策法規層面而言，電子檔案的應用與優化已是大勢所趨，為煙草企業實施電子檔案管理提供充分的政策支持，依托政策環境的支持，煙草企業應勇于探索電子檔案的優化創新管理模式，優化企業內部管理結構，科學統籌資源。

（五）注重人才建設工作。由于煙草企業電子檔案的權威性與實效性是發展的重要依據，因此可借鑒公安機關相關的人才建設工作。國家檔案局原局長楊冬權曾特別提到“人”的重要性。在電子檔案的實操使用中，人是其中的決策因素，因此，電子檔案的安全體系建設的側重點應落實強化人的操作安全觀。電子檔案管理制度需要人進行規劃與創新，實際的操作與使用的主要載體也是人。電子檔案的安全隱患通常是由人導致的，預估人的因素比外部威脅更具挑戰性。因此需要強化煙草企業電子檔案知識的管培工作，革新管理技術人員的觀念，更新其知識結構，煙草企業的電子檔案管理人員應強化計算機應用技能，增強自身綜合實力，熟練掌握電子檔案管理知識。在實際操作中注重促進檔案管理規范、標準的制訂者，檔案管理人員、信息技術人員等不同專業的人員緊密協作、多元化融合。由于電子檔案依托于計算機，因此要與時俱進，提高檔案管理的水平，增強風險防范意識，減少操作失誤，未雨綢繆，避免網絡安全隱患出現。高質素、專業化的煙草企業檔案管理人才隊伍，是保障企業合理開展社會經濟活動、確保電子檔案的安全與保密、提高風險防控的基本要素。

五、結語

綜上所述，電子檔案的應用與優化是煙草企業信息化管理的必然趨勢。對于煙草行業而言，科學地樹立對電子檔案的正確認知，重視電子檔案管理的優勢與不足，順應社會發展形勢，結合現階段煙草行業發展實情，健全完善相關管理措施與技術，優化管理的本質，進而提高新形勢下電子檔案管理的效率，為煙草行業的可持續發展打造堅實的基礎。