健全婦幼保健檔案 促進區域事業發展

文/青州市婦幼保健院 文秀娟

一、健全婦幼保健檔案工作，保障區域事業發展

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出：“人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放、擴大檔案利用、提供優質高效服務。”隨著現代社會的開放性、智能型、數字化發展，檔案作為信息提供載體之一，顯得日益重要和迫切。一方面，無論是從檔案的存史、記憶的角度講，還是從婦幼保健信息為現實發展服務來分析，建立健全婦幼保健檔案都是不可或缺的；另一方面，無論是從檔案管理的角度，還是從信息化的角度，檔案與信息都是不可分割的。檔案是信息的載體，信息是檔案的具體體現。作為是婦幼保健檔案所包含、呈現和提供的信息，對區域社會事業發展，都有特別重要的意義。

（一）健全婦幼保健檔案工作，為促進婦幼事業發展提供信息支撐。檔案是人們社會實踐活動的真實記錄，又反過來指導和影響人們社會實踐活動。檔案工作之所以重要，就在于其來自于我們的社會實踐活動方方面面的真實記錄，對我們總結過去實踐活動提供數據信息支撐和評價證據。同時，為我們搭建一座通向未來的橋梁。隨著社會科學技術的發展進步，檔案對人們的生活越來越密切越來越重要，檔案數據正在滲透和影響著人們社會生活的各個角落，方方面面，這其中就包含著婦幼保健檔案對區域社會、經濟發展的深刻影響。持久連續的記憶系統是婦幼保健檔案的價值和建立健全婦幼保健檔案的意義之所在。我們要想促進區域婦幼事業發展，就必須建立、健全強大、齊全、完整、全方位的婦幼保健檔案信息數據庫，以全面提高婦幼事業發展的軟實力。社會越發展，法治越健全，就越需要婦幼保健檔案信息的支撐，這既是信息化和大數據時代的一個重要特征，也是一個必不可缺少的重要基礎。不論是醫療檔案，還是行政檔案都如是。醫療檔案所蘊含的信息，可以提供醫療業務的相互學習、借鑒、參考、交流、傳承等，如果發揮好了，可以有效提升醫療業務水平。行政檔案所包括的信息，黨建、人事、工資、后勤等等，都可以為整個婦幼事業發展提供外部支撐，如果發揮好了，可以使整個醫院運轉更流暢、更協調。這就需要婦幼保健檔案從多年來一直沿用的“選性歸檔”向“全息歸檔”轉變，這樣才能更好地發揮檔案的作用，這也是未來社會實踐活動記錄歸檔要求的發展方向。

（二）健全婦幼保健檔案工作，為促進區域大健康事業發展提供信息平臺。《中國婦女發展綱要（2021—2030）》指出：“婦女平等享有全方位全生命周期健康服務，健康水平持續提升。”《中國兒童發展綱要（2021—2030）》指出：“堅持和完善最有利于兒童、促進兒童全面發展的制度機制，保障兒童生存、發展、受保護和參與權利，全面提升兒童綜合素質。”由于婦女和兒童生理和心理的特殊性，婦女健康和兒童健康是整個社會大健康事業的關鍵環節和關鍵難點。落實婦女和兒童發展綱要，需要龐大的信息支撐，在這些浩瀚的信息中，婦幼保健檔案信息尤為重要。婦幼保健院，作為區域性婦幼保健專科醫院，承擔著轄區孕、產、婦幼保健、疫苗接種、傳染病預防（防艾）、兒科等一系列涉及婦女和兒童健康的業務，從而隨時并持續產生大量的、有價值的信息。這些信息不斷充實著婦幼檔案，并成為整個社會大健康事業信息的源泉之一。這就需要建立健全婦幼保健檔案，從婚姻登記環節做起，抓好源頭信息，跟蹤適孕婦女優生培訓、懷孕、妊娠檢查直至分娩和嬰兒哺育檢查等工程信息，并建立相關檔案，做到檔案信息共享，并納入到整個社會大健康信息庫中，為大健康事業提供信息支撐，才能確保國家婦幼、兒童發展綱要目標的實現。然而，當前無論是從婦幼檔案結構角度，還是從單純的信息角度講，婦幼檔案都存在不適應和短板的問題，需要我們面對新的發展機遇、空間和挑戰做好新的布局和謀劃，必須消除羈絆，補齊短板，以適應和順應新時代大健康社會的發展要求。

（三）健全婦幼保健檔案工作，為建設和諧社會提供信息基礎。婦幼保健工作，從小的方面說，既關系到婦女兒童的健康，又影響到千萬個家庭的幸福；從大的方面說，既影響到社會穩定與和諧，又關系到國家未來全面發展和整體性提升。當前醫患矛盾，是一個社會關注度高、解決難度大、各方爭議激烈的問題。醫患矛盾的產生，有各種各樣的原因，其中信息不透明導致的缺乏信任是一個重要原因之一。特別是由于歸檔不全面、不及時、不規范，甚至檔案缺失，成為患者懷疑、攻擊醫院造假的爆發點。所以健全婦幼檔案成為解決醫患矛盾的基礎性工作之一。這里面既包括建立全面、完整、系統、規范、科學的醫療檔案，也包括建立監控等影像檔案。檔案既齊全、確鑿，又方便患者查詢，講事實、講證據，才能更好地讓患者心服口服，避免矛盾沖突或升級。和諧社會的建設，既需要做思想工作和溝通說服，以情感人，更需要以理服人、以法制人。那么，婦幼保健檔案不僅成為婦幼保健醫院的一項基礎性管理工作，也成為建設和諧社會的一項基礎性工作。

二、當前婦幼檔案管理存在的問題

當前婦幼保健系統在檔案管理方面，主要存在五個方面的問題：

（一）檔案管理不系統。沒有形成網格化，也就是沒有形成不同檔案內容之間的相互聯系，沒有建立不同層級之間的檔案管理機制。主要體現在行政管理檔案與醫療業務檔案分散管理，各管各的，沒有形成統一的管理制度和管理體系，難以形成檔案管理資源的統籌與合力，不利于管理效力和效益的最大化。

（二）檔案結構不健全。主要表現在檔案的內容、范圍和載體結構上。這里有對信息與檔案的關系界定不清或不準的因素，也有對檔案概念認識不清或檔案意識不夠高的原因。總之，檔案究竟為何物？檔案對人們生活或未來發展有何影響不理解、不了解。

（三）檔案收集不全面。由于對檔案的重要性認識不足，對應該歸檔的材料沒有全部歸檔，或者沒有意識到有些材料應該歸檔，造成檔案資料不全。不能夠形成對孕產婦全生命周期健康信息的形成、積累和系統化集成與應用，自然就不可避免地導致無法為孕產婦提供全方位的健康指導和診療。需要查詢時，才意識到有關材料沒有歸檔，造成不可挽回的損失。

（四）檔案資金投入不足。個別單位領導認為檔案工作相對較虛，差不多就行。依然采用傳統、陳舊、單一的檔案管理模式，缺乏資金投入，檔案信息化、科技化建設滯后，影響了檔案的使用效率。

（五）檔案信息閉塞。尤其是延伸性相關信息，往往分屬于不同的機構或部門，尚未形成信息共享機制，如婚姻登記、助產機構、公共衛生信息互為孤島，難以銜接與共享，難以滿足當事人的知情權要求，難以實現惠民、便民的目標。

三、解決當前婦幼保健檔案問題的思考

婦幼保健檔案的健全和完善將對區域性經濟和社會發展具有重要作用和影響，對此，應該有一個清楚和明確的認識，必須有一個整體發展規劃和制訂行之有效的措施，并著重解決好以下幾個方面的問題：

（一）制訂與國家檔案事業發展規劃相匹配的婦幼保健檔案發展目標。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》針對我國在當今信息化時代所面臨的機遇和挑戰，確立了“十四五”期間我國檔案事業發展的重要任務。在這個信息充斥生活方方面面的時代，產業數字化和數字產業化已經成為未來社會發展的主旋律，誰擁有完整的數據信息，誰就有相應的發展機遇和空間。誰擁有了系統翔實的數據，誰就具有了相應的主動權。不管是國家，還是企業或其他社會機構，要想提高綜合治理能力和水平，就必須擁有豐富充實的信息數據，個人或機構維權無不如此。這就要求我們必須針對婦幼保健事業發展任務和具體目標，制訂一個系統性的婦幼保健系統業務檔案管理和信息管理辦法與發展目標。切實地、有條不紊地解決好婦幼保健系統的檔案管理和信息管理無縫對接問題，把一個個孤島變成一張有效、快速運轉的網絡，源源不斷地為區域規劃和發展提供強有力的檔案信息支持。

（二）制訂好婦幼保健檔案格式標準、規范和辦法。一是檔案門類要齊全。根據婦幼保健院的法定職能（職責和業務范圍），應該形成什么檔案，形成什么類型的檔案，就要建立什么門類的檔案。二是檔案結構要完整。所謂結構完整，不僅指內容結構，還包含著載體結構。三是內容要豐富。根據國家和上級機關規定要求及法定職能業務范圍所形成（應該形成的）文件，做到應歸盡歸。要通過制度或歸檔的形式，明確哪些信息必須納入檔案數據庫管理，哪些信息留在信息系統數據庫管理。通過加強檔案意識，不斷提高人們的價值判斷力，敏感地捕捉有用的信息，豐富歸檔信息的內涵。要落實管理要求，把檔案和檔案工作覆蓋到行政和職能范圍的方方面面。不能是單一的行政管理檔案或單一的業務檔案管理，各自為政，不利于管理資源的統籌調配和利用，不利于整體效益的發揮。要做到管理機制和管理體系的無縫銜接。四是檔案格式要科學、統一和規范。通過科學、明確、規范的婦幼保健業務內容格式的設定，不僅可以規范婦幼保健業務記述內容，而且能夠有效促進婦幼保健業務水平的提高。同時，還能反過來檢驗醫護人員的業務水平和能力，并為避免醫療糾紛，多方維權提高規范的檔案憑證。通過管理流程的設計，確保婦幼保健檔案和婦幼保健信息的有效鏈接和信息共享，得到無縫對接和有效管理與控制，為長期健康發展提供可靠保障。

（三）建立統一、規范、科學的婦幼檔案管理機制。建立統一的檔案信息管理機制，就是建立健全一個統一完整的檔案信息管理系統，統一規劃、設計和構建各環節或分支系統管理體系，形成科學合理的組織結構，確立系統內各方面責、權、利機制設計和運行流程設計以及各個分支系統或環節的制度規范及其運行實施方法。檔案的分級管理不是分散管理，無論單位大小，檔案多少，要想有效實施檔案管理，就必須抓住檔案管理機制和管理體系的建設，以確保其運轉流暢和運行有效。

（四）健全完善、實用、具體的婦幼檔案管理制度。婦幼保健業務涉及面多，與社會接觸面廣、影響大，各類業務都有自身的特點、規定性要求和運行規律，要根據不同的業務特點制訂與此相適應的管理制度。通過管理制度明確不同的檔案文件形成要素環節的管理和控制，確保歸檔文件的真實、齊全、完整、合法、有效、有用；要明確規定歸檔文件內容和形成檔案保管單位的原則、方法、標準及要求、保管期限，切實做到有章可循，有規可依。

（五）建立婦幼檔案管理責任及考核制度。沒有考核的管理就等于沒有管理。在建立健全管理機制和管理體系，以及各項管理制度的基礎上，還要建立相應的部門、相關人員責任制，并納入業績考核中，只有每項業務都做到閉環管理，才能實現管理目標。首先，要把檔案管理者業務范圍和責任用制度或其他文件的方式、歸檔流程加以明確，做到管理有標準，考核有依據；其次，以定性和定量相結合的方式納入考核體系之中去，切實把婦幼保健檔案信息管理融入社會、經濟、政治、文化、健康等全面發展中去，使之成為區域發展積極有效的動力。