浙江檔案工作數字化轉型的探索與實踐

梁紹紅 夏振華/中共浙江省委辦公廳

習近平同志在浙江工作期間，高瞻遠矚地作出了建設“數字浙江”的戰略部署，強調要把建設“數字浙江”作為一項戰略性任務、基礎性工作、主導性政策研究好、落實好。浙江省一直沿著習近平總書記指引的路子，堅持“數字浙江”一張藍圖繪到底，先后推出“四張清單一張網”“最多跑一次”、政府數字化轉型等重大改革，并在此基礎上率先啟動數字化改革[1]。如今，數字化改革已深度融入經濟、政治、文化、社會、生態等各方面，為浙江高質量發展建設共同富裕示范區和現代化先行提供了強勁動力。

“數字浙江”建設中，檔案信息化建設既是重要組成部分，也是重要基礎支撐。2003年5月，時任浙江省委書記習近平在視察浙江省檔案局（館）時作出了檔案工作“走向依法治理、走向開放、走向現代化”的重要論述，并強調“要提高檔案信息化水平，運用現代化技術做好檔案管理工作。要在實施‘數字浙江’、推進電子政務的過程中，把檔案工作納入其規劃，統籌考慮”[2]。進入新時代，隨著“數字浙江”建設縱深推進，全面落實好檔案工作“三個走向”總要求，加快實現以信息化為核心的檔案管理現代化，檔案部門面臨的重點課題就是要全面推進檔案工作數字化轉型。

1 大數據治理環境下檔案工作面臨的挑戰

全球數字變革方興未艾，數字技術對生產方式、生活方式、治理方式的重塑是所有人共同面對的一個全新命題。加快檔案工作數字化轉型，是服務和融入政府數字化轉型的大勢所趨[3]，是檔案治理體系和治理能力現代化的必然要求，也是推進檔案工作自身創新發展的根本出路。

1.1 檔案管理對象發生變化

數據作為新型的生產要素，是數字化、網絡化、智能化的基礎，已深度融入經濟社會等各個領域，深刻改變著生產方式、生活方式和社會治理方式。以政務服務為例，2014年上線的浙江政務服務網（“浙里辦”）注冊用戶目前已突破8200萬，日均活躍用戶達280萬，匯聚3638項全省統一的政務服務事項、1500項便民惠企服務、40件多部門聯辦“一件事”，幾乎囊括了群眾、企業所需要的各類政務服務，2022年1月以來全省辦件總量達到了9992萬件。政務服務中產生的大量原生政務數據，過去是以傳統載體形式保存的專業檔案，現在正以數據的形式記錄和生成，在未來這一比例還將不斷提高，檔案與數據之間的邊界會日益模糊，數據形態的檔案資源將成為檔案部門主要的管理對象，并成為驅動檔案工作數字化轉型的外在動因。

1.2 檔案信息化傳統實施路徑面臨挑戰

“十二五”以來，我省檔案信息化的重心放在檔案“存量數字化”和自成體系的數字檔案館（室）建設上，盡管取得了一些成績，但在大數據治理環境下，其短板也逐漸顯露。如各類檔案數字資源分區而治，互聯互通差，信息孤島、數據煙囪問題比較突出；電子檔案認定難、使用難，“雙套制”問題比較普遍；檔案的數據服務能力不強，檔案數據化、數據治理工作滯后；數字檔案系統一體化程度低，平臺碎片化、低水平重復建設問題比較突出；平臺技術架構落后，系統應用迭代緩慢；數字技術賦能不夠，檔案開放審核、檔案資源共享等一些難點、痛點問題難以得到有效解決。

1.3 檔案工作運行理念機制急需轉型

大數據帶來了人們思維方式和決策方式的改變，也深刻改變著檔案治理的理念和方式，檔案治理變革正朝著治理主體協同化、治理內容系統化、治理過程透明化、治理方式數據化、治理技術迭代化和治理結果精準化等方向發展。在大數據治理環境下，檔案工作的數字化轉型必然需要實現檔案工作運行理念機制的轉型，按照“一盤棋”的理念，重點處理好數據形成部門、數據主管部門、檔案主管部門、檔案館等多方檔案數據治理主體的關系，既要明確職責邊界，也要強化協同合作，加強部門協同、局館協同、館室協同和館際協同。

2 浙江檔案工作數字化轉型的主要做法和成效

2.1 全面服務和融入“數字浙江”建設

2016年，浙江省政府出臺《浙江省促進大數據發展實施計劃》，“檔案管理和開放共享示范工程”作為18項示范工程之一列入其中。

2017年，省政府辦公廳會同省檔案局聯合召開“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會，全面部署啟動政務大數據歸檔工作，電子化歸檔工作列入數字政府考核任務[4]。

2018年，浙江省部署啟動政府數字化轉型工作，省檔案局作為成員單位納入省政府數字化轉型工作領導小組，檔案工作數字化轉型納入《浙江省深化“最多跑一次”改革推進政府數字化轉型工作總體方案》。

2022年，《浙江省貫徹落實〈國務院關于加快推進政務服務標準化規范化便利化的指導意見〉重點任務分工方案》正式下發，明確由省檔案局牽頭“推行政務服務電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理”。

2.2 加強省域檔案工作數字化轉型頂層設計

2019年，對接政府數字化轉型總體方案，制定《浙江省檔案工作數字化轉型總體方案》（2020—2025年），分三個階段提出檔案工作數字化轉型的目標。

2020年11月，省“兩辦”印發《關于新時代全面推進檔案工作數字化轉型的意見》，明確檔案工作數字化轉型的具體目標任務、重點項目和保障措施。

2021年3月，“檔案工作數字化轉型”寫入《浙江省檔案事業發展“十四五”規劃》，《規劃》提出“加快檔案資源和檔案管理數字化轉型”，實施“檔案工作數字化轉型示范工程”。

2021年7月，印發了《浙江省檔案工作數字化改革方案》，明確全省檔案工作數字化改革“2N2”體系（見右圖），提出檔案工作數字化改革的4項主要任務和7個支撐項目。

2.3 持續推進檔案工作數字化轉型重點工程

2016年我省圍繞大數據建設啟動實施以政務數據歸檔管理、安全保存和開放共享為重點的“檔案管理與開放共享示范工程”，2020年提出重點實施檔案工作數字化轉型四項示范工程，并持續深化推進。

一是檔案行政智能監管工程。全面梳理檔案行政核心業務，編制檔案部門權力事項目錄和實施清單，實現檔案政務服務事項“一網通辦”。依托“互聯網+監管”平臺，編制檔案行政檢查清單，開展“掌上執法”，2018年以來全省檔案主管部門共進行“雙隨機、一公開”執法檢查6433戶次，查出問題1595項。探索實施檔案工作指數化監管，研究制定浙江省檔案資源建設指數評價指標體系及評價實施辦法，開展檔案工作指數評價，2022年7月公布了首期全省檔案工作指數評價結果。

二是檔案資源數字化轉型工程。持續實施檔案登記備份戰略，開展室藏重要檔案數字備份，目前全省已完成80%以上存量室藏檔案數字化。全面開展政務服務等重點領域電子化歸檔工作，提出政務大數據歸檔管理的基本思路和實施路徑（見下圖），研發部署全省政務數據歸檔交換平臺，接入各類業務系統（含浙江政務服務網和市統建的政務服務網）221個，其中接入省本級平臺34個，目前累計電子歸檔達1億件。開展電子發票電子化入賬報銷歸檔工作，34家企業完成國家級試點，目前已在全省推廣。

政務服務事項電子文件歸檔流程

全省檔案工作數字化改革“2N2”體系示意圖

三是區域數字檔案共享利用工程。率先推動省域“異地查檔、跨館服務”，建成運行浙江檔案服務網并接入全國平臺，實現全省范圍內館際微信、“浙里辦”App掌上查檔。建成長三角民生檔案跨區域查檔平臺，實現民生檔案利用跨省“一網通辦”。建成全省檔案電子出證中心，推動全省所有國家綜合檔案館實現統一規范的檔案電子出證。

四是數字檔案系統提升工程。高質量推進數字檔案館（室）省域全覆蓋。截至2021年底，浙江省96家綜合檔案館已全部建成數字檔案館，其中全國示范10家、國家級50家；全省建成數字檔案室13097個，其中省級示范2484個、規范化6298個。紹興市上虞區在全省率先完成智慧檔案館試點。

2.4 加快推進檔案工作數字化改革

2021年2月，浙江全面啟動數字化改革。我們按照全省數字化改革總體部署，組建全省檔案系統數字化改革工作專班，研究部署全省檔案工作整體智治的階段性任務，聚焦聚力建設“浙里數字檔案”重大應用，打造檔案工作數字化改革“硬核”成果。2021年，“浙里數字檔案”列入全省數字化改革重大應用“一本賬S1”，構建“智能監管”“協同共享”“區域一體”“一倉一庫”等4大場景應用，省市縣三級檔案部門按照各自任務分工，協同建設“浙里數字檔案”應用，取得了階段性成果。省檔案局承擔的全省檔案工作智能監管應用項目已于2021年底完成初驗，“任務智達”“浙里檔案+”“檔案工作指數評價”三大核心場景均已上線試運行。財政、稅務、檔案等部門協同打造的“浙里辦票+浙里報賬”應用，獲2021年浙江省改革突破獎銀獎、浙江省數字化改革最佳應用。省檔案館承擔的省檔案數據共享中心項目主要系統已完成開發測試，“1+1+6+N”的數字檔案系統架構逐步形成。截至2022年6月，全省65個市、縣（市、區）啟動區域數字檔案管理服務一體化平臺項目，省檔案局先后批復16個“浙里數字檔案”典型場景應用開展試點，推動檔案數字化改革應用成果“一地創新、全省共享”。

3 若干體會和今后的工作思路

3.1 檔案工作數字化轉型需要堅持改革理念

2022年4月，習近平總書記在中央全面深化改革委員會第二十五次會議上強調“以數字化改革助力政府職能轉變”，這為我們推進數字政府建設提供了根本遵循。回顧“十二五”以來浙江的信息化發展，創新與改革是主基調，也是主導向。檔案工作數字化轉型是一項系統工程，不是簡單地將線下的檔案工作搬到線上，也不是簡單的檔案資源數字轉型，而是需要基于檔案工作“四個體系”整體和資源、應用、制度、科技、人才等核心要素，以治理體系、治理能力現代化為目標，堅持系統思維和數字化改革理念，在物理和數字兩個空間對檔案工作的各項核心業務進行全面梳理、流程再造，實現檔案業務數據化；再通過海量數據的歸集、分析和利用，以數據驅動創新，以數據流驅動業務流、決策流，推動檔案數據業務化。

3.2 檔案工作數字化轉型需要做好服務和融入文章

檔案工作數字化轉型需要立足全局整體，強化大局觀念，在“數字浙江”建設大局中找準自身定位?！笆濉币詠砦覀円恢本o緊圍繞“最多跑一次”改革、政府數字化轉型、數字化改革等中心工作，針對改革中出現的與檔案工作相關的難點、堵點，找準檔案工作服務中心大局的切入點，在服務中心大局的同時推動檔案工作轉型發展、融合發展。如針對政務服務中電子紙質材料雙套歸檔保存、全流程網上辦理難以落地的堵點，我們加快政務服務電子化歸檔改革，以“歸檔零紙件”推動政務服務事項全流程網上辦理。這項工作也大大加快了“十三五”浙江檔案工作的數字化轉型步伐，推動了檔案工作全面融入浙江政府數字化轉型。

3.3 檔案工作數字化轉型需要加強多跨協同、內外聯動

檔案工作數字化轉型涉及電子政務部門、立檔單位、檔案主管部門、檔案館等多個部門，光靠單方的力量難以持續有效推進，必須加強多方協同。一是加強部門協同，將檔案工作數字化轉型的相關任務和指標要求納入本地區電子政務整體規劃、工作要求和考核評價體系，加強考核和督促檢查。二是加強局館協同，堅持局館檔案信息化建設“一盤棋”，充分發揮檔案館的信息化人才、資源等優勢和技術平臺支撐主陣地作用。三是加強館室協同，各立檔單位是檔案工作數字化轉型的重點和難點，只有從源頭抓起，統籌推進區域內各檔案管理主體的數字化轉型，才能實現真正、全面的轉型。四是加強館際協同，堅持統分結合，形成上下合力，切實解決數字化轉型過程中檔案資源和服務的整合問題。

3.4 檔案工作數字化轉型需要強化科技、平臺等支撐

一方面要加強檔案科學研究和技術創新，加快大數據、人工智能、區塊鏈等新技術的應用，通過技術創新和融合為檔案管理和行政監管工作持續賦能[5]。另一方面要加快平臺整合和迭代提升，著力解決系統、數據碎片化的問題。目前我省的重點是在全省數字檔案館室基本實現全覆蓋基礎上，基于政務外網加快資源與平臺整合，加快打造互聯互通的省域、市域、縣域數字檔案管理服務一體化平臺。此外，要強化標準支撐、人才支撐、服務產業等基礎支撐，堅持標準先行、人才為本，推動檔案信息化服務產業發展。

3.5 檔案工作數字化轉型需要同步推進資源轉型和業務轉型

在資源轉型上，要著力推進增量檔案電子化，加快構架以電子檔案資源為主導的檔案數字資源體系；同時要加快存量檔案的數字化、數據化，加快檔案專題數據庫建設。在業務轉型上，要重點強化檔案業務協同，加快檔案工作核心業務的數字化運行，全面推進檔案行政監管、檔案管理、檔案公共服務等檔案工作基本職能的數字化轉型，打造整體協同、高效運行的檔案工作智治體系。

今后一個時期重點工作任務：

第一，迭代升級檔案工作數字化改革“2N2”體系。對標省委數字化改革迭代升級后的“1612”體系，把全面推進檔案工作“四個體系”建設的要求和檔案工作服務基層治理的要求納入現有的“2N2”體系，使數字檔案場景應用內容更加豐富，邊界更加清晰，集成更加完善，銜接更加緊密，檔案數據共享渠道更加暢通，指導多跨協同和全面貫通作用更加顯著，打造更全面的檔案工作整體智治升級版。

第二，推進“浙里數字檔案”應用全面貫通。推動檔案工作數字化改革從數字化轉向實戰化，進一步提升“浙里數字檔案”應用的實用實戰實效水平，重點做好檔案工作重大任務貫通、檔案工作指數評價指標數據貫通、數字檔案應用功能組件貫通、檔案工作核心業務數字化運行體制機制貫通和多端貫通。

第三，深化打造一批數字檔案應用典型場景。聚焦檔案行業共性需求和部門、群眾高頻需求，鼓勵各地進行差別化探索、創造性實踐，大力推廣各地建設的典型場景應用，把符合條件的數字檔案應用、組件、工具等進行“提級部署”，實現“一地創新、全省共享”。

第四，統籌抓好檔案工作數字化轉型各項基礎工作。一是加快檔案工作核心業務數字化運行，年內全省實現90%以上的檔案工作核心業務數字化運行；二是持續做好數字檔案館室建設，爭創高水平數字檔案館室；三是積極開展檔案工作數字化轉型示范區、先行區創建；四是扎實做好電子文件歸檔與電子檔案單套管理工作，深化推進機關業務系統電子文件歸檔與管理、企業集團數字檔案館（室）建設、建設項目電子文件歸檔與管理、電子發票電子化報銷入賬歸檔等試點工作。