檔案社會服務(wù)業(yè)發(fā)展動因和理論基礎(chǔ)

孫芳芳/浙江大學(xué)

徐林娟 胡廣成/杭州遠大檔案技術(shù)有限公司

檔案社會服務(wù)業(yè)自20世紀90年代伴隨著檔案社會服務(wù)機構(gòu)的誕生而產(chǎn)生。黨的十八大以來，在以習(xí)近平同志為核心的黨中央堅強領(lǐng)導(dǎo)下，檔案事業(yè)發(fā)生了歷史性變革，推動了檔案服務(wù)業(yè)的快速發(fā)展，使其日益成為保障和促進檔案事業(yè)發(fā)展的重要支撐。目前，浙江省、福建省、廣州市、株洲市等地建立了檔案服務(wù)行業(yè)協(xié)會等社會團體。據(jù)統(tǒng)計，浙江省檔案服務(wù)企業(yè)已達5000多家，每年新成立檔案服務(wù)企業(yè)400多家，預(yù)計到“十四五”期末，行業(yè)年產(chǎn)值將達到50億元，從業(yè)人員超過5萬人。檔案社會服務(wù)業(yè)發(fā)展的動因是什么？又有哪些理論可以支持其可持續(xù)發(fā)展？正確認識這兩個問題，有助于促進未來檔案社會服務(wù)業(yè)的健康發(fā)展。

1 檔案社會服務(wù)業(yè)發(fā)展動因

檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展迅速、前景光明的原因，主要有以下三點：一是市場有需求；二是國家的政策導(dǎo)向和政策支持；三是檔案社會服務(wù)機構(gòu)不斷壯大。三者關(guān)系見右圖。

1.1 市場需求

檔案社會服務(wù)業(yè)快速發(fā)展最重要的內(nèi)在原因和推動力是市場的需求。檔案社會服務(wù)的需求方通常會出于提升本單位的核心競爭力、降低管理成本和提高檔案管理水平的考慮，尋求檔案社會服務(wù)。

當前，很多政府機構(gòu)和企業(yè)事業(yè)單位，都通過檔案服務(wù)外包將自己做不了、做不好或需要付出較高代價去做的檔案工作交給檔案社會服務(wù)機構(gòu)去做，通過談判達到降低交易成本的目的；利用檔案社會服務(wù)機構(gòu)的專長和優(yōu)勢提高勞動生產(chǎn)率和提升本組織檔案管理水平；通過外包檔案工作，把主要精力放在核心的、關(guān)鍵的業(yè)務(wù)上，不斷提高自身競爭力。

1.2 國家相關(guān)政策的引導(dǎo)和支持

國家相關(guān)政策的引導(dǎo)和支持是檔案社會服務(wù)業(yè)發(fā)展的根本原因，也是檔案社會服務(wù)業(yè)發(fā)展的強有力保障。20世紀90年代，政府購買檔案服務(wù)在上海、深圳、杭州等地開始起步、探索，從無到有發(fā)展起來，經(jīng)歷了從適應(yīng)到推動轉(zhuǎn)變、從經(jīng)驗積累到制度規(guī)范、從低層次密集勞動到高層次科技設(shè)計的轉(zhuǎn)變，這離不開國家相關(guān)政策的出臺和推動。

2013年，國務(wù)院辦公廳下發(fā)《關(guān)于政府向社會力量購買服務(wù)的指導(dǎo)意見》，對政府購買服務(wù)改革工作作了專門部署，明確了這項工作的指導(dǎo)思想、基本原則、目標任務(wù)和總體要求。2021年6月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，其中明確提出“鼓勵、引導(dǎo)、規(guī)范社會力量參與檔案事務(wù)”。近年來，國家檔案局就檔案服務(wù)外包相繼出臺了DA/T 67—2017《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》、DA/T 68.1—2020《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則》、DA/T 68.2—2020《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》、DA/T 68.3—2020《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第3部分：檔案管理咨詢服務(wù)》、DA/T 68.4—2022《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第4部分：檔案整理服務(wù)》等一系列管理性行業(yè)標準。2021年新修訂《檔案法》對檔案服務(wù)外包作了專章規(guī)定，并要求加強對服務(wù)機構(gòu)的行政監(jiān)管。

檔案社會服務(wù)業(yè)發(fā)展動因分析圖

于是，在“購買服務(wù)”成為普遍現(xiàn)象的背景下，檔案服務(wù)的需求快速增長，越來越多的單位依據(jù)政策選擇將檔案業(yè)務(wù)外包給專業(yè)的檔案服務(wù)機構(gòu)；越來越多的檔案服務(wù)機構(gòu)應(yīng)運而生并快速發(fā)展，承擔檔案社會服務(wù)各項工作。

1.3 檔案社會服務(wù)機構(gòu)的壯大

檔案社會服務(wù)機構(gòu)的壯大是檔案社會服務(wù)業(yè)發(fā)展的外在原因。檔案社會服務(wù)機構(gòu)的壯大主要表現(xiàn)在三個方面：一是機構(gòu)數(shù)量急劇增加，機構(gòu)規(guī)模不斷擴大。如浙江省在20世紀90年代只有不到10家檔案社會服務(wù)機構(gòu)，現(xiàn)如今已有5000多家檔案社會服務(wù)機構(gòu)；許多機構(gòu)努力提升自身規(guī)模，小規(guī)模機構(gòu)向年產(chǎn)值500萬、1000萬的中型規(guī)模機構(gòu)發(fā)展，中型規(guī)模機構(gòu)向年產(chǎn)值上千萬的大型機構(gòu)發(fā)展。二是服務(wù)范圍擴展。最初的檔案服務(wù)內(nèi)容主要是實體檔案規(guī)范化整理，現(xiàn)在是全方位服務(wù)，包括智力服務(wù)、技術(shù)服務(wù)，涵蓋了檔案實體整理和寄存、檔案數(shù)字化和信息化、電子檔案管理、檔案業(yè)務(wù)咨詢和設(shè)計、檔案軟件開發(fā)、檔案修復(fù)、檔案用品經(jīng)營、檔案信息資源開發(fā)利用、檔案培訓(xùn)、檔案中介服務(wù)項目監(jiān)理等。三是檔案服務(wù)質(zhì)量提升。檔案服務(wù)機構(gòu)通過提升檔案服務(wù)質(zhì)量，幫助委托方通過檔案年檢，通過進館驗收，通過國家、省、市級檔案工作驗收。檔案社會服務(wù)機構(gòu)在自我發(fā)展壯大的同時，客觀上起到了極大推動檔案社會服務(wù)事業(yè)快速發(fā)展的效果。

2 檔案社會服務(wù)業(yè)的理論基礎(chǔ)

檔案社會服務(wù)業(yè)的興起和發(fā)展有客觀的需求，有環(huán)境的支撐，也有理論的基礎(chǔ)。這些理論主要有服務(wù)外包理論、知識共享理論、文件運動規(guī)律理論和項目管理理論，它們不僅為檔案服務(wù)行業(yè)發(fā)展的必然性做了論證，也為檔案服務(wù)行業(yè)業(yè)務(wù)的開展提供了科學(xué)指導(dǎo)。

2.1 服務(wù)外包理論

服務(wù)外包理論中對檔案社會服務(wù)具有意義的是社會分工理論、社會交換理論和委托—代理理論。

2.1.1 社會分工理論

亞當·斯密在《國富論》中指出：勞動生產(chǎn)力上最大的改進，以及勞動時所表現(xiàn)的更多的嫻熟程度、技巧和判斷力，似乎都是分工的結(jié)果。有了分工，同樣數(shù)量的勞動者就能完成比過去多得多的工作量。原因有三個：第一，勞動者的技巧因為專業(yè)而日益精進；第二，通常從一種工作轉(zhuǎn)到另一種工作會損失不少時間，分工可以避免這種損失；第三，由于專門機械的發(fā)明，一個人能夠完成許多人的工作。社會分工的優(yōu)勢就是讓擅長的人做自己擅長的事情，使平均社會勞動時間大大縮短，生產(chǎn)效率顯著提高。

檔案社會服務(wù)是社會分工的結(jié)果，同時其自身也存在著進一步分工的需要。過去各機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位的檔案工作是由本單位的檔案館、檔案室進行的，專業(yè)化程度比較低。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作的現(xiàn)代化，檔案工作越來越需要專業(yè)化程度更高的服務(wù)機構(gòu)和服務(wù)團隊來承擔，越來越需要運用專門的設(shè)備和工具，解決批量化檔案規(guī)范整理、檔案數(shù)字化、電子檔案管理等現(xiàn)代檔案管理的問題。專業(yè)化檔案社會服務(wù)機構(gòu)和服務(wù)團隊的優(yōu)勢就是能提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)產(chǎn)品，能提高工作效率。從社會分工理論角度看，檔案社會化服務(wù)就是讓專業(yè)機構(gòu)做自己擅長的事，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)，實現(xiàn)共贏目的[1]。

2.1.2 社會交換理論

社會學(xué)家霍曼斯的社會交換理論認為，任何人際關(guān)系，其本質(zhì)就是交換關(guān)系。只有這種人與人之間精神和物質(zhì)的交換過程達到互惠平衡時，人際關(guān)系才能和諧，而且只有在互惠平衡的條件下，人際關(guān)系才能維持。

社會交換（social exchange）的范疇主要涉及地位、感情、信任、榮譽等。根據(jù)社會交換理論，信任僅僅產(chǎn)生在社會交換中。信任關(guān)系中雙方都試圖最大化自己的利益，并且盡可能降低風險，這種風險主要是信任中的施信方（通常是委托人）要面對受信方的機會主義行為和無法有效完成預(yù)期任務(wù)的風險。根據(jù)這一理論，人們會權(quán)衡社會關(guān)系中潛在的利益和風險，當風險超過回報時，人們將終止或放棄這種關(guān)系。

檔案社會服務(wù)的過程中，不僅存在經(jīng)濟交換，即基于商品或有形服務(wù)產(chǎn)品的交易和交換，這種交換可以通過合同來加以約束，而且還存在著社會交換，即情感和信任等的交換。檔案社會服務(wù)除了提供過硬的技術(shù)之外，還需要有良好的服務(wù)態(tài)度、工作作風，以獲取服務(wù)外包發(fā)包方的信任，建立互信互利的長期合作關(guān)系。所以，根據(jù)社會交換理論，如果承包方在和發(fā)包方的交換關(guān)系中，出現(xiàn)情感危機和信任危機，那么就會危及雙方利益。所以，在檔案社會服務(wù)中，誠實守信、加強感情投資也是非常重要的。

2.1.3 委托—代理理論

委托代理理論的中心任務(wù)是研究在利益相沖突和信息不對稱的環(huán)境中，委托人如何設(shè)計最優(yōu)契約激勵代理人。為了避免因信息不對稱以及利益沖突所帶來的低效率風險，設(shè)計適當?shù)奈小沓绦蚝蛥f(xié)調(diào)與激勵機制就變得非常重要。根據(jù)委托代理理論，外包就是在產(chǎn)品/服務(wù)的供需雙方（代理人和委托人）之間建立起最為有效的合同安排。所以檔案社會服務(wù)中前期的充分溝通協(xié)商、合同制訂和項目方案設(shè)計就變得尤為重要。

2.2 知識共享理論

知識共享理論主要研究知識共享的定義、動機以及影響知識共享的因素和作用等。在知識共享研究領(lǐng)域的一些成果對檔案社會服務(wù)機構(gòu)的建設(shè)具有理論依據(jù)作用。如在知識共享的概念上，Senge認為知識共享是組織學(xué)習(xí)的過程，即組織內(nèi)員工之間、團隊之間的學(xué)習(xí)過程，在這個過程中，個體知識成為組織知識，組織的重要任務(wù)就是促進學(xué)習(xí)的持續(xù)進行。知識是一種“有效行動的能力”。曹興等認為，知識共享指的是組織內(nèi)員工、團隊和組織之間通過各種共享手段（如知識網(wǎng)絡(luò)、會議、團隊學(xué)習(xí)）共享各類知識（包括顯性知識和隱性知識，也可能是信息、觀點、建議、專長或經(jīng)驗等），經(jīng)過消化、吸收實現(xiàn)知識的轉(zhuǎn)化，甚至通過再創(chuàng)造使原有知識得到進一步的擴大和創(chuàng)新，最終形成組織的知識財富的過程[2]。

檔案社會服務(wù)機構(gòu)作為專門從事檔案社會服務(wù)的專業(yè)機構(gòu)，存在著專業(yè)知識和技能的交流、傳播、更新的需求，這就需要運用知識共享理論，建設(shè)學(xué)習(xí)型企業(yè)，不斷提煉和傳播專業(yè)知識和相關(guān)知識，加強崗位培訓(xùn)和職業(yè)教育，營造知識共享和知識創(chuàng)新的氛圍，暢通學(xué)習(xí)交流的渠道，以實現(xiàn)全員知識共享和專業(yè)能力提升、提高創(chuàng)新能力、完善工作方法，最終獲得有效行動力、提升服務(wù)績效、提高產(chǎn)品質(zhì)量、滿足顧客需求。

2.3 文件運動規(guī)律理論

文件的運動規(guī)律在紙質(zhì)環(huán)境中和電子環(huán)境中的表現(xiàn)是不同的，根據(jù)這種不同，形成了兩種理論，即文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論，這些理論對檔案服務(wù)機構(gòu)從事檔案業(yè)務(wù)具有專業(yè)指導(dǎo)意義。

2.3.1 文件生命周期理論

文件生命周期理論揭示了紙質(zhì)文件從形成到銷毀或作為歷史檔案永久保存的生命過程，根據(jù)文件價值形態(tài)的變化和流轉(zhuǎn)情況的變化可劃分為文件的制作形成、文件的現(xiàn)行使用、文件的暫時保存和文件的永久保存四個階段，對不同階段的文件需要不同的保管場所和管理形式[3]。

根據(jù)此理論，有條件的檔案社會服務(wù)機構(gòu)可以建設(shè)檔案寄存中心，為存儲空間有限的企事業(yè)單位提供檔案寄存服務(wù)并提供日常檔案查詢服務(wù)。檔案社會服務(wù)機構(gòu)可以針對不同階段的檔案文件開展專業(yè)性的收集、整理、著錄編目等，設(shè)計相應(yīng)的檔案管理體系和創(chuàng)建各項具體工作的規(guī)范標準等，使檔案工作專業(yè)化。

2.3.2 文件連續(xù)體理論

文件連續(xù)體理論是20世紀八九十年代隨著電子文件的大量產(chǎn)生而產(chǎn)生的，其基本觀點如下。一是根據(jù)1996年澳大利亞制定頒布的文件管理國家標準AS 4390—1996，文件連續(xù)體的概念為：“文件存在的整個領(lǐng)域。指從文件創(chuàng)制（包括創(chuàng)制前文件保管系統(tǒng)的設(shè)計）到文件作為檔案保存和利用管理的全過程中連貫一致的管理體制。”二是文件連續(xù)體具有四維空間，見下圖 。三是在四維空間中文件可以同步運動。四是根據(jù)四維空間可以采取相應(yīng)的文檔管理方法，如鑒定前置、元數(shù)據(jù)與文件結(jié)合歸檔。

文件連續(xù)體理論為檔案社會服務(wù)機構(gòu)開展不同維度的檔案文件條目數(shù)據(jù)庫建設(shè)和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)和共享提供了理論支持，也為電子檔案的源頭控制和電子文檔一體化管理系統(tǒng)設(shè)計提供了理論支持。

2.4 項目管理理論

項目管理理論起源于第二次世界大戰(zhàn)期間，發(fā)展于20世紀后30年，是一種先進的管理理論。

項目管理理論認為項目是為了創(chuàng)造某一獨特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的臨時性努力。每一個項目都有其項目生命周期，它是項目從產(chǎn)生到結(jié)束，從概念階段到開發(fā)階段、實施階段和結(jié)束階段的整個生命過程。項目管理就是為按時實現(xiàn)項目目標，并符合既定的成本、質(zhì)量和性能要求，對項目的各個階段各個方面進行計劃、監(jiān)督和控制，以及對所有的項目相關(guān)者實行動員的過程，在這一過程中項目管理的組織和領(lǐng)導(dǎo)是項目成敗的關(guān)鍵。

檔案社會服務(wù)就是為客戶提供獨特的產(chǎn)品和服務(wù)，這種獨特的產(chǎn)品和服務(wù)完全符合項目概念，可以用項目管理的理念、原則與方法來有效開展管理，如組建項目團隊、規(guī)范項目流程、實行項目考核，使檔案社會服務(wù)有效和高效。

總之，檔案社會服務(wù)業(yè)的發(fā)展在新時代有其生存和發(fā)展的必然性。為了更好地推動檔案社會服務(wù)業(yè)健康發(fā)展，檔案社會服務(wù)機構(gòu)應(yīng)該抓住發(fā)展良機，進行改革創(chuàng)新。應(yīng)以相關(guān)的重要政策和理論為指導(dǎo)，積極配合檔案行政管理機關(guān)，深化相關(guān)政策和標準的研究以及推行；應(yīng)積極推進科技創(chuàng)新，努力促使檔案服務(wù)由底端勞動密集型整理向計算機化的數(shù)據(jù)集成和開發(fā)轉(zhuǎn)型，由單一服務(wù)向涵蓋高中低端的全方位服務(wù)發(fā)展，由傳統(tǒng)的中端檔案室服務(wù)延伸到業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件前端控制和檔案館的后端服務(wù)的一體化服務(wù)；應(yīng)大力開發(fā)新軟件、新設(shè)備、新用品；應(yīng)加強創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，以應(yīng)對發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)。