供電企業電子檔案集中管理模式研究

文/廣東電網有限責任公司佛山供電局 趙嵐

伴隨著市場經濟的不斷發展，各個行業現代化資源管理模式受到廣泛關注，尤其是電力企業，要想實現電能資源的升級轉型，不能忽略企業內部檔案蘊含的豐富的數據信息，要充分考量相關情況，落實更加規范的管理機制。

一、供電企業電子檔案管理現狀

目前，在供電企業電子檔案管理工作中，依舊存在著一些亟待解決的問題，不僅會對供電企業常規化管理效果產生影響，也會制約安全管理工作的全面落實。

（一）對電子檔案重視度不足。作為新興產物，電子檔案具有突出的優勢作用，不僅具備操作便捷、資源共享的特征，還能節約存儲空間，逐漸替代了傳統的紙質檔案。但是，一些檔案管理人員的思想意識還存在滯后性，缺乏對電子檔案的認識，加之思想觀念較為陳舊、管理意識淡薄，使得常規化檔案管理工作無法全面落實，甚至部分企業電子檔案工作“流于表面”，缺乏實效性利用價值，這不僅會對企業檔案規范化管理產生阻礙作用，甚至會制約企業全面科學發展的腳步。

（二）電子檔案管理系統穩定性不足。究其原因，主要是因為儲存載體的安全性無法得到有效保障，電子檔案的信息資料安全管理工作非常關鍵。但是，由于企業電子檔案管理系統性能的完整性不足，導致系統不穩定運行的問題頻頻出現，一旦出現黑客、病毒等問題，由于檔案管理工作的防護效果較差，會造成嚴重的信息外泄風險，使得檔案資源管理工作無法落實，必然會對企業常規化工作的開展產生影響。

（三）應用軟件兼容性不足也是較為常見的問題。

電力企業各個部門文件都是在獨立系統中運行，且系統數據標準和結構不一致，這就使得電子文件的具體存儲格式或者是著錄模式存在很大差異，難以建立實時性完整且規范的共享處理控制模式。加之企業電子檔案標準欠統一，使得檔案文件移交過程中出現兩個部門存儲檔案方式差異較大的現象，加之軟件匹配度不足，電子檔案移交過程難度增加，軟件缺乏必要的兼容性，必然會對綜合控制效果產生影響，制約電子檔案集中管理工作效果。

（四）管理流程和管控標準缺乏規范性。在電力企業電子檔案管理體系中，檔案管理涉及的部門較多，對應的流程也較為復雜，多數企業在檔案管理控制工作中沒有踐行統一的管理標準，會導致有價值信息記錄不完整的問題出現，甚至會出現嚴重的空間資源浪費問題。在供電企業營銷體系建設初期完善后，新舊信息交替工作缺乏規范指標和管理模式，也會造成檔案資源信息的流失。加之企業檔案同等性歸檔工作不到位、隨意性較大等一系列問題，必然會制約檔案的電子化發展進程。

二、供電企業電子檔案集中管理模式的具體方案

為了保證供電企業電子檔案管理工作水平，要結合管理要求，確保集中管理模式能發揮實效性作用，確保能依據電子檔案管理流程，及時實現紙質檔案向電子文件形式轉變并存儲在計算機上的目標。

（一）基本流程。供電企業在電子檔案管理工作中，為了保證相關工作有序落實，要按照標準化流程開展相應工作，并且維持良好的檔案控制機制，確保業務關聯性滿足預期，以便于后續開展檔案服務。具體流程見圖1。

圖1 基本流程示意圖

（二）具體內容。1.文件采集。（1）文件采集的具體方式。在電子檔案管理工作中，文件采集是最基礎的環節，一般是借助傳感設備將傳統紙質檔案資料和現有檔案資料進行統一掃描、拍照，直接上傳到對應的系統中，依據模板轉化為電子文件。為了保證文件采集的全面性和規范性，其覆蓋的業務內容包括：企業文書、變更用電項目、抄表管理系統、電費收繳和賬務管理、用電檢查管理系統、95598業務處理部分、資產管理部分、計量體系業務等，以保證相關電子檔案信息的全面性，為供電企業電子檔案全面管理工作的落實和開展提供支持。另外，在營業網點，要借助批量掃描設備和高拍儀完成電子檔案的掃描處理，將其轉變為圖像格式存儲在系統中，并且，配合電子簽名板采集用戶的相關簽名，替代傳統的紙質工單簽名，從而維持檔案管理體系的規范性，能最大程度上開展檔案便捷化管理。若是在用戶實際操作現場，則主要是借助PAD替代傳統的設備完成拍照工作，并且將其直接回傳到系統。（2）文件采集技術。一方面，應用異步并發技術，利用異步處理模式能實現消息的傳遞，將業務操作內容劃分為不同階段，配合共享數據處理機制實現異步執行以維持協作效果。與此同時，實現單一服務器內多線程共享內存的信息處理模式，若是分布式系統，則應用分布式消息隊列操作的方式完成異步控制，保證信息數據采集的規范性和科學性。另一方面，電子簽名技術。借助密碼技術對傳統紙質電子文檔形式的簽名予以數字圖像化處理，供電企業借助特征提取能獲取客戶的相關簽名，以便于實現紙質檔案到電子檔案的轉化。2.文件生成。在電子檔案集中管理控制體系中，為了保證檔案監督控制的合理性和規范性，要配合數據處理方案，以便于完成數據管理要求。面對少量數據時，執行多數數據挖掘算法會耗費較多的時間，會對電力運行數據挖掘工作產生影響，面對較大的數據體量時，難免會出現數據分析效果不好的情況。所以，要對數據進行預處理，以便于形成有價值數據信息的數據集。例如，在挖掘輸電線路數據時，要初步挖掘檔案資料，并且掌握輸電環節的基本情況，配合數據收集和處理工序，就能為作業調度工作的優化提供保障。3.文件歸檔。供電企業電子檔案集中管理模式中，文件歸檔控制工作要自動生成文件歸檔時間、歸檔人員、檔案編號以及業務工單等具體內容，配合相關情況直接填寫檔案號并且完成歸檔說明等工作。第一，檔案號始終不變。如電網建設項目檔號結構：由目錄號、分類號、案卷順序號三組代號構成，一般用阿拉伯數字標識。各組代號之間用“-”分隔。如圖2。目錄號根據不同工程類別，分別由電壓等級代碼、項目順序號、工期號、項目年度中2～3個要素組成，用六位阿拉伯數字標識，中間無分隔符號。區分工期的項目，目錄號用電壓等級代碼、項目順序號、工期號標識。不區分工期的項目，目錄號用電壓等級代碼、項目順序號標識。配網、業擴工程也可采用按年度及批次進行檔號的編制。第二，要保證歸檔資料的完整性和可閱讀性。相關人員要集中檢查電子文件，并且了解文件的關鍵內容，以保證具體工作都能順利落實，并且在利用傳遞、轉移或者是壓縮處理后，依舊要對文件檔案予以查閱校對，保證文件內容的可參考價值不會受到影響。只有保證完整且規范的歸檔管理工作，才能充分發揮檔案的應用價值，以保證電子檔案集中化管理工作后資料信息和電子檔案的應用效果更加合理。4.管理服務。第一，要從專業化管理入手，保證相應的管控流程和具體管理內容都有序落實，維持電子檔案集中化管控的規范效果。電力企業的電子檔案主要包括會計報表、實物檔案、音頻/視頻/圖片檔案，因為體量較大，若是不能落實完整的挖掘技術處理方案，就會造成信息數據的缺失問題，嚴重影響數據的管理效果。因此，要將管理方案和供電作業流程聯系在一起，全面應用和運行數據挖掘模型的價值，并且組建高質量專業檔案隊伍，確保更多的專業人員參與到檔案管理工作中，提升控制工作的綜合水平和效果，并且保證人員篩選管理水平的最優化。第二，要對檔案信息數據庫的檔案內容管理工作予以優化，發揮電子檔案的應用優勢，實現綜合管理的目標。（1）檔案利用管理，主要是發揮電子檔案的作用，確保能搭建完整的電子檔案集中化管理模式。配合組合查詢機制、統計分析機制建立虛擬檔案室，配合常規化管理內容，能完成相關檔案分析工序，發揮檔案應用價值。（2）借閱管理，主要是能配合集中式管理方案完成位置查詢，并且能及時進行借閱記錄的登記和日志管理工作。（3）實體管理，進行檔案銷毀需要及時備注。（4）安全管理，利用用戶管理、功能權限管理、系統日志管理和業務日志管理等基礎模塊打造完整的安全監督控制模式，確保能提升電子檔案集中化管理的效率。

圖2 檔號結構示例圖

（三）電子檔案安全風險評估。1.確認評估對象。在供電企業電子檔案中，電子檔案數據、電子檔案數據載體、電子檔案數據環境是主要組成部分，因此，對應的評估工作也要圍繞以上內容展開，從而確保相關安全控制工作實時有效。第一，電子檔案數據中，主要的內容包括文本、圖片、音頻和視頻等基礎數據代碼，數據庫數據和其他電子文檔。第二，電子檔案數據載體包括軟件和基礎硬件設施，軟件細分為系統軟件和應用軟件，對應的硬件設施包括存儲設備、網絡設備和傳輸設備等。第三，電子檔案環境包括軟環境和實際環境。一方面，軟環境是國家經濟、整治、文化等宏觀環境形態，還包括企業的規章制度和企業文化氛圍；另一方面，實際環境指的是電子檔案室內部的基礎環境情況和配置狀態。2.風險評估因素。在確定評估對象的基礎上，要結合評估內容完成風險評估因素的確定，從而全面了解影響因素，保證綜合監督管理效果的最優化。第一，物理安全性。更多關注的是電子檔案的實際環境，庫房、設備以及環境是否滿足電子檔案集中管理的基本需求，且要對自然災害、故障預防控制方案的可行性予以評估分析。第二，管理的安全性。針對的是軟環境判斷以及電力企業管理制度的合理性。結合安全指標對組織架構、應急處理方案等予以綜合評估，分析是否滿足對應的指標系數。第三，網絡安全性。電子檔案在網絡傳輸過程中是否具備抵御網絡攻擊的能力，以保證電子檔案集中化管理的信息安全性和控制規范性，維持良好的安全評估控制模式。需要注意的是，要對黑客入侵抵御能力、病毒防范能力、審計監控能力和訪問控制措施處理效果等進行評估。第四，信息安全性。合理化的信息安全監督管理方案能最大程度上提高用戶檔案信息管理的及時性，避免被篡改或者是盜用，有效匹配數據完整性鑒別技術、信息數據安全分析技術、信息防抵賴技術等具體內容，有效評估安全性。第五，系統安全性，對整個計算機體系安全性予以評估。3.模糊綜合評價法。第一，確定評價因素體系，建立因素集。第二，建立因素權重集，借助層次分析法結合因素重要等級完成評定。第三，確定因素隸屬度，配合層次分析法，確定隸屬度，結合模糊評價向量表示評語等級的隸屬程度，依據具體參數評估模糊特性。第四，建立關系矩陣。第五，確定安全評價模型。其中，取值為1。4.確定因素評價等級。設置為很好、好、較好、一般和差5個基礎等級，結合評價結果全面分析電力系統電子檔案集中化管理的具體情況是否滿足實際需求，有效維持綜合性管控工作的合理性和規范性，保證電子檔案安全風險評估指標效果的最優化，并且維持指標體系和綜合評價模型應用控制的合理性。

三、結語

總而言之，供電企業電子檔案集中化管理工作是順應時代發展趨勢的必然選擇，要整合技術要求，保證相應設計內容和控制工作都能順利落實，提升檔案管理效果，為供電企業實時性管理工作的全面進步提供保障，促進電力系統可持續發展。