事業單位人事檔案管理存在的問題及策略探究

沙 金 中共甘南州委黨校

信息化社會的發展滿足了事業單位人事檔案信息化管理的需求。新時期，傳統的紙質檔案管理方式已經無法滿足人事檔案的管理需求，其專業化程度不高，在很大程度上制約了事業單位人事檔案管理工作的效率和規范化建設。因此，對當前事業單位人事檔案管理的現狀進行分析，探究事業單位人事檔案管理存在的問題，結合實際管理情況和信息化發展需求，有針對性地優化管理措施，滿足事業單位高效和規范的人事檔案管理需求。

人事檔案管理是事業單位運轉過程中的重要內容，對事業單位的穩定發展和信息安全有著重要影響。對此，事業單位在開展人事檔案管理工作的過程中需要積極轉變管理方式，有效引進信息化管理技術，進而從根本上提高人事檔案管理水平，促使事業單位人事檔案管理逐漸向系統化、規范化和標準化的方向跨越。

人事檔案管理內容

材料歸檔

事業單位在開展人事檔案管理工作的過程中，需要對新的檔案材料以及文件進行有效分類。一是劃分人事檔案材料，分析檔案信息是否滿足檔案歸檔的具體要求；二是在檔案歸檔的過程中，結合工作人員以及崗位的具體屬性、檔案應用方向和材料內容進行細致研究，明確檔案的具體位置；三是結合檔案管理目錄，有針對性地補充材料，保障歸檔屬性和歸檔方式的合理性和科學性；四是在檔案中納入全新材料。

檢查及核對檔案

核對事業單位人事檔案時，需要對人事檔案進行詳細的檢查，保證檔案的系統性和完整性。在檢查人事檔案內容的過程中，除了要檢查人事檔案是否出現遺漏、信息是否無誤等之外，還需要仔細檢查人事檔案的儲存環境，比如檔案儲存庫的安全性能和環境是否良好等。

事業單位人事檔案管理的重要性

保障信息的真實性

對于事業單位而言，人事檔案管理環節也是全面體現工作人員能力的重要環節。工作人員需要全面構建比較完整的人事檔案，以此為事業單位提供有效且真實的管理依據。例如，事業單位在人事任命時需要借助真實且有效的人事檔案，如果這些檔案存在問題，就很難為人事任命提供依據。此外，事業單位在整理、收集、保管和分析人事檔案的過程中如果出現操作不規范的問題，也會影響檔案的真實性。

全面體現人事問題

通過分析事業單位人事檔案的建立過程發現，構建規范化和標準化的人事檔案管理體系除了能使工作人員全面了解自身工作內容之外，還能全面體現人事問題，有效滿足事業單位全面了解相關部門及崗位人才匹配情況的需求。比如，細致的人事檔案除了能使管理部門全面了解相關部門當前人力過剩或短缺等問題之外，還能使管理部門了解相關崗位的技能要求，進而科學、合理地調整崗位。

規范企業工作

通過對標準化和規范化的人事檔案管理體系進行分析發現，在體系構建時需要制定標準化績效評定制度。通過這種評定方式來衡量相關工作人員是否能夠滿足崗位要求，進而促進事業單位的規范化和標準化發展。在事業單位人事檔案管理的過程中，實際管理制度和相關部門、崗位之間的聯系比較密切。對此，事業單位在制訂檔案管理工作方案時，需要結合具體制度以及相關崗位要求進行管理，推動事業單位的規范化發展。

事業單位人事檔案管理存在的問題

信息化管理水平低

隨著互聯網技術的發展，事業單位在開展人事檔案管理工作的過程中逐漸向信息化管理方向發展，這也是實現規范化、全面化和標準化管理的必然要求。但當前很多單位仍然采用傳統紙質檔案管理方式，很難滿足人事檔案信息化管理的需求，而且這種管理方式容易造成較大的人力、物力和財力浪費，不利于人事檔案管理實現安全性、精準性和完整性的管理目標。這些問題都是導致人事檔案信息失真的主要原因，若無法從根本上保障人事檔案信息的安全性和保密性，就會對事業單位的長遠發展造成不利影響。對此，在人事檔案管理的過程中，需要有效借助信息化管理方式，以此保障事業單位有序、穩定發展。

檔案管理意識欠缺

高效的檔案管理方式對事業單位的發展具有重要的促進作用，但在具體實施過程中，很多管理部門及相關領導更加重視業務拓展和經濟發展，這也是檔案管理人員管理意識欠缺的原因之一。忽視檔案信息管理對單位和部門發展的重要意義，使得人事檔案管理工作僅停留在表面上，甚至有些管理人員工作態度敷衍，導致檔案管理工作無法全面落實。在人事檔案管理的過程中，如果無法保證檔案的系統性和真實性，就會使人事檔案管理失去意義，進而對事業單位工作的開展產生不利影響，制約事業單位的穩定、高效和可持續發展。

管理能力欠缺

當前，很多事業單位在開展人事檔案管理工作的過程中，主要管理人員由其他崗位轉崗而來，導致相關管理人員專業水平不足，甚至不具備人事檔案管理的基礎條件。同時，部分管理人員工作態度不積極，很難滿足人事檔案管理最基本的要求，也無法及時跟上社會發展的步伐。隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作不能僅依靠人力，還需要引進科學的管理設備和信息化系統，這種管理方式對相關管理人員的信息技術水平提出了更高的要求。此外，部分事業單位人事檔案管理人員存在兼職管理現象，適應崗位的時間較短，流動性較高，這在某種程度上也制約了事業單位人事檔案管理的發展。

事業單位人事檔案管理策略

加強檔案管理思維

在人事檔案管理的過程中，檔案文件的管理和錄入較為重要。管理部門需要發揮帶頭作用，強化管理人員的管理意識。管理人員需要按照具體要求錄入檔案信息，從根本上解決信息失真、不完整等相關問題，滿足錄入信息真實性和系統性的要求。此外，管理人員需要主動學習先進的管理方法，并將這些管理方法融入具體工作中，建立具體和具有權威性的相關管理制度，為后期的管理提供依據。人事檔案管理具有較強的復雜性和系統性，若缺少合理和科學的管理模式，就會影響人事檔案管理工作的開展。因此，管理人員需要突出管理意識，結合人事檔案管理現狀，全面優化和完善相關管理制度。相關管理部門、領導以及工作人員需要高度重視管理過程，采用高水平和高層次的管理方式開展檔案管理工作。此外，管理人員在使用檔案和資料收集的過程中都要嚴格遵守規章制度，不斷優化管理措施，提升人事檔案管理水平。與此同時，落實好人事檔案管理制度需要管理人員具有責任意識，還要將個人績效和標準化、規范化的管理工作相結合，這種管理方式能夠提升人事檔案管理部門的建設水平。

強化人才引進措施

要想滿足事業單位人事檔案管理規范化、專業化和系統化的管理需求，就需要引入先進的管理制度和專業技能人才，不斷為事業單位人事檔案管理的規范化提供新的發展動力，進而使管理人員擺脫傳統的管理思想，學習先進的管理方式，制定出比較先進的管理制度。在此基礎上，人事檔案管理部門需要高度重視對現有管理人員的理論基礎和技能的培訓，以此全面提高管理水平和效率。

深挖管理中存在的問題

人事檔案管理體系的構建和完善需要結合事業單位的具體情況，全面探究管理時可能存在的問題，結合相關單位、相關部門和工作人員的實際工作情況，制定能夠滿足當前人事檔案管理需求的制度；從檔案調取、錄入和歸檔等方面開展工作，將檔案的錄入者、查閱者、管理者、被記錄人納入制度管理中。同時，專業管理人員是保障人事檔案規范化管理的基礎，如果管理人員的綜合素質不高，缺乏全面的管理思維，就很難滿足人事檔案管理規范化和標準化的管理需求。對此，在開展人事檔案管理工作的過程中，需要高度重視管理人員的綜合素質，以此作為人事檔案管理的基礎，積極打造高水平的管理團隊。具體措施有以下幾點：一是積極探索，培養專業技術人才，有效提高管理人員的專業技能和理論水平。二是要全面打造具有較高專業化水平的管理團隊，提高管理人員的綜合素養，在培養和優化專業管理人員綜合素養的基礎上有效提高其管理水平。

優化檔案管理效率

近年來，現代化技術的發展如火如荼，很多事業單位在開展人事檔案管理工作的過程中注重引入數字化管理技術，以滿足事業單位人事檔案管理的需求。通過學習數字化管理技術，能夠提高事業單位的人事檔案管理水平。對此，部門建設需要借助先進的科學技術，建立起比較完善的人事檔案信息庫，縮減檔案管理流程，縮短檔案管理時間，提升檔案管理效率。

整合信息化管理平臺

在平臺應用中，可以借助硬件設計搭建人事檔案管理平臺。本文將某事業單位作為實際案例，對其平臺應用效果進行驗證。為了有效阻止非檔案管理人員進入平臺，需要在軟件開發階段設計登錄窗口，將登錄界面顯示在上位機顯示器上，輸入密碼和賬號后才能進入平臺。需要設置的人事檔案資源屬性以表1為主。

表1 人事檔案主要資源屬性

通過對上述資源進行整合，借助遺漏數據統計軟件來統計遺漏量，將其制作成表格的形式（見表2）。表中整合率的主要計算方式為整合量與“整合量+遺漏量”之間的百分比。通過分析發現，在整合的過程中四項整合率分別為99.7%、99.0%、97.3%和98.3%，這些整合率數值均高于人事檔案管理所需要的95.0%。通過分析整合遺漏數據發現，其多數都屬于利用價值較低的資源，不會對事業單位的發展產生影響。

表2 平臺整合結果統計

1.數據庫服務器

事業單位在開展人事檔案管理工作的過程中，可以采用信息化管理方式，不斷引進先進的管理技術和平臺，結合平臺的服務器進行選擇。其在平臺核心硬件的選擇上，可以選用安裝PowerEdge R740型號的服務器，該服務器有4個4TB硬盤、2個480GB硬盤以及2個CPU；服務器的內存以4×32GB為主；所采用的結構以機架式為主；服務器的主要尺寸大小為82.3 mm×426.0mm×702.3mm。在該服務器的使用過程中，該型號數據庫中所涉及的ProSupport能夠滿足平臺24×7遠程運行需求，進而滿足事業單位人事檔案管理相關程序應用的需求，促使各種資源達到均衡，使其具有一定的經濟性和可擴展性，滿足檔案數據變化的現實需求。

2.上位機顯示器

在上位機顯示器的應用中，主要采用的平臺借助C/S架構，不斷在平臺的客戶端有效整合管理信息并安裝相關軟件，同時，在上位機現實界面上展現出人機交互界面，通過這種方式來滿足平臺用戶的操作需求以及訪問和查詢后臺檔案數據庫的要求。而在上位機顯示器的選擇中，需要借助型號為SD4-6560的19—65寸落地臥式電容屏觸查詢一體機，同時將Visual C++引入該型號的顯示器中，有效開發相關平臺的軟件操作界面。因此，借助該型號顯示器，平臺用戶可以有效查詢相關人事檔案信息。觸屏查詢的方式能夠體現出平臺的交互性，滿足用戶信息查詢的需求。

在事業單位發展的過程中，人事檔案管理部門的建設具有重要作用，同時人事檔案管理工作也是檔案管理部門開展工作的重要基礎和內容。因此，事業單位要想有效提升人事檔案管理效能，就需要在日常管理工作中積極創新，全面深化落實標準化、規范化管理方式，且在管理中融入信息化管理措施，通過這種方式提升人事檔案管理水平、管理人員的專業素養以及管理質量。