干部人事檔案專項審核工作流程和方法探究
——以長沙職業技術學院為例

文/長沙職業技術學院 彭淑蘭

一、概述

干部檔案是各級組織、人事及其相關部門在黨的組織建設、干部管理及人才流動等工作中形成的記錄干部本人的政治品行、學習和工作經歷、業務能力、工作實績、勤政廉政以及家庭狀況和社會關系等的原始證明材料。干部檔案是反映干部個人成長歷史的憑證，同時也是全方位考察和任用干部的主要依據之一，不但能體現干部的基本誠信，而且能從側面反映各級組織人事部門的管理水平。

目前施行的《干部人事檔案工作條例》要求各級組織和人事部門應根據“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的原則，依據相關政策和標準，嚴格、及時地做好干部人事檔案審核工作。由此看來，干部檔案審核的執行力直接影響干部人事檔案的管理質量。

高職院校干部檔案審核的主要目的是為了把干部的主要信息認定準確，保證相關信息的完整性、真實性，把缺失的重要材料補齊全，為高校人事變動、教職工晉升等方面的工作提供信息依據。審核一般分為任前審核和專項審核，任前審核可參照專項審核進行。專項審核具體審什么？審核的主要內容是：“三齡”（年齡、工齡、黨齡）、“兩歷”（學歷和簡歷）、“一身份”（干部身份 ）。審核的政策依據是中組部編印的《干部信息管理工作文件選編》及《關于干部人事檔案審核工作的問答》等文件。

二、專項審核工作流程

干部人事檔案材料復雜、系統，涉及的門類多，信息量比較大，需要參與或配合的專業多。因此，只有干部人事檔案審核的組織結構和工作流程合理、規范，才能使整個檔案審核工作有序、嚴格、無誤差。2016年6月，長沙職業技術學院（以下簡稱“我校”）首次對中層干部的人事檔案進行了專項審核。之后，每年新入編我校的教師和新提拔的中層干部的任前審核都參照首次審核的工作流程進行，并不斷完善。筆者作為人事檔案審核主要參與人員，談談我校干部檔案專項審核工作的具體的工作流程及做法。

（一）制定方案。根據中共湖南省委組織部湘組〔2014〕83號文件要求，我校首先制訂了《深入開展干部人事檔案專項審核工作實施方案》，并以文件方式下發到各二級學院和部門。《方案》明確了組織機構、審核范圍、完成時間、工作步驟及要求。其中組織機構包括審核工作領導小組、審核監督組和審核工作組。黨委書記任領導小組組長，分管組織、人事工作的副校長任副組長，其他校級領導均為領導組成員。監督組組長為學校紀委書記，副組長為學校紀檢監察室主任，抽調紀檢監察室2位老師作為監督組成員。工作組組長為分管組織人事工作的副書記，副組長為組織人事處處長，人事檔案管理專干及組織人事處的其他相關人員為成員；工作組下設初審復審組、補充材料組、綜合研判組、調查核實組。

（二）動員部署。干部檔案審核涉及的對象廣，人數多。按照干部管理權限，既包括學校中層管理干部，也包括具有中級及以上專業技術職務（職稱）的普通教師，還包括每年新入編的教師。第一次審核前，在教職工大會上，我校組織部長對人事檔案的相關知識進行了普及，對深入開展干部人事檔案專項審核工作政策進行了解讀，對整個審核工作進行了動員部署。

（三）培訓指導。組織人事部門要把專項審核工作作為加強干部隊伍建設的重要基礎工作來抓，要把各項任務盯緊抓細、落到實處。要加強業務培訓和工作指導，采取集中培訓、以干代訓等方式，切實提升審檔人員的業務水平。例如：我校對參加專項審核的工作人員上崗前都進行了專題培訓，把省、市培訓資料逐一講解、逐一釋疑，要求參審人員掌握好，審核中有把握不準的問題先做筆記，然后通過每月一次的典型案例交流、集體會審等方式，對審核中發現的普遍性問題認真梳理，深入研究，提出務實有效的解決措施。同時，由于個別干部對檔案審核理解有誤，甚至認為審核其檔案如同審查其本人，對這些情況，要及時與本人解釋溝通，密切關注輿情，防止炒作。要強化保密意識，嚴禁泄露和擅自公開檔案審核工作情況及有關數據信息，嚴禁委托第三方機構承擔檔案審核等工作任務。要嚴格工作紀律，對檔案工作人員失職瀆職、弄虛作假的，將嚴肅處理。

（四）審核登記。審核登記的重點要放在出生年月、參加工作時間、入黨時間及程序、學歷學位、個人簡歷、干部身份、聘（錄）用手續、獎懲情況等基本信息和材料上。對檔案內容疑似涂改造假、重要材料缺失、信息記載前后矛盾等情況重點查核，并做好記載。審核登記步驟包括初審和復審，我校審核采用的方式為：逐一初審、交叉復審、隨機抽審。

1.初審。初審分兩個組，每個組由組織部、人事處和紀檢監察室各抽一人，兩個組同時進行。初審首先要通覽整本檔案，對檔案十類材料進行快速閱覽，主要查看檔案中關鍵材料是否缺失，重要信息記載是否有涂改等，重點查看“三齡”（出生年月、入黨時間、參工時間）、“兩歷”（學歷、工作經歷）、“一身份”（干部身份）的信息情況，對整卷檔案進行初步了解掌握。初審是審核的基礎，通覽后逐人逐卷逐項做好登記，并進行初步認定。認定一定要嚴格按照文件要求，尊重事實，堅持原則，防止想當然等隨意認定的情況發生。為此筆者自制了初審登記表，內容包括：檔案號、姓名、出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、材料缺失記載共7項，在出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷學位4個項目下，又分別設置“具體情形描述”和“建議認定”2個小項。在初審登記的時候，對有涂改和自己認定把握不準的用紅色字體標注。初審進行一段時間以后，將有涂改的、認定把握不準的和有材料缺失問題的進行分類匯總。有涂改和認定把握不準的情況，提交相關小組調查核實或集中綜合研判。材料缺失的情況交補充材料組通知相關人員補充，補充材料組大致分工為：組織部人員協助黨員材料缺失的補充，人事處人員協助其他材料缺失的補充。

2.復審。初步認定意見形成后，審核工作人員要嚴格按照文件要求，再一次對審核信息逐一核對，綜合研判。復審采用交叉形式進行，即初審的兩個小組互相交換，第一小組復審第二小組初審的檔案，第二小組復審第一小組初審的檔案。每個組對復審中發現的問題逐一記載，比如對認定有不同看法的，要逐一記載下來，提交綜合研判組討論、研判。

3.隨機抽審。在初審或復審的過程中，審核領導小組隨機抽取15%左右的干部檔案，查看審核是否認真仔細，是否準確無誤。這樣三輪審核下來，出錯率會降到最低。

（五）匯總分析。經過初審、復審、抽審三個環節之后，將檔案被審核人員分為三類：第一類為重要信息記載一致人員；第二類為信息記載不一致但根據政策可予以認定人員；第三類為必須調查核實或綜合研判人員。

（六）調查核實。調查核實由監督組牽頭，主要對審核中發現的出生年月認定依據不充分問題進行深入調查核實。比如有的檔案記載有多個出生年月，最早材料的記載、近年材料的記載與身份證記載不一致，最早材料記載的出生日期甚至還有改動或虛填（填大或填小）等涉嫌造假情況，導致年齡無法判定，這就需要調查核實，需要查找相關材料，如去其原始戶籍地查找原始戶籍材料，去其父母檔案查找更早的記錄，或去其就讀的小學、初中查找比檔案里最早材料更早的學籍注冊表等。對經多方查證確實無法找到原始材料的，可補充收集相關佐證材料或者由組織人事部門說明相關情況。調查核實的過程很艱難，很辛苦，也比較漫長，但是必須進行。只有這樣，才能不盲目、不隨意、不武斷，不以一張表格定結論，確保認定結果客觀、真實。

（七）綜合研判。綜合研判說白了就是疑難會審。調查核實中，總會有經多方查證確實難以查實的，這就需要結合現有檔案材料、查核情況等經集體研究、綜合研判后作出認定，后期如查找到新的依據材料，可重新認定。對于入黨不滿18周歲、招工不滿16周歲問題，也需要調查核實后綜合研判，如屬歷史問題，要尊重事實；如屬弄虛作假，要堅決糾正，防止重復得利。

（八）形成材料。嚴謹細致做好檔案審核認定前工作，形成“全國干部人事檔案專項審核工作專用”《干部任免審批表》（簡稱《任免表》）。檔案存在涂改、材料涉嫌造假或重要信息記載不一致的，同時還要填寫《干部人事檔案專項審核認定表》（簡稱《認定表》）。《任免表》的形成，可以先發填寫模板及填表說明給檔案被審核者本人，讓他們自己先填電子版，然后審核工作人員對照電子版及認定結論逐一核對修改，重點核對“三齡”和簡歷，因為之前的初審、復審雖然確定了參加工作時間，但是沒有核對簡歷。《認定表》整理就容易多了，先設計好《認定表》模板，包括格式、字體字號等，然后把初審形成的《檔案審核情況登記表》中的“具體情形”描述和復審后的“建議認定”結論復制粘貼就成了。這些材料形成后，要嚴格落實初審、復審人員雙簽字制度，人員由誰管理，審核就由誰把關；檔案由誰審核，審核結果就由誰簽字負責。

（九）確認簽名。將復審后定稿的《任免表》和《認定表》一式兩份雙面打印好后，交由檔案被審核者本人核對，然后在規定的地方一式兩份都簽名確認。如果本人不同意認定結論，審核組要與其溝通、解釋好。如本人仍不同意，拒絕簽字，應以組織認定為準。

（十）組織認定。審核建議認定結論匯總后，要提交學校黨委會進行組織認定。對個別本人不同意審核組建議認定結論而不簽字的，組織認定要更加認真、慎重。要堅持具體問題具體分析，要全面、歷史、客觀地看待問題，區分不同情況準確界定問題性質，要根據政策規定客觀公正作出認定，不能徇私情也不能打擊報復。組織認定的會議情況及其他需要說明的情況都可以在《認定表》“備注”欄注明，如：“某年某月某日某學院黨委會已進行組織認定”等。

（十一）問題處理。干部檔案的形成是一個歷史過程，許多問題涉及的時間跨度大、成因比較復雜。組織人事部門對審核發現的問題要堅持實事求是、準確認定、公正處理，既不能不擔當、不作為，將問題束之高閣；也不能打折扣、搞變通，對檔案造假者放任不管。已經查清但尚未處理的，要及時做出處理。對新發現的問題，視不同情況分別與相關部門或者干部本人溝通，按照相關政策要求逐人逐項解決，避免出現遺留問題。涉及干部檔案造假的，要堅決按照相關的檔案造假問題處理辦法規定執行，確保問題處理到位，不留“尾巴”。

（十二）材料歸檔。《任免表》和《認定表》的每一個環節都完成后，其中一份連同調查核實的材料一并歸入干部本人人事檔案第五類，另一份連同黨委會認定結論材料存學校文書檔案。

（十三）總結匯報。專項審核工作完成后，審核工作小組還應寫一份審核工作總結報送上級組織人事部門。如果是單位每年對新提拔或者新入編人員的常規審核，也應將工作小結報單位組織人事部門留存。

三、結語

人事檔案審核不僅能使檔案信息更加完整、規范、準確，而且能維護人事檔案工作的嚴肅性和公信力，為用人部門提供很好的支持和保障。無論從選拔好干部的角度看，還是從從嚴管理干部的角度看，嚴格做好干部檔案的審核工作已成為組織人事工作的重要研究課題之一，而準確把握好人事檔案專項審核的每一個流程，更是專項審核工作標準、規范的前提和保證。